Отражение недостачи в бухгалтерском и налоговом учете

Какими проводками в бухгалтерском учете отразить недостачу?

Об отражении недостачи в бухгалтерском учете - читайте в статье.

Вопрос: На базе нашего предприятия создано обособленное подразделение - магазин розничной торговли (продажа кормов для животных), по результатам ревизии в магазине была выявлена пересортица и недостача кормов. Как оформить документально? Какими проводками в бухгалтерском учетеотразить недостачу? Было решено, что недостача будет внесена на счет предприятия наличными деньгами. Недостача должна вноситься с учетом наценки или без?

Ответ: Выявленные в результате инвентаризации излишки или недостача отражаются в акте инвентаризации и сличительной ведомости. Сличительная ведомость составьте только по тому товару, по которому есть отклонения от учетных данных. При этом укажите только расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации.

В бухгалтерском учете недостачу, выявленную при проведении инвентаризации, отразите записью Дебет 94 Кредит 41 по фактической себестоимости, которая определяется по данным бухучета. В отношении недостач и излишков при пересортице можно произвести взаимозачет. Зачет пересортицы отразите проводками (по соответствующим наименованиям товаров): Дебет 41 Кредит.

Если виновником недостачи является сотрудник, то согласно ст. 238 ТК РФ взыскивать с него упущенную выгоду (неполученный доход в виде торговой наценки) не допускается. При этом, законодательство позволяет взыскать с сотрудника рыночную стоимость утраченного имущества, т.е. не обязательно балансовую.

Как учесть недостачи, найденные при инвентаризации

Бухучет: инвентаризация

В бухучете недостачу, выявленную при проведении инвентаризации , отразите на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетами учета имущества. Недостающие товарно-материальные ценности (материально-производственные запасы) отражайте по фактической себестоимости, которую определяйте по данным бухучета. Основные средства - по остаточной стоимости. При этом сделайте проводку:

Дебет 94 Кредит 01 (10, 41, 43, 50...)
- отражена стоимость недостачи, выявленной при инвентаризации.

На счетах бухучета недостачу отражайте в момент завершения инвентаризации (составления акта) или на дату составления годовой бухгалтерской отчетности (т. е. не позднее 31 декабря отчетного года) (п. 5.5 ).

Бухучет: списание на затраты

Учет недостачи зависит от того, по какой причине она возникла:

• по причине естественной убыли (для материально-производственных запасов (МПЗ));
• по вине материально-ответственного лица;
• в результате форс-мажорных обстоятельств (наводнение, пожар и т. д.).

Бухучет: взаимозачет пересортицы

В отношении недостач и излишков при пересортице можно произвести взаимозачет. При этом взаимозачет производится:

• по пересортице за один и тот же проверяемый период;
• у одного и того же проверяемого сотрудника;
• в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.

При этом в бухучете не нужно отражать в расходах стоимость зачитываемых недостач, а в доходах - стоимость зачитываемых излишков. Зачет пересортицы отразите проводками (в разрезе субсчетов по соответствующим наименованиям ТМЦ):

Дебет 10 (41, 43) Кредит 10 (41, 43)
- отражен зачет недостач в счет выявленных излишков.

Стоимость недостающих ТМЦ, не зачтенных в счет излишков, спишите на недостачи.

Бухучет: возмещение ущерба виновным лицом

Недостачу МПЗ сверх норм естественной убыли, а также недостачу другого имущества относите на виновных лиц. В этом случае сотрудник должен возместить организации всю сумму причиненного ущерба (). Размер ущерба определяйте исходя из рыночной цены недостающего имущества, но не ниже его стоимости по данным бухучета ().

Если сотрудник возмещает только балансовую стоимость имущества, сделайте проводки:

Дебет 73 Кредит 94

Дебет 50 (51, 70) Кредит 73

Если сотрудник возмещает ущерб исходя из рыночной цены недостающего имущества, сделайте проводки:

Дебет 73 Кредит 94
- отнесена недостача имущества на сотрудника по балансовой стоимости;

Дебет 73 Кредит 98
- отражена разница между рыночной и балансовой стоимостью недостающего имущества;

Дебет 50 (51, 70) Кредит 73
- погашена задолженность по недостаче сотрудником.

По мере погашения сотрудником причитающейся с него суммы задолженности списывайте разницу пропорционально доле погашенной задолженности:

Дебет 98 Кредит 91-1
- включена в состав доходов разница между рыночной и балансовой стоимостью недостающего имущества.

Если недостача выявлена в отчетном году, но она относится к прошлым отчетным периодам, и при этом выявлено виновное лицо, учтите ее в составе доходов будущих периодов. Одновременно сумму недостачи отнесите на виновное лицо. В этом случае делайте такие проводки:

Дебет 94 Кредит 98
- отражена недостача, выявленная в отчетном году, но относящаяся к прошлым отчетным периодам;

Дебет 73 Кредит 94
- отнесена недостача имущества на сотрудника.

По мере погашения сотрудником задолженности делайте проводку:

Дебет 98 Кредит 91-1
- включена в состав доходов недостача, погашенная сотрудником.

Ситуация: можно ли взыскать недостачу с уволенного сотрудника, с которым был заключен договор о материальной ответственности. Инвентаризацию провели после увольнения

Нет, нельзя.

При увольнении материально ответственного лица до расторжения с ним трудового договора проведите инвентаризацию. Организация обязана проводить инвентаризацию при смене материально ответственного лица . Увольняемые материально ответственные лица обязаны участвовать в проведении инвентаризации, ревизий и иных проверок сохранности и состояния вверенного им имущества.

Чтобы доказать, что недостача имущества возникла по вине сотрудника, нужно было провести инвентаризацию при его увольнении. По прошествии времени доказать вину уволенного сотрудника нельзя. Значит, и взыскать недостачу также нельзя.

Бухучет: списание при отсутствии виновных лиц

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании суммы причиненного ущерба с них, недостачу имущества списывайте на финансовые результаты организации. Сумму недостачи относите к прочим расходам. Документом, которым можно подтвердить отсутствие виновных лиц, может быть, например, оправдательный приговор суда, постановление о приостановлении уголовного дела и т. д. (п. 5.2 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Сумму убытка определяйте исходя из стоимости недостающего имущества по данным бухучета. В этом случае сделайте проводку:

Дебет 91-2 Кредит 94
- списан убыток от недостачи имущества в связи с отсутствием виновного лица (отказом во взыскании ущерба).

Если причиной недостачи стали форс-мажорные обстоятельства, недостачу имущества учтите в составе убытков отчетного года по балансовой стоимости. При этом сделайте проводку:

Дебет 91-2 Кредит 94
- списан убыток от недостачи имущества, возникшей в результате форс-мажорных обстоятельств.

Недостача имущества, списанного с баланса

Ситуация: как отразить в бухучете недостачу имущества, не числящегося на балансовых счетах (например, материалов, списанных в учете на расходы). Имущество, по которому обнаружена недостача, принадлежало организации

Если выявили недостачу имущества, которое не числится на балансе, признайте ее ущербом. Порядок отражения такой недостачи в бухучете зависит от причин ее возникновения.

Недостача имущества может произойти:

• по причине естественной убыли ;
• в результате форс-мажорных обстоятельств (наводнение, пожар и т. д.);
• по вине материально-ответственного лица (иных виновных лиц);
• по неустановленным причинам (виновные не найдены).

Если недостача имущества, не числящегося на балансовых счетах, произошла по причине естественной убыли или в результате форс-мажорных обстоятельств, отражать это дополнительными проводками не нужно. Недостающее имущество нужно списать с забалансового учета (если оно числилось на забалансовых счетах). Такой же порядок применяйте и в случаях, когда виновные в недостаче лица не установлены. Объясняется это следующим образом. Если недостача возникла по этим причинам, в учете организации нет оснований учитывать ни расходы (имущество уже было ранее учтено в затратах), ни доходы (поступлений в счет возмещения ущерба не ожидается). Такой вывод следует из Инструкции к плану счетов (счет 91).

Пример отражения в бухучете недостачи спецодежды, списанной с балансовых счетов на расходы. Сумма недостачи удержана из зарплаты виновного сотрудника

В марте ООО «Производственная фирма "Мастер"» в соответствии с отраслевыми нормами закупило для сотрудника основного производства спецодежду (срок носки 12 месяцев) стоимостью 1180 руб. (в т. ч. НДС - 180 руб.). В этом же месяце организация выдала спецодежду сотруднику.

В учетной политике «Мастера» сказано, что спецодежда стоимостью менее 20 000 руб. учитывается в составе материалов. При этом спецодежда, стоимость которой составляет менее 20 000 руб. и срок использования которой не более 12 месяцев, списывается на расходы единовременно (учет такой спецодежды ведется в специальных ведомостях).

В мае один из сотрудников уволился, при увольнении спецодежду не вернул. Руководителем было принято решение взыскать с зарплаты сотрудника недостачу спецодежды. В счет погашения материального ущерба из последней зарплаты сотрудника была взыскана стоимость спецодежды в размере 1000 руб.

Сумму недостачи бухгалтер отразил в бухучете с использованием счета 94.

В марте бухгалтер сделал следующие записи:

Дебет 10-11 Кредит 10-10
- 1000 руб. - выдана спецодежда в пользование сотруднику;

Дебет 20 Кредит 10-11
- 1000 руб. - списана стоимость спецодежды на расходы.

В мае бухгалтер сделал следующие записи:

Дебет 94 Кредит 98
- 1000 руб. - отражена сумма выявленной недостачи.

Дебет 73 Кредит 94
- 1000 руб. - отражена сумма задолженности сотрудника по возмещению причиненного ущерба.

Дебет 70 Кредит 73
- 1000 руб. - удержана из зарплаты сотрудника стоимость утраченной спецодежды;

Дебет 98 Кредит 91-1
- 1000 руб. - отражена в составе внереализационных доходов сумма погашенного ущерба.

Как провести инвентаризацию

Излишки и недостачи

Если в результате инвентаризации выявлены излишки или недостача, то оформите сличительную ведомость. Ее составьте только по тому имуществу, по которому есть отклонения от учетных данных. При этом укажите только расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Ведомость заполните вручную или на компьютере. Такой порядок предусмотрен в пункте 4.1 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Возникающие потери от порчи и недостач ТМЦ – явление весьма заурядное и, в то же время, довольно специфическое, поскольку выявлению недостающего имущества предшествует объемная работа, которую необходимо подтверждать документально. К тому же существует немало особенностей, которые приходится учитывать, оформляя операции по учету недостающих активов.

Недостача в бухгалтерском учете: выявление

Недостачей принято считать расхождение значений (количественных или денежных) между их учетным и реальным наличием, когда показатель по учету превышает фактический. Выявляют недостачу при проведении инвентаризации , итоги которой оформляют сличительными ведомостями . По поводу причин образовавшейся нехватки активов ответственные лица обязаны представить руководителю объяснительную записку. На ее основании руководитель решает, как будет погашаться установленная недостача.

Причинами ее возникновения могут быть кражи ТМЦ, денежных средств или готовой продукции, ошибки в учете, естественная убыль , а также чрезвычайные обстоятельства, вызванные, например, стихийными бедствиями. Стоимость испорченного имущества учитывается так же, как и недостачи, поскольку в бухгалтерском обиходе эти явления идентичны.

В разряд недостач может быть отнесена стоимость ТМЦ по договорам поставки, количество или масса которых ниже заявленной в договоре в пределах норм естественной убыли, если соглашением допускается недостача в рамках оговоренных величин. Правда, они не должны быть более норм, установленных законодательными и НПА.

Недостачи и потери от порчи ценностей: счет 94

Начисление суммы ущерба, рассчитанного по результатам инвентаризации, отражается на счете 94 «Недостачи и потери», по дебету которого фиксируется сумма недостачи, а по кредиту – ее списание на установленный источник. В зависимости от вида актива , которого недосчитались, формирование бухгалтерских проводок по отражению недостачи ценностей будет различным не только по задействованным счетам, но и по суммам, участвующими в исчислении ущерба:

Погашение недостачи: проводки

Погашение недостачи производится разными способами. Как правило, за недостающие активы отвечает определенное материально-ответственное лицо . При установлении виновности недостачу взыскивают с него. К примеру, при недостаче денег в кассе виновным лицом является кассир. Какой проводкой оформляют погашение недостачи кассиром, и как происходит дальнейшее закрытие сч. 94, читатель может узнать в нашей консультации .

По кредиту счета 94 фиксируют списание недостач:

• в пределах естественной убыли, которую рассчитывают умножением количества (массы) недостающего товара на установленный норматив – на счета производства;
• сверх норм естественной убыли и при невозможности найти виновника возникновения недостачи – в состав прочих расходов;
• за счет виновного лица – удержанием из зарплаты. При потерях, возникших несколько лет назад, их стоимость по мере взыскания отражается на сч. 98, затем – на сч. 73, далее – на сч. 91;
• за счет прибыли, если потери были понесены в силу форс-мажорных обстоятельств.

Списание ущерба в учете недостач и потерь от порчи ценностей оформляется так:

Пример учета выявленных недостач: проводки

По окончании финансового года в компании проведена инвентаризация всех видов активов и обязательств. Установлено:

• выявлена недостача материалов на складе на сумму 10 000 руб.;
• выявлена недостача товаров на сумму 13 000 руб.;
• выявлена недостача готовой продукции на 6000 руб.;
• недостача товаров в сумме 36 000 руб. при приемке партии стоимостью 650 000 руб. от поставщика.

Списание недостачи производится следующим образом:

• виновником недостачи МПЗ (10 000 руб.) на складе признал себя кладовщик;
• стоимость недостающих товаров (13 000 руб.) уплачивают два продавца в равных долях;
• по недостаче готовой продукции (6000 руб.) виновный не выявлен, поэтому ее стоимость будет списана на расходы;
• по договору поставки ЕУ может составлять не более 1,8% от стоимости всей партии – 11 700 руб. (1,8% х 650 000 руб.). Т.е., 11 700 руб. составляют ЕУ, 24 300 руб. – недостача товаров при приемке .

Бухгалтер составит проводки:

Добавим, что на практике, прежде чем удержать из зарплаты работника сумму доказанного ущерба , необходимо получить его согласие. Если он не согласен, то придется решать дело в суде, но до вынесения решения суммы недостач списывать со счета 94 нельзя.

Отражение недостачи в бухгалтерском и налоговом учете

Сразу предупредим, что говоря о нормах естественной убыли, имеются в виду лимиты, утвержденные отраслевыми ведомствами. Если для ваших товаров и готовой продукции таких лимитов чиновники не утверждали, то все потери считаются сверхнормативными.

С недостачами в пределах норм естественной убыли возникает немного. Расскажем кратко, на что обратить внимание в бухгалтерском и налоговом учете.

Недостачи сначала списывайте на счет 94. А затем на издержки обращения или производственные затраты.

Оценивают сумму потерь чаще всего по стоимости, по которой имущество числилось в учете компании. Сделайте такие проводки:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 41

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 94
- списана на издержки обращения стоимость недостающих ценностей.

В налоговом учете недостачи в пределах норм естественной убыли включите в материальные расходы. Не путайте недостачи в пределах норм с технологическими потерями, которые возникают в результате особенностей производства. Последние можно списать в расходы полностью. Главное, чтобы сумму технологических потерь подтвердил специалист компании, отвечающий за их На основании такого расчета составьте бухгалтерскую справку. А в ней укажите, какую сумму техпотерь вы списываете на расходы. Такой же позиции придерживаются в письме от 26 августа 2013 г. № 03-03-10/34845.

Гораздо чаще бухгалтеры задают вопросы, про учет недостач, которые превышают нормы естественной убыли. Такие потери можно разделить на те, которые возникли в результате форс-мажорных событий (пожаров, наводнений). И те, которые с чрезвычайными событиями не связаны.

Из-за чрезвычайных событий

Недостачи, возникшие в результате форс-мажорных событий, относите в бухгалтерском учете на прочие расходы.

При этом сделайте такие проводки:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 41
- отражена стоимость недостающих товаров;

- списана в прочие расходы стоимость недостающих ценностей.

Потери, возникшие в результате чрезвычайных событий, списывайте в налоговом учете в состав материальных расходов. Но прежде обязательно получите от властей письменное подтверждение, что форс-мажор действительно имел место. Например, справку из МЧС.

По вине работника

Но обычно сверхнормативные недостачи все-таки не связаны с чрезвычайными событиями. Учет недостач зависит от того, есть ли виновные в них. Обычно за недостачи в сотрудники, с которыми о полной материальной ответственности. Скажем, работник склада.

Работники, по чьей вине образовались недостачи, обязаны возмещать материальный ущерб компании. Об этом прямо сказано в пункте 1 статьи 243 ТК РФ.

Сотрудник, виновный в недостаче, может покрыть ущерб, внеся деньги в кассу компании. Другой вариант - компания и сотрудник договорились, что средства бухгалтерия удержит из ближайших заработных плат. Не забудьте в этом случае про ограничение: сумма удержанных средств не должна превышать 20 процентов зарплаты. Если ущерб больше, то придется предоставить работнику рассрочку.

В любом случае с работника возьмите заявление, в котором он напишет, что согласен возместить ущерб и в какие сроки. Если же сотрудник отказывается возмещать ущерб, то компания вправе обратиться в суд. Но тут важно следующее. По общему правилу обратиться в суд вы можете, если прошел год с тех пор, как компания обнаружила недостачи. Но если сотрудник сначала написал заявление о том, что он готов погасить потери, а потом отказался это делать, срок считают по-другому. Тогда один год определяйте с того момента, когда сотрудник должен был погасить ущерб по своему заявлению. К такому выводу пришли судьи Верховного суда РФ в определении от 30 июля 2010 г. № 48-В10-5.

Вот проводки, которые вам нужно сделать в бухгалтерском учете, если в недостаче ценностей виноват сотрудник вашей компании:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 41
- списана стоимость потерянного товара;

ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» КРЕДИТ 94
- отражена задолженность работника;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»
- удержан с зарплаты сотрудника ущерб.

Как только работник признает ущерб, то есть напишет заявление, учтите в налоговом учете внереализационный доход. А после того, как сотрудник выплатит всю сумму, стоимость недостающих запасов можно включить в материальные расходы.

Виновные не найдены

А теперь другая ситуация - виновных в потерях не нашли. К примеру, товары украли из магазина. В этом случае стоимость недостающих ценностей отнесите к прочим расходам:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 41
- списана стоимость недостающих товаров;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 94
- списаны в прочие расходы недостающие ценности.

В налоговом учете такие недостачи можно признать в расходах только в одном случае - если компания заявляла о краже в полицию. И там выдали документ, подтверждающий, что виновного не нашли. О каком документе идет речь? Чиновники настаивают, что это копия постановления о приостановлении предварительного следствия (письмо Минфина России от 6 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/630). Но на практике получить такой документ компаниям удается редко. Особенно если это крупный магазин, где недостачи выявляют ежедневно.

Какие первичные документы понадобятся, чтобы учесть потери

Как мы с вами выяснили, бухгалтерский и налоговый учет зависит от того, какие недостачи образовались в компании. Чтобы не запутаться с проводками, оформите бухгалтерскую справку-расчет. По ней будет понятно, с какими недостачами вы столкнулись и на каких счетах они учитываются. Не забудьте предусмотреть в справке все обязательные реквизиты первички. Их перечень закреплен в статье 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Кроме того, суммы недостач лучше подтвердить документами об инвентаризации. Например, актом. Во всяком случае на этом настаивают проверяющие. И если вы спишете суммы потерь в расходы, не приложив инвентаризационные документы, то налоговики скорее всего снимут затраты и доначислят Отстоять свою правоту можно будет только в суде. А там не всегда поддерживают компании (см. постановление ФАС Московского округа от 10 апреля 2013 г. по делу № А40-61907/12-115-411).

Инвентаризация материалов проводится инвентаризационной комиссией:

• в плановом порядке – в сроки, определенные руководителем предприятия (организации);
• внепланово – при подозрении на совершение хищений, порчи материалов, при смене собственника, при чрезвычайных обстоятельствах (аварии, пожары, стихийные бедствия) и др.

При проведении инвентаризации материалов следует одновременно опечатать все места их хранения, после чего проводится последовательный обход этих мест инвентаризационной комиссией.

Рассмотрим типовых бухгалтерские проводки по инвентаризации материалов и дальнейшему отражению недостачи или излишка.

По итогам инвентаризации оформляются проводки по инвентаризационной описи по форме № ИНВ-3 и сличительной ведомости по форме № ИНВ-19, в которой отражаются все расхождения между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием материалов по данным проведенной инвентаризации. После этого бухгалтер должен сделать необходимые проводки по инвентаризации материалов.

Выявленные в ходе инвентаризации сырья излишки приходуются и зачисляются на баланс организации по рыночной стоимости (напр., 18 тыс. руб.).

Проводки:

Проводки при недостачи сырья

Если в результате проведения инвентаризации , она отображается так:

Выявленная недостача материалов может быть списана:

• в пределах норм естественной убыли;
• на виновное лицо, если оно установлено;
• на финансовый результат (убыток), если виновное лицо не установлено.

Проводки по списанию недостачи сырья в пределах норм

Недостача материалов, не превышающая пределов норм естественной убыли, списывается на резерв предстоящих расходов (счет 96), если такой резерв на предприятии предусмотрен. При отсутствии данного резерва недостача материалов списывается на себестоимость производства (20, ).

Списание недостачи сырья свыше нормируемых потерь за счет виновного

В случае установления лица, виновного в недостаче, оно возмещает ущерб предприятию за свой счет. Если сумма возмещения превышает размер недостачи, разница дополнительно отражается в виде «прочего дохода».

Проводки по недостаче материалов в случае, если виновные лица не установлены

В таком случае недостача списывается на финансовый результат (убыток).

Инвентаризация в 1С 8.3

Видеоинструкция по инвентаризации в 1С:

Инвентаризацию в программе 1С Бухгалтерия 8.3 можно оформить с помощью одноименного документа Инвентаризация :

Документ можно предварительно заполнить по учетным данным по кнопке «Заполнить — По остаткам на складе».

Из него можно распечатать необходимые первичные документы документы:

• ИНВ-3;
• ИНВ-19;
• ИНВ-22.

Сам по себе документ не делает никаких проводок и является лишь фактом проведенной инвентаризации.

После завершение инвентаризации, что бы сделать проводки, необходимо нажать кнопку «Создать на основании»:

Программа 1С предложит три варианта:

• — если были обнаружены излишки;
• Списание товаров — если есть недостача товара.
• Отчет о розничных продажах — способ списать товары по продажной цене в не автоматизированной торговой точке (НТТ).

Как списать или оприходовать товары в 1С:

Каждое предприятие должно периодически проводить инвентаризацию товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Об инвентаризации основных средств подробно написано в . Здесь же подробнее остановимся на инвентаризации материалов. Каков порядок проведения инвентаризации ТМЦ, какие документы заполняются, как этот процесс отражается в бухгалтерском учете.

Инвентаризации должны подвергаться все материалы, имеющиеся у предприятия. Помимо материалов, хранящихся на складах, сюда также относятся материалы, переданные на хранение или переработку на другие предприятия, а также отгруженные, но не оплаченные покупателям, и материалы, находящиеся в пути, то есть купленные и оплаченные у поставщиков, но не дошедшие еще до организации.

Инвентаризация материалов (ТМЦ) – это сравнение фактического наличия материалов с учетными данными. Причины инвентаризации ТМЦ могут быть различны: как смена материально ответственного лица, так и плановая очередная проверка. Инвентаризация материалов может проводиться как в середине года при необходимости, так и в конце.

Документальное оформление инвентаризации материалов (ТМЦ)

• – в этой описи отражаются данные о материалах, находящихся на складах предприятия;
• – здесь указываются сведения об , но оплата за которые еще не поступила, данные для заполнения формы берутся из документов, подтверждающих отгрузку;
• – данная форма предназначена для отражения данных о материалах, переданных на хранение на склады других организаций, данные для заполнения берутся из документов, подтверждающих передачу на ответственное хранение;
• – форма предназначена для учета , но еще не полученных от поставщика, сведения берутся из документов, подтверждающих оплату и покупку ценностей.

В процессе заполнения указанных выше форм указываются следующие данные:

• наименование материалов;
• номенклатурный номер, артикул;
• количество;
• стоимость;
• другие необходимые сведения.

После того, как описи заполнены, данные из них переносятся в сличительные ведомости. Существует «Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ», в ней происходит сравнение фактических данных и данных бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет инвентаризации материалов

В процессе сравнения может быть выявлена недостача или излишки. Выявленные расхождения подлежат обязательному отражению в бухгалтерском учете.

Учет излишек, выявленных при инвентаризации материалов

Излишки приходуются на счет учета материалов по рыночной стоимости и относятся к прочим доходам предприятия.

Проводки по учету излишек

Учет недостачи материалов

Недостача списывается со счета учета материалов по учетной стоимости на «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Если сумма недостачи не значительна, в пределах установленных норм, то она списывается в расходы на производство, либо на продажу.

Если выявлен виновник возникновения недостачи, то она списывается на его счет и возмещается либо из зарплаты виновника, либо путем внесения им денег за недостачу в кассу предприятия.

Если виновник не выявлен либо судом не признан таковым, то недостача списывается в прочие расходы предприятия.

Проводки по учету недостачи