व्यावसायिक पत्र सही ढंग से कैसे लिखें उदाहरण। व्यावसायिक पत्र कैसे लिखें: नियम और अनुशंसाएँ। ईमेल पता पहचानने योग्य और संक्षिप्त होना चाहिए

एक अभिन्न गुणकोई भी व्यवसाय व्यावसायिक पत्राचार है। प्रत्येक उद्यम के कर्मचारी सहकर्मियों और ग्राहकों, आपूर्तिकर्ताओं और उपभोक्ताओं के साथ संवाद करते हैं। सामान्यतः किसी भी कार्यालय की दैनिक दिनचर्या में पत्राचार में भागीदारी अवश्य शामिल होती है।

उद्यमों और संगठनों में अधिकांश कर्मचारी हर दिन कई संदेश भेजते और प्राप्त करते हैं, लेकिन हर कोई उनका पालन नहीं करता है स्थापित मानकऔर उनके निर्माण के नियम। यह पता चला है कि व्यावसायिक पत्र को सही ढंग से और सही ढंग से लिखना इतना आसान नहीं है। दुनिया भर में दस्तावेज़ प्रवाह से संबंधित कई आवश्यकताएँ और टेम्पलेट उपयोग किए जाते हैं। उनमें व्यावसायिक पत्र लिखने के नियमों के साथ-साथ प्रारूपण के संबंध में बुनियादी बिंदु भी शामिल हैं।

किसी तीसरे पक्ष के संगठन या किसी पड़ोसी विभाग के किसी सहकर्मी को संदेश लिखते समय, आपको इसका पालन करना चाहिए सख्त शैली(मैत्रीपूर्ण पत्राचार को छोड़कर, जिसके लिए ऐसे कोई प्रतिबंध नहीं हैं)। बहुत ज्यादा प्रयोग न करें भावनात्मक शब्दयहां तक ​​कि लेन-देन के महत्व या परीक्षण किए गए उत्पादों की खुशी का वर्णन करने के लिए भी। एक व्यावसायिक पत्र स्पष्ट, संक्षिप्त और काफी संयमित होना चाहिए।

संदेश प्राप्तकर्ता से शुरू होना चाहिए। यदि यह किसी तीसरे पक्ष के संगठन के कर्मचारी के लिए है, तो आपको निश्चित रूप से उसका नाम, प्राप्तकर्ता की स्थिति, साथ ही उसका पूरा नाम बताना चाहिए। ऐसे मामले में जहां दस्तावेज़ कंपनी के भीतर रहता है, प्रारंभिक अक्षर वाला उपनाम पर्याप्त है (आप अपना पद भी जोड़ सकते हैं)।

किसी तीसरे पक्ष के संगठन को एक व्यावसायिक पत्र कंपनी के लेटरहेड पर लिखा जाना चाहिए (चाहे वह इलेक्ट्रॉनिक रूप से भेजा गया हो या इसके माध्यम से) कागज़ के रूप में). यदि यह गायब है, तो आप दस्तावेज़ के "हेडर" में प्रेषक का विवरण आसानी से बता सकते हैं।

इससे पहले कि आप कोई पाठ लिखना शुरू करें, आपको उसकी संरचना के बारे में सोचना होगा, लेखन के मुख्य बिंदुओं और उद्देश्यों की पहचान करनी होगी। इससे लेखन प्रक्रिया बहुत आसान हो जाएगी. पत्र एक हस्ताक्षर के साथ समाप्त होना चाहिए जो न केवल प्रेषक का अंतिम नाम, बल्कि उसकी स्थिति, साथ ही उस कंपनी का नाम भी दर्शाता है जिसका वह प्रतिनिधित्व करता है।

किसी संभावित ग्राहक या भागीदार को प्रस्ताव भेजते समय, आपको निश्चित रूप से उनके सहयोग के लिए कृतज्ञता की अभिव्यक्ति और साथ मिलकर आगे काम करने की आशा के साथ समाप्त करना चाहिए।

में प्रयुक्त नियमों के अतिरिक्त व्यावसायिक पत्राचार, सिफ़ारिशें भी हैं. उदाहरण के लिए, कोई भी दस्तावेज़ संबोधित किया गया किसी विशिष्ट व्यक्ति को, आपको अपना पूरा नाम बताने वाले "प्रिय" शब्दों से शुरुआत करनी चाहिए, न कि शुरुआती अक्षरों से। अक्षरों में संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग करने की कोई आवश्यकता नहीं है, उदाहरण के लिए, "यूवी" लिखें। या प्राप्तकर्ता की स्थिति या कार्य स्थान को कम करें।

अंतर्राष्ट्रीय दस्तावेज़ प्रवाह को सबसे कठिन माना जाता है, क्योंकि प्रत्येक राज्य की संचार की अपनी बारीकियाँ होती हैं, और जिस भाषा में आपको विदेशी भागीदारों के साथ पत्र-व्यवहार करना होता है, वह पत्र के लेखक को हमेशा स्पष्ट नहीं होती है, इसलिए आपको इसकी सेवाओं का उपयोग करना होगा अनुवादक. ऐसे विशेषज्ञ की सेवाएं लेने से पहले, आपको यह स्पष्ट करना चाहिए कि क्या वह अंग्रेजी में व्यावसायिक पत्र लिखना जानता है या नहीं हम बात कर रहे हैंसामान्य शाब्दिक अनुवाद के बारे में. यदि विदेशी दस्तावेज़ प्रवाह को लगातार बनाए रखने की योजना है, तो ऐसे कर्मचारी को नियुक्त करना बेहतर है जिसके पास पर्याप्त ज्ञान हो विदेशी भाषाउस पर एक व्यावसायिक पत्र लिखने के लिए.

सामान्य तौर पर, कार्य की उपलब्धि काफी हद तक इस बात पर निर्भर करती है कि दस्तावेज़ कैसे तैयार किया गया है और इसे कैसे डिज़ाइन किया गया है। इसलिए, संचार करते समय व्यावसायिक शिष्टाचार के महत्व को कभी कम न समझें।

GOST R 7.0.82013 के अनुसार “सूचना, पुस्तकालय और प्रकाशन के लिए मानकों की प्रणाली। रिकार्ड रखना और संग्रह करना। नियम और परिभाषाएँ "पताकर्ता" एक दस्तावेज़ विवरण है जिसमें दस्तावेज़ के प्राप्तकर्ता (खंड 67) के बारे में जानकारी होती है।

अपेक्षित "पता प्राप्तकर्ता" का उपयोग व्यावसायिक पत्रों और आंतरिक जानकारी और संदर्भ दस्तावेजों (रिपोर्ट और मेमो, बयान, आदि) में किया जाता है।

"पताकर्ता" विवरण में शामिल हैं:

• प्राप्तकर्ता का नाम (पत्र प्राप्तकर्ता);
• डाक पता या टेलीफोन-फैक्स नंबर, पता ईमेल.

पत्र का प्राप्तकर्ता हो सकता है:

• आधिकारिक/कई अधिकारी;
• संगठन;
• संगठन की संरचनात्मक इकाई;
• संगठनों का समूह;
• व्यक्तिगत।

पताकर्ता - आधिकारिक

GOST R 6.30-2003 के अनुसार, किसी भी उपनाम के पहले आद्याक्षर लिखे जाते हैं अधिकारी. यदि पत्र भेजा गया है प्रबंधक को सरकारी एजेंसी , तो पद में संगठन का नाम, पूरा नाम शामिल होता है। मूल मामले में संकेत दिया गया है, प्रारंभिक उपनाम से पहले लिखे गए हैं:

यदि पत्र संबोधित है एक वाणिज्यिक संगठन का प्रमुख, तो स्थिति में संगठन का नाम शामिल है जो संगठनात्मक और कानूनी रूप (पूर्ण या संक्षिप्त रूप में) दर्शाता है, प्रारंभिक नाम उपनाम से पहले लिखे गए हैं:

यदि पत्र संबोधित है उप प्रधान, संगठन का नाम नौकरी के शीर्षक में शामिल है। उपनाम मूल मामले में दर्शाया गया है:

यदि दस्तावेज़ का पता प्राप्तकर्ता है एक संरचनात्मक इकाई का प्रमुख, फिर पहले संगठन का नाम नाममात्र मामले में इंगित किया जाता है, फिर मूल मामले में व्यक्ति की स्थिति का नाम संरचनात्मक इकाई को दर्शाता है, उदाहरण के लिए:

नए GOST के खंड 5.15 के अनुसार:

• किसी अधिकारी को पत्र संबोधित करते समय, प्रारंभिक नाम उपनाम के बाद रखे जाते हैं;
• उपनाम से पहले संक्षिप्त नाम "श्री" (श्री) का उपयोग करने की अनुमति है यदि पता प्राप्तकर्ता एक पुरुष है, या "सुश्री" (श्रीमती) यदि पता प्राप्तकर्ता एक महिला है:

पताकर्ता - संगठन

यदि पत्र किसी संगठन को संबोधित है, तो उसका नाम (पूर्ण या संक्षिप्त) नाममात्र मामले में दर्शाया गया है:

किसी संगठन को पत्र संबोधित करते समय, उसका पूरा या संक्षिप्त नाम इंगित करें, उदाहरण के लिए:

किसी संगठन को संबोधित करने का उपयोग उन मामलों में किया जाता है जहां प्रेषक को यह नहीं पता होता है कि संगठन का प्रमुख कौन है, उसका अंतिम नाम, प्रारंभिक अक्षर क्या है।

पताकर्ता - संरचनात्मक प्रभाग

दस्तावेज़ को संगठन की संरचनात्मक इकाई को संबोधित किया जा सकता है। एक नियम के रूप में, संबोधित करने की यह विधि संभव है यदि जिस मुद्दे पर पत्र समर्पित है उस पर विचार करना संरचनात्मक इकाई की क्षमता के भीतर है।

किसी संगठन की संरचनात्मक इकाई को किसी दस्तावेज़ को संबोधित करते समय, संगठन का नाम अपेक्षित "पताकर्ता" में नाममात्र मामले में इंगित किया जाता है, नीचे - नाममात्र मामले में संरचनात्मक इकाई का नाम, उदाहरण के लिए:

GOST R 7.0.97-2016 क्या बदलता है?कुछ नहीं।

पताकर्ता - व्यक्तिगत

पत्राचार करते समय "पताकर्ता" विवरण का पंजीकरण व्यक्तियोंकी अपनी विशेषताएँ हैं। सबसे पहले, मूल मामले में उपनाम, फिर प्रारंभिक और फिर डाक पता इंगित करें:

GOST R 7.0.97-2016 क्या बदलता है?कुछ नहीं।

पताकर्ता - कई संगठन
या संरचनात्मक प्रभाग

एक व्यावसायिक पत्र में कई पते वाले हो सकते हैं। GOST R 6.30-2003 कई सजातीय संगठनों या एक संगठन के कई संरचनात्मक प्रभागों को पत्र भेजते समय पते के सामान्यीकृत स्वरूपण के लिए एक विधि स्थापित करता है। यहां प्रॉप्स डिजाइन करने के दो विकल्प हैं।

विकल्प 1: "पता प्राप्तकर्ता" विशेषता में ही कई पते वालों को इंगित करें।इस डिज़ाइन विकल्प का उपयोग तब किया जाता है जब पत्र किसी संगठन या अधिकारी को संबोधित किया जाता है (यह मुख्य पताकर्ता है) और, जानकारी के लिए, कई अन्य संगठनों या अधिकारियों को।

संबोधन को हमेशा की तरह ऊपरी दाएं कोने में प्रत्येक निकाय/संगठन या संगठन की संरचनात्मक इकाई के लिए "पता प्राप्तकर्ता" विवरण की सूची के रूप में औपचारिक रूप दिया गया है।

एक ही समय पर कुल मात्राचार से अधिक प्राप्तकर्ता नहीं होने चाहिए।

सभी पते दस्तावेज़ पर ही तैयार किए गए हैं; दूसरे, तीसरे और चौथे पते से पहले "कॉपी" शब्द का संकेत नहीं दिया गया है।

इस मामले में, पत्र की सभी मुद्रित प्रतियों पर मूल के रूप में हस्ताक्षर किए जाते हैं। प्रत्येक प्रति को एक अलग लिफाफे में सील कर दिया जाता है, जिस पर किसी विशिष्ट संगठन या संरचनात्मक उपखंड का डाक पता लिखा होता है।

विकल्प 2: सामान्य रूप से पता बताने वाले को इंगित करें,यदि हम एक ही प्रकार के संगठनों के समूह (संगठनों के प्रमुखों) को या एक संगठन के संरचनात्मक प्रभागों (शाखाओं, प्रतिनिधि कार्यालयों, आदि) को एक दस्तावेज़ भेजते हैं:

यदि प्राप्तकर्ताओं की संख्या चार से अधिक है, तो पत्र भेजने के लिए एक अतिरिक्त सूची (मेलिंग सूची) संकलित की जाती है, जो विशिष्ट प्राप्तकर्ताओं और उनके पते को इंगित करती है। इसके बारे में एक नोट "पताकर्ता" विशेषता में बनाया गया है:

पत्र मेलिंग सूची के लिए कोई अनुमोदित प्रपत्र नहीं है। शीट का स्वरूप संगठन के कार्यालय प्रबंधन निर्देशों में तय किया जा सकता है। वास्तव में, मेलिंग शीट एक अलग शीट में स्थानांतरित की गई "एड्रेसी" विशेषता है, जिसका अर्थ है कि इसकी सामग्री इस विशेषता के अनुरूप होनी चाहिए। "पताकर्ता" विवरण में तीन सूचना ब्लॉक शामिल हैं: संगठन का नाम, स्थिति, प्रारंभिक और उपनाम। पत्र के लिए मेलिंग सूची में, हम समान सूचना ब्लॉकों को पुन: प्रस्तुत करते हैं, लेकिन उन्हें एक पंक्ति में रखते हैं, न कि एक पंक्ति में दाहिनी ओरपत्ता। आप डेटा को तालिका के रूप में भी व्यवस्थित कर सकते हैं। प्राप्तकर्ताओं का क्रम मनमाना हो सकता है, लेकिन उन्हें वर्णानुक्रम में व्यवस्थित करना बेहतर है।

आउटगोइंग पत्र संख्या और तारीख के बारे में जानकारी उसके पंजीकरण के बाद दर्ज की जाती है (उदाहरण 1)।

प्राप्तकर्ताओं के समूह को भेजे गए सभी पत्रों में एक आउटगोइंग पंजीकरण संख्या होती है; सभी पत्रों के लिए आने वाली संख्या अलग-अलग होगी।

GOST R 7.0.97-2016 क्या बदलता है?कुछ नहीं।

फॉर्म पर "पताकर्ता" का विवरण दर्ज करना

"पता प्राप्तकर्ता" विवरण दस्तावेज़ के ऊपरी दाएँ भाग में (कोणीय विवरण वाले प्रपत्र पर) या प्रपत्र विवरण के नीचे दाईं ओर (अनुदैर्ध्य विवरण वाले प्रपत्र पर) स्थित होता है। अपेक्षित "पता प्राप्तकर्ता" का स्थान GOST R 6.30-2003 के परिशिष्ट बी में दिखाया गया है:

• कोने के विवरण वाले फॉर्म पर - उदाहरण 2;
• एक फॉर्म पर विवरण अनुदैर्ध्य रूप से व्यवस्थित - उदाहरण 3।

GOST R 7.0.97-2016 क्या बदलता है?कुछ नहीं। "पताकर्ता" विशेषता उसी स्थान पर बनी रहती है।

तकनीकी मुद्दें

• क्या "एड्रेसी" प्रॉप्स के तत्वों को अंतराल से अलग किया जाना चाहिए?

"पताकर्ता" विवरण में आमतौर पर कई पंक्तियाँ होती हैं।

खंड 6.1 में पद्धति संबंधी सिफ़ारिशें GOST R 6.30-2003 (रोसारखिव द्वारा अनुमोदित) के कार्यान्वयन पर कहा गया है कि कई पंक्तियों वाले दस्तावेज़ का विवरण एक पंक्ति रिक्ति के साथ मुद्रित किया जाता है। विवरण के घटक "पताकर्ता", "दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट", "आवेदन की उपस्थिति का चिह्न", "दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट" 1.5-2 लाइन रिक्ति द्वारा एक दूसरे से अलग किए जाते हैं।

एक समान मानदंड नए GOST R 7.0.97-2016 में धारा 3 में स्थापित किया गया है सामान्य आवश्यकताएँदस्तावेज़ों के उत्पादन के लिए: "मल्टीलाइन विवरण एक पंक्ति रिक्ति के साथ मुद्रित होते हैं, विवरण के घटक भागों को एक अतिरिक्त रिक्ति द्वारा अलग किया जाता है":

• "पताकर्ता" विशेषता को कैसे संरेखित करें?

मल्टी-लाइन विशेषता "एड्रेसी" को विशेषता के कब्जे वाले क्षेत्र की बाईं सीमा के साथ संरेखित किया गया है, या सबसे लंबी लाइन के सापेक्ष केंद्रित किया गया है, उदाहरण के लिए:

पत्र अनादि काल से लिखे जाते रहे हैं और आज भी लिखे जा रहे हैं। वे लोगों के बीच संचार के लिए एक उपकरण के रूप में काम करते हैं, वार्ताकार को सार को स्पष्ट रूप से बताने में मदद करते हैं, जो इसे लिखने का कारण था। इस लेख में हम कई प्रकार के व्यावसायिक पत्राचार को देखेंगे और सीखेंगे कि व्यावसायिक पत्रों को सही ढंग से कैसे लिखा जाए।

किसी भी व्यावसायिक पत्र को सही ढंग से लिखने के लिए, आपको उसके सार को स्पष्ट रूप से बताने और उसकी सही संरचना करने में सक्षम होना चाहिए। व्यावसायिक पत्राचार आपके अपने लोगो और पते के साथ कंपनी-अनुमोदित लेटरहेड पर किया जाता है। ऊपरी दाएं कोने में, प्राप्तकर्ता कंपनी के प्रमुख की स्थिति और नाम वाला एक हेडर भरें। हेडर के अंत में यह कहा गया है संक्षिप्त जानकारीप्रेषक के बारे में. पत्र लिखने का अगला चरण अपील लिखना है। यह प्राप्तकर्ता के साथ परिचितता की डिग्री के आधार पर भिन्न लग सकता है। यदि आप उन्हें व्यक्तिगत रूप से जानते हैं, तो आप उन्हें इस तरह संबोधित कर सकते हैं: "प्रिय सर्गेई यूरीविच! यदि अभिभाषक, पता इस तरह दिख सकता है: "प्रिय श्री इवानोव!" यह ध्यान में रखना चाहिए कि इन मामलों में श्रीमान शब्द को संक्षिप्त करना या अंतिम नाम और प्रथम नाम के स्थान पर प्रारंभिक अक्षर लगाना अस्वीकार्य है। पत्र के सार को संक्षिप्त रूप में व्यक्त करना प्रस्तावना का कार्य है। प्रायः इसमें एक अनुच्छेद होता है। प्रस्तावना पढ़ने के बाद, प्राप्तकर्ता को पहले से ही पत्र की सामग्री की संक्षिप्त समझ होनी चाहिए। इसके बाद, मुख्य पाठ शुरू होता है, जिसमें कई पैराग्राफ होते हैं। पाठ को स्थिति के बारे में आपके विचार संक्षेप में व्यक्त करने चाहिए। यह सलाह दी जाती है कि मुख्य पाठ चार पैराग्राफ से अधिक न हो। पत्र को एक निष्कर्ष के साथ समाप्त होना चाहिए, जो पत्र के परिणामों को संक्षेप में बताता है, प्रेषक के नाम और स्थिति को इंगित करने वाली तारीख और हस्ताक्षर डालता है। अपील लिखने के कारण के आधार पर, कभी-कभी इसे इन शब्दों के साथ समाप्त करना उचित होता है: "ईमानदारी से आपका!", "आगे सहयोग की आशा के साथ," आदि।सामान्य प्रकारों में से एक

व्यावसायिक पत्र

गारंटी पत्र है. अपने मुख्य पाठ में, लेखक एक या दूसरे वादे की पूर्ति की गारंटी देता है, गारंटी की पूर्ति की अंतिम तिथि की घोषणा करता है और जुर्माने की राशि स्थापित करता है जो उसे वारंटी दायित्वों के उल्लंघन के मामले में भुगतान करना होगा।यहां से डाउनलोड किया जा सकता है. आभार पत्रयह भी व्यवसाय के प्रकारों में से एक है, लेकिन पहले से ही व्यक्तिगत श्रेणी से। उन्हें कंपनी के लेटरहेड या पर जारी किया जा सकता है

शुभकामना कार्ड

. मुख्य पाठ में प्राप्तकर्ता को बधाई, उस घटना को इंगित करना जिसने पत्र को जन्म दिया और प्राप्तकर्ता की उत्कृष्ट उपलब्धियों को सूचीबद्ध करना शामिल होना चाहिए।हमारी वेबसाइट पर।

सिफारिश के पत्र

अक्सर वे प्रबंधक की ओर से किसी उद्यम के कर्मचारी के लिए तैयार किए जाते हैं। उनमें कर्मचारी के सर्वोत्तम गुणों, उसकी खूबियों और उपलब्धियों के बारे में जानकारी होती है। आमतौर पर, ऐसे पत्रों में, पिछला नियोक्ता अपने कर्मचारी के लिए भविष्य के नियोक्ता को गारंटी देने के लिए तैयार होता है। यहां डाउनलोड करें.न केवल संगठनों को व्यावसायिक पत्राचार करना होता है। नौकरी ढूंढ रहे हैं तो आपको भी जरूर फॉलो करना चाहिए

व्यवसाय शिष्टाचार . आवेदक को एक बायोडाटा और एक कवर लेटर सही ढंग से लिखने में सक्षम होना चाहिए, जिसमें नियोक्ता को एक संक्षिप्त पता लिखा हो, जिसमें वांछित रिक्ति, आवेदक का नाम और उसके टेलीफोन नंबर के बारे में जानकारी का स्रोत दर्शाया गया हो।(उदाहरण के लिए), और लगभग अनौपचारिक, तब संकलित किया जाता है जब आपको किसी अप्रत्याशित मुद्दे को हल करने, मदद मांगने या आभार व्यक्त करने की आवश्यकता होती है। यह गलती से माना जाता है कि "मुक्त" फॉर्म का उपयोग करना आसान है; इसके विपरीत, एक ठोस अपील या पत्र लिखने के लिए, आपको एक मानकीकृत फॉर्म भरने की तुलना में कहीं अधिक प्रयास करना होगा।

दस्तावेज़ों की दूसरी श्रेणी में विभिन्न प्रकार के अनुरोध पत्र शामिल हैं, जिनके नमूने नीचे पाए जा सकते हैं। ऐसे संदेश को सक्षम और स्पष्ट रूप से लिखना कभी-कभी किसी से कम महत्वपूर्ण नहीं होता है। सहायता का अनुरोध करने वाले पत्रों के उदाहरण नीचे दिए गए हैं: चरण दर चरण निर्देशसही दस्तावेज़ बनाने पर और इसे प्राप्तकर्ता को भेजने पर युक्तियाँ।

अनुरोध पत्र लिखने के निर्देश

और सहायता मांगने वाले संदेश, और ज़ाहिर वजहेंकिसी एकल मॉडल के अनुसार तैयार नहीं किया जा सकता: एकीकृत रूप का उपयोग करके, विशिष्ट परिस्थितियों के अनुकूल होना असंभव है। दरअसल, किसी अनुरोध के वांछित प्रभाव के लिए, प्राप्तकर्ता के व्यक्तित्व, उसकी सामाजिक स्थिति, वर्तमान वित्तीय स्थिति और अन्य कारकों को ध्यान में रखना बेहद जरूरी है। इसके अलावा, पत्र स्पष्ट रूप से गोपनीय प्रकृति का होना चाहिए: यदि यह पूरी तरह से आधिकारिक दस्तावेज है, तो पता प्राप्तकर्ता, जो डिफ़ॉल्ट स्थिति में है, संभवतः सदस्यता समाप्त करने के साथ जवाब देना पसंद करेगा या संवाद को अस्वीकार कर देगा, संदेश भेज देगा। कूड़ादान.

महत्वपूर्ण: पूरे पत्र के दौरान, आपको गर्मजोशीपूर्ण और सम्मानजनक लहजा बनाए रखना चाहिए। हमें यह नहीं भूलना चाहिए कि अनुरोध पत्र कोई आधिकारिक मांग नहीं है; इसे प्राप्तकर्ता द्वारा आसानी से अनदेखा या अस्वीकार किया जा सकता है। अकेले सम्मान पर्याप्त प्रेरणा के बिना परिणाम नहीं देगा, लेकिन कम से कम यह पाठक का ध्यान खींच सकता है, जिससे वह पाठ के अंत तक पहुंचने के लिए मजबूर हो सकता है।

इससे पहले कि आप किसी समस्या को हल करने, भुगतान स्थगित करने या छूट प्रदान करने के लिए अनुरोध पत्र लिखना शुरू करें, पते वाले पर निर्णय लेना समझ में आता है। परिस्थितियों के आधार पर, ये हो सकते हैं:

• एक निजी व्यक्ति - उदाहरण के लिए, एक धनी निवेशक या एक प्रभावशाली वैज्ञानिक;
• व्यक्तिगत उद्यमी या सीमित देयता कंपनी का मालिक;
• समग्र रूप से एक कानूनी इकाई, यदि प्रेषक को निदेशक का नाम नहीं पता है या उसे यह समझ में नहीं आता है कि वास्तव में संदेश का जवाब कौन देगा;
• किसी भी स्तर का लोक सेवक - एक छोटे शहर के मेयर से लेकर राज्यपाल या किसी संरचना के जिम्मेदार प्रमुख तक।

स्वाभाविक रूप से, एक उद्यमी को भेजा गया एक पत्र औसत दर्जे का, राज्य निगम के अध्यक्ष से सहायता मांगने वाले आधिकारिक संदेश से भावना में बहुत अलग होगा। हालाँकि, सभी अनुरोध पत्रों की संरचना लगभग समान है; संकलक के लिए यह समझना पर्याप्त है कि किसी भी पत्र में कौन से तत्व मौजूद होने चाहिए, किसे विविध किया जा सकता है और किसे पूरी तरह से त्याग देना बेहतर है। ऐसा करना कहीं अधिक कठिन है, लेकिन फिर भी संभव है। निम्नलिखित निर्देश आपको स्थिति को समझने में मदद करेंगे।

दूसरा मुद्दा जिसे अनुरोध पत्र लिखने से पहले स्पष्ट करने की आवश्यकता है वह दस्तावेज़ की संरचना है। जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, एकीकृत रूपसंदेश मौजूद नहीं है, लेकिन सामान्य योजनाकोई भी व्यावसायिक पत्र लगभग एक जैसा ही होता है - इसका पालन करना चाहिए। सहायता, सहायता या सेवाओं के लिए एक आधिकारिक या अर्ध-औपचारिक अनुरोध निम्नलिखित ब्लॉकों से तैयार किया जाता है:

1. "टोपी"।इसमें संगठन का लोगो, अतिरिक्त पैटर्न (स्टॉक वाले के बजाय अपने स्वयं के डिज़ाइन का उपयोग करने की अनुशंसा की जाती है; इसके लिए एक पेशेवर डिजाइनर को नियुक्त करने में कोई दिक्कत नहीं होगी) और भेजने वाले संगठन का नाम शामिल है, यदि बाद वाला इसका हिस्सा नहीं है प्रतीक चिन्ह। आम धारणा के विपरीत, "हेडर" में शामिल करें राज्य चिह्न रूसी संघध्वज और हथियारों के कोट सहित, वैकल्पिक है, खासकर यदि प्रेषक एक निजी व्यक्ति, व्यक्तिगत उद्यमी या हो छोटी सी कंपनीजिसका सरकारी एजेंसियों से कोई संबंध नहीं है. ध्वज और हथियारों के कोट की उपस्थिति प्राप्तकर्ता के निर्णय को प्रभावित करने की संभावना नहीं है, लेकिन (यदि अयोग्य तरीके से उपयोग किया जाता है) तो ये विशेषताएं आवेदक की विश्वसनीयता के बारे में पाठक में संदेह पैदा करेंगी।
2. परिचयात्मक भाग.इसमें शामिल है:
   • भेजने वाली कंपनी के आधिकारिक नाम (पूर्ण और संक्षिप्त) या अनुरोध पत्र के प्रवर्तक का अंतिम नाम, पहला नाम और संरक्षक;
   • प्राप्तकर्ता का विवरण, जिसमें टिन, ओजीआरएन, सांख्यिकीय कोड, पंजीकरण संख्या और चालू खाता शामिल है;
   • संपर्क जानकारी: ज़िप कोड, फ़ोन नंबर, ईमेल पता, तत्काल दूतों और सामाजिक नेटवर्क आदि में खातों के साथ पूरा पता;
   • वैकल्पिक रूप से - प्राप्तकर्ता का नाम या उपनाम, पहला नाम और संरक्षक, इस पर निर्भर करता है कि यह एक कानूनी इकाई है या एक व्यक्ति;
   • एक अभिवादन को मुख्य पाठ से एक रिक्त रेखा द्वारा अलग किया जाता है और एक बड़े फ़ॉन्ट का उपयोग करके हाइलाइट किया जाता है;
   • अपील के आधार के संकेत (देरी की घटना, परिणामों का विश्लेषण, मौखिक समझौते की उपस्थिति, टेलीफोन पर बातचीत, और इसी तरह);
   • अनुरोध पत्र सौंपना (गलतफहमी दूर करना, त्वरित समाधानकिसी व्यक्ति से प्रश्न या तत्काल सहायता)।
3. मुख्य पाठ।पत्र के मुख्य भाग में अनुरोध का सार (यथासंभव संक्षेप में, समझदारी से और साहित्यिक रूसी में) बताया जाना चाहिए: ऋण का भुगतान करना, मरम्मत कार्य करना, प्रदान करना वित्तीय सहायताआश्रय दें या छूट प्रदान करें। पाठ की शुरुआत में ही इस बात पर जोर देना आवश्यक है कि पत्र वास्तव में एक अनुरोध है; ऐसा करने का सबसे आसान तरीका उपयुक्त डेरिवेटिव का उपयोग करना है: "मैं ईमानदारी से पूछता हूं", "हम आपसे पूछते हैं", "हमारा संगठन पूछता है", "मैं आपसे एक अनुरोध कर रहा हूं" - और अन्य। जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, अनुरोध पत्र एक आवश्यकता नहीं है, एक आदेश तो बिल्कुल नहीं, इसलिए, संदेश की शुरुआत से अंत तक, एक सम्मानजनक स्वर का सख्ती से पालन करना आवश्यक है, यह याद रखते हुए कि इच्छुक व्यक्ति इस मामले में- प्रेषक, पाठक नहीं। एकमात्र अपवाद वे संदेश हैं जो ऋण चुकाने के लिए कहते हैं; लेकिन इस मामले में भी किसी को अभिभाषक के प्रति सम्मान के बारे में नहीं भूलना चाहिए। कुछ जोड़ने में भी कोई हर्ज नहीं है गर्म शब्द(यदि प्रेषक और प्राप्तकर्ता एक-दूसरे को अच्छी तरह से जानते हैं) या आधिकारिक प्रशंसा, यदि प्रवर्तक और प्राप्तकर्ता ने पहले संचार नहीं किया है या बातचीत सख्ती से व्यावसायिक ढांचे के भीतर हुई है। यदि एक पत्र में कई अनुरोध शामिल हैं जो अनिवार्य रूप से भिन्न हैं या एक-दूसरे से संबंधित हैं, तो उनमें से प्रत्येक को अपना पैराग्राफ दिया जाना चाहिए, या इससे भी बेहतर, एक बुलेटेड सूची बनाएं जिसमें निरंतर पाठ पर महत्वपूर्ण दृश्य लाभ हो।
4. निष्कर्ष।यदि पत्र प्रेषक के लिए है विशेष अर्थ, यहां एक बार फिर (संक्षेप में और ठोस रूप से) पाठक को कार्रवाई के लिए बुलाना उचित है। यह या तो दो या तीन वाक्यों में किया जा सकता है, जो मुख्य पाठ का सार है, या ध्यान खींचने वाले नारे की मदद से किया जा सकता है। हालाँकि, आपको बहुत अधिक बहकावे में नहीं आना चाहिए; अनुरोध पत्र गोपनीय होना चाहिए और वाणिज्यिक या विज्ञापन प्रकृति का नहीं होना चाहिए। यह बेहतर है कि उसकी शैली जान-बूझकर सत्यापित करने से सरल हो, जिससे पाठक के मन में प्रेषक की ईमानदारी के बारे में संदेह पैदा हो। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है यदि पत्र में सहायता या सहायता के लिए अनुरोध हो।
5. विदाई और हस्ताक्षर.हमेशा नहीं रखा जाता. यदि दस्तावेज़ तैयार करने का उद्देश्य सहायता या समर्थन प्राप्त करना है, तो इसके बजाय किसी अन्य सूत्र का उपयोग करना समझ में आता है, उदाहरण के लिए, "अग्रिम धन्यवाद," "अग्रिम धन्यवाद," "आपके ध्यान के लिए धन्यवाद ,” “आपकी मदद के लिए बहुत बहुत धन्यवाद,” इत्यादि। जो भी वाक्यांश उपयोग किया जाता है, उसे निश्चित रूप से और बिना शर्त हस्ताक्षर से अल्पविराम द्वारा अलग किया जाता है, और यदि स्थान अनुमति देता है, तो एक नई पंक्ति द्वारा भी। इस मामले में विराम चिह्न का कोई कार्यात्मक नहीं, बल्कि एक ग्राफिक अर्थ होता है, जिससे पाठक के लिए पाठ को समझना आसान हो जाता है; यही बात हस्ताक्षर को अगली पंक्ति में ले जाने पर भी लागू होती है।
6. दिनांक एवं मोहर.पत्र के नीचे हस्ताक्षर के तुरंत बाद, आपको इसकी रचना की तारीख या, यदि यह पहले से लिखा गया था, तो भेजने की तारीख डालनी होगी। मोहर लगाना और व्यक्तिगत हस्ताक्षर करना आवश्यक नहीं है, लेकिन अत्यधिक अनुशंसित है: यह प्राप्तकर्ता के प्रति सम्मान का एक और संकेत है। भले ही संदेश इलेक्ट्रॉनिक रूप में भेजा गया हो (हालाँकि कागजी दस्तावेज़ों का उपयोग करने की अनुशंसा की जाती है), पृष्ठ के अंत में सील इंप्रेशन (स्टांप) और प्रेषक के व्यक्तिगत हस्ताक्षर की इलेक्ट्रॉनिक प्रतियां रखना या दस्तावेज़ को प्रमाणित करना उचित है उन्नत इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर के साथ।

सलाह:यदि प्राप्तकर्ता के लिए अनुरोध पत्र का उत्तर प्राप्त करना महत्वपूर्ण है निश्चित अवधि, मुख्य पाठ में इसका उल्लेख करना आवश्यक है: उदाहरण के लिए, "हम आपकी प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा कर रहे हैं..." या "हमें स्पष्टीकरण प्राप्त होने की आशा है...।" अन्यथा, प्राप्तकर्ता, जो दस्तावेज़ के संबंध में किसी भी दायित्व से बंधा नहीं है, प्रतिक्रिया में देरी कर सकता है, जिससे प्रेषक के लिए अतिरिक्त कठिनाइयां पैदा होंगी।

सहायता या ऋण के पुनर्भुगतान के लिए अनुरोध पत्र भेजते समय, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि संगठनों में, आने वाले पत्राचार का प्रसंस्करण एक सचिव या अधिकृत व्यक्ति द्वारा किया जाता है। इसलिए, एक आवेदक जो चाहता है कि उसका संदेश सीधे प्रमुख या निदेशक द्वारा पढ़ा जाए, उसे लिफाफे पर "व्यक्तिगत रूप से हाथ में", "गोपनीय" या "विचार के लिए ... (अंतिम नाम और पते वाले का प्रारंभिक) नोट करना होगा। ” हालाँकि, यदि दस्तावेज़ में कोई अनुरोध है जो व्यक्तिगत, वाणिज्यिक या औद्योगिक रहस्यों को प्रभावित नहीं करता है, तो कुछ भी विनाशकारी नहीं होगा यदि संदेश पहले सचिव द्वारा पढ़ा और पंजीकृत किया जाता है, और उसके बाद ही इसे निदेशक या प्रबंधक को स्थानांतरित किया जाता है।

मदद मांगने के लिए संदेश लिखने के लिए कुछ युक्तियाँ:

1. पत्र बिना किसी त्रुटि या टाइपो के अच्छे रूसी भाषा में लिखा जाना चाहिए। यह न केवल प्रेषक की साक्षरता का प्रतीक है, बल्कि प्राप्तकर्ता के प्रति उसके सम्मान का भी प्रमाण है। यदि दस्तावेज़ के लेखक ने पाठ को दोबारा पढ़ने की जहमत नहीं उठाई, तो प्राप्तकर्ता के प्रति उसके द्वारा इस्तेमाल किए गए गर्मजोशी भरे शब्दों की ईमानदारी के बारे में बात करना कम से कम अनुचित है।
2. यदि लेटरहेड का उपयोग करना संभव नहीं है (उदाहरण के लिए, यह अस्तित्व में ही नहीं है), तो आपको कम से कम एक आकर्षक फ़ॉन्ट चुनने का प्रयास करना चाहिए विभिन्न आकारऔर शैलियाँ. अनुरोध पत्र न केवल आश्वस्त करने वाला होना चाहिए, बल्कि आंखों को प्रसन्न करने वाला भी होना चाहिए - अन्यथा प्राप्तकर्ता धैर्यवान नहीं हो सकता है और मुद्दे पर पहुंचे बिना बीच में ही पढ़ना बंद कर सकता है।
3. यह याद रखें कि सहायता या सहायता मांगने वाला संदेश पूरी तरह से आधिकारिक दस्तावेज़ नहीं है, इसे लिखते समय आपको नौकरशाही भाषा और बहुत अधिक से बचने का प्रयास करना चाहिए लंबे वाक्य. प्राप्तकर्ता के लिए दस्तावेज़ को पढ़ना और अनुरोध के सार को समझना जितना आसान होगा, उसके जवाब देने और आवश्यक उपाय करने की संभावना उतनी ही अधिक होगी।

अनुरोध पत्र लिखते समय गलतियाँ

अनुरोध पत्र लिखने के नियमों और विशेषताओं को अंततः समझने के लिए, आपको अनुभवहीन लेखकों की विशिष्ट त्रुटियों वाले एक छोटे उदाहरण पर विचार करना चाहिए:

प्रिय ए. डी. वालेंस्की!

हम आपसे हमारे संरक्षण कोष में दान देने के लिए कहते हैं जंगली हाथीमॉस्को क्षेत्र 500 हजार रूबल से शुरू होने वाली कोई भी राशि। हम इस वर्ष 25 अगस्त से पहले आपकी प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा कर रहे हैं। हमारा चालू खाता 1234567890 है।

फाउंडेशन के उप प्रथम अध्यक्ष पेट्रोव एल.एम.

पत्र में की गई गलतियों की सूची और सही समाधान के उदाहरण:

1. “प्रिय वालेंस्की ए.डी.!” सही विकल्प:"प्रिय एंड्री डेनिसोविच!" (अंतिम नाम को औपचारिक रूप से संबोधित करने की तुलना में प्राप्तकर्ता के लिए पहले और संरक्षक नाम का उल्लेख करना बेहतर काम करता है)।
2. अनुरोध पत्र में मैत्रीपूर्ण शब्दों और प्रशंसाओं का सर्वथा अभाव है। सही विकल्प:"हम जानते हैं कि आप हेजहोग्स की दुर्लभ आबादी को बहाल करने और अपना खुद का छोटा चिड़ियाघर बनाने के लिए लंबे समय से और उत्पादक रूप से काम कर रहे हैं, और 2009, 2011 और 2015 के लिए राज्य पुरस्कार "लेट्स हेल्प हेजहोग्स" के विजेता भी हैं।"
3. उदाहरण में कोई ठोस तर्क नहीं है. सही विकल्प:"आप न केवल स्वतंत्र अनुसंधान करते हैं और हेजहोग यूजीनिक्स के क्षेत्र में अग्रणी विशेषज्ञों के साथ संवाद करते हैं, बल्कि आप सक्रिय रूप से विभिन्न लोगों की मदद भी करते हैं पर्यावरण संगठन, और इन स्तनधारियों के लिए अनुकूल भावनात्मक वातावरण के निर्माण से संबंधित किसी भी कार्रवाई को प्रायोजित करने की अपनी इच्छा भी बार-बार व्यक्त की है।
4. "हम आपसे दान देने के लिए कहते हैं..." किसी एक व्यक्ति को लिखते समय, विशेष रूप से व्यावसायिक पत्र में, और विशेष रूप से यदि उसमें कोई अनुरोध हो, तो सर्वनाम "आप" को बड़े अक्षर से लिखना आवश्यक है। भिन्न वर्तनी का प्रयोग - एक स्पष्ट संकेतसंकलक का अनादर या कम से कम असावधानी, जो ऐसे संदेश में पूरी तरह से अनुचित है। सही उदाहरण: "हम आपसे दान देने के लिए कहते हैं।"
5. अनुरोध पत्र के मुख्य भाग में या तो बहुत कम या बहुत अधिक विशिष्टताएँ होती हैं। फाउंडेशन के काम का सार अधिक विस्तार से वर्णित किया जाना चाहिए, लेकिन साथ ही पाठक को दान की राशि स्वतंत्र रूप से चुनने का अवसर प्रदान किया जाना चाहिए। प्रतिक्रिया की प्राप्ति की विशिष्ट तारीख को इंगित करने की कोई स्पष्ट आवश्यकता नहीं है: इसका उल्लेख या तो उचित होना चाहिए या पत्र के मुख्य भाग से बाहर रखा जाना चाहिए। सही उदाहरण: « समस्या में आपकी रुचि के संबंध में, हम ईमानदारी से आपसे हमारे फाउंडेशन को दान देने के लिए कहते हैं, जो 2009 से मॉस्को क्षेत्र में हेजहोग आबादी के आकार और उनके अस्तित्व की स्थितियों के साथ-साथ विकासशील परियोजनाओं के बारे में जानकारी एकत्र कर रहा है। वंचित जानवरों को अधिक आरामदायक स्थानों पर स्थानांतरित करने के लिए। आप हमारे बैंक खाते 1234567890 में स्थानांतरण कर सकते हैं या, हमारे प्रतिनिधि से संपर्क करके, हेजहोग्स की मदद के लिए कोई अन्य सुविधाजनक तरीका चुन सकते हैं। यदि यह आपके लिए मुश्किल नहीं है, तो कृपया इस वर्ष 25 अगस्त से पहले पत्र का उत्तर दें: सितंबर की शुरुआत में ही हम एक बड़े पैमाने पर और महंगी परियोजना शुरू कर रहे हैं, जिसमें आप भी भाग ले सकते हैं।
6. उपरोक्त अनुरोध पत्र एवं निष्कर्ष भी गायब है। सही उदाहरण: "हम आपकी समझ और सहानुभूति की आशा करते हैं। हम आपके किसी भी प्रश्न का उत्तर देने के लिए हमेशा तैयार हैं और आपकी किसी भी टिप्पणी पर विचार करेंगे। स्वस्थ और खुश हाथी- हमारी पारिस्थितिकी का भविष्य!
7. दान मांगने वाले संदेश में विनम्रता का कोई अंतिम सूत्र नहीं है। यह, अधिकांश अन्य भूलों की तरह, या तो प्रेषक की व्यावसायिक पत्र लिखने में असमर्थता को इंगित करता है (फिर उस पर पैसे पर कैसे भरोसा किया जा सकता है?), या प्राप्तकर्ता के प्रति उसके स्पष्ट अनादर को इंगित करता है। सही उदाहरण:

आपकी सहायता के लिए पहले से धन्यवाद!

फाउंडेशन के उप प्रथम अध्यक्ष

एल. एम. पेट्रोव।

अनुरोध पत्रों के नमूने

हालाँकि अनुरोध पत्र मुफ़्त रूप में लिखे जाते हैं, यह लेखक के लिए उपयोगी होगा, विशेषकर उसके लिए जिसे पहले ऐसा अनुभव नहीं हुआ है, सबसे आम संदेशों के नमूनों से परिचित होना।

धन आवंटन के संबंध में

यदि आपको किसी निवेशक, प्रायोजक या ऋणदाता से सहायता या लाभ लेने की आवश्यकता है, तो आपको धन का अनुरोध करते हुए एक पत्र जारी करना चाहिए।

माल की डिलीवरी के बारे में

कभी-कभी आपूर्तिकर्ता से माल की डिलीवरी का समय एक दिशा या दूसरी दिशा में स्थानांतरित करने या जल्द से जल्द नए बैच के लिए ऑर्डर देने के लिए कहना आवश्यक होता है।

आस्थगित भुगतान के बारे में

किराये में कमी के बारे में

यदि मकान मालिक किराया बढ़ाने का निर्णय लेता है, या अनुबंध पर हस्ताक्षर होने के कुछ समय बाद, किरायेदार को पता चलता है कि वह कम खर्च कर सकता है, तो आप दूसरे पक्ष को किराया कम करने के लिए पत्र भेजकर स्थिति को सुधारने का प्रयास कर सकते हैं।

छूट प्रदान करने के संबंध में

किसी उत्पाद या सेवा का विक्रेता हमेशा इसे स्थायी या विशेष को पेश नहीं करता है लाभदायक ग्राहकछूट कार्यक्रम में भागीदारी. छूट के लिए पत्र भेजने से पार्टियों के बीच उत्कृष्ट संबंध बनाए रखते हुए निष्पक्षता हासिल करने में मदद मिलेगी।

ऋण भुगतान के बारे में

समय-समय पर, सबसे सम्मानित उधारकर्ता या ग्राहक भी अगली किस्त या खरीदारी के लिए भुगतान करने की बाध्यता के बारे में भूल जाता है। ऋण के भुगतान के लिए अनुरोध करने वाला एक पत्र उसके अनुचित व्यवहार को धीरे से इंगित करने में मदद करेगा।

समस्या के समाधान में सहायता के बारे में

यदि समस्या पूरी तरह से वित्तीय नहीं है और किसी नागरिक या संगठन को व्यापक सहायता की आवश्यकता है, तो वे समस्या को हल करने में सहायता के लिए कई प्रभावशाली प्राप्तकर्ताओं को पत्र लिखकर और भेजकर स्थिति से बाहर निकल सकते हैं।

अनुरोध पत्र भेजने की विशेषताएं

सहायता या सहायता मांगने के लिए औपचारिक संदेश भेजने के लिए कई दिशानिर्देश हैं:

1. इलेक्ट्रॉनिक के बजाय दस्तावेज़ के कागज़ी संस्करण का उपयोग करना बेहतर है, रूसी डाक के माध्यम से कूरियर या पंजीकृत मेल द्वारा भेजा गया। यह दृष्टिकोण न केवल प्रेषक की विशेष रुचि दिखाएगा, बल्कि कुछ खर्चों का जवाब पाने के लिए जाने की उसकी इच्छा भी दिखाएगा, जो निश्चित रूप से सृजन करेगा सकारात्मक प्रभावप्राप्तकर्ता को.
2. में कुछ मामलों मेंहाथ से पत्र लिखना सार्थक है(निस्संदेह, ऐसी लिखावट में जो पढ़ने में आसान हो और आंखों को अच्छी लगे) और अच्छे कागज पर। यह विधि बड़े पैमाने पर मेलिंग के लिए उपयुक्त होने की संभावना नहीं है, लेकिन यह निश्चित रूप से एक विशिष्ट प्राप्तकर्ता को रुचिकर बनाने में मदद करेगी।
3. को पत्र अनिवार्यभेजने वाले संगठन के आउटगोइंग दस्तावेज़ों के जर्नल में पंजीकृत हैं, और प्राप्ति पर - प्राप्तकर्ता के आने वाले दस्तावेज़ों के जर्नल में। यदि पत्राचार निजी व्यक्तियों के बीच है, तो संदेशों को पंजीकृत करने की कोई आवश्यकता नहीं है।

आइए इसे संक्षेप में बताएं

सहायता मांगने वाला पत्र सही ढंग से और यथासंभव संक्षेप में लिखा जाना चाहिए। किसी दस्तावेज़ को डिज़ाइन करने के लिए लेटरहेड का उपयोग करना बेहतर है, और यदि यह संभव नहीं है, तो कम से कम आकर्षक फ़ॉन्ट चुनें। तैयार पत्र को कूरियर या मेल द्वारा भेजना बेहतर है।

संदेश में एक प्रस्तावना, प्राप्तकर्ता को संबोधित कुछ गर्म शब्द, अनुरोध का औचित्य और सार शामिल होना चाहिए। अंत में, आपको पारंपरिक विनम्रता सूत्रों का उपयोग करना चाहिए: "अग्रिम धन्यवाद" या "सम्मान के साथ।" दस्तावेज़ को प्रबंधक के हस्ताक्षर और संगठन की मुहर या मोहर के साथ सत्यापित करने की सिफारिश की जाती है, और यदि ई-मेल द्वारा भेजा जाता है, तो हस्ताक्षर और मुहर छाप की स्कैन की गई छवियों या इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर के साथ।