बिजनेस लेटर कैसे लिखें. व्यावसायिक पत्र का नमूना. व्यक्तिगत पत्र लिखने के नियम

पत्र अनादि काल से लिखे जाते रहे हैं और आज भी लिखे जा रहे हैं। वे लोगों के बीच संचार के लिए एक उपकरण के रूप में काम करते हैं, वार्ताकार को सार को स्पष्ट रूप से बताने में मदद करते हैं, जो इसे लिखने का कारण था। इस लेख में हम कई प्रकार के व्यावसायिक पत्राचार को देखेंगे और सीखेंगे कि व्यावसायिक पत्रों को सही ढंग से कैसे लिखा जाए।

किसी भी व्यावसायिक पत्र को सही ढंग से लिखने के लिए, आपको उसके सार को स्पष्ट रूप से बताने और उसकी सही संरचना करने में सक्षम होना चाहिए। व्यावसायिक पत्राचार आपके अपने लोगो और पते के साथ कंपनी-अनुमोदित लेटरहेड पर किया जाता है। ऊपरी दाएं कोने में, प्राप्तकर्ता कंपनी के प्रमुख की स्थिति और नाम वाला एक हेडर भरें। हेडर के अंत में यह कहा गया है संक्षिप्त जानकारीप्रेषक के बारे में. पत्र लिखने का अगला चरण अपील लिखना है। यह प्राप्तकर्ता के साथ परिचितता की डिग्री के आधार पर भिन्न लग सकता है। यदि आप उन्हें व्यक्तिगत रूप से जानते हैं, तो आप उन्हें इस तरह संबोधित कर सकते हैं: "प्रिय सर्गेई यूरीविच! यदि अभिभाषकअजनबी

, पता इस तरह दिख सकता है: "प्रिय श्री इवानोव!" यह ध्यान में रखना चाहिए कि इन मामलों में श्रीमान शब्द को संक्षिप्त करना या अंतिम नाम और प्रथम नाम के स्थान पर प्रारंभिक अक्षर लगाना अस्वीकार्य है।

पत्र के सार को संक्षिप्त रूप में व्यक्त करना प्रस्तावना का कार्य है। प्रायः इसमें एक अनुच्छेद होता है। प्रस्तावना पढ़ने के बाद, प्राप्तकर्ता को पहले से ही पत्र की सामग्री की संक्षिप्त समझ होनी चाहिए। इसके बाद, मुख्य पाठ शुरू होता है, जिसमें कई पैराग्राफ होते हैं। पाठ को स्थिति के बारे में आपके विचार संक्षेप में व्यक्त करने चाहिए। यह सलाह दी जाती है कि मुख्य पाठ चार पैराग्राफ से अधिक न हो। पत्र को एक निष्कर्ष के साथ समाप्त होना चाहिए, जो पत्र के परिणामों को संक्षेप में बताता है, प्रेषक के नाम और स्थिति को इंगित करने वाली तारीख और हस्ताक्षर डालता है। अपील लिखने के कारण के आधार पर, कभी-कभी इसे इन शब्दों के साथ समाप्त करना उचित होता है: "ईमानदारी से आपका!", "आगे सहयोग की आशा के साथ," आदि। सामान्य प्रकार के व्यावसायिक पत्रों में से एक गारंटी पत्र है। अपने मुख्य पाठ में, लेखक एक या दूसरे वादे की पूर्ति की गारंटी देता है, गारंटी की पूर्ति की अंतिम तिथि की घोषणा करता है और जुर्माने की राशि स्थापित करता है जो उसे वारंटी दायित्वों के उल्लंघन के मामले में भुगतान करना होगा।. मुख्य पाठ में प्राप्तकर्ता को बधाई, उस घटना को इंगित करना जिसने पत्र को जन्म दिया और प्राप्तकर्ता की उत्कृष्ट उपलब्धियों को सूचीबद्ध करना शामिल होना चाहिए।

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सिफारिश के पत्रअक्सर वे प्रबंधक की ओर से किसी उद्यम के कर्मचारी के लिए तैयार किए जाते हैं। उनमें इनके बारे में जानकारी होती है सर्वोत्तम गुणकर्मचारी, उसकी योग्यताएँ और उपलब्धियाँ। आमतौर पर, ऐसे पत्रों में, पिछला नियोक्ता अपने कर्मचारी के लिए भविष्य के नियोक्ता को गारंटी देने के लिए तैयार होता है।

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केवल संगठनों को ही नेतृत्व नहीं करना है व्यावसायिक पत्राचार. नौकरी ढूंढ रहे हैं तो आपको भी जरूर फॉलो करना चाहिए व्यवसाय शिष्टाचार. आवेदक को एक बायोडाटा और एक कवर लेटर सही ढंग से लिखने में सक्षम होना चाहिए, जिसमें नियोक्ता को एक संक्षिप्त पता लिखा हो, जिसमें वांछित रिक्ति, आवेदक का नाम और उसके टेलीफोन नंबर के बारे में जानकारी का स्रोत दर्शाया गया हो।

कोई भी संगठन, चाहे वह राज्य के स्वामित्व वाला संयंत्र हो, छोटा स्टोर हो या बड़ी होल्डिंग कंपनी हो, देर-सबेर पत्राचार में प्रवेश करने की आवश्यकता होती है। ऐसा करने के लिए, आपको व्यावसायिक पत्र को सही ढंग से लिखने, प्रारूपित करने और भेजने में सक्षम होना चाहिए। इस लेख में, हम व्यावसायिक पत्रों के प्रकारों का विश्लेषण करेंगे और इस दस्तावेज़ का बुनियादी विवरण कैसे तैयार करें, इसके बारे में बात करेंगे।

सबसे पहले, आइए परिभाषित करें कि किस प्रकार के व्यावसायिक पत्र मौजूद हैं। आख़िरकार, इसके आधार पर, पत्र लिखने के नियम अलग-अलग होते हैं: क्या लिखना है, कैसे लिखना है, किसे लिखना है, इत्यादि।

आप कई दर्जन प्रकार के व्यावसायिक पत्रों की सूची बना सकते हैं, लेकिन सबसे आम हैं:

• सूचना पत्र;
• कवर लेटर;
• प्रत्याभूत के पत्र;
• धन्यवाद पत्र;
• शिकायत;
• दावा करना;
• प्रस्ताव (वाणिज्यिक नहीं);
• वाणिज्यिक प्रस्ताव;
• आमंत्रण;
• अभिनंदन;
• माफ़ी;
• संदेश;
• कथन;
• पुष्टिकरण;
• चेतावनी;
• अधिसूचना;
• अनुस्मारक;
• सिफारिश;
• इनकार;
• आदेश देना;
• अनुरोध;
• संदर्भ;
• अनुरोध;
• नौकरी की पेशकश.

वहाँ एक और है अलग श्रेणीपत्र अदालती पत्र हैं. हम उन पर विचार नहीं करेंगे, क्योंकि केवल वकील ही ऐसे पत्रों से निपटते हैं, और वे उन्हें लिखने के बारे में बहुत कुछ जानते हैं। वह सब कुछ जो संगठन के अन्य सभी कर्मचारियों को जानना आवश्यक है, विशेष रूप से मेल के साथ काम करने वाले लोगों को: यदि आपको ऐसा कोई पत्र मिलता है (यह "न्यायिक" के रूप में चिह्नित है), तो लिफाफा और पत्र दोनों को बचाकर रखें।

व्यावसायिक पत्र: संरचना

व्यावसायिक पत्रअन्य बातों के अलावा, यह सामान्य लेखन से इस मायने में भिन्न है कि इसकी एक स्पष्ट संरचना होती है, जिसमें निम्नलिखित भाग होते हैं:

1. गंतव्य।
2. पत्र का विषय.
3. शीर्षक या अपील.
4. परिचयात्मक भाग.
5. मुख्य भाग.
6. अंतिम भाग.
7. आवेदन (यदि उपलब्ध हो)।
8. हस्ताक्षर।
9. निष्पादक.

व्यावसायिक पत्रों के लिए यह सबसे आम प्रारूप है, लेकिन, निश्चित रूप से, कुछ बिंदुओं को बदला जा सकता है।

गंतव्य

यह वही है जिसे हम पत्र लिख रहे हैं। यहां आप कंपनी का नाम, उसके निदेशक या उस अधिकारी का नाम बता सकते हैं जिसके साथ आप वर्तमान में संपर्क कर रहे हैं। उस स्थिति में जब किसी संगठन को पहली बार कोई व्यावसायिक पत्र भेजा जाता है, तो पता प्राप्तकर्ता होता है महानिदेशक. पत्र भी भेजा जा सकता है एक सामान्य व्यक्ति को- एक व्यक्ति को. कई प्राप्तकर्ता हो सकते हैं, लेकिन पांच से अधिक न डालना बेहतर है। ऐसे में ऐसा करना ज्यादा सही होगा.

इस पर निर्भर करते हुए कि हम किसे पत्र भेज रहे हैं, हम विवरण को अलग-अलग तरीके से प्रारूपित करते हैं यदि प्राप्तकर्ता किसी उद्यम का प्रमुख है, तो सबसे पहले आपको उसकी स्थिति, फिर उद्यम का नाम और उपनाम के साथ प्रारंभिक अक्षर, और सब कुछ बताना चाहिए। उपरोक्त में से मूल मामले में होना चाहिए।

महानिदेशक

एलएलसी "एनर्जोट्रास"

या। ज़ाज़ुब्लिन

यदि पत्र संबोधित है एक निश्चित व्यक्ति कोकिसी उद्यम में, आपको पहले नाममात्र मामले में संगठन का नाम लिखना होगा, फिर व्यक्ति की स्थिति, प्रारंभिक और उपनाम, लेकिन मूल मामले में:

सीजेएससी "ब्यूटिल-एक्सप्रेस"

उत्पादन के मुखिया

आर.एन. Taburetkin

यदि पत्र किसी विशिष्ट पते वाले के बिना किसी संगठन को भेजा जाएगा, तो नाममात्र मामले में संगठन का नाम इंगित करें:

OJSC "मिस्टिक प्रो"

यदि कोई व्यावसायिक पत्र किसी व्यक्ति के लिए अभिप्रेत है, तो पहले मूल मामले में उपनाम लिखें, फिर प्रारंभिक, और निम्नलिखित पंक्तियों में - वह डाक पता लिखें जिस पर पत्र भेजा जाएगा। यदि डाक पता अज्ञात है और दस्तावेज़ को किसी अन्य तरीके से स्थानांतरित करने की योजना है, तो हम केवल अंतिम नाम और प्रारंभिक अक्षर छोड़ते हैं:

कोमारोवा एस.वी.

अनुसूचित जनजाति। पोलेवाया, 5, उपयुक्त। 457,

मॉस्को, 123456

अंत में अवधि लगाने या फ़ॉन्ट बदलने की कोई आवश्यकता नहीं है, यह पत्र के पाठ के समान ही होना चाहिए। "पताकर्ता" विशेषता का पाठ दाईं ओर संरेखित है।

पत्र का विषय

यह सारांशपत्र. आपको इसे मुख्य पाठ के ऊपर लिखना होगा.

कुछ दस्तावेज़ ऐसे हैं जिनमें पत्र के विषय को इंगित करना आवश्यक नहीं है, अर्थात्: अधिसूचना, शिकायत, दावा, बधाई, गारंटी पत्र या चेतावनी। सभी सूचीबद्ध दस्तावेज़ों में, पत्र के प्रकार को शीर्षक में शामिल किया जाना चाहिए, केवल बधाई के लिए अपवाद है।

विषय पाठ 50 अक्षरों से अधिक नहीं होना चाहिए; आपको बहुत संक्षेप में, लेकिन साथ ही यह स्पष्ट रूप से लिखना होगा कि यह दस्तावेज़ किस बारे में है। अक्सर विषय को 2-3 शब्दों में व्यक्त किया जा सकता है, उदाहरण के लिए "जानकारी के लिए अनुरोध" या "के बारे में" पूर्वसर्ग से शुरू करें और पूर्वसर्ग मामले में लिखें।

थीम फ़ॉन्ट बॉडी फ़ॉन्ट से एक आकार छोटा हो सकता है, लेकिन इससे अधिक नहीं, और इसकी आवश्यकता नहीं है। संरेखण छोड़ देना चाहिए.

उदाहरण के लिए:

आपातकालीन स्थितियों में कार्य करने के लिए संगठनों की प्रक्रिया के समन्वय पर

जानकारी के लिए अनुरोध करे

प्राप्तकर्ता को शीर्षक या पता

शीर्षक या अपील पत्र के विषय से एक खाली पंक्ति के बीच में लिखी जाती है।

यह पत्र का शीर्षक हो सकता है, जो अनिवार्य रूप से विषय पंक्ति को प्रतिस्थापित करता है। अधिकांश भाग के लिए, यह शिकायतों, दावों, गारंटी पत्रों, बयानों, चेतावनियों या नोटिसों पर लागू होता है। यह पत्र प्राप्तकर्ता से व्यक्तिगत अपील भी हो सकती है।

यदि आप कोई शीर्षक लिख रहे हैं, तो उसे टाइप करना बेहतर है बड़े अक्षर मेंऔर इसे बीच में रखें. शीर्षक को बड़े फ़ॉन्ट में हाइलाइट करने की कोई आवश्यकता नहीं है, यह बिल्कुल मुख्य पाठ के समान होना चाहिए। आप फ़ॉन्ट को बोल्ड कर सकते हैं:

अधिसूचना

दावा

जहाँ तक पतों की बात है, आपको "प्रिय" शब्द से शुरू करना चाहिए, फिर प्राप्तकर्ता का नाम और संरक्षक:

प्रिय गैलिना विक्टोरोव्ना!

प्रिय एवगेनी बोरिसोविच!

यदि पहला और संरक्षक व्यक्तिअज्ञात, उन्हें आद्याक्षरों द्वारा प्रतिस्थापित नहीं किया गया है, बल्कि इस प्रकार लिखा गया है:

प्रिय श्री पेत्रोव!

प्रिय सुश्री लिसित्स्याना!

यदि कोई व्यावसायिक पत्र किसी संगठन को भेजा जाता है, जिसके प्रमुख का न तो उपनाम, न ही पहला नाम या संरक्षक आपको ज्ञात है, तो तटस्थ होकर लिखें। प्रिय साथियोंया "प्रिय महोदय।" अंत में विस्मयादिबोधक चिह्न लगाना न भूलें, लेकिन केवल एक, आपको अपना सम्मान दिखाते हुए उन्हें तीन या अधिक बार लगाने की आवश्यकता नहीं है, यह पूरी तरह से बचकाना लगेगा।

पत्र पाठ

पत्र का पाठ तीन भागों में विभाजित है: परिचय, मुख्य भाग और निष्कर्ष। इसमें तीन पैराग्राफ़ होने की ज़रूरत नहीं है, शायद इससे ज़्यादा भी। पाठ का प्रत्येक भाग सुचारू रूप से एक दूसरे में परिवर्तित हो जाता है। यदि आपके संगठन के पास पत्र का मुख्य भाग लिखने के लिए कॉर्पोरेट फ़ॉन्ट नहीं है, तो एरियल या टाइम्सन्यूरोमन फ़ॉन्ट चुनना बेहतर है, 12 या 14 फ़ॉन्ट चुनें। आपको लाल रेखा से लिखना शुरू करना चाहिए, इसे चौड़ाई में संरेखित करना चाहिए। पाठ को चौड़ाई में संरेखित करने की आवश्यकता है. इसमें सरल या जटिल वाक्य शामिल हो सकते हैं, और उनमें से प्रत्येक में किसी प्रकार का विचार होना चाहिए और खाली नहीं होना चाहिए। भाषण की व्यावसायिक शैली किसी भी "पानी" को बर्दाश्त नहीं करती है। प्रत्येक अनुच्छेद एक लाल रेखा से शुरू होता है।

परिचय

अपने परिचय के साथ, आप प्राप्तकर्ता से पहले आए एक पत्र की ओर इशारा कर सकते हैं, जिस पर आप प्रतिक्रिया लिख ​​रहे हैं, या रिपोर्ट कर सकते हैं कि आप पहले प्राप्तकर्ता से सहमत थे कि आप एक पत्र भेजेंगे। यदि किसी व्यक्ति को पहली बार पत्र लिखा जा रहा है और कोई समझौता नहीं हुआ है, तो आप परिचय को छोड़ सकते हैं।

परिचय एक वाक्य या उसका एक भाग भी होता है।

उदाहरण के लिए:

आपके रेफरी के लिए. क्रमांक 175-8/3-15 दिनांक 25.05.2015 हम निम्नलिखित सूचित करते हैं

हमारे समझौते के अनुसार...

मुख्य भाग

यह पत्र का वह भाग है जहाँ मुख्य बात लिखी जाती है, अर्थात समस्या का सार। परंपरागत रूप से, इसे दो भागों में विभाजित किया जा सकता है: "औचित्य" और "अनुरोध"। औचित्य पत्र लिखने का कारण बताता है, "अनुरोध" बताता है कि आप पत्र प्राप्तकर्ता से क्या हासिल करना चाहते हैं।

"अनुरोध" एक नए पैराग्राफ और एक लाल रेखा से लिखा जाना चाहिए।

उदाहरण के लिए:

हम आपको जून 2015 के लिए कोमेटा शॉपिंग कॉम्प्लेक्स और आस-पास के क्षेत्र के आर्थिक रखरखाव पर दस्तावेजों का एक पैकेज विचार के लिए भेज रहे हैं।

कृपया दस्तावेज़ों की समीक्षा करें, उन पर हस्ताक्षर करें, हस्ताक्षरों को मुहरों से प्रमाणित करें और दस्तावेज़ों का एक सेट क्लीनिंग-सिस्टम्स एलएलसी को भेजें।

निष्कर्ष

पत्र को एक विनम्र सूत्र के साथ समाप्त होना चाहिए जो हस्ताक्षर में आसानी से प्रवाहित हो, उदाहरण के लिए:

ईमानदारी से,

गहरी कृतज्ञता के साथ

शुभकामनाएं

अंतिम वाक्यांश की उपस्थिति या अनुपस्थिति इस बात पर निर्भर करती है कि आप प्राप्तकर्ता के कितने करीब हैं, और लेखक की कॉर्पोरेट संस्कृति और पत्र की सामग्री पर। उदाहरण के लिए, यदि हम धार्मिक संगठनों को लें, तो वे अपने पत्रों को काफी लंबे और भावनात्मक वाक्यांशों के साथ समाप्त करते हैं। लेकिन यदि आप अपनी शिकायत में "सम्मान सहित" लिखेंगे तो यह उचित नहीं लगेगा। इसलिए, आपको विचार करना चाहिए कि क्या ऐसा वाक्यांश आवश्यक है।

स्थिति, पत्र के प्रकार और पाठ के आधार पर, अंतिम वाक्यांश या तो होगा या नहीं। चूँकि इस वाक्यांश के बाद हस्ताक्षर होगा, इसलिए आपको पूर्णविराम के बजाय अल्पविराम का उपयोग करना चाहिए। एक अपवाद यह है कि यदि पत्र का लेखक एक छोटे लेकिन पूर्ण वाक्य के रूप में अंतिम सूत्र तैयार करने में कामयाब रहा। फिर अंत में एक विराम या विस्मयादिबोधक बिंदु लगाया जाता है।

आपको फ़ॉन्ट नहीं बदलना चाहिए; यह पत्र के मुख्य भाग जैसा ही होना चाहिए। लाल रेखा पर शिष्टता सूत्र लिखा हुआ है। आपको मुख्य भाग या अनुप्रयोगों की सूची से 2-3 पंक्तियों से विचलित होना चाहिए, और इसे चौड़ाई में भी संरेखित करना चाहिए।

हस्ताक्षर

यहां लाल रेखा जारी नहीं की गई है. स्थिति बायीं ओर लिखी हुई है। यदि यह बहुत लंबा है, तो इसे दो पंक्तियों में तोड़ना बेहतर है। हम प्रारंभिक और उपनाम को दाईं ओर, किनारे के साथ संरेखित करते हैं। परिणामस्वरूप, स्थिति और पूर्ण नाम के बीच हमें मिलता है मुक्त स्थानहस्ताक्षर के लिए.

उदाहरण के लिए:

स्ट्रॉय-सिटी ओजेएससी के मुख्य वास्तुकार ए.डी. सेमेनेट्स

ग्राहक विभाग के प्रमुख

Telekontakt LLC ए.वी. का समर्थन गावरिनेको

आवेदन

एप्लिकेशन ऐसे दस्तावेज़ हो सकते हैं जो पूरी तरह से स्वतंत्र हों और उनमें कुछ ऐसी जानकारी हो जो काम के लिए आवश्यक हो। इस पत्र के साथ सभी अनुलग्नकों को इंगित करना, उन्हें क्रमांकित करना, पृष्ठों और प्रतियों की संख्या इंगित करना अनिवार्य है।

यदि किसी व्यावसायिक पत्र में संलग्नक हैं, तो उन्हें पत्र के मुख्य भाग के बाद, पंक्ति की एक खाली पंक्ति के माध्यम से लिखा जाता है। शब्द "एप्लिकेशन" या "एप्लिकेशन" को लाल रेखा पर दर्शाया गया है, जिसके बाद एक कोलन है। यदि एक से अधिक आवेदन हैं, तो उनमें से प्रत्येक को एक नई लाइन पर लिखा जाता है और क्रमांकित किया जाता है। ऐप में सबसे पहले नाम जाता है, फिर शीटों, प्रतियों की संख्या। पाठ के डिज़ाइन में कुछ भी परिवर्तन नहीं होता; वही फ़ॉन्ट, आकार और चौड़ाई संरेखण रहता है।

उदाहरण के लिए:

परिशिष्ट: 1 शीट के लिए उत्सव में भाग लेने के लिए आवेदन। 2 प्रतियों में.

अनुप्रयोग:

1. 3 वर्षों के लिए ध्वनि फ़ाइलों के मूल्यांकन के लिए पैमाना और मानदंड। 1 प्रति में.
2. प्रशिक्षण के लिए योजना "प्रबंधन"। संघर्ष की स्थितियाँ» 2 लीटर के लिए. 2 प्रतियों में.

निर्वाहक

इस तथ्य के बावजूद कि प्रत्येक व्यावसायिक पत्र पर कंपनी के प्रमुख या उसके अधिकृत अधिकारियों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, पत्राचार स्वयं एक सामान्य साधारण कर्मचारी द्वारा किया जाता है, अर्थात। निष्पादक. यह उसका नाम और संपर्क जानकारी है जिसे हम इस भाग में दर्शाते हैं।

कलाकार के बारे में जानकारी हमेशा पत्र के बिल्कुल नीचे, अंतिम पंक्तियों में स्थित होती है। कर्मचारी का पूरा नाम, संरक्षक और उपनाम लिखा जाता है, एक नई लाइन पर उसका संपर्क फोन नंबर और उससे भी नीचे उसका ईमेल पता लिखा होता है। हम फ़ॉन्ट को वही छोड़ देते हैं।

उदाहरण के लिए:

एसपी: एंटोन सोलोमोनोविच लेप्रिकोव

जब पत्र पूरी तरह तैयार हो जाए तो उसे लेटरहेड पर प्रिंट कर रजिस्टर कर लें, जिसके बाद आप उसे भेज सकते हैं।

संभवतः प्रत्येक व्यक्ति ने अपने जीवन में कम से कम एक बार मित्रों, रिश्तेदारों, सहकर्मियों या कार्य साझेदारों को पत्र लिखा होगा। और आपने संभवतः देखा होगा कि लेखन का प्रत्येक लहजा किसी भी स्थिति के लिए उपयुक्त नहीं होता है। इसलिए, उदाहरण के लिए, यदि आप मित्रों को इसके माध्यम से संदेश भेजेंगे तो उन्हें मज़ा आएगा औपचारिक व्यवसाय शैली. और साझेदार संभवतः संदेश के चंचल लहजे की सराहना नहीं करेंगे। परेशानी में पड़ने से बचने के लिए, यह सीखने लायक है कि अक्षरों को सही और सक्षम तरीके से कैसे लिखा जाए।

अक्षरों के कुल 3 समूह हैं। उनमें से प्रत्येक की शैली और डिज़ाइन की अपनी बारीकियाँ हैं।

1. व्यक्तिगत पत्र -प्रियजनों, मित्रों, प्रेमियों, परिवार के सदस्यों को संबोधित।
2. अर्ध-सरकारी पत्र.किसी भी जानकारी के लिए अनुरोध करने, सामान प्राप्त करने आदि के बारे में पत्र लिखने की उनकी रोजमर्रा की स्थितियाँ।
3. आधिकारिक पत्र या, दूसरे शब्दों में, व्यावसायिक पत्र।ये औपचारिक संदेश हैं जिनका आमतौर पर संगठनों के बीच आदान-प्रदान किया जाता है। इस प्रकार में उपयोग शामिल है आधिकारिक शैलीसंदेश को निष्पक्षता और स्पष्ट व्याख्या देने के लिए।

व्यक्तिगत पत्र सही ढंग से लिखना कैसे सीखें?

ये पूरी तरह से है सरल कार्य. रिश्तेदारों और प्रियजनों को पत्र लिखे जाते हैं मुक्त शैली. नियमित प्रयोग करें मौखिक भाषा, चुटकुले डालें, लागू करें करुणा भरे शब्द- व्यक्तिगत पत्र में सब कुछ संभव है। व्यक्तिगत पत्र लिखना कैसे शुरू करें? व्यक्ति को ऐसे संबोधित करें जैसे कि वह पास में ही हो।

व्यक्तिगत पत्रों की सख्त सीमाएँ नहीं होतीं। जब तक - अंत में हस्ताक्षर करना न भूलें ताकि प्राप्तकर्ता समझ सके कि संदेश किसका है: "प्यार से, माशा", "सम्मान के साथ, इवान इवानोविच", "आपका किसा", आदि। हालाँकि, एक पत्र भेजकर ईमेल के माध्यम से, आप हस्ताक्षर कर सकते हैं और सार्वभौमिक हस्ताक्षर नहीं डाल सकते या उपयोग नहीं कर सकते, जो स्वचालित रूप से किसी भी पत्र के अंत में रखा जाएगा।

औपचारिक और अर्ध-औपचारिक पत्र सही ढंग से कैसे लिखें?

व्यावसायिक पत्राचार एक बहुत व्यापक विषय है, जिसमें आधिकारिक और अर्ध-आधिकारिक संदेशों की एक पूरी सूची शामिल है। आइए सबसे आम विकल्पों का वर्णन करें।

को पत्र विभिन्न संगठननिम्नानुसार संकलित हैं:

• पता अवश्य दर्शाया जाना चाहिए;
• पत्र लिखने की तारीख;
• यदि आप प्राप्तकर्ता का नाम ठीक-ठीक जानते हैं, तो इस तरह से शुरुआत करना बेहतर है: "प्रिय (पूरा नाम)";
• यदि आप प्राप्तकर्ताओं का नाम या नाम नहीं जानते हैं, तो आप संबोधित कर सकते हैं: "प्रिय महोदय";
• दाएं कोने में आपको अक्षर संख्या के लिए जगह छोड़नी होगी।

जानकारी, अनुरोध, शिकायतें आदि व्यक्तिगत हुए बिना, सरल और समझने योग्य शैली में लिखी जाती हैं। सूचना पत्र सही ढंग से कैसे लिखें? यदि जानकारी संक्षेप में और बिंदुवार प्रस्तुत की जाए तो बेहतर है। किसी संस्था को पत्र भेजने के बाद आपको उसकी एक प्रति अपने पास रखनी चाहिए।

यदि आप किसी संगठन को कुछ जानकारी की पुष्टि के लिए पत्र लिखते हैं, तो अपना रिटर्न पता ऊपरी दाएं कोने में छोड़ना सुनिश्चित करें। इसके अलावा, तारीख अवश्य लिखें और अपने पत्र में आपको प्राप्त जानकारी के स्रोत का उल्लेख करें।

धन्यवाद पत्र कैसे लिखें? इस तरह का पत्राचार मजबूत करने का काम करता है पार्टनरशिप्ससंगठनों और कर्मचारियों के बीच. संदेशों को स्पष्ट रूप से प्रतिबिंबित करना चाहिए मुख्य विचार, संक्षिप्त और समझने योग्य हो। पाठ में यह उल्लेख करना न भूलें कि आप प्राप्तकर्ता को किस लिए धन्यवाद दे रहे हैं।

पत्र के अंत में क्या लिखें?

यदि आप कागज पर कोई व्यावसायिक संदेश लिख रहे हैं, तो दिनांक, नाम, आद्याक्षर और हस्ताक्षर लिखें। इलेक्ट्रॉनिक संदेशों में, एक सार्वभौमिक हस्ताक्षर का उपयोग अक्सर किया जाता है, जो निम्नलिखित जानकारी को इंगित करता है: "सम्मान के साथ, पूरा नाम" और फिर - संपर्क जिसके माध्यम से आप उस व्यक्ति से संपर्क कर सकते हैं।

आधिकारिक पत्र विशेष प्रपत्रों (बाहरी प्रपत्रों) पर लिखे जाते हैं जो मानक का अनुपालन करते हैं। ऐसे प्रपत्रों के लिए, अनिवार्य तत्वों (विवरण) का एक सेट स्थापित किया गया है, जिन्हें एक निश्चित क्रम में व्यवस्थित किया जाना चाहिए।

एक आधिकारिक पत्र का रूप कागज की एक शीट है जिसमें स्थायी तत्वों को टाइपोग्राफ़िक तरीके से पुन: प्रस्तुत किया जाता है। ऐसा कहा जा सकता है सरकारी पत्रइसमें पत्र और मुख्य पाठ का एक "फ्रेम" होता है और इसमें मुख्य पाठ के अलावा, प्राप्तकर्ता (प्रेषक) के बारे में जानकारी होती है: संगठन का पूरा और संक्षिप्त नाम, उसका डाक और टेलीग्राफ पता, टेलीफोन, फैक्स और टेलेटाइप नंबर, पत्र या टेलीग्राम की संख्या जो पत्राचार के कारण के रूप में कार्य करती है, और भी बहुत कुछ। प्रपत्र या तो कोणीय (केंद्रित या ध्वज) या विवरण की अनुदैर्ध्य व्यवस्था के साथ हो सकते हैं।

प्रपत्र का डिज़ाइन, जो तकनीकी सौंदर्यशास्त्र के सिद्धांतों का अनुपालन करता है, इसकी सामग्री की धारणा पर सकारात्मक प्रभाव डालता है। उदाहरण के लिए, यह देखते हुए कि मानव आंख के लिए किसी भी वस्तु के ऊपरी हिस्से को ठीक करना आसान होता है, दस्तावेज़ बनाते समय उनके ऊपरी हिस्से को अधिक संतृप्त बनाया जाना चाहिए।

नमूना प्रपत्रों के मानक दस्तावेज़ों के फ़ील्ड के प्रारूप और आकार स्थापित करते हैं जो एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली का हिस्सा हैं, साथ ही नमूना प्रपत्र के संरचनात्मक ग्रिड के निर्माण की आवश्यकताएं, विवरणों का एक सेट और उनके स्थान के नियम भी स्थापित करते हैं। एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणालियों में शामिल दस्तावेज़ों में तीन मुख्य भाग होते हैं, जो स्पष्ट रूप से सीमांकित क्षेत्रों में स्थित होते हैं। दस्तावेज़ की यह "ज्यामिति" उसके पाठ की धारणा की आवश्यक गति सुनिश्चित करती है।

विवरण कुछ प्रकार के दस्तावेज़ों के लिए कानून या विनियमों द्वारा स्थापित अनिवार्य विशेषताएँ हैं। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों के रूपों पर विवरण की संरचना और व्यवस्था को GOST R 6.30 - 2003 का अनुपालन करना चाहिए।

टेम्प्लेट फॉर्म के लिए एक मानक की स्थापना, जो बदले में, एक आधिकारिक पत्र के फॉर्म के लिए आवश्यकताओं को निर्धारित करती है, इसके पंजीकरण की प्रक्रिया को एकीकृत करने की आवश्यकता के कारण होती है, जो अनुमति देती है:

लेटरहेड के केंद्रीकृत उत्पादन को व्यवस्थित करें;

टाइपिंग कार्य की लागत कम करें;

पत्र लिखने और प्रारूपित करने के लिए श्रम लागत कम करें;

आवश्यक जानकारी के लिए दृश्य खोज की सुविधा प्रदान करना;

पत्रों को संसाधित करते समय कंप्यूटिंग और संगठनात्मक प्रौद्योगिकी का उपयोग करने की संभावनाओं का विस्तार करें।

नमूना प्रपत्र सभी प्रकार के प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण के लिए प्रपत्र और टेम्पलेट डिज़ाइन करने का आधार है। प्रत्येक विवरण के स्थान के लिए नमूना प्रपत्रों को आवंटित क्षेत्र मुद्रित वर्णों में इस विवरण की इष्टतम मात्रा से मेल खाता है।

प्रपत्र दस्तावेज़ विवरण का एक संग्रह है। GOST R 6.30 - 2003 के अनुसार, दस्तावेज़ों में अधिकतम 30 विवरण हो सकते हैं, लेकिन एक भी दस्तावेज़ उनके पूरे सेट के साथ तैयार नहीं किया जाता है। प्रत्येक प्रकार के दस्तावेज़ के लिए, विवरण की संरचना उसके उद्देश्य के आधार पर निर्धारित की जाती है। इसलिए, एक आधिकारिक पत्र के लिए निम्नलिखित विवरणों की अनुशंसा की जाती है:

1) संगठन का प्रतीक या ट्रेडमार्क;

संगठन का नाम (पूर्ण या संक्षिप्त);

संगठन के बारे में संदर्भ जानकारी;

कागजातों की तारीख;

1. पाठ का शीर्षक;

2. कलाकार का अंतिम नाम (या अंतिम नाम, प्रथम नाम और संरक्षक) और टेलीफोन नंबर।

टाइपिस्ट के शुरुआती अक्षर और प्रतियों की संख्या का संकेत दिया जा सकता है, लेकिन वे आवश्यक विवरण का हिस्सा नहीं हैं। आप निम्नलिखित विवरण शामिल कर सकते हैं: ईमेल आईडी (यदि आवश्यक हो)।

एक आधिकारिक पत्र ही एकमात्र दस्तावेज़ है जिस पर उसके प्रकार का नाम नहीं होता है। अन्य सभी दस्तावेज़ों के नाम हैं, उदाहरण के लिए "आदेश", "अधिनियम", "निर्णय", "ज्ञापन", आदि।

GOST R 6.30-2003 के अनुसार रूसी संघ के राज्य प्रतीक की छवि सरकारी एजेंसियों के लेटरहेड पर रखा गया।

संगठन का नाम - दस्तावेज़ का पता पूर्ण और संक्षिप्त रूप में दिया गया है, उदाहरण के लिए, ऑल-रूसी रिसर्च इंस्टीट्यूट ऑफ़ डॉक्यूमेंट मैनेजमेंट एंड आर्काइवल अफेयर्स - VNIIDAD।

यह याद रखना चाहिए कि संगठनों के नाम मनमाने ढंग से संक्षिप्त नहीं किए जा सकते। संगठनों के संक्षिप्त नाम तीन प्रकार से बनाये जाते हैं:

नामों में शामिल शब्दों के पहले अक्षर से, उदाहरण के लिए आंतरिक मामलों का मंत्रालय (आंतरिक मामलों का मंत्रालय)। संक्षिप्तीकरण एक साथ लिखे जाते हैं और उनमें अक्षरों को अवधियों द्वारा अलग नहीं किया जाता है;

नामों में शामिल शब्दों के प्रारंभिक अक्षरों के अनुसार, उदाहरण के लिए, यूरालमाश (यूराल मशीन-बिल्डिंग प्लांट);

मिश्रित तरीके से, जब जटिल संक्षिप्त नाम आंशिक रूप से प्रारंभिक अक्षरों से, आंशिक रूप से काटे गए शब्दों से बनते हैं और पहले भाग में बड़े अक्षरों में लिखे जाते हैं, दूसरे में छोटे अक्षरों में, उदाहरण के लिए VNIIDormash। ऐसे शब्द भी एक साथ लिखे गए हैं. संस्थानों के नाम केवल तभी संक्षिप्त किए जाते हैं जब संक्षिप्त नाम किसी आधिकारिक दस्तावेज़ में दर्शाया गया हो (उदाहरण के लिए, संगठन के चार्टर में दर्ज)।

कोसंगठन के बारे में संदर्भ जानकारी सबसे पहले, डाक और टेलीग्राफ पते शामिल करें। किसी संगठन के डाक और टेलीग्राफ पते के बारे में जानकारी दर्ज करने की प्रक्रिया और फॉर्म को डाक नियमों का पालन करना चाहिए। दूसरे, संदर्भ डेटा में टेलीफोन नंबर, फैक्स नंबर और बैंक खाता नंबर शामिल हैं। उन्हें लेटरहेड पर भी दर्शाया जाना चाहिए।

पत्र के अनिवार्य विवरण हैं तारीख, जो ऊपरी बाएँ कोने में रखा गया है। पत्र की तारीख उसके हस्ताक्षर करने की तारीख है। यह एक खोज सुविधा के रूप में कार्य करता है और किसी पत्र का संदर्भ देते समय इसका उपयोग किया जाता है। पत्र में तारीखें डिजिटल रूप से प्रारूपित होनी चाहिए। दिनांक तत्व निम्नलिखित क्रम में अरबी अंकों में एक पंक्ति में दिए गए हैं: दिन, महीना, वर्ष। उदाहरण के लिए, दिनांक 25 अक्टूबर 2000 को इस प्रकार लिखा जाना चाहिए: 10/25/2000। यदि किसी दिन या महीने को एक अंक से दर्शाया जाता है तो उसके सामने शून्य लगा दिया जाता है। उदाहरण के लिए, दिनांक 12 जनवरी 2000 को इस प्रकार लिखा गया है: 01/12/2000. दिन और महीना दर्शाने वाले दो अंकों के बाद बिंदु लगाए जाते हैं; वर्ष दर्शाने वाले चार अंकों के बाद कोई बिंदु नहीं लगाया जाता है (उदाहरण के लिए, 02/20/2000)।

पंजीकरण संख्या आउटगोइंग दस्तावेज़ - अक्षर संख्या और उसका प्रतीक - आमतौर पर कई भागों से युक्त होता है। सबसे पहले, संरचनात्मक इकाई का सूचकांक, संवाददाताओं, निष्पादकों के वर्गीकरण के मामलों के नामकरण के अनुसार सूचकांक लिखा जा सकता है, और अंतिम भाग आउटगोइंग पत्र की क्रम संख्या होगी, उदाहरण के लिए संख्या 2/16 -2955 या 18/275.

आने वाले दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या और तारीख से लिंक करें इसमें उस पत्र की पंजीकरण संख्या और तारीख शामिल है जिसका उत्तर दिया गया है और यह आउटगोइंग दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या और तारीख के नीचे स्थित है। यह विवरण केवल लेटरहेड पर मौजूद है. पत्र भेजने और प्राप्त करने की तारीखों की तुलना से पत्राचार के साथ संस्था के कार्य की दक्षता की डिग्री का अंदाजा मिलता है।

किसी भी परिस्थिति में यह डेटा पत्र के मुख्य भाग में ही नहीं रखा जाना चाहिए। पत्र में इस विवरण का प्रकार इस प्रकार होना चाहिए: "क्रमांक 4520/144 दिनांक 17 मई 2000।"

गंतव्य - पत्र प्राप्तकर्ता का नाम और पता (संगठन का नाम और पता, संगठन का संरचनात्मक हिस्सा, कंपनी या उपनाम और उस व्यक्ति का पता जिसे पत्र भेजा गया है) - शीर्ष पर दर्शाया गया है दाहिनी ओरपत्र प्रपत्र. यह पत्र का आंतरिक पता है. अभिभाषक में, नाममात्र मामले में प्राप्तकर्ता संगठन का नाम लिखा होता है। उदाहरण के लिए:

सीजेएससी "ऑक्सिड"

यह आंशिक रूप से मशीन प्रसंस्करण को ध्यान में रखकर किया जाता है। पत्र के निष्पादन में तेजी लाने के लिए, यदि इसकी समीक्षा करने वाले व्यक्ति का उपनाम ज्ञात है, तो इस उपनाम को इंगित करने की अनुशंसा की जाती है। किसी अधिकारी को पत्र भेजते समय, नाममात्र मामले में संगठन का नाम दर्शाया जाता है, और मूल मामले में स्थिति और उपनाम दर्शाया जाता है। उदाहरण के लिए:

केमेरोवो ओजेएससी "ग्रेनाइट"

मुख्य विशेषज्ञ को

एक। स्मिर्नोव

यदि पत्र संगठन के प्रमुख को संबोधित है, तो संगठन का नाम प्राप्तकर्ता की नौकरी के शीर्षक का हिस्सा होना चाहिए। उदाहरण के लिए:

नोवोसिबिर्स्क के रेक्टर को

राज्य अकादमी

अर्थशास्त्र और प्रबंधन

प्रो यू.वी. गुसेव

आंतरिक पते में विराम चिह्न छोड़े जा सकते हैं। संगठन का नाम, उस व्यक्ति का नाम और उपनाम, जिसे पत्र संबोधित किया गया है, वैसे ही लिखा जाना चाहिए जैसे वे इस संगठन से निकलने वाले पत्राचार पर या निर्देशिका में दिए जाते हैं।

"पता प्राप्तकर्ता" विवरण में एक डाक पता शामिल हो सकता है। सरकारी संगठनों और नियमित संवाददाताओं को भेजे गए दस्तावेज़ों पर डाक पते की मुहर नहीं लगाई जाती है; इन मामलों में, पूर्व-मुद्रित पते वाले लिफाफे का उपयोग करने की सलाह दी जाती है।

यदि पत्र किसी अधिकारी को संबोधित है, तो पहले पद, फिर उपनाम और आद्याक्षर, फिर संगठन का पता बताएं। उदाहरण के लिए:

सीजेएससी क्रिस्टाल के निदेशक

जी.एन. नेक्रासोव

103030, मॉस्को,

स्केटर्टनी लेन, 22

यदि पत्र किसी निजी व्यक्ति को संबोधित है, तो पहले डाक कोड और पता बताएं, और फिर प्राप्तकर्ता के प्रारंभिक अक्षर और उपनाम बताएं। उदाहरण के लिए:

630102, नोवोसिबिर्स्क-102,

अनुसूचित जनजाति। किरोवा, 76, उपयुक्त। 12

पी.आई. ग्रिगोरिएव

यदि जिस व्यक्ति के नाम पर पत्र लिखा गया है, उसके पास शैक्षणिक उपाधि (शैक्षणिक डिग्री) है, तो इसे अंतिम नाम से पहले दर्शाया जाना चाहिए:

अकाद. ए.जी. इवानोव

प्रो एन.जी. किरसानोव

पाठ का संक्षिप्त नाम "जीआर।" ("नागरिक" शब्द से) का उपयोग तब किया जाता है जब जिस व्यक्ति को पत्र संबोधित किया जाता है उसे नागरिक कानूनी संबंधों का विषय माना जाता है। अन्य देशों के संगठनों और फर्मों के साथ पत्राचार में, शब्द "मिस्टर," "मिस्टर," को संक्षिप्त रूप "जी", "मिस्टर" के रूप में व्यक्त किया जाता है।

पाठ का शीर्षक पत्र में उठाए गए मुख्य मुद्दे को प्रतिबिंबित करना चाहिए और संक्षिप्त और संक्षिप्त होना चाहिए, एक वाक्यांश में तैयार किया जाना चाहिए। शीर्षलेख को पत्र के मुख्य भाग से पहले रखा जाता है। पत्र की सामग्री इसमें पूर्वसर्ग "ओ" ("के बारे में") के साथ पूर्वसर्गीय मामले के रूप में व्यक्त की गई है। शीर्षक को उद्धरण चिह्नों के साथ हाइलाइट नहीं किया गया है; यह बड़े अक्षर से लिखा गया है और शीट के बाएं हाशिये से तुरंत शुरू होता है। उदाहरण के लिए:

आउटबाउंड व्यापार के आयोजन के बारे में

अनुबंध संख्या 33-02/567 के तहत कोयले की आपूर्ति पर

ईंट फैक्ट्री की खरीद के बारे में

निमंत्रण के बारे में

यह सलाह दी जाती है कि शीर्षक दो पंक्तियों से अधिक न हो; यदि दो पंक्तियाँ हैं, तो एक पैराग्राफ का उपयोग किया जाता है।

शीर्षक प्रत्यक्ष निष्पादक द्वारा लिखा जाना चाहिए, जो दस्तावेज़ की सामग्री को किसी और से बेहतर जानता है। मेल छांटने वाले कर्मचारी को यह निर्धारित करने के लिए केवल हेडर पढ़ने की जरूरत है कि मेल किस श्रेणी का है। इस पत्रऔर इसे कहां भेजा जाना चाहिए, जो विशेष रूप से उन मामलों में महत्वपूर्ण है जहां पता इंगित नहीं किया गया है खास व्यक्तिपत्र किसको संबोधित है. इसके अतिरिक्त, हेडर पर एक त्वरित नज़र कर्मचारी को संपूर्ण ईमेल पढ़ने से बचा सकती है।

शीर्षक में "संबंधित" या "चिंताओं" शब्दों का उपयोग करने की अनुशंसा नहीं की जाती है। साथ ही, आपको "टू द पॉइंट" नहीं लिखना चाहिए क्योंकि यह अभिव्यक्ति कानूनी व्यवहार में स्वीकार की जाती है। उदाहरण के लिए, पुलिस विभाग को संबोधित एक पत्र में यह बिल्कुल उपयुक्त है:

बॉस को

पुलिस स्टेशन

किरोव्स्की जिला

नोवोसिबिर्स्क जी. वी. सिदोरोव

जीआर के मामले में. क्रुग्लोवा ए.ए.

व्यावसायिक पत्र के मुख्य विवरण हैं: मूलपाठ . एक आधिकारिक पत्र की मानक पंक्ति की अधिकतम लंबाई 64 मुद्रित अक्षर है, जो लगभग 17 सेमी है। आमतौर पर एक पंक्ति में 60-62 अक्षर होते हैं। इस पंक्ति की लंबाई की पसंद को सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले A4 प्रारूप द्वारा समझाया गया है, और इस तथ्य से भी कि पाठ पढ़ते समय, हम, एक नियम के रूप में, इसे आंखों से 30-35 सेमी की दूरी पर रखते हैं, और का कोण मानव आँख की सर्वोत्तम ग्रहणशीलता का क्षेत्र 30 डिग्री है।

आवेदन पत्र की उपस्थिति अंकित करना यदि पत्र के साथ कोई दस्तावेज संलग्न है तो किया जाता है। पत्र के निचले बाएँ कोने में, फ़ील्ड से तुरंत, शब्द "अटैचमेंट" रखा जाता है, फिर संलग्न दस्तावेज़ों के नाम प्रतियों और शीटों की संख्या दर्शाते हुए संख्यात्मक क्रम में रखे जाते हैं। प्रत्येक नाम एक अलग पंक्ति पर स्थित है। "आवेदन" शब्द के अंतर्गत कोई प्रविष्टि नहीं की गई है। उदाहरण के लिए:

संलग्नक: केलर कंपनी के साथ अनुबंध की प्रति, 3 पृष्ठ। 1 प्रति में.

किसी आवेदन की उपस्थिति का संकेत, जिसका नाम पत्र के पाठ में दिया गया है, निम्नलिखित रूप में बनाया जा सकता है:

आवेदन: 5 एल के लिए. 1 प्रति में.

यह विवरण लेटरहेड पर तैयार किया जा सकता है. बाध्य आवेदन में शीटों की संख्या अंकित नहीं है। उदाहरण के लिए:

परिशिष्ट: 3 प्रतियों में अंतर्राष्ट्रीय प्रदर्शनी "SIB-2000" के बारे में सूचना सामग्री।

आवेदन में शामिल दस्तावेज़ों में सभी आवश्यक विवरण होने चाहिए: दस्तावेज़ का नाम, प्रकार, शीर्षक, तिथि, हस्ताक्षर। इसके अलावा, आवेदनों पर, ऊपरी दाएं कोने में एक निशान बनाया जाता है जो मुख्य दस्तावेज़ के साथ आवेदन के संबंध को दर्शाता है। यदि आवेदन एक स्वतंत्र दस्तावेज़ है, तो इसे एक कवरिंग लेटर के साथ भेजा जाता है।

रंगमंच की सामग्री « हस्ताक्षर » फ़ील्ड से तुरंत पत्र के उपपाठ के बाईं ओर रखा गया। हस्ताक्षर में पत्र पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति का कार्य शीर्षक, व्यक्तिगत हस्ताक्षर और उसकी प्रतिलेख शामिल है। चूँकि व्यावसायिक पत्र संस्थागत लेटरहेड पर लिखे जाते हैं, इसलिए हस्ताक्षर में संस्था का नाम नहीं दर्शाया जाता है। उदाहरण के लिए:

मुख्य शिक्षक हस्ताक्षरएन.के. सिदोरोव

दो हस्ताक्षर तब लगाए जाते हैं जब पहले हस्ताक्षर की वैधता की पुष्टि करना आवश्यक होता है, साथ ही विशेष रूप से महत्वपूर्ण दस्तावेजों में, उदाहरण के लिए, वित्तीय और बैंकिंग संस्थानों को भेजे गए वित्तीय और क्रेडिट मुद्दों पर पत्रों में। ऐसे पत्रों पर हमेशा उद्यम के मुख्य (वरिष्ठ) लेखाकार द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।

जब किसी पत्र पर कई अधिकारियों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, तो उनके हस्ताक्षर उनके पद के अनुरूप क्रम में एक के नीचे एक रखे जाते हैं:

संस्थान के निदेशक हस्ताक्षरएक। मार्चेंको

मुख्य लेखाकार हस्ताक्षरहां। वोल्कोव

जब किसी पत्र पर एक ही पद पर आसीन कई व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, तो उनके हस्ताक्षर एक ही स्तर पर स्थित होते हैं:

ओजेएससी करेलिया के निदेशक सीजेएससी कोर्सर के निदेशक

हस्ताक्षरआई.वी. पेत्रोव हस्ताक्षरजी.ए. फोमिन

संगठनों की फाइलों में शेष पत्रों की सभी प्रतियों में मूल हस्ताक्षर होने चाहिए अधिकारियों. यदि मसौदा पत्र पर जिस अधिकारी के हस्ताक्षर तैयार किए गए हैं वह अनुपस्थित है, तो पत्र पर उसके कर्तव्यों का पालन करने वाले व्यक्ति या उसके डिप्टी द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। इस मामले में, पत्र पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की वास्तविक स्थिति (उदाहरण के लिए, "अभिनय", "डिप्टी") और उसका अंतिम नाम इंगित किया जाना चाहिए। आप "के लिए" के बहाने या नौकरी के शीर्षक से पहले स्लैश के साथ पत्रों पर हस्ताक्षर नहीं कर सकते।

किसी दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करना उसे प्रमाणित करने के तरीकों में से एक है। बिना हस्ताक्षर के आधिकारिक पत्र का कोई कानूनी बल नहीं होता।

निष्पादक (पत्र के लेखक) के बारे में एक नोट में निष्पादक का उपनाम और उसके कार्यालय का टेलीफोन नंबर शामिल होता है और इसे इस पर रखा जाता है सामने की ओरपत्र.

यहां कोने में दिए गए विवरण के साथ सेवा पत्र का एक नमूना प्रारूप है:

संगठन का नाम पताकर्ता

संरचनात्मक का नाम

प्रभाग (यदि आवश्यक हो)

संदर्भ डेटा

संगठन के बारे में

___________№ ______

क्रमांक_______ से_____

लेटर हेडर ("ओ" या "ओब" से शुरू होता है)

पाठ स्थिति हस्ताक्षरप्रथमाक्षर, उपनाम

कलाकार का अंतिम नाम (या अंतिम नाम, प्रथम नाम, संरक्षक), टेलीफोन नंबर

टाइपिस्ट के प्रथमाक्षर और प्रतियों की संख्या

ईमेल आईडी

व्यावसायिक पत्र लगभग किसी भी अवसर पर भागीदारों के साथ संवाद करते समय लिखे जाते हैं। तैयार उदाहरणऔर ऐसे दस्तावेज़ तैयार करने के नियम लेख में पाए जा सकते हैं।

एक व्यावसायिक पत्र को एक दस्तावेज़ के रूप में परिभाषित किया जा सकता है जो पूरी कंपनी की ओर से किसी अन्य कंपनी, व्यक्तिगत उद्यमी या व्यक्ति (उदाहरण के लिए, एक निवेशक) को भेजा जाता है। मूलतः, कोई भी कंपनी पत्राचार व्यावसायिक पत्र होता है। उनका उद्देश्य बहुत अलग है:

1. सहयोग के बारे में.
2. सहयोग, बातचीत.
3. अनुबंध के तहत दायित्वों को पूरा करने की आवश्यकता का अनुस्मारक।
4. आपकी स्थिति का स्पष्टीकरण, पहले भेजे गए पत्र का जवाब और कई अन्य।

दस्तावेज़ आमतौर पर कंपनी के लेटरहेड पर तैयार किया जाता है; इसे नियमित या द्वारा भेजा जा सकता है ईमेल. हालाँकि, अगर पार्टनर के पास है विशेष अर्थ, इसे उच्च गुणवत्ता वाले, मोटे कागज पर मुद्रित करना और व्यक्तिगत रूप से या कूरियर द्वारा वितरित करना बेहतर है। पत्र की संरचना एक विशिष्ट व्यावसायिक दस्तावेज़ जैसी होती है - आप इसे योजनाबद्ध रूप से इस तरह प्रस्तुत कर सकते हैं।

चित्र बनाते समय किन बातों का ध्यान रखें?

ऐसे पत्रों के लिए कोई विशिष्ट नियम या नमूने नहीं हैं, इसलिए उनकी संरचना, मात्रा और डिज़ाइन काफी हद तक विशिष्ट मामले पर निर्भर करते हैं। उदाहरण के लिए, एक अधिसूचना पत्र काफी संक्षिप्त (3-4 पैराग्राफ) होगा, लेकिन एक कर्मचारी सिफारिश या व्यावसायिक प्रस्ताव में एक से अधिक पृष्ठ लग सकते हैं।

हालाँकि, वहाँ भी कई हैं सामान्य नियम, पेपर बनाते समय आपको किन बातों पर ध्यान देना चाहिए:

1. दस्तावेज़ में स्वयं कोई कानूनी बल नहीं है, लेकिन निष्पादन के सभी नियमों के अनुसार तैयार किया गया है। इसकी संरचना और प्रस्तुति की शैली को आधुनिक दस्तावेज़ प्रवाह के आम तौर पर स्वीकृत सिद्धांतों का पालन करना चाहिए।
2. वाक्यों का निर्माण तार्किक ढंग से, स्पष्ट क्रम में किया जाता है। अलंकृत, जटिल, भावनात्मक और विशेषकर बोलचाल की अभिव्यक्तियाँ अनुपस्थित हैं। स्वर तटस्थ है.
3. प्रेजेंटेशन हमेशा केवल 1 व्यक्ति द्वारा किया जाता है - या तो में एकवचन, यदि पाठ सीधे प्रबंधक की ओर से लिखा गया है, या बहुवचन में यदि यह पूरी कंपनी की ओर से लिखा गया है।
4. इसे फिसलने दो विशिष्ट लक्ष्यप्राप्तकर्ता की प्रारूपण और अपेक्षित कार्रवाइयां (प्रतिक्रिया भेजें, किसी कर्मचारी की उम्मीदवारी पर विचार करें, बातचीत के लिए सहमत हों, दस्तावेज़ भेजें, आदि)।
5. कागज प्रतिबिंबित नहीं करता व्यक्तिगत हितप्रबंधक या अन्य कर्मचारी, और एक टीम के रूप में कंपनी के लक्ष्य। यदि आपको व्यक्तिगत संपर्क स्थापित करने की आवश्यकता है, तो सलाह दी जाती है कि इसे अलग तरीके से करें और खुद को कंपनी के प्रतिनिधि के रूप में न रखें।

लिखते समय शीर्ष 5 गलतियाँ

त्रुटियों को 2 भागों में विभाजित किया जा सकता है बड़े समूह- कुछ एक पाठ के रूप में लिखने से जुड़े हैं (तर्क, शब्दावली, अन्य भाषा मानदंडों का उल्लंघन), अन्य - व्यावसायिक शिष्टाचार के उल्लंघन के साथ:

1. वर्तनी और विराम चिह्न त्रुटियों की अनुमति नहीं है - भेजने से पहले पत्र का पाठ हमेशा कम से कम 1-2 बार जांचा जाना चाहिए।
2. उल्लंघन व्यापार शैलीप्रस्तुति, भावनात्मक वाक्यांशों की उपस्थिति, अत्यधिक विनम्रता या, इसके विपरीत, गंभीरता।
3. नकारात्मक स्वर - यहाँ तक कि धमकियाँ भी अनावश्यक शब्दों के बिना लिखी जानी चाहिए - उदाहरण के लिए: "हम इस पत्र की प्राप्ति की तारीख से 30 दिनों के भीतर अदालत जाने का अधिकार सुरक्षित रखते हैं।"
4. बहुत बड़ी या, इसके विपरीत, बहुत छोटी मात्रा। आमतौर पर संपूर्ण पाठ 1-2 पृष्ठों में समाया जा सकता है। हालाँकि, इसका मतलब यह नहीं है कि आपको अपने पार्टनर को हर बात बताने की ज़रूरत नहीं है। महत्वपूर्ण सूचना. अनुप्रयोगों में वॉल्यूमेट्रिक डेटा, आरेख, दस्तावेज़ प्रपत्र शामिल किए जा सकते हैं।
5. वार्ताकार को चुनने के अधिकार से वंचित करना। उदाहरण के लिए, आपको यह नहीं लिखना चाहिए: "हम आपसे अनुबंध के अंतिम संस्करण की समीक्षा और अनुमोदन करने के लिए कहते हैं।"

विशिष्ट टेम्पलेट वाक्यांश

पाठ में व्यावसायिक भाषण के विशिष्ट मानक वाक्यांशों का उपयोग पूरी तरह से सामान्य और वांछनीय भी है। नीचे विभिन्न स्थितियों में उपयोग किए जाने वाले सबसे आम क्लिच की एक सूची दी गई है।

परिस्थिति	वाक्यांश
सूचना	हम आपको सूचित/ध्यान में लाते हैं/सूचित करते हैं/सूचित करते हैं
कारण, मकसद की व्याख्या	के आधार पर/के अनुरूप/के संबंध में/के उद्देश्यों के लिए/कारण के समर्थन में/अनुसरण में
अनुरोध	कृपया कार्रवाई करें/कृपया सूचित करें, अग्रेषित करें, करें, पुष्टि करें...
इसकी सूचना देने वाला	हम आपकी शर्तों की पुष्टि/आश्वासन/स्वीकार करते हैं/हमें कोई आपत्ति नहीं है...
प्रस्ताव	हम अनुशंसा करते हैं/प्रस्ताव देते हैं/आमंत्रित करते हैं/पूछते हैं
	हम स्नातक हुए
इनकार	हम एक कारण से मना करने के लिए मजबूर हैं/हम आपके प्रस्ताव को इस कारण से अस्वीकार कर रहे हैं...
निष्कर्ष	हम विनम्र निवेदन करते हैं/हम सहयोग, समझ, सहायता की आशा करते हैं/हम आपसे क्षमा माँगते हैं, मार्गदर्शन करते हैं, करते हैं...