एक व्यापारिक बैठक. बातचीत के लिए जगह चुनना. व्यावसायिक बैठकों के प्रकार

बुनियादी का अनुपालन एक व्यावसायिक बैठक के नियमआपको बैठक के पहले मिनटों से अपने वार्ताकार का दिल जीतने और कार्यक्रम में प्रतिभागियों के बीच आपसी सम्मान का माहौल बनाने की अनुमति देता है। व्यावसायिक शिष्टाचार के स्थापित नियमों के प्रति उदासीनता एक मुख्य कारण है कि व्यावसायिक बैठक असफल रूप से समाप्त हो सकती है। अपने क्षेत्र का कोई भी पेशेवर बुनियादी बातें जानता है व्यापार बैठक नियम:

1) आपको बिजनेस मीटिंग के लिए देर नहीं करनी चाहिए। अपने आप को व्यवस्थित करने और अपने विचारों को एकत्र करने के लिए नियत समय से 15 मिनट पहले अपने गंतव्य पर पहुंचना सबसे सुरक्षित कदम है।

2) मीटिंग की योजना पहले से बनाना जरूरी है. गंभीर लोगवे अपने समय और अपने सहयोगियों के समय को महत्व देते हैं, इसलिए आगामी बैठक के पाठ्यक्रम, बातचीत की संरचना और बातचीत में जिन मुख्य बिंदुओं पर ध्यान देने की आवश्यकता है, उनके बारे में पहले से सोचना आवश्यक है। यदि व्यावसायिक बैठक समूह मोड में आयोजित की जाती है, अच्छे फॉर्म मेंऐसा माना जाता है कि बैठक में भाग लेने वाले सभी लोग इसकी योजना से पहले से परिचित होते हैं।

3) तैयारी एक महत्वपूर्ण कदम है. यदि किसी बैठक में दस्तावेजों, पुस्तिकाओं या परिचयात्मक सामग्री की आवश्यकता हो सकती है, तो इसे पहले से तैयार करने और संरचना करने की सिफारिश की जाती है ताकि आपके व्यावसायिक भागीदार के सामने भ्रमित न दिखें और उसका विश्वास मजबूत हो कि आप एक व्यवसाय-समान और व्यावहारिक व्यक्ति हैं। .

4) व्यावसायिक बातचीत शिष्टाचार का पालन करना महत्वपूर्ण है। व्यावसायिक बातचीत में यह माना जाता है कि विरोधी एक-दूसरे के दृष्टिकोण में रुचि रखते हैं, इसलिए वे वार्ताकार की बात ध्यान से सुनते हैं, बीच में नहीं आते हैं और अपनी टिप्पणियाँ और प्रश्न केवल विशेष रूप से निर्दिष्ट समय पर ही छोड़ते हैं, जिस पर पहले से चर्चा करना बेहतर होता है।

5) मीटिंग से पहले आपको डिसकनेक्ट करना होगा चल दूरभाषऔर संचार के अन्य साधन (लैपटॉप पर स्काइप, त्वरित संदेशवाहक) जो वार्ताकार के साथ सीधे संपर्क में हस्तक्षेप कर सकते हैं। यदि बैठक में भाग लेने वालों में से कोई एक महत्वपूर्ण कॉल की उम्मीद कर रहा है और उसे फोन चालू रखना है, तो उसे भागीदारों को पहले से चेतावनी देनी होगी ताकि कोई समस्या न हो अजीब स्थितिबातचीत के दौरान.

7) समय ही पैसा है. किसी बैठक के दौरान, समय का ध्यान रखना हमेशा आवश्यक होता है; यदि कार्यक्रम की योजना ब्लॉकों में बनाई गई है, तो यह महत्वपूर्ण है कि प्रत्येक ब्लॉक में उतना ही समय लगे जितना योजना में आवंटित किया गया है, और इसे समाप्त करना और भी महत्वपूर्ण है। समय, क्योंकि व्यवसाय में हर मिनट किसी का पैसा है, इसका दुरुपयोग नहीं किया जाना चाहिए कीमती समयउनके साथी.

एक व्यापारिक बैठकऔर सामान्य तौर पर व्यापार वार्ता की एक परिभाषा होती है - यह एक संयुक्त निर्णय प्राप्त करने के लक्ष्य के साथ व्यापार पारस्परिक संचार है। लेकिन एक व्यावसायिक बैठक को बातचीत प्रक्रिया का पहला चरण भी माना जा सकता है अवयव, जिसके दौरान आगे की बातचीत का विषय स्पष्ट किया जाता है, निर्णय लिए जाते हैं संगठनात्मक मामले. आगे की बातचीत की सफलता काफी हद तक ऐसे प्रारंभिक संपर्कों के परिणामों, "परिचयात्मक" व्यावसायिक बैठक के दौरान आपके द्वारा बनाए गए प्रभाव पर निर्भर करती है।

एक व्यावसायिक बैठक के दौरान सफलता प्राप्त करने के लिए, वार्ताकार को संवाद करने के लिए प्रोत्साहित करना, आगे की व्यावसायिक चर्चा और निर्णय लेने के लिए अवसर का अधिकतम संभव क्षेत्र बनाना आवश्यक है।

एक व्यावसायिक बैठक आम तौर पर आधिकारिक सेटिंग में होती है, और वार्ताकारों (व्यावसायिक साझेदारों) के इरादे निम्नलिखित होते हैं:

1) आवश्यक जानकारी दें, प्राप्त करें या उसका आदान-प्रदान करें। जानकारी प्राप्त करना किसी व्यावसायिक बैठक का मुख्य उद्देश्य माना जा सकता है;

2) वार्ताकारों के हित के किसी मुद्दे पर सहमत होना;

3) वार्ताकार (व्यावसायिक भागीदार) को लिए जा रहे निर्णय की शुद्धता, लाभप्रदता के बारे में आश्वस्त करना चुनी हुई विधिक्रियाएँ, आदि;

4) संपर्क स्थापित करें, मजबूत करें व्यवसाय संबंध, और कभी-कभी किसी भी समझौते को समाप्त करें, यदि संभव हो तो आगे के इरादों पर एक लिखित प्रोटोकॉल के साथ इसे सुरक्षित करें;

5) किसी भी व्यावसायिक बैठक की गतिशीलता चार चरणों से गुजरती है: संपर्क, अभिविन्यास, निर्णय और मूल्यांकन, परिणाम। इन चरणों का अर्थ जानने से आप बातचीत शुरू कर सकते हैं या अपने वार्ताकार के साथ तालमेल बिठा सकते हैं ताकि बैठक का परिणाम आपके लिए सकारात्मक निर्णय हो।

मीटिंग का पहला चरण संपर्क है - वे सेकंड जब आप कमरे में प्रवेश करते हैं, नमस्ते कहते हैं और पहले वाक्यांशों का आदान-प्रदान करते हैं। संचार के इस चरण का मुख्य लक्ष्य साझेदारी स्थापित करने के लिए परिस्थितियाँ बनाना है।

मुख्य कार्य जिसे आपको पहले चरण में हल करना होगा वह है अपने वार्ताकार के साथ भावनात्मक संपर्क स्थापित करना।

किसी व्यावसायिक बैठक में बातचीत इच्छित योजना का पालन करते हुए लगातार की जानी चाहिए। बातचीत में, विनम्र और मैत्रीपूर्ण रहते हुए, एक कदम अधिक परिचित होने की तुलना में एक कदम अधिक औपचारिक रहना बेहतर है। रूस में, साझेदारों को प्रथम नाम और संरक्षक नाम से संबोधित करने की प्रथा है, सिवाय उन मामलों को छोड़कर जहां कॉर्पोरेट संस्कृति अमेरिकी तरीके से एक-दूसरे को नाम से बुलाने की अनुमति देती है।

एक सकारात्मक दृष्टिकोण और रुचि निम्नलिखित वाक्यांशों के साथ दिखाई जा सकती है: "आपको देखकर खुशी हुई!", "हमारे साथ मिलने के लिए समय निकालने के लिए धन्यवाद!" व्यावसायिक बातचीत की शुरुआत में, धर्मनिरपेक्ष विषयों पर - मौसम, नवीनतम सांस्कृतिक कार्यक्रमों, आर्थिक स्थिति के बारे में एक छोटी बातचीत शुरू करने की सिफारिश की जाती है। इस प्रकार के परिचयात्मक वाक्यांश आपको वार्ताकार की बोलने की शैली के अभ्यस्त होने और उसके साथ तालमेल बिठाने की अनुमति देते हैं सामान्य लहर, पहले समझौते पर पहुँचें (खिड़की के बाहर के मौसम के बारे में राय शायद ही कभी भिन्न होती है)।

किसी बातचीत को शुरू से ही उपयोगी बनाने के लिए, आपको यह करने में सक्षम होना चाहिए:

1) वार्ताकार के साथ संपर्क स्थापित करें;

2) बातचीत के लिए अनुकूल माहौल बनाएं;

3) अपने साथी का ध्यान आकर्षित करें और अपने विषय (समस्या या प्रस्ताव) में उसकी रुचि जगाएँ।

न केवल संपर्क स्थापित करना महत्वपूर्ण है, बल्कि पूरी बातचीत के दौरान इसकी निगरानी करना और कार्रवाई करना भी महत्वपूर्ण है: यदि यह बाधित होता है, तो एक प्रश्न पूछें, चाय पेश करें, या मजाक करें, यदि, निश्चित रूप से, स्थिति इसकी अनुमति देती है।

बातचीत शुरू करने के कुछ ऐसे तरीके होते हैं जो हमारी सफलता की राह को अवरुद्ध कर देते हैं या इसे हासिल करना बहुत कठिन बना देते हैं। यदि आप चाहते हैं कि पहली व्यावसायिक बैठक में आपकी बातचीत प्रभावी हो, तो आपको इनसे बचना चाहिए:

1) आत्म-संदेह के लक्षणों की अभिव्यक्ति और एक बैठक की आवश्यकता;

2) बैठक की शुरुआत में अनादर का प्रदर्शन, यहां तक ​​कि हल्के रूप में भी;

3) पहले प्रश्नों से ही वार्ताकार की रक्षात्मक स्थिति को जागृत करना।

आपको एक अनुकूल स्थापना करनी होगी भावनात्मक माहौल, भले ही वार्ताकार आपके लिए अप्रिय हो और आपको कोई अनुभव न हो सकारात्मक भावनाएँ, मुख्य बात हासिल करना है सकारात्मक नतीजेमीटिंग से ही.

दूसरा चरण है ओरिएंटेशन. यहां मुख्य लक्ष्य उस समस्या के सार का पता लगाना है जिसके कारण बैठक हुई। आपको अपने वार्ताकार को बताना होगा आवश्यक जानकारीएक प्रेजेंटेशन के रूप में अपने उत्कृष्ट पेशेवर गुणों के बारे में (बस डींगें न मारें), अपनी रुचि के कारण बताएं और उससे अपील करें।

यह चरण सबसे लंबा है, इसलिए आपका काम वार्ताकार के साथ संपर्क बनाए रखना है। उदाहरण के लिए, आपकी सफलताओं या ग्राहकों की एक थकाऊ सूची बस उबाऊ हो सकती है, और फिर सकारात्मक खो जाएगा। भावनात्मक संपर्क, जो आमतौर पर नकारात्मक परिणामों की ओर ले जाता है।

एक व्यावसायिक बैठक अधिक प्रभावी होगी यदि इसकी योजना पहले से बनाई गई हो और आप इसके लिए तैयार हों, यदि आपने इच्छित वार्ताकार के बारे में सभी उपलब्ध जानकारी एकत्र कर ली हो व्यापारिक भागीदार.

कुछ मुख्य बिंदु निर्धारित करें जिन्हें आप दूसरे पक्ष को बताना चाहते हैं। अपनी प्रस्तुति के लिए समय और आपके द्वारा बताई जाने वाली जानकारी की मात्रा चुनें। जानकारी प्रस्तुत करने के क्रम, मुख्य बात कहाँ कहनी है और अपने समाधान की कमियों को कैसे छिपाना है, इसके बारे में सोचें।

व्यावसायिक बैठक में आपकी सफलता, आपके पेशेवर गुणों के अलावा, काफी हद तक आपके मनोबल और आत्मविश्वास पर निर्भर करती है, और आपके पास जितनी अधिक जानकारी होगी, बातचीत प्रक्रिया को संचालित करना आपके लिए उतना ही आसान होगा।

बातचीत की शैली और दृष्टिकोण का आपकी व्यावसायिक बैठक के नतीजे पर बहुत प्रभाव पड़ता है। संचार के प्रति भागीदारों के सबसे सकारात्मक दृष्टिकोण और किसी समझौते पर पहुंचने की ईमानदार इच्छा के बावजूद, उनकी बातचीत सफल नहीं होती है, इसके अलावा स्थिति को ठीक करने के उनके प्रयास इसे और खराब कर देते हैं; इसका सबसे महत्वपूर्ण कारण अक्सर भागीदारों और उनके घटकों के बीच व्यावसायिक बातचीत की शैलियों और दृष्टिकोणों में अंतर होता है, जैसे:

1) सीधे बोलने या संकेत देने की प्रवृत्ति;

2) इशारों की उपस्थिति, स्वर-शैली, दोहराव की आवृत्ति और भाषण के कुछ घटकों का उपयोग: पिच, समय, गति, मात्रा, आदि;

3) पूछने की क्षमता और असमर्थता आवश्यक प्रश्नया दूसरों को अपने बारे में जानकारी प्रदान करने की पहल करने की अनुमति देना;

4) औपचारिकता का आरामदायक स्तर - सादगी; स्वीकार्य चुटकुले; शिकायतों के आदान-प्रदान के प्रति रवैया;

5) यह अपेक्षा कि दूसरा हमारे उदाहरण का अनुसरण करेगा, आदि।

वहाँ तीन हैं अलग अलग दृष्टिकोणव्यावसायिक बातचीत करने के लिए: कठोर, नरम और सैद्धांतिक।

यदि कोई पार्टी "कठोर" तरीके से कार्य करती है, तो वह बातचीत में भाग लेने वालों को विरोधियों के रूप में मानती है, जो एकतरफा जीतने की कोशिश कर रहे हैं। वह अपनी जीत को ही अपना लक्ष्य मानता है, दृढ़ता से अपनी स्थिति का पालन करता है और अपने हितों को छुपाता है, एक समझौते के लिए भुगतान के रूप में रियायतें मांगता है, दबाव डालता है और "इच्छाओं की प्रतियोगिता" थोपने और जीतने की कोशिश करता है।

यदि कोई पार्टी "नरम दृष्टिकोण" के ढांचे के भीतर कार्य करती है, तो वह बातचीत में भाग लेने वालों को मित्र मानती है, बातचीत के उद्देश्य को एक समझौता मानती है और एकतरफा रियायतों के साथ इसके लिए भुगतान करने को तैयार होती है, आसानी से अपनी स्थिति बदल लेती है। , "इच्छाओं की प्रतिस्पर्धा" से बचने की कोशिश करता है, लेकिन अगर इसे थोपा जाता है, तो यह दूसरे पक्षों के दबाव के आगे झुक जाता है।

सैद्धांतिक दृष्टिकोण प्रतिभागियों को किसी समस्या पर एक साथ काम करने वाले सहयोगियों के रूप में देखता है। वह अपने लक्ष्य को एक उचित परिणाम मानता है, जल्दी और दयालुता से हासिल किया जाता है, हितों पर ध्यान केंद्रित करता है, पदों पर नहीं, रियायतों की नहीं, बल्कि पारस्परिक रूप से लाभकारी विकल्पों के विकास की मांग करता है, वस्तुनिष्ठ मानदंडों के उपयोग पर जोर देता है जो प्रतिभागियों की इच्छा से स्वतंत्र होते हैं। . ऐसे मानदंड हो सकते हैं विशेषज्ञों की राय, आर्थिक संकेतकबाज़ार में, संकेतकों, आँकड़ों, कानूनों की गणना की जाती है, लेकिन किसी भी पार्टी की इच्छाओं की नहीं।

आपके लिए सर्वोत्तम दृष्टिकोण का चयन निम्नलिखित कारकों पर निर्भर करता है:

1) अपने लक्ष्यों से. यदि आप रिश्ता बनाए रखना चाहते हैं तो संपर्क में रहें लंबे समय तक, तो एक "सैद्धांतिक दृष्टिकोण" बेहतर है। यदि आपके लिए समय प्राप्त करना महत्वपूर्ण है और आप भविष्य में "स्थिति को वापस जीतने" के लिए अभी रियायतें देने के लिए तैयार हैं, तो "नरम दृष्टिकोण" का पालन करना संभव है;

2)किसकी तरफ असली ताकत. उदाहरण के लिए, यदि आपके पास कोई वास्तविक शक्ति नहीं है, तो "सख्त हो जाओ" दृष्टिकोण को लागू करना बहुत मुश्किल है;

3) पार्टियों के कौशल और क्षमताओं पर। "सैद्धांतिक दृष्टिकोण", जबकि सबसे प्रभावी में से एक है, इसके लिए सबसे विकसित संचार कौशल की भी आवश्यकता होती है।

इसलिए इस पर विशेष ध्यान देना जरूरी है व्यक्तिगत गुणआपके वार्ताकार, उसकी स्थिति और लक्ष्य, आपके द्वारा प्रस्तावित समाधान में उसकी आवश्यकताओं को ध्यान में रखें।

प्रारंभिक वार्ता में भागीदारों के बीच संबंध स्थापित करने के लिए छह बुनियादी नियम हैं।

1. तर्कसंगतता. संयम से व्यवहार करना आवश्यक है। अनियंत्रित भावनाएँ बातचीत की प्रक्रिया और उचित निर्णय लेने की क्षमता पर नकारात्मक प्रभाव डालती हैं।

2. समझ. साझेदार के दृष्टिकोण पर ध्यान न देने से पारस्परिक रूप से स्वीकार्य समाधान विकसित करने की संभावना सीमित हो जाती है।

3. संचार. अगर आपके पार्टनर ज्यादा दिलचस्पी नहीं दिखाते हैं तो आप उनके साथ सिर्फ सलाह-मशविरे के तौर पर बिजनेस मीटिंग कर सकते हैं। इससे रिश्तों को बनाए रखने और बेहतर बनाने में मदद मिलेगी।

4. विश्वसनीयता. फर्जी जानकारीतर्क-वितर्क की शक्ति को कमजोर करता है और प्रतिष्ठा पर भी प्रतिकूल प्रभाव डालता है।

5. अपने पार्टनर को उपदेश देने से बचें. आपका विश्वास आपके वार्ताकार के व्यक्तिगत गुणों के प्रति सम्मान पर आधारित होना चाहिए।

6. स्वीकृति. दूसरे पक्ष को स्वीकार करने का प्रयास करें और अपने साथी से कुछ नया सीखने के लिए तैयार रहें।

सफल व्यावसायिक बैठकें, बातचीत और बातचीत काफी हद तक भागीदारों के सटीकता, ईमानदारी, शुद्धता और चातुर्य, सुनने की क्षमता (अन्य लोगों की राय पर ध्यान) और विशिष्टता जैसे नैतिक मानकों और सिद्धांतों के अनुपालन पर निर्भर करती है।

शुद्धता। एक व्यवसायी व्यक्ति में निहित सबसे महत्वपूर्ण नैतिक मानकों में से एक। समझौते की शर्तों का हर मिनट पालन किया जाना चाहिए। कोई भी देरी व्यवसाय में आपकी अविश्वसनीयता का संकेत दे सकती है।

ईमानदारी. इसमें न केवल स्वीकृत दायित्वों के प्रति निष्ठा शामिल है, बल्कि एक भागीदार के साथ संचार में खुलापन, उसके सवालों के सीधे व्यावसायिक उत्तर भी शामिल हैं।

शुद्धता और चातुर्य. शुद्धता बनाए रखते हुए बातचीत में दृढ़ता और ऊर्जा को बाहर नहीं करता है। बातचीत के प्रवाह में बाधा डालने वाले कारकों से बचना चाहिए: चिड़चिड़ापन, आपसी हमले, गलत बयान आदि।

सुनने की क्षमता. ध्यान से और एकाग्रता से सुनें. वक्ता को बीच में न रोकें.

विशिष्टता. बातचीत विशिष्ट होनी चाहिए, अमूर्त नहीं और इसमें तथ्य, आंकड़े और आवश्यक विवरण शामिल होने चाहिए। अवधारणाओं और श्रेणियों पर सहमति होनी चाहिए और साझेदारों को समझ में आने चाहिए। भाषण को रेखाचित्रों और दस्तावेजों द्वारा समर्थित किया जाना चाहिए। दृश्य सामग्री तैयार करें और उसकी प्रस्तुति के स्वरूप पर विचार करें।

ये नियम आगे की बातचीत के दौरान प्रासंगिक बने रहेंगे।

बातचीत के सकारात्मक प्रवाह के मामले में, दूसरा चरण सुचारू रूप से तीसरे चरण में बदल जाता है, जिसमें निर्णय और मूल्यांकन शामिल होता है। यहां आपको अपने वार्ताकार के साथ सक्रिय रूप से संवाद करने की आवश्यकता होगी, क्योंकि दोनों पक्षों के लिए सबसे उपयुक्त निर्णय लेने के विकल्प का चयन शुरू हो जाएगा।

लगभग हर व्यावसायिक बैठक में असहमति या आपत्तियों पर चर्चा शामिल होती है। और यह तथ्य कि दूसरा पक्ष आप पर आपत्ति जताता है, यह साबित करता है कि वह रुचि रखती है, अन्यथा वह बातचीत ही बंद कर देती। इस स्तर पर आपका कार्य यह समझना है कि वार्ताकार आपत्ति क्यों करता है, आपने उसके हितों को ध्यान में नहीं रखा, प्रस्तावित समाधान में उसकी क्या ज़रूरतें भूल गईं, और यह सब कैसे ठीक किया जाए और समाधान में सुधार किया जाए। पूछें कि दूसरा पक्ष उत्पन्न हुए संघर्ष का समाधान कैसे देखता है।

चुनने के लिए कई समाधान तैयार करें, और यदि सभी विकल्पों पर आपत्तियाँ उठती हैं, तो आपको दूसरे पक्ष के लक्ष्यों का विश्लेषण करने के लिए वापस लौटना होगा। आपत्तियाँ हमें खोजने के लिए बाध्य करती हैं गैर-मानक समाधान.

यदि आप किसी व्यावसायिक बैठक के दौरान असहमति का समाधान नहीं कर पाते हैं, तो सोचने के लिए समय निकालें और अधिक उपयुक्त विकल्प की तलाश करें।

अंतिम चरण किसी सर्वसम्मत समाधान तक पहुंचना है। इस स्तर पर आपकी शर्तें नई बैठकछोटे-मोटे मुद्दों को स्पष्ट करने के लिए, किसी समझौते या अनुबंध की शर्तों आदि पर चर्चा करें। आपकी अगली बैठक कैसे, कब और कहाँ होगी, इस पर चर्चा करना आवश्यक है।

एक "परिचयात्मक" व्यावसायिक बैठक के दौरान व्यावसायिक बातचीत का नकारात्मक परिणाम बातचीत प्रक्रिया के अंत में कठोरता या शीतलता का कारण नहीं है। विदाई ऐसी होनी चाहिए जो भविष्य को ध्यान में रखते हुए संपर्क और व्यावसायिक संबंध बनाए रख सके। बैठक को इस वाक्यांश के साथ समाप्त करना सबसे अच्छा है: “हमारे प्रस्तावों पर चर्चा करने के लिए समय निकालने के लिए धन्यवाद। मुझे खेद है कि आपकी तात्कालिक योजनाओं में... शामिल नहीं है, लेकिन यदि आपको आवश्यकता हो अतिरिक्त जानकारी..." इस मामले में, एक बैठक या बातचीत, भले ही इसकी निरंतरता न हो, फिर भी इसका एक सकारात्मक पक्ष है, क्योंकि इस बात की संभावना हमेशा बनी रहती है कि बाद में यह संपर्क एक अच्छे, उपयोगी रिश्ते में विकसित हो जाएगा।

यदि यह एक प्रेजेंटेशन मीटिंग थी, तो आप निम्नलिखित अभिव्यक्तियों का उपयोग कर सकते हैं: "हमारी कंपनियों के बीच पारस्परिक रूप से लाभप्रद सहयोग की संभावनाओं पर चर्चा करने का अवसर देने के लिए धन्यवाद," "आपके सामने प्रस्तुत करने का अवसर देने के लिए धन्यवाद..." , "मुझे अपनी पेशकश करने का अवसर देने के लिए धन्यवाद..."

और हां, मानक सार्वभौमिक वाक्यांश: "मिलने के लिए समय निकालने के लिए हम आपको धन्यवाद देते हैं," "मुझे आपसे बात करके बहुत खुशी हुई," "आपने मुझे जो समय दिया उसके लिए धन्यवाद," "यदि आपके कोई प्रश्न हैं , कृपया कॉल करें, संपर्क करें...", "यदि आप हमारे प्रस्तावों में रुचि रखते हैं, तो आइए आपके लिए सुविधाजनक समय पर अतिरिक्त रूप से मिलते हैं," आदि।

हम वर्तमान मुद्दों और भविष्य की योजनाओं पर चर्चा करने के लिए व्यावसायिक साझेदारों से मिलते हैं। हम प्रबंधन द्वारा निर्धारित कार्यों के ढांचे के भीतर रणनीति और रणनीति पर चर्चा करने के लिए सहकर्मियों के साथ बैठकें आयोजित करते हैं। हम दोस्तों के साथ समय बिताने के बारे में बातचीत करने के लिए मिलते हैं या आपसी परिचितों के बारे में गपशप करते हैं। बैठकें और बातचीत व्यवसाय और हमारी रोजमर्रा की जिंदगी का एक अभिन्न अंग बन गए हैं। बहुतों के कैलेंडर और डायरियाँ व्यापारी लोगनियोजित बैठकों, सत्रों और अन्य व्यावसायिक आयोजनों के रिकॉर्ड से भरा हुआ।

लेकिन हममें से कितने लोग वास्तव में इस बारे में सोचते हैं कि वांछित लक्ष्यों को प्राप्त करने और सौंपे गए कार्यों को हल करने के लिए बातचीत को ठीक से कैसे व्यवस्थित और प्रभावी ढंग से संचालित किया जाए, इस पर अपना और दूसरों का न्यूनतम समय खर्च किया जाए? उन्हें धारण करने के लिए स्थान और समय का चुनाव क्या निर्धारित करना चाहिए? और अंत में, अपने प्रतिभागियों पर सबसे अनुकूल प्रभाव छोड़ने के लिए आपको किसी बैठक में क्या करना चाहिए और क्या नहीं करना चाहिए?

व्यवसायिक बैठक व्यवसाय-उन्मुख या पेशेवर सेटिंग में दो या दो से अधिक लोगों की बैठक होती है। इन बैठकों की प्रकृति दो सहकर्मियों के बीच अनौपचारिक बातचीत से लेकर दर्जनों प्रतिभागियों के साथ औपचारिक प्रस्तुतियाँ तक हो सकती है। उन्हें नियमित आधार पर आयोजित किया जा सकता है (उदाहरण के लिए, साप्ताहिक उत्पादन बैठकें) या आवश्यकतानुसार आयोजित किया जा सकता है (उदाहरण के लिए, कुछ जरूरी मुद्दे "यहां और अभी") को हल करने के लिए।

व्यावसायिक बैठकें आयोजित करते समय आपको हमेशा ध्यान देना चाहिए विशेष ध्यानउनकी मात्रात्मक विशेषताएँ (जैसे अवधि और आवृत्ति) उतनी नहीं, बल्कि उनकी गुणवत्ता। अच्छी तरह से योजनाबद्ध और प्रभावी ढंग से और गतिशील रूप से आयोजित वार्ताएं हमेशा बिना किसी स्पष्ट और निश्चित लक्ष्य के अंतिम मिनट में आयोजित वार्ताओं की तुलना में बेहतर परिणाम देती हैं।

व्यावसायिक बैठकों के प्रकार

किसी व्यावसायिक बैठक के लिए ठीक से तैयारी करने के लिए, आपको उस कार्यक्रम की प्रकृति को जानना होगा जिसमें आप भाग लेंगे।

सबसे पहले, प्रतिभागियों के प्रकार के आधार पर, व्यावसायिक बैठकों को विभाजित किया जा सकता हैआंतरिक (इंट्राकॉरपोरेट) औरबाहरी . आंतरिक व्यावसायिक बैठकों में आमतौर पर विभिन्न स्तरों पर कंपनी के प्रबंधक और उसके कर्मचारी भाग लेते हैं। उदाहरण के लिए, इनमें निदेशक मंडल की बैठकें, प्रबंधन बैठकें, सभी प्रकार की उत्पादन और परियोजना बैठकें, विचार-मंथन सत्र, तथाकथित फ्लाई-इन और योजना बैठकें, काम के मुद्दों पर एक-पर-एक बैठकें, आंतरिक कॉर्पोरेट प्रस्तुतियाँ शामिल हैं। , वगैरह। ज्यादातर मामलों में, ऐसी बैठकें कंपनी के परिसर में होती हैं और इसके आंतरिक व्यापार नियमों द्वारा नियंत्रित होती हैं। बाहरी व्यावसायिक बैठकों (या बाहरी वार्ता) में संभावित या मौजूदा भागीदारों और ग्राहकों के साथ बैठकें शामिल होती हैं। इस प्रकार, बाहरी व्यावसायिक बैठकें आयोजित करने का उद्देश्य, उदाहरण के लिए, व्यावसायिक परियोजनाओं के लिए बाहरी संसाधनों को आकर्षित करना, सृजन करना हो सकता है संयुक्त परियोजनाएँया उद्यम, आकर्षित करनावीआईपी-ग्राहक, विलय या अधिग्रहण आदि से संबंधित मुद्दों का समाधान करना।

औपचारिकता की डिग्री के अनुसार, व्यावसायिक बैठकों को विभाजित किया जा सकता हैअधिकारी औरअनौपचारिक . कई मामलों में आधिकारिक बैठकों की संरचना और क्रम को कड़ाई से विनियमित किया जाता है, मिनटों को रखने की आवश्यकता होती है, और अक्सर ऐसी बैठकें कुछ दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के साथ समाप्त होती हैं। अनौपचारिक व्यावसायिक बैठकें आमतौर पर शांत माहौल में, अक्सर ऑफ-साइट आयोजित की जाती हैं, और जरूरी नहीं कि इसके परिणामस्वरूप कोई कानूनी रूप से बाध्यकारी निर्णय लिया जाए। व्यावसायिक बैठकों की औपचारिकता की डिग्री उनके लिए स्थान और समय की पसंद को बहुत प्रभावित करती है।

बैठक के उद्देश्य के आधार पर, कई प्रकार की व्यावसायिक बैठकों को प्रतिष्ठित किया जा सकता है, जिन्हें मोटे तौर पर तीन बड़े समूहों में बांटा जा सकता है:जानकारीपूर्ण , परामर्शी औरकार्यकारिणी . कोजानकारीपूर्ण उदाहरण के लिए, इसमें कंपनी को प्रस्तुत करने के उद्देश्य से आयोजित बाहरी व्यावसायिक बैठकें, अपने कर्मचारियों को कंपनी की नीतियों को समझाने के उद्देश्य से आंतरिक कॉर्पोरेट बैठकें आदि शामिल हो सकती हैं। ऐसी बैठक में अक्सर उसके एक पक्ष को श्रोता की भूमिका सौंपी जाती है, जिसके लिए उसे किसी विशेष तैयारी की आवश्यकता नहीं होती है। घरेलूपरामर्शी व्यावसायिक बैठकों में किसी समस्या पर चर्चा करना और समाधान ढूंढना, निर्देश प्राप्त करना, कार्य योजनाएँ बनाना, असहमति को संबोधित करना आदि शामिल होता है। बाहरी बैठकों के लिएपरामर्शी उदाहरण के लिए, प्रकृति में किसी प्रमुख ग्राहक या भागीदार के साथ चर्चा शामिल हो सकती है विशेष स्थितिऔर सहयोग की संभावनाएँ। अधिकांश मामलों में दोनों पक्ष बातचीत प्रक्रिया और विचारों के आदान-प्रदान में सक्रिय रूप से भाग लेते हैं। आंतरिक और बाह्य व्यावसायिक बैठकेंकार्यकारिणी प्रकृति में, अन्य बातों के अलावा, प्रमुख व्यावसायिक निर्णय लेना, विभिन्न समझौतों का समापन करना शामिल है जो सहयोग की भविष्य की नीति और कभी-कभी कंपनी के भाग्य को निर्धारित करते हैं, आदि। आम तौर पर, कहें तो ये "उच्च-स्तरीय" बैठकें होती हैं। अक्सर, ऐसी व्यावसायिक बैठकें (विशेषकर बाहरी बैठकें) ही होती हैं जिनके लिए विशेष तैयारी की आवश्यकता होती है और वे उपयुक्त व्यावसायिक वातावरण में आयोजित की जाती हैं।

बेशक, उनके लक्ष्यों के आधार पर व्यावसायिक बैठकों की उपरोक्त टाइपोलॉजी पूर्ण और संपूर्ण नहीं है। व्यवहार में, ज्यादातर मामलों में, बातचीत करने वाले प्रतिभागियों के लिए एक साथ कई लक्ष्य निर्धारित किए जाते हैं, जो ऐसी बैठक को अधिक उत्पादक बनाता है और समय बचाता है।

एक व्यावसायिक बैठक की योजना बनाना

किसी भी व्यावसायिक बैठक का संचालन करना - बेशक, यदि आप नहीं चाहते कि इसके परिणाम आपके लिए आश्चर्यजनक हों - तो सावधानीपूर्वक तैयारी की आवश्यकता होती है। जब प्रतिभागियों को यह समझ में नहीं आता कि वास्तव में उनसे क्या अपेक्षा की जाती है और वे कौन सी भूमिकाएँ निभाएंगे इस मामले मेंवापस ले लिए जाने पर बैठक के "असफल" होने का जोखिम है। इसलिए, चाहे आप बैठक के आयोजक हों या आमंत्रित पक्ष, आपको निम्नलिखित पहलुओं पर विचार करने की आवश्यकता है:

• बिजनेस मीटिंग के उद्देश्य: आप क्या परिणाम प्राप्त करना चाहते हैं?
• प्रतिभागी: बैठक में कौन शामिल होगा और क्यों?
• एजेंडा: बैठक में किस पर चर्चा करने की योजना है और बैठक के नतीजों के आधार पर क्या निर्णय लिए जाने की योजना है?
• दस्तावेज़ीकरण: मुझे बैठक में अपने साथ कौन से दस्तावेज़ और सामग्री ले जाने की आवश्यकता होगी?
• जगह: कहां होगी बैठक? वार्ता के समग्र माहौल को निर्धारित करने में स्थान अक्सर एक महत्वपूर्ण कारक होता है। यदि बैठक किसी रेस्तरां में होती है, तो कुछ समय बाद माहौल अनिवार्य रूप से बैठक कक्ष की तुलना में कम औपचारिक और अधिक आरामदायक हो जाएगा।

निस्संदेह, किसी व्यावसायिक बैठक की सफलता और प्रभावशीलता काफी हद तक उसके आयोजक पर निर्भर करती है। चाहे वह औपचारिक बातचीत हो या अनौपचारिक बातचीत, उसके नतीजे न केवल प्रतिभागियों की पसंद से तय होते हैं, बल्कि इस बात से भी तय होते हैं कि बातचीत कितनी सावधानी से की गई है। प्रारंभिक कार्य– अक्सर काफी श्रमसाध्य और ईमानदार। हालाँकि, ऐसी तैयारी के प्रमुख तरीकों और कारकों का अंदाजा लगाकर, आप अपने लिए इस कार्य को काफी सरल बना सकते हैं।

व्यावसायिक बैठक के लिए प्रारंभिक तैयारी

यदि आप किसी व्यावसायिक बैठक के आरंभकर्ता हैं, तो आपको अपने लिए इसके लक्ष्य स्पष्ट रूप से तैयार करने होंगे। अगला कदमएक इवेंट एजेंडा का विकास है, जो तैयारी चरण के प्रमुख पहलुओं में से एक है। कुछ मामलों में, इसे विकसित करते समय, बैठक के अन्य प्रतिभागियों और आयोजकों, यदि कोई हो, की राय पूछना समझ में आता है। बैठक में भाग लेने वालों की एक सूची बनाएं और बैठक के लिए एक तारीख और समय चुनें। साथ ही, सभी मौजूदा मुद्दों और उन मुद्दों को हल करने के लिए पर्याप्त समय (आदर्श रूप से एक या दो सप्ताह) दें जिनका आपको तैयारी के दौरान अभी भी सामना करना पड़ सकता है। यदि आप जिस बैठक की योजना बना रहे हैं वह किसी अन्य बैठक से पहले हुई थी, तो उन मुद्दों को उजागर करने के लिए बैठक के परिणामों की समीक्षा करना उपयोगी हो सकता है जिन्हें पर्याप्त रूप से संबोधित नहीं किया गया था और उन्हें एजेंडे में जोड़ा गया था। अगली बैठक में, इन मुद्दों को शुरुआत में ही संबोधित किया जाना चाहिए।

व्यावसायिक बैठक का स्थान और व्यवस्था

किसी व्यावसायिक बैठक की व्यवस्था उसके आयोजन का एक अन्य महत्वपूर्ण पहलू है। लॉजिस्टिक्स से तात्पर्य स्थल, कमरे का भौतिक आकार, उसका पर्याप्त वेंटिलेशन (विशेषकर यदि बड़ी संख्या में प्रतिभागियों की उम्मीद है या कार्यक्रम काफी लंबा होने की योजना है), प्रकाश व्यवस्था (विशेषकर यदि आपको दस्तावेजों, हैंडआउट्स के साथ काम करना है) से है। आदि), शौचालय कक्षों की उपलब्धता, उपलब्धता आवश्यक उपकरण, स्टेशनरी और दृश्य सामग्री। अक्सर व्यावसायिक बैठकें सम्मेलन कक्षों में आयोजित की जाती हैं। लेकिन उपस्थित लोगों की संख्या की परवाह किए बिना, सभी के लिए पर्याप्त जगह होनी चाहिए। इसलिए यदि आपका कार्यालय सम्मेलन कक्ष इतना बड़ा नहीं है कि सभी लोग आराम से बैठ सकें, तो आप बैठक को ऑफ-साइट आयोजित करने पर विचार कर सकते हैं। उपलब्ध कराना भी आवश्यक है पर्याप्त गुणवत्तामेज एवं कुर्सियाँ। और यदि किसी कारण से सभी के लिए पर्याप्त कुर्सियाँ नहीं थीं, तो उपस्थित लोगों से अपने लिए कुर्सियाँ उपलब्ध कराने के लिए कहना बिल्कुल अस्वीकार्य है।

यदि बातचीत के दौरान किसी अतिरिक्त उपकरण (माइक्रोफोन, हेडफ़ोन, प्रेजेंटेशन के लिए प्रोजेक्टर इत्यादि) की आवश्यकता हो सकती है, तो इसकी उपलब्धता सुनिश्चित करें, इसे सेट करें और घटना से पहले इसकी कार्यक्षमता की जांच करें।

असुविधाजनक कुर्सियाँ, अपर्याप्त प्रकाश और वेंटिलेशन, खराब दृश्य समर्थन, अपुष्ट उपकरण - ये सभी ऐसे कारक हैं जो सबसे अनुकूल और आरामदायक माहौल को भी बर्बाद कर सकते हैं।

व्यावसायिक बैठक से पहले अंतिम तैयारी

एक बार जब एजेंडा को अंतिम रूप दे दिया जाए और उस पर सहमति बन जाए तो इसे साथ ही भेज दिया जाना चाहिए आधिकारिक निमंत्रणसभी इच्छित प्रतिभागियों के लिए (बैठक से कुछ दिन पहले ही)। सीधे बैठक के दिन, आपको एक बार फिर पहले से सुनिश्चित करना होगा कि आयोजन स्थल पर सब कुछ ठीक से तैयार और कॉन्फ़िगर किया गया है। यदि आप किसी का उपयोग करने का इरादा रखते हैं हाथ, तो उन्हें प्रतिभागियों की संख्या के अनुसार पर्याप्त संख्या में प्रतियों में बनाया जाना चाहिए। आपको यह भी सुनिश्चित करना चाहिए कि सचिव (या प्रोटोकॉल लेने वाला), यदि, निश्चित रूप से, उसकी उपस्थिति की योजना बनाई गई है, तो उसके पास पर्याप्त संख्या में आवश्यक कार्यालय आपूर्ति (पेन, रिकॉर्डिंग के लिए जर्नल, आदि) हैं।

व्यावसायिक बैठकों के विफल होने का क्या कारण है?

शायद प्रमुख संगठनात्मक कारकों में से एक जो किसी व्यावसायिक बैठक को विफल बना देता है, भागीदारी की कमी है। यदि लोग सक्रिय रूप से भाग नहीं लेते हैं (कम से कम सक्रिय श्रोता के रूप में), तो ऐसी बैठक विफल हो जाती है। अन्य संगठनात्मक नुकसान कारकों में शामिल हैं:

• बेवजह बैठक कर रहे हैं . यदि कोई बैठक वास्तविक आवश्यकता के बिना आयोजित की जाती है, तो उपस्थित लोगों को अनिवार्य रूप से समय की बर्बादी महसूस होगी, वे चर्चा में सक्रिय भाग नहीं लेंगे, और, सबसे अधिक संभावना है, वे बस वक्ता को अनदेखा कर देंगे और कुछ और सोचने लगेंगे अहम मुद्दे
• व्यावसायिक बैठक का अस्पष्ट उद्देश्य . यदि बैठक का उद्देश्य पहले से स्पष्ट रूप से नहीं बताया गया है, तो प्रतिभागियों को इसके लिए ठीक से तैयारी करने का अवसर नहीं मिलेगा, और बैठक से कोई ठोस परिणाम निकलने की संभावना नहीं है।
• ख़राब तैयारी वाली व्यावसायिक बैठक . यदि बैठक का एजेंडा स्पष्ट रूप से परिभाषित और विस्तृत नहीं है, तो बैठक में अधिक समय लगने की संभावना है और एक अच्छी तरह से तैयार बैठक की तुलना में कम ठोस परिणाम मिलेंगे।
• गलत लोगों . यदि बैठक में उपस्थित लोग वे नहीं हैं जिनकी आपने अपेक्षा की थी, तो सबसे अधिक संभावना है कि ऐसी बैठक का परिणाम "शून्य" होगा। यदि आप कंपनी के उपाध्यक्ष से मिलने की उम्मीद करते हैं, और अंत में उनके तीसरे डिप्टी का चौथा सहायक आपके सामने आता है, तो आपको उन सवालों के जवाब मिलने की संभावना नहीं है जिनमें आपकी रुचि है।
• जगह . व्यावसायिक बैठक का स्थान बहुत महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। आप संभवतः कंपनी अध्यक्ष को मू मू में बिजनेस लंच के लिए आमंत्रित नहीं करेंगे, है ना?

संगठनात्मक कारकों के अलावा, आपको - चाहे आप किसी व्यावसायिक बैठक में उसके आयोजक के रूप में भाग ले रहे हों या आमंत्रित पक्ष के रूप में - कुछ अन्य बिंदुओं को भी ध्यान में रखना चाहिए जो व्यावसायिक शिष्टाचार के क्षेत्र से संबंधित हैं, बल्कि खेल भी महत्वपूर्ण भूमिकाएक व्यावसायिक भागीदार के रूप में आपके बारे में आपके वार्ताकारों के बीच एक सामान्य धारणा बनाने में। बेशक, परिस्थितियाँ अलग-अलग हैं, और अप्रत्याशित घटना का मतलब आश्चर्यचकित होना और समायोजन करना है, लेकिन फिर भी:

• अपनी मीटिंग में समय पर पहुंचने की पूरी कोशिश करें। अन्यथा, आपके बातचीत करने वाले साझेदारों को यह आभास होगा कि आप उनका समय बर्बाद कर रहे हैं, जो कि 24/7 समय के दबाव के इस युग में एक अप्राप्य विलासिता हो सकती है। यदि आप आमंत्रित प्रतिभागियों में से एक हैं, तो बैठक आपके बिना आसानी से शुरू हो सकती है, और आपको चर्चा में भाग लेना होगा। आपकी विलंबता यह कहती प्रतीत होती है: "मैं खुद को व्यवस्थित नहीं कर सकता और मुझे समय प्रबंधन के बारे में कोई जानकारी नहीं है।" यह शायद ही वह प्रभाव है जिसकी आप आशा कर रहे हैं, क्या ऐसा है?
• जब तक अत्यंत आवश्यक न हो, व्यावसायिक बैठक के दौरान टेलीफोन पर बातचीत से बचें। यह शायद सबसे कष्टप्रद व्यवहारों में से एक है। ले रहा फोन कॉल, ऐसा लगता है कि आप अपने साझेदारों को यह स्पष्ट कर रहे हैं: "आप लोग बहुत अद्भुत हैं, और आप जो कुछ भी कहते हैं वह बहुत दिलचस्प है, लेकिन मुझे और भी महत्वपूर्ण काम करने हैं।" में एक अंतिम उपाय के रूप में, यदि कॉल स्वीकार न करना असंभव है और यदि स्थिति अनुमति देती है (उदाहरण के लिए, यदि आप बातचीत के लिए पार्टियों में से किसी एक के एकमात्र प्रतिनिधि नहीं हैं), तो विनम्रता से माफी मांगें और कमरे से बाहर निकलें। हालाँकि, दरवाजे से बाहर निकलने से पहले फोन पर बातचीत शुरू करना अस्वीकार्य है।
• जाँच के लिए भी यही बात लागू होती है ईमेल. आदर्श रूप से, अपने लैपटॉप को बैठक कक्ष के बाहर छोड़ना बेहतर है जब तक कि आपको इसकी आवश्यकता न हो, उदाहरण के लिए, किसी प्रस्तुति के लिए। और किसी भी परिस्थिति में आपको अपने फोन पर लगातार मैसेज चेक नहीं करना चाहिए। आम धारणा के विपरीत, यह आपकी दक्षता पर बिल्कुल भी जोर नहीं देगा, बल्कि आपके मीटिंग पार्टनर्स को परेशान करेगा।
• अपने बगल में बैठे लोगों के साथ बेतरतीब बातचीत शुरू न करें। भले ही आप वास्तव में उनके साथ अपनी कुछ टिप्पणियाँ या इंप्रेशन साझा करना चाहते हों जिन्हें आपको "अभी" साझा करने की आवश्यकता है। ऐसी बातचीत, कम से कम, आपको और आपके वार्ताकारों को विचलित करती है, और अधिकतम, वे वक्ता के विचारों को भ्रमित कर सकती हैं। इस पल. यदि आपके पास कोई प्रश्न है जिसके लिए सामान्य चर्चा के बाहर बैठक प्रतिभागियों में से किसी एक के साथ चर्चा की आवश्यकता है, तो एक नोट बनाएं और उस पर वापस लौटें सुविधाजनक समयसामान्य वार्ता समाप्त होने के बाद.
• नोट ले लो। यदि आपके पास लिखने के लिए कुछ नहीं है, तो आप बैठक में सबसे पहले क्यों आये? आप इस प्रकार कह रहे हैं: "मैंने यहां जो कुछ भी सुना, उसमें से कोई भी मेरे लिए दिलचस्प नहीं है और उसे याद रखने की आवश्यकता नहीं है।" निःसंदेह, ऐसे लोग हैं जिनके पास असाधारण स्मृति है, जो किसी भी आवश्यक क्षण में, मिनट दर मिनट बातचीत की पूरी प्रक्रिया को फिर से तैयार कर सकते हैं। लेकिनक्योंकि आप उन लोगों में से नहीं हैं ? फिर इसे लिख लें . कम से कम, यह चर्चा के तहत मुद्दे में आपकी रुचि पर जोर देगा, और अधिकतम, यह आपको बैठक के अंत में एक बार फिर इसके परिणामों की समीक्षा और विश्लेषण करने की अनुमति देगा।
• ज्यादा बात मत करो. एक व्यावसायिक बैठक में, उस व्यक्ति से अधिक कष्टप्रद कुछ भी नहीं है जो हर दूसरे व्यक्ति के बयान पर टिप्पणी करने की तत्काल आवश्यकता महसूस करता है या जो "माइक्रोफ़ोन पकड़ लेता है" और दूसरों को बोलने का अवसर नहीं देता है। सभी को अपनी बात व्यक्त करने का मौका दें। आख़िरकार, आप इसी लिए आये थे।
• वक्ताओं को बीच में न रोकें. भले ही आपके पास कोई शानदार विचार हो जिसे उसी क्षण साझा करने की आवश्यकता हो। अपने लिए एक नोट बना लें, आपको थोड़ी देर बाद बोलने का मौका दिया जाएगा। और इससे भी अधिक, एक वार्ताकार से बदतर कुछ भी नहीं है जो नियमित रूप से वक्ताओं को बाधित करता है और बातचीत का विषय बदलता है। नहींऐसे वार्ताकार बनें . यह आपके पक्ष में नहीं है .
• हमेशा तैयार होकर आएं. आपकी तैयारी न होने पर आपके साथी निश्चित रूप से उस पर ध्यान देंगे और नहीं भी सर्वोत्तम संभव तरीके सेआपकी व्यावसायिक छवि पर असर पड़ेगा. यदि आपको किसी व्यावसायिक बैठक में आमंत्रित किया जाता है, तो सुनिश्चित करें कि आप पहले से ही एजेंडे से परिचित हो जाएं और यदि किसी कारण से वह इसके बारे में भूल जाता है तो आयोजक से इसे आपको प्रदान करने के लिए कहें। जिन मुद्दों पर आप चर्चा करने की योजना बना रहे हैं, उन पर पहले से काम कर लें। आपको कुछ दस्तावेज़ और मुद्रित सामग्री अपने साथ ले जाने की आवश्यकता हो सकती है। उन्हें पहले से तैयार रहना चाहिए ताकि कार्यक्रम शुरू होने से पांच मिनट पहले व्यर्थ की खोज में कार्यालय के आसपास न भागें। एक शब्द में, अपने वार्ताकारों को यह स्पष्ट करने के लिए सब कुछ करें कि आप सबसे गंभीर इरादों के साथ बैठक में आए थे। आख़िरकार, आप शायद ही ऐसा दिखना चाहें कि "मैं वहाँ से गुज़र रहा था, एक मिनट के लिए रुका।"
• मध्यम रूप से संक्षिप्त और संक्षिप्त रहें. किसी विशिष्ट प्रश्न का उत्तर लंबी कहानी के साथ देने की आवश्यकता नहीं है। इससे बैठक में अनावश्यक देरी ही होगी। जितनी तेजी से एजेंडे के सभी मुद्दों पर विचार किया जाएगा, उतनी ही तेजी से आप और आपके वार्ताकार अपने काम पर लौट सकेंगे।
• और अंत में, यदि स्थिति को इसकी आवश्यकता हो, तो बोलें। मूक फर्नीचर की भूमिका निभाने की कोई आवश्यकता नहीं है। संवाद में सक्रिय भागीदार बनें, चर्चा में भाग लें। आख़िरकार, आपको किसी कारण से बैठक में आमंत्रित किया गया था। इसका मतलब है कि आपकी राय महत्वपूर्ण और दिलचस्प है, जिसका अर्थ है कि वे भी आपको सुनना चाहते हैं।किसी व्यावसायिक बैठक में कार्रवाई का तरीका चुनते समय, आपके बातचीत करने वाले भागीदारों का व्यक्तित्व भी एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। कभी-कभी यह तय करना विशेष रूप से कठिन होता है कि आपको किसी व्यावसायिक कार्यक्रम में कैसा व्यवहार करना चाहिए और क्या नहीं, यदि आपके वार्ताकार किसी अन्य देश के प्रतिनिधि हैं, क्योंकि, प्रसिद्ध कहावत के अनुसार, प्रत्येक मठ का अपना चार्टर होता है, और कभी-कभी गलत इशारा या बयान न केवल अजीब लग सकता है, बल्कि आपके संभावित साथी को अपमानित भी कर सकता है। इसलिए, यदि आप किसी विदेशी मेहमान से मिलने की तैयारी कर रहे हैं, तो कम से कम संक्षेप में इसके लिए सिफारिशों से परिचित होना एक अच्छा विचार होगा। व्यवसाय शिष्टाचारअपने देश में स्वीकार किया गया।तो, उदाहरण के लिए, चीन से एक अतिथिअभिवादन करते समय, आपको बहुत मजबूती से हाथ नहीं मिलाना चाहिए और सीधे आँखों में नहीं देखना चाहिए, क्योंकि उनके देश में इसे ज्यादातर मामलों में घुसपैठ और यहाँ तक कि अशिष्टता भी माना जाता है। हाथ मिलाना हल्का और कुछ हद तक बाहर की ओर होना चाहिए, सम्मान के संकेत के रूप में सिर को हल्का सा झुकाकर अपनी निगाह वार्ताकार की आंखों के स्तर से नीचे करना बेहतर है। व्यवसाय कार्डों का आदान-प्रदान करते समय, उन्हें दोनों हाथों से पकड़ने की प्रथा है। सामने की ओरऊपर। एक बार जब आप अपना व्यवसाय कार्ड प्राप्त कर लें, तो उस पर जो लिखा है उसे पढ़ना सुनिश्चित करें। किसी भी स्थिति में आपको इसे बिजली की गति से अपनी जेब में नहीं छिपाना चाहिए; चीनी पक्ष के प्रतिनिधि इस इशारे को व्यक्तिगत रूप से उनके प्रति उदासीनता के रूप में समझेंगे। अगर आप अपने मेहमान को खुश करना चाहते हैं एक छोटा सा उपहार, तो आपको कोई भी चीज़ बहुत महंगी नहीं देनी चाहिए। भले ही यह एक छोटी सी स्मारिका हो, आपको इसे ठीक से पैक करना चाहिए; आपके मेहमान इसकी सराहना करेंगे। चीनियों के साथ व्यावसायिक बैठकें अक्सर काफी लंबी होती हैं और - जैसा कि कभी-कभी लग सकता है - उनमें कुछ भी नहीं होता विशिष्ट उद्देश्य. बहुत बार वे केवल घनिष्ठ, मैत्रीपूर्ण संपर्क स्थापित करने के एक तरीके के रूप में कार्य करते हैं, जिस पर किसी सामान्य कारण का आगे का विकास पूरी तरह से निर्भर हो सकता है। इसके अलावा, उत्पादक संबंध स्थापित करने के लिए ऐसी कई बैठकों की आवश्यकता हो सकती है। भले ही वे आपको समय की बर्बादी लगें, लेकिन उन्हें नजरअंदाज न करें, वे आपके व्यवसाय को लाभ पहुंचाएंगे। ज्यादातर मामलों में, चीनी दीर्घकालिक व्यापार संबंधों पर ध्यान केंद्रित करते हैं, और वे यह पता लगाने के लिए समय नहीं निकालते हैं कि क्या उन्हें अपने साथी पर खुद की तरह पूरा भरोसा करना चाहिए या नहीं। दीर्घकालिक लक्ष्य निर्धारित करें, ड्रा करें दीर्घकालिक संभावनाएं- आपके प्रयास व्यर्थ नहीं जाएंगे. और संयम और कूटनीति को हमेशा याद रखें. चीनियों के साथ संवाद करने में अत्यधिक स्पष्टता बिल्कुल अस्वीकार्य है।अगर आपका पार्टनर जापान से आता है, तो फिर लंबी और इत्मीनान से बातचीत के लिए तैयार हो जाइए। जापानियों को जल्दबाजी पसंद नहीं है। इसलिए, बैठक की समाप्ति के तुरंत बाद कुछ भी योजना न बनाना बेहतर है: यह अनुमान लगाना हमेशा संभव नहीं होता है कि यह बैठक कब समाप्त होगी। बैठक अच्छी तरह से शुरू हो सकती है अनौपचारिक बातचीतहर चीज़ के बारे में और कुछ भी नहीं। इस प्रकार जापानी व्यक्तिगत संपर्क स्थापित करते हैं। यदि आप सोचते हैं तो भी अधीर न हों" सोशलाइट वार्ता» थोड़ा घसीटा गया। जापानी मेहमान आपकी भागीदारी की सराहना करेंगे। यदि आप चाहते हैं कि बातचीत सफल हो तो धैर्य और शांति आपके मुख्य सहायक हैं अच्छे फल. आपको प्राप्त होने वाले अतिथि व्यवसाय कार्ड का बहुत सम्मानपूर्वक व्यवहार करना चाहिए। किसी भी परिस्थिति में आपको इस पर कोई निशान नहीं बनाना चाहिए या कुछ भी लिखना नहीं चाहिए। बातचीत के दौरान, कार्ड को अपने बगल में टेबल पर, ऊपर की ओर करके रखना बेहतर होता है। अपना कार्ड प्रस्तुत करते समय और अतिथि कार्ड प्राप्त करते समय, आपको उन्हें दोनों हाथों से पकड़ना होगा। जापानियों को उपहार देना और लेना भी बहुत पसंद है। उपहार महंगा होना जरूरी नहीं है, लेकिन यह उच्च गुणवत्ता और उचित पैकेजिंग में होना चाहिए। उपहार के रूप में कोई नुकीली चीज़ देना एक बुरा संकेत होगा - उदाहरण के लिए, एक स्मारिका चाकू। यह एक संकेत है कि आप रिश्ता खत्म करना चाहेंगे, भले ही आपके मन में ऐसा कुछ न हो। जिस प्रकार चीनियों के साथ संवाद करते समय, आपको यह याद रखना चाहिए कि किसी व्यवसाय की सफलता इस बात पर निर्भर करती है कि भागीदारों के साथ आपके व्यक्तिगत संबंध कितने सफल हैं। भले ही वे मिलनसार न बनें, किसी भी स्थिति में सम्मान, कूटनीति, संयम और विनम्रता के बारे में न भूलें। एशियाई साझेदार शायद इन गुणों को अन्य सभी से ऊपर महत्व देते हैं। विनय इस संस्कृति के प्रतिनिधियों में निहित एक और गुण है। व्यक्तिगत रूप से अपने बारे में बहुत सारी अच्छी बातें न कहें, उदाहरण के लिए, यदि आप अपने प्रतिस्पर्धियों की तुलना में अपनी खूबियों पर ज़ोर देना चाहते हैं, तो यह बेहतर है फिर एक बारअपनी टीम और कंपनी की प्रशंसा करें. इसके अलावा, यह याद रखना चाहिए कि में एशियाई देशोंयूरोपीय कारोबारी माहौल के विपरीत, बोले गए शब्द को अक्सर मुद्रित शब्द जितना ही महत्व दिया जाता है। ऐसे वादे न करें जिन्हें आप पूरा नहीं कर सकते, ताकि आप पर अविश्वसनीय साथी का ठप्पा न लग जाए।ब्रीटैन का व्यावसायिक बैठकें अक्सर, आवश्यकता से अधिक बार आयोजित करना। इसलिए, ज्यादातर मामलों में वे उनके लिए बहुत सावधानी से तैयारी नहीं करते हैं। आश्चर्यचकित न हों यदि बातचीत के दौरान आपको लगता है कि आप उनके पास "अत्यधिक तैयार" होकर आए हैं: ब्रिटिशों के लिए, व्यावसायिक बैठकें अक्सर एक मंच होती हैं खुली चर्चा. एजेंडा का अधिकार है, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि इसका अनिवार्य रूप से पालन किया जाएगा। यदि कोई मुद्दा इसके दायरे से बाहर उठता है, जिस पर "अभी" चर्चा करना उचित है, तो, सबसे अधिक संभावना है, आपके मेहमान मामले को टालेंगे नहीं। चर्चा प्रक्रिया को अकेले प्रबंधित करने और इसे अपनी योजनाओं के अनुसार बनाने का प्रयास न करें, अन्यथा आपके मेहमानों को यह आभास होगा कि आप तैयार समाधान के साथ बैठक में आए थे और वार्ता में उनकी भागीदारी, सिद्धांत रूप में, नहीं है अत्यंत महत्वपूर्ण। यह भी याद रखने योग्य है कि अंग्रेज काफी आरक्षित और कूटनीतिक हैं, खुले टकराव को स्वीकार नहीं करते हैं और तीखे कोनों से बचने की कोशिश करते हैं। इसलिए, चाहे चर्चा का मुद्दा आपके लिए कितना भी गंभीर क्यों न हो, आपको आक्रामक रुख नहीं अपनाना चाहिए। परिणाम विनाशकारी हो सकता है. अंग्रेज परंपरागत रूप से अच्छे और काफी लचीले वार्ताकार होते हैं, ज्यादातर मामलों में वे आपकी बात सम्मानपूर्वक सुनेंगे, भले ही वे बुनियादी तौर पर आपसे असहमत हों। और अंत में, कुख्यात "अंग्रेजी" हास्य के बारे में मत भूलिए। व्यावसायिक बैठक में हास्य की न केवल अनुमति दी जाती है, बल्कि उसे प्रोत्साहित भी किया जाता है। और यदि आप जानते हैं कि एक अच्छा मजाक कैसे बनाया जाता है, तो अंग्रेज निश्चित रूप से इसकी सराहना करेंगे। मुख्य बात यह है कि चुटकुले दोनों पक्षों को समझ में आते हैं।अंग्रेजों के विपरीत, जर्मनी के प्रतिनिधिवे किसी बैठक में इस हद तक तैयार होकर आना पसंद करते हैं कि ऐसा लगे कि उन्होंने पहले से ही अपने लिए सब कुछ तय कर लिया है और केवल आपको परिणामों की सूचना देने के लिए आए हैं। वास्तव में यह सच नहीं है। वे बस अपना स्वयं का मजबूत, सावधानीपूर्वक शोधित दृष्टिकोण रखना पसंद करते हैं। लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि वे अनम्य और अनम्य हैं। वे चर्चाओं में भाग लेने के लिए हमेशा तैयार रहते हैं। हालाँकि, आपको भी यथासंभव तैयार रहना चाहिए ताकि चेहरा न खोना पड़े, जैसा कि वे कहते हैं। आपको जर्मनों के साथ बैठक में इस विचार के साथ नहीं आना चाहिए कि "शायद हम कहीं तैर कर बाहर आ जायेंगे।" यह संभावना नहीं है कि आप तैरकर वहाँ पहुँच जाएँगे जहाँ आपको जाना है। इसके अलावा, जर्मन बोले गए शब्द की तुलना में मुद्रित शब्द पर अधिक भरोसा करते हैं। इसलिए, उनके साथ बैठक में विभिन्न दस्तावेज़, दृश्य सामग्री आदि आपके लिए पहले से कहीं अधिक उपयोगी हो सकते हैं। उनकी उपेक्षा न करें. यदि आप समझते हैं कि बैठक में ऐसे मुद्दे शामिल हो सकते हैं जिनमें आप विशेषज्ञ नहीं हैं, तो बेहतर होगा कि आप अपने साथ किसी ऐसे व्यक्ति को लाएँ जो पानी में बत्तख की तरह इस क्षेत्र में सहज हो। यह बिल्कुल वैसा ही मामला है जब "ओवर-" "अंडर-" से बेहतर है। और अगर बातचीत के दौरान आपको टकराव का अहसास हो तो घबराएं नहीं। ये जर्मन हैं और इसी तरह वे अक्सर रचनात्मक संवाद देखते हैं। अत्यधिक "एशियाई" कूटनीति उनकी शैली नहीं है, लेकिन सम्मानजनक रवैयावार्ताकार के लिए और यहां तक ​​कि कुछ "आधिकारिकता" भी, निश्चित रूप से, उनके लिए पराया नहीं है। जर्मन अपने और अन्य लोगों के समय को बहुत महत्व देते हैं (जैसा कि वे कहते हैं, समय पैसा है), इसलिए उनके साथ संवाद करते समय समय की पाबंदी को याद रखना बहुत महत्वपूर्ण है। जर्मन लोग इधर-उधर घूमना पसंद नहीं करते, क्योंकि यह भी समय की बर्बादी है (पढ़ें: पैसा)। इसलिए, आपको अपनी बात को स्पष्ट रूप से, लगातार और स्पष्ट रूप से प्रस्तुत करने के लिए तैयार नहीं होना चाहिए और पूरी तरह से मुद्दे पर बात करनी चाहिए।अगर आपके पार्टनर भारत से हैं, तो काफी हद तक बातचीत के तरीके इस बात पर निर्भर होंगे कि वे जिस कंपनी का प्रतिनिधित्व करते हैं वह किस नीति का पालन करती है। कई भारतीय कंपनियां वर्तमान में व्यापार करने के यूरोपीय सिद्धांतों पर ध्यान केंद्रित कर रही हैं, और बड़े पैमाने पर बातचीत की यूरोपीय शैली की नकल करती हैं। हालाँकि, अगर कंपनी अभी भी इसका पालन करती है पारंपरिक मॉडलव्यवसाय, तो ऐसे भागीदारों के साथ संवाद करते समय आपको कुछ कठिनाइयाँ हो सकती हैं। सबसे पहले, व्यावसायिक बैठक आपकी आदत से कहीं अधिक अनौपचारिक होगी, खासकर यदि स्वर उस भारतीय पक्ष द्वारा निर्धारित किया गया हो जिसने आपको आमंत्रित किया था। उदाहरण के लिए, कमरे में अचानक प्रवेश करने वाले अजनबियों या आपके वार्ताकार द्वारा जिसे फोन कॉल लेने की आवश्यकता होती है, बातचीत काफी आसानी से बाधित हो सकती है। अपनी चिड़चिड़ाहट मत दिखाओ. बस इसे सामान्य और पूरी तरह से मानें सामान्य घटना. दूसरे, भारतीय समय को यूरोपीय लोगों जितना महत्व नहीं देते, आपको बस इसके साथ समझौता करना होगा। इसलिए, चाहे आपका समय आपके लिए कितना भी मूल्यवान क्यों न हो, इसका कुछ हिस्सा उन मुद्दों पर चर्चा करने में खर्च होने की संभावना है जो मामले के लिए प्रासंगिक नहीं हैं। भारतीय व्यापार करते हैं बडा महत्वव्यक्तिगत संबंध दें, और अमूर्त विषयों पर ऐसी बातचीत से उन्हें अपने वार्ताकार को बेहतर तरीके से जानने में मदद मिलती है। इस तरह के संवाद के लिए अपनी तत्परता प्रदर्शित करें और किसी भी परिस्थिति में इसे अपनी इच्छित दिशा में मोड़ने का प्रयास न करें। धैर्य रखें। और एक और महत्वपूर्ण बिंदु जिसे पारंपरिक भारतीय कंपनी के साथ व्यवसाय स्थापित करते समय ध्यान में रखा जाना चाहिए: भारतीयों के लिए, एक हस्ताक्षरित अनुबंध का मतलब अक्सर किसी भी चीज़ पर अंतिम और अपरिवर्तनीय समझौता नहीं होता है। उनके लिए, यह सिर्फ एक शुरुआती बिंदु है, इस समय सबसे सुविधाजनक स्थितियों का एक बयान है। इसके अलावा, भारतीय अक्सर वही कहते हैं जो आप उनसे सुनना चाहते हैं और आपके सभी सुझावों पर सहमत होने के इच्छुक होते हैं, क्योंकि उनके लिए सीधे तौर पर अपनी असहमति व्यक्त करना मुश्किल हो सकता है। इसलिए, भविष्य में गलतफहमी से बचने के लिए एक बार फिर से चर्चा करना बेहतर है कि आपको किस कारण से संदेह होता है। भारतीयों के लिए कृतज्ञता के संकेत के रूप में उपहार देना और प्राप्त करना प्रथागत है। उदाहरण के लिए, यह छोटा हो सकता है और सस्ती स्मारिकाअच्छी पैकेजिंग में. इस मामले में, रंग लपेटने वाला कागजसफ़ेद या काले के अलावा कुछ भी हो सकता है: इन रंगों को भारत में "अशुभ" माना जाता है।ब्राजीलियाई लोगों के साथ आपकी पहली मुलाकातसाझेदार संभवतः काफी औपचारिक रूप से शुरुआत करेंगे। इसके बाद के कार्यक्रम अधिक अनौपचारिक माहौल में होंगे। ब्राज़ीलियाई लोग समय के बहुत पाबंद नहीं होते हैं और विशेष रूप से अपने या अन्य लोगों के समय को महत्व नहीं देते हैं, एक बैठक निर्धारित समय से थोड़ी देर से शुरू हो सकती है और आपकी योजना से अधिक समय तक चल सकती है; आपको इस बारे में चिड़चिड़ापन नहीं दिखाना चाहिए और अपने वार्ताकारों से "आग्रह" नहीं करना चाहिए। शांत और धैर्यवान रहें. व्यावसायिक बैठक के एजेंडे का पालन करने के बारे में भी यही कहा जा सकता है। यदि कोई है भी, तो यह अपेक्षा न करें कि "शुरू से अंत तक" इसका पालन किया जाएगा। सबसे अधिक संभावना है, चर्चा के लिए हाइलाइट किए गए सभी मुद्दों पर ध्यान दिया जाएगा, लेकिन जरूरी नहीं कि उसी क्रम में जिसके लिए आपने तैयारी की थी। ब्राज़ीलियाई लोगों के साथ संवाद करते समय, उनके लैटिन अमेरिकी स्वभाव को याद रखना उचित है। उनकी अत्यधिक भावुकता इस बात का बिल्कुल भी संकेत नहीं देती है कि वे संघर्ष के प्रति संवेदनशील हैं, बल्कि इसका मतलब केवल यही है कि वे किस बारे में बात कर रहे हैं हम बात कर रहे हैं, वे वास्तव में रुचि रखते हैं। ब्राज़ीलियाई सक्रिय रूप से बॉडी लैंग्वेज का उपयोग करते हैं, वार्ताकार के बहुत करीब खड़े होना और सीधे आँखों में देखना पसंद करते हैं, जो कुछ लोगों के लिए "व्यक्तिगत स्थान" के उल्लंघन और असुविधा की भावना का कारण बन सकता है। इसकी आदत डालने की कोशिश करें. सामान्य तौर पर, हम कह सकते हैं कि ब्राज़ीलियाई लोग संचार के लिए खुले हैं और काफी करीबी मैत्रीपूर्ण संबंध स्थापित कर रहे हैं। व्यक्तिगत संबंधउनके लिए, यह हमेशा सबसे पहले आता है, इसलिए ऐसे रिश्ते को विकसित करने में बिताया गया समय कभी बर्बाद नहीं होगा। बैठक के अंत में, झुकने और जितनी जल्दी हो सके गायब होने की कोशिश न करें, जल्दबाजी न दिखाएं, भले ही आप वास्तव में जल्दी में हों। पहले से अनुमान लगाना बेहतर है कि बैठक काफी लंबी हो सकती है और इसमें आवश्यक समय मिल सकता है। भले ही बातचीत काफ़ी देर से ख़त्म हुई हो, एक बार फिर अपने इत्मीनान, लापरवाह और तनावमुक्त स्वभाव पर ज़ोर देने के लिए थोड़ी देर रुकें। ब्राज़ीलियाई लोग इन गुणों को अत्यधिक महत्व देते हैं।

जो लोग मानते हैं कि हमें बार-बार मिलना चाहिए, वे सही हैं। संयुक्त राज्य अमेरिका और यूरोप में प्रसिद्ध विपणन सलाहकार, हाई टेक कनेक्ट (सैन फ्रांसिस्को) के संस्थापक और अध्यक्ष रेने शिमाडा सीगल का कहना है कि भले ही आप आईटी क्षेत्र में काम करते हों, जहां आभासी संचारस्वाभाविक रूप से माना जाता है कि आप तभी सफल होंगे जब आप व्यक्तिगत मुलाकातों को नजरअंदाज नहीं करेंगे।

हमने कई स्वतंत्र सलाहकारों को कार्यालय में आमंत्रित किया और स्काइप पर कई अन्य लोगों के साथ संवाद किया,'' वह अपने ब्लॉग में कहती हैं। - विषय वही था - एक व्यावसायिक परियोजना जिसमें इन लोगों की कंपनियों को भाग लेना था। पहले मामले में, हम बहुत बेहतर उन्मुख थे संभावित समस्याएँ. इशारों और चेहरे के भावों ने सभी बारीकियों के बारे में बताया। व्यक्तिगत बातचीत में भावनाएँ शामिल होती हैं, हम भय, विश्वास, मित्रता और ईमानदारी को दूरी में छिपा हुआ देखते हैं। हम अपने साझेदारों को "पढ़ते" हैं। यह बहुत बड़ा फायदा है.

व्यक्तिगत बातचीत में, हम अपने साझेदारों को "पढ़ते" हैं। यह बहुत बड़ा फायदा है

अपने लक्ष्य छिपाएँ नहीं

मुलाकात के बारे में कैसे प्रभावी उपकरणकंपनी के भीतर प्रबंधन के बारे में हम यहां पहले ही बात कर चुके हैं। इस लेख के संदर्भ में एक व्यावसायिक बैठक बाहरी भागीदारों के साथ संपर्क है: ग्राहक, प्रतिपक्ष, ठेकेदार। हालाँकि, यह बैठकों से भिन्न है सामान्य सिद्धांतोंइसकी तैयारी और कार्यान्वयन समान हैं:

• लक्ष्य;
• योजना;
• सारांश (प्रोटोकॉल)।

बारीकियाँ इस तथ्य के कारण हैं कि बैठक में भाग लेने वाले वे लोग हैं जिन्हें हम बाध्य नहीं कर सकते और आदेश नहीं दे सकते। हम केवल दिलचस्पी ले सकते हैं, आकर्षित कर सकते हैं और मना सकते हैं। या इसके विपरीत - दूर धकेलें या डराएँ।

हम लक्ष्य निर्धारित करने की आवश्यकता के बारे में ज्यादा बात नहीं करेंगे - और यह स्पष्ट है समझदार आदमीआप अपने आप को ट्रैफिक जाम में घसीटकर शहर के दूसरे छोर तक नहीं ले जाएंगे, समझ में नहीं आ रहा कि ऐसा क्यों है। आइए केवल इस बात पर ध्यान दें कि लक्ष्य को न केवल परिभाषित किया जाना चाहिए, बल्कि उन लोगों को भी बताया जाना चाहिए जिनसे आप मिलना चाहते हैं।

व्याख्या में किसी भी ग़लतफ़हमी से बचने के लिए इसे अवश्य लिखा जाना चाहिए। लेकिन अलग-अलग के बिना "आवश्यकता", "आवश्यकता है" इत्यादि हैं। यह वही है जिसकी आपको आवश्यकता है और यह लंबे समय से अपेक्षित है, लेकिन आपके साथी के लिए, आपकी समस्या प्रकृति में मौजूद भी नहीं हो सकती है। इसलिए, चतुर बनें, अपने आप को अपने साथी के बराबर रखें, भले ही वास्तव में आप उससे सिर और कंधे ऊपर हों।

एक महिला को खोजें

हम एक लक्ष्य निर्धारित करते हैं - हम एक योजना बनाते हैं। यानी, कागज के उसी टुकड़े पर जहां हमने चतुराई से लक्ष्य तैयार किया था, हम उन प्रश्नों को लिखते हैं जिन पर हम चर्चा करना चाहते हैं। फिर, व्यावसायिक बातचीत के दौरान, आप कुछ भी महत्वपूर्ण नहीं चूकेंगे, और आपके साझेदारों को पता चल जाएगा कि क्या तैयारी करनी है। यह बताना सुनिश्चित करें कि वे आपकी योजना को पूरक या समायोजित कर सकते हैं। बस किए गए परिवर्तनों के बारे में आपको सूचित करने के लिए कहें।

इसके बाद, आपको यह सोचने की ज़रूरत है कि बैठक में आपकी ओर से कौन भाग लेगा। विशिष्ट जानकारी के वाहक, बातचीत विशेषज्ञ और कर्मचारी जो बदलती स्थिति में तुरंत गैर-मानक समाधान पेश कर सकते हैं, उपयोगी होते हैं। समूह में एक आकर्षक महिला भी लाभकारी होगी। दोनों पक्षों में बैठक में भाग लेने वालों की संख्या समान होनी चाहिए। सबसे बढ़िया विकल्प- दो लोग: एक नेतृत्व कर रहा है, दूसरा जानकारी को पूरक और रिकॉर्ड कर रहा है।

प्रतिभागियों के साथ लक्ष्यों पर पहले से चर्चा करें और वांछित परिणामबैठकें. हर किसी को यह समझना चाहिए कि उनकी भूमिका क्या है और उनसे क्या अपेक्षा की जाती है। अपने सहकर्मियों को धीरे से याद दिलाएं कि आपकी कंपनी में पहल बेशक दंडनीय नहीं है, लेकिन इसकी अनुचित अभिव्यक्ति का स्वागत नहीं किया जाता है।

यदि आप कंपनी के शीर्ष व्यक्ति नहीं हैं और प्रबंधक की भागीदारी के बिना किसी नियोजित बैठक की कल्पना नहीं कर सकते हैं, तो उसे यह समझाने का कष्ट करें कि उसकी आवश्यकता क्यों होगी। यदि आप कुछ मिनटों में अपने तर्क प्रस्तुत करेंगे तो बॉस निस्संदेह आपकी व्यावसायिकता की सराहना करेंगे।

सहमति प्राप्त करने के बाद, लेखन मेंबॉस को दूसरे पक्ष, बैठक के विषय और उसकी भागीदारी के अपेक्षित परिणामों के बारे में यथासंभव अधिक जानकारी प्रदान करें।

यह ध्यान में रखते हुए कि इसे सात बार काटने की तुलना में एक बार देखना बेहतर है, दृश्य सामग्री तैयार करें: प्रस्तुतियाँ, पुस्तिकाएँ, ब्रोशर, व्यवसाय कार्ड।

कोण विश्वास के लिए अनुकूल नहीं हैं

बैठक स्थल का चयन उसके लक्ष्यों, उद्देश्यों, प्रतिभागियों की स्थिति और स्थिति की वास्तविकताओं को ध्यान में रखकर किया जाता है। तीन विकल्प हैं: आपके क्षेत्र में, भागीदार के कार्यालय में और "तटस्थ जल" में।

किसी को अपने स्थान पर आमंत्रित करके, आप एक मेहमाननवाज़ मेज़बान की भूमिका निभाते हैं और अंदर से अपनी संपत्ति दिखाते हैं। बेशक, घर में दीवारें भी मदद करती हैं, लेकिन उन्हें अपने मेहमानों पर वैसा प्रभाव डालना चाहिए जैसा आप चाहते हैं।

ऑस्ट्रेलियाई लेखक और मनोवैज्ञानिक एलन पीज़ के अनुसार, टेबल का आकार भी बैठक में भाग लेने वालों के मूड को प्रभावित करता है। चौकोर या आयताकार मेजउनका कहना है, यह विश्वास को प्रेरित नहीं करता है और प्रतिस्पर्धा का माहौल बनाता है। के लिए बातचीत गोल मेज़बैठक को अनौपचारिक स्वरूप दें और विचारों के मुक्त आदान-प्रदान की संभावना का संकेत दें। छोटा कॉफी टेबलमैत्रीपूर्ण बातचीत के लिए अनुकूल.

किसी साथी के कार्यालय में आने के निमंत्रण को स्वीकार करके, आप सम्मान दिखाते हैं, जिसे विशेष रूप से सराहा जाएगा यदि व्यावसायिक माहौल में आपकी स्थिति अधिक है। बदले में, आप बेहतर ढंग से समझ पाएंगे कि जिस कंपनी के साथ आप सहयोग करने जा रहे हैं वह कैसी और कैसी रहती है।

तटस्थ क्षेत्र प्रतिभागियों को समान स्तर पर रखता है, इसलिए यह विवादास्पद स्थितियों पर चर्चा करने और संघर्षों से बाहर निकलने का रास्ता खोजने के लिए सबसे उपयुक्त है।

यह अच्छा होगा यदि आप सोचें कि मेज पर कैसे बैठना है। एक-दूसरे के सामने बैठने से औपचारिकता बढ़ जाएगी। यदि आप एक-दूसरे के बगल में बैठते हैं, तो इसका मतलब है कि आप एक दोस्ताना संवाद पेश कर रहे हैं।

व्यापार में मदद के लिए फुटबॉल

बैठक की अवधि पर पहले से सहमति होती है। आप मुलाकात में देरी तभी कर सकते हैं जब कोई बाध्यकारी कारण हों।

ऐसा माना जाता है कि सबसे कम उत्पादक बैठकें सोमवार (एक कठिन दिन) और शुक्रवार की दूसरी छमाही (स्नानघर और बारबेक्यू पहले से ही आपके दिमाग में हैं) के लिए निर्धारित हैं।

आपको दोपहर के भोजन से पहले एक बैठक निर्धारित नहीं करनी चाहिए, जब खाली पेट से संकेत मस्तिष्क पर हावी होते हैं, या इसके तुरंत बाद, जब आप चुपचाप बैठना चाहते हैं और व्यावसायिक मुद्दों पर चर्चा नहीं करना चाहते हैं।

लेकिन यदि दोनों पक्षों में सद्भावना है तो दोपहर के भोजन को व्यापारिक वार्ता के साथ जोड़ना काफी स्वीकार्य है।

बातचीत के दौरान, अपना खुलापन, समझौता करने की इच्छा दिखाएं और ऐसे परिणाम पर ध्यान केंद्रित करें जो सभी के लिए उपयुक्त हो। न केवल शब्दों पर, बल्कि स्वर, चेहरे के भाव और हावभाव पर भी ध्यान दें। अशाब्दिक जानकारी मौखिक जानकारी से कम मूल्यवान नहीं है।

अनौपचारिक संचार के साथ व्यावसायिक हिस्से को कमजोर करना स्वीकार्य है, उदाहरण के लिए, कल के फुटबॉल मैच से इंप्रेशन का आदान-प्रदान करना। यह आपको ऐसे रिश्ते स्थापित करने की अनुमति देगा जो मित्रता के करीब हों।

बैठक के नतीजों के आधार पर एक सारांश तैयार किया जाना चाहिए जिसमें हुए समझौतों का उल्लेख किया जाना चाहिए। दोनों पक्ष संयुक्त प्रयासों से शब्दों को परिष्कृत करते हुए इसकी रचना करते हैं। मीटिंग आरंभकर्ता भेजता है तैयार पाठदूसरी तरफ और सभी प्रतिभागी अपनी तरफ।

मीटिंग में प्राप्त नए संपर्कों को कंपनी के एकीकृत डेटाबेस में दर्ज किया जाता है।

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व्यावसायिक मुलाक़ात- यह अपने प्रतिभागियों के तर्क और बयानों के विश्लेषण के आधार पर समाधान विकसित करने के उद्देश्य से एक उद्देश्यपूर्ण प्रकार का संचार है।

इनमें बैठकें, सत्र, व्यावसायिक बातचीत और बातचीत शामिल हैं।

इन रूपों के बीच एक निश्चित अंतर है टीम वर्क, जैसे बैठकें, बैठकें और सभाएँ।

बैठक - यह प्रबंधन गतिविधि का एक रूप है, जिसकी सामग्री है सहयोगप्रबंधन प्रक्रिया में प्रतिभागियों की एक निश्चित संख्या।

एक बैठक कार्यबल के सदस्यों को सौंपे गए कार्यों को हल करने और उद्यम के प्रबंधन में शामिल करने के सबसे प्रभावी रूपों में से एक है। यह प्रबंधक को अपने प्रतिभागियों के माध्यम से उद्यम की पूरी टीम को प्रभावित करने की अनुमति देता है।

बैठक - यह एक स्थायी निकाय (समिति, सहकर्मी, परिषद, आयोग, समूह) के काम को व्यवस्थित करने का एक रूप है।

ज्यादातर मामलों में, बैठक का आयोजन चार्टर द्वारा प्रदान किया जाता है, हालांकि कभी-कभी प्रबंधक की पहल पर बैठक आयोजित की जा सकती है।

बैठक में एक संयुक्त उपस्थिति है निश्चित स्थानवे लोग जो एक विशिष्ट उद्देश्य के लिए एकजुट होते हैं (किसी उद्यम, प्रभाग, समाज के सदस्यों आदि के कर्मचारियों का जमावड़ा)।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि प्रबंधन गतिविधियों के अभ्यास में बैठकें प्रमुख होती हैं।

बैठकों के सकारात्मक और नकारात्मक दोनों पक्ष होते हैं।

को व्यावसायिक बैठक के सकारात्मक पहलूके संबंधित:

आवश्यक जानकारी शीघ्रता से प्राप्त करने की क्षमता,

समस्या पर विभिन्न दृष्टिकोणों और उसे हल करने के तरीकों से परिचित हों;

कॉलेजियम निर्णय लेना.

साथ ही, एक बैठक प्रभावी और आर्थिक रूप से व्यवहार्य होती है यदि यह जानकारी प्राप्त करने, जाँचने, विश्लेषण करने और प्रकाशित न करने के साधन के रूप में कार्य करती है।

को नकारात्मक पहलुव्यापार बैठकके संबंधित:

उनकी उच्च लागत;

सामूहिक उत्तरदायित्व की अनिश्चितता.

व्यावसायिक बैठकों का वर्गीकरण:

1. लक्ष्यों के अनुसार:

शिक्षात्मक(बैठक का उद्देश्य प्रतिभागियों को कुछ ज्ञान हस्तांतरित करना और इस तरह उनकी योग्यता में सुधार करना है)

व्याख्यात्मक(नेता बैठक के प्रतिभागियों को अपनी रणनीति और कार्यों की आवश्यकता, शुद्धता और समयबद्धता के बारे में समझाने की कोशिश करता है);

समस्यात्मक(बैठक का उद्देश्य समस्याओं को हल करने के तरीके और तरीके विकसित करना है);

समन्वय(बैठक का उद्देश्य विभागों के कार्यों का समन्वय करना है);

सूचना(बैठक का उद्देश्य किसी भी समस्या से डेटा एकत्र करना, आदान-प्रदान करना और सारांशित करना और बैठक प्रतिभागियों के विचारों को निर्धारित करना है)।

2. कार्यान्वयन की विधि के अनुसार:

तानाशाही -निम्नलिखित विशेषताओं द्वारा विशेषता: केवल प्रबंधक को वोट देने का अधिकार है; वह स्वयं अपने विचार व्यक्त करता है, आदेश या निर्देश जारी करता है; प्रतिभागियों की संख्या विनियमित नहीं है. ऐसी बैठकों की विशेषताएं हैं श्रमिकों के पदानुक्रम का संरक्षण, कार्यों को निर्धारित करने में स्पष्टता, त्वरित निर्णय लेना;

निरंकुशएक प्रकार की तानाशाही है. उनके पाठ्यक्रम में नेता से एक प्रश्न और बैठक प्रतिभागियों के उत्तर शामिल होते हैं। अनुरोध पर या पर्यवेक्षक की अनुमति से भाषण की अनुमति है। ऐसी बैठक में प्रतिभागियों की संख्या सीमित होती है। ऐसी बैठकें, एक नियम के रूप में, प्रतिभागियों से लेकर नेता तक एक प्रकार की रिपोर्ट का प्रतिनिधित्व करती हैं, जिसके दौरान सभी को कमोबेश अपने विचार व्यक्त करने का अवसर मिलता है;

पृथक्करणात्मक -एक ऐसी प्रक्रिया का प्रावधान करें जिसमें नेता स्वयं यह निर्धारित करे कि किसे बोलना चाहिए, यानी कि किसे वह सुनना चाहता है;

बहसबैठक में लाई गई समस्याओं को हल करने के सबसे लोकतांत्रिक तरीके का प्रतिनिधित्व करते हैं। ऐसी बैठकें आयोजित की जाती हैं यदि कर्मचारियों या विभागों के कार्यों में समन्वय की आवश्यकता होती है, तो उन्हें प्रतिभागियों द्वारा चुने गए प्रबंधक और प्रमुख दोनों द्वारा आयोजित किया जा सकता है। प्रतिभागियों की संख्या सीमित है, आमतौर पर 15 लोगों से अधिक नहीं। चर्चा बैठक में प्रत्येक भागीदार को अपनी राय व्यक्त करने का अवसर मिलता है, जिससे कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदारी बढ़ाने में मदद मिलती है निर्णय किये गये, नेता सहित किसी भी विचार पर खुली चर्चा की अनुमति देता है, टीम के सदस्यों के बीच सामंजस्य को बढ़ावा देता है;

मनमाना- ऐसा तब होता है जब कर्मचारी जिनकी पेशेवर ज़िम्मेदारियाँ आपस में घनिष्ठ रूप से जुड़ी होती हैं, विचारों का आदान-प्रदान करते हैं। यह बिना किसी एजेंडे के, बिना किसी विचारधारा के होता है और इस पर कोई निर्णय नहीं लिया जाता। ऐसी बैठक का एक उदाहरण प्रबंधक, उसके प्रतिनिधियों, सहायकों और प्रमुख विशेषज्ञों के बीच चर्चा है सामान्य हालतमामले या महत्वपूर्ण समस्या.

3. तैयारी की डिग्री के अनुसार:

की योजना बनाई- बैठकें जो प्रबंधकों द्वारा नियमित रूप से आयोजित की जाती हैं - साप्ताहिक बैठकें, उदाहरण के लिए, गुणवत्ता आदि पर।

अनिर्धारित- अप्रत्याशित, आपातकालीन स्थितियों (उदाहरण के लिए, प्रवेश पर) के मामले में किया जाता है मानक दस्तावेज़, कार्य का क्रम बदलना, आदि)

4. आवृत्ति द्वारा:वन टाइम;

नियमित;

आवधिक.

5. प्रतिभागियों की संख्या से:

प्रतिभागियों की एक सीमित संख्या (5 लोगों तक) के साथ बैठकें;

विस्तारित बैठकें (20 लोगों तक);

प्रतिनिधि बैठकें (20 से अधिक लोग)।

6. प्रतिभागियों की संरचना के अनुसार:

स्थायी प्रतिभागियों के साथ बैठकें;

प्रतिभागियों की एक गैर-स्थायी संरचना के साथ बैठकें;

मिश्रित प्रतिभागियों के साथ बैठकें;

रचना के साथ बैठकें विनियमों द्वारा विनियमित होती हैं।

प्रबंधक और विशेषज्ञ अपने कामकाजी समय का 20-30% तक व्यावसायिक बैठकों पर खर्च करते हैं। हालाँकि, अनुचित संगठन और प्रौद्योगिकी (तैयारी की कमी, बड़ी संख्या में प्रतिभागियों, रिपोर्ट की अनुचित लंबाई, निर्णयों का असंतोषजनक निष्पादन, आदि) के कारण व्यावसायिक बैठकें हमेशा अपेक्षित प्रभाव नहीं लाती हैं।

व्यावसायिक बैठकों के तर्कसंगत संगठन और संचालन में एक बैठक योजना का विकास, प्रतिभागियों का चयन, स्थान और समय का चुनाव शामिल है।

एक निश्चित अवधि के लिए व्यावसायिक बैठकों की योजना विकसित की जानी चाहिए (महीना, तिमाही,वर्ष), सभी इच्छुक सेवाओं के साथ समन्वयित रहें और अधिकारियों, प्रबंधक द्वारा अनुमोदित और सभी विभागों को भेजा गया। यह ऑपरेशन अकेले बैठकों की आवृत्ति, उनकी अवधि को सुव्यवस्थित करना संभव बनाता है, और बैठक बुलाने की तात्कालिकता और प्रतिभागियों के बीच जानकारी की कमी की समस्या को भी दूर करता है। बेशक, बैठकें अचानक बुलाई जा सकती हैं, लेकिन उनकी संख्या बहुत कम होनी चाहिए। इसके अलावा, योजना में उन मुद्दों की एक सूची होनी चाहिए जिन पर बैठक के दौरान ही चर्चा की जानी चाहिए। बैठक की तैयारी करते समय, गुणवत्ता का सावधानीपूर्वक निर्धारण करना आवश्यक है मात्रात्मक रचनाइसके प्रतिभागी. उदाहरण के लिए, बैठक में उन लोगों को शामिल किया जाना चाहिए जो इसके विषय में सबसे अधिक सक्षम हों। इनका उच्च पदस्थ अधिकारी होना आवश्यक नहीं है। इसके बजाय, कार्य के एक निश्चित क्षेत्र के लिए जिम्मेदार विशेषज्ञों को आमंत्रित किया जा सकता है, और इससे प्रबंधक का अधिकार कम नहीं होता है।

व्यावसायिक बैठक की तैयारी करते समय, बैठक के शुरू होने से 2-5 दिन पहले प्रतिभागियों को एजेंडा, रिपोर्ट के विषयों के बारे में सूचित करना और टेलीफोन या अन्य माध्यमों से घोषणा करके वक्ताओं की सूची वितरित करना महत्वपूर्ण है।

बैठक के स्थान और समय का चयन करना भी आवश्यक है, जिसकी सूचना प्रतिभागियों को भी दी जानी चाहिए। व्यावसायिक बैठकें प्रबंधक के कार्यालय और विशेष रूप से सुसज्जित कमरों में आयोजित की जा सकती हैं जहां वॉयस रिकॉर्डर, संचार उपकरण और विशेष टेबल होते हैं।

खत्म करने के बाद संगठनात्मक चरणव्यावसायिक बैठक, आप इसे आयोजित करना शुरू कर सकते हैं। यह उतना ही अधिक प्रभावी होगा जितना सही ढंग से पीठासीन अधिकारी का चुनाव होगा, जो कार्यशैली और नियमों का निर्धारण करेगा।

कार्यशैली- यह बैठक आयोजित करने का एक रूप है (बातचीत, विचार-मंथन, आदि)।

नियमों- यह वह समय है जो पूरी बैठक, व्यक्तिगत भाषणों, रिपोर्टों, बहसों और चर्चाओं पर खर्च होने की उम्मीद है।

यह सलाह दी जाती है कि बैठक की अवधि 5-10 मिनट के एक घंटे के काम के बाद एक ब्रेक के साथ 120 मिनट से अधिक न निर्धारित करें। इसे लोगों की मानसिक गतिविधि की इष्टतम अवधि द्वारा समझाया गया है, जो औसतन 40-45 मिनट है। शोध से पता चलता है कि बैठक में भाग लेने वालों की व्यस्तता 45 मिनट के भीतर बढ़ जाती है। 45 से 90 मिनट के बीच की अवधि में यह स्थिर हो जाता है, और 90 से 120 मिनट तक प्रतिभागियों की नकारात्मक गतिविधि देखी जाती है।

अपने प्रतिभागियों को जल्दी और कुशलता से काम करने के लिए प्रोत्साहित करने के लिए व्यावसायिक बैठकें (बैठकें) दोपहर में आयोजित करना सबसे अच्छा है ताकि उन्हें देर तक न जागना पड़े। जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, एक व्यक्ति के पास दिन के दौरान बढ़े हुए प्रदर्शन के दो शिखर होते हैं: पहला - लगभग 9 से 12-13 घंटे तक और दूसरा - 16 से 18 घंटे के बीच। दूसरे शिखर के दौरान बैठकें आयोजित करने की सलाह दी जाती है।

जहाँ तक बैठकों की आवृत्ति का सवाल है, एक घंटे की बैठक की तुलना में सप्ताह में दो बैठकें करना बेहतर है, जिनमें से प्रत्येक आधे घंटे तक चले।

एक नियम के रूप में, प्रस्तुतियों और बहसों के लिए 10-25 मिनट, अधिकतम 3 मिनट आवंटित किए जाने चाहिए। यदि आप अधिक समय मानते हैं, तो वक्ता अपने विचारों को दोहरा सकते हैं और चर्चा किए जा रहे विषय से भटक सकते हैं। प्रत्येक वक्ता को नियमों का कड़ाई से पालन करना चाहिए, चाहे उसका रैंक कुछ भी हो।

व्यावसायिक बैठकों के नियमों के कड़ाई से पालन की आवश्यकता सुनिश्चित करने के लिए, प्रत्येक विशिष्ट मामले में उनकी कीमत की गणना करने की सलाह दी जाती है। इसे निम्नानुसार निर्धारित किया जाता है: प्रतिभागियों की संख्या और बैठक की अवधि दर्ज की जाती है; एक प्रतिभागी की प्रति घंटा टैरिफ दर निर्धारित की जाती है; कीमत, सी, की गणना सूत्र का उपयोग करके की जाती है:

सी = एन * टी * (1 + आई) "3सेर। / त्सेर।,

जहाँ N प्रतिभागियों की संख्या है;

टी - घंटों में अवधि;

I बैठक (बैठक) Zser में भागीदारी से जुड़े छिपे हुए नुकसान का गुणांक है। - औसत मासिक वेतनबैठक के प्रतिभागी (बैठक) त्सेर। - प्रति माह बैठक में भाग लेने वाले के कार्य घंटों की औसत संख्या। यह हमेशा याद रखना चाहिए कि सार्वजनिक रूप से बोलने की क्षमता एक सक्षम प्रबंधक की आवश्यक विशेषताओं में से एक है। इसलिए, आपको अपने अंदर संक्षिप्तता, अपने विचारों को संक्षिप्त रूप से तैयार करने की क्षमता विकसित करने की आवश्यकता है, और इसके लिए आपको चर्चा की जा रही समस्या का अच्छा ज्ञान होना चाहिए।

व्यावसायिक बैठक के मुद्दों की चर्चा मिनटों में दर्ज किए गए निर्णयों को अपनाने के साथ समाप्त होती है। अनुभव से पता चलता है कि यदि, उदाहरण के लिए, किसी बैठक के परिणामस्वरूप, कोई निर्देशात्मक दस्तावेज़ जारी नहीं किया जाता है, यदि निर्णयों के कार्यान्वयन पर नियंत्रण खराब तरीके से स्थापित किया जाता है, तो इसकी आवश्यकता फिर से उत्पन्न होगी।

बैठक सामग्री होनी चाहिए:

स्पष्ट और संक्षिप्त रूप से तैयार किया गया;

केवल तथ्य शामिल करें;

उन्हें पढ़ने में अधिकतम 0.5 घंटे खर्च किये जाने चाहिए;

आगंतुकों के स्वागत का संगठन

आगंतुकों के स्वागत समारोह में, प्रबंधक को स्वयं आगंतुकों के बारे में और उन क्षेत्रों की स्थिति के बारे में बहुमूल्य जानकारी प्राप्त करने का अवसर मिलता है जहां वे काम करते हैं। इसके अलावा, व्यक्तिगत मामलों पर आगंतुकों का स्वागत करना प्रबंधक द्वारा उस संगठन या उद्यम की सामाजिक भूमिका की पूर्ति को दर्शाता है जिसे वह पहचानता है।

आगंतुकों के स्वागत के आयोजन का निर्णय लेते समय, आपको एक बात याद रखनी होगी: महत्वपूर्ण नियम: एक आगंतुक का समय किसी प्रबंधन कर्मचारी के समय से कम मूल्यवान नहीं है। इस नियम के अनुपालन से सुविधा होती है:

व्यावसायिक और व्यक्तिगत मामलों पर आगंतुकों के स्वागत के लिए निश्चित दिन और घंटे स्थापित करना;

आगंतुकों को सूचित करना।

आधिकारिक मामलों पर आगंतुकों का स्वागत पूरे कार्य सप्ताह में कुछ घंटों में स्थापित किया जाना चाहिए, उदाहरण के लिए, दोपहर के भोजन के ब्रेक के बाद। व्यक्तिगत मामलों पर आगंतुकों के स्वागत का समय सप्ताह के दिन के अनुसार निर्धारित करना बेहतर है, इन जिम्मेदारियों को प्रतिनिधियों के बीच विभाजित करना। इसे भी दोपहर के समय करना बेहतर रहता है।

आगंतुकों को प्राप्त करने की प्रथा को बेहतर बनाने में सूचना सेवाएँ महत्वपूर्ण भूमिका निभाती हैं। आगंतुकों को स्पष्ट रूप से पता होना चाहिए कि उन्हें कुछ मुद्दों पर किससे संपर्क करना चाहिए, उत्पादन की प्रगति, इसकी संभावनाओं, विकास के अवसरों आदि के बारे में प्रासंगिक जानकारी होनी चाहिए। उन्हें यह और इसी तरह की सामग्री की अन्य जानकारी विज्ञापनों, दीवार समाचार पत्रों, आदेशों आदि से प्राप्त करनी चाहिए। फिर उन्हें इन मुद्दों पर अपने नेताओं के पास जाने की जरूरत नहीं पड़ेगी.

प्रबंधन आगंतुकों को प्राप्त करते समय प्रबंधक द्वारा ऐसी सलाह के उपयोग को इंगित करता है:

बैठक की शुरुआत से ही ऐसी स्थितियाँ बनाएँ जो दीर्घकालिक बातचीत को प्रोत्साहित करें;

बातचीत शुरू करने से पहले उसका विषय स्पष्ट करें;

प्रश्न इस प्रकार पूछें कि वे वार्ताकार को परेशान न करें;

बातचीत में सभी प्रतिभागियों को बोलने का अवसर प्रदान करें; वार्ताकार की उपस्थिति में बातचीत के परिणाम तैयार करें। बातचीत कौशल सबसे महत्वपूर्ण में से एक है व्यावसायिक गुणआधुनिक नेता.