व्यावसायिक बैठकों और स्वागत समारोहों की तैयारी और आयोजन। व्यावसायिक मुलाक़ात

व्यावसायिक बैठकों और स्वागत समारोहों की तैयारी और आयोजन

.व्यावसायिक बैठकों की तैयारी एवं आयोजन

1.1 एक व्यावसायिक बैठक का विषय

किसी व्यावसायिक बैठक को प्रभावी ढंग से आयोजित करने के लिए गंभीर और गहन तैयारी की आवश्यकता होती है।

व्यावसायिक बैठक का विषय वह मुद्दा, समस्याएँ हैं जिन्हें बैठक के दौरान संबोधित करने की आवश्यकता होती है। व्यावसायिक समस्याओं को हल करने के लिए बैठकों के अलावा, प्रोटोकॉल बैठकें भी आयोजित की जाती हैं, जिन्हें "शिष्टाचार मुलाकात" भी कहा जाता है, क्योंकि वे व्यक्तिगत परिचय के उद्देश्य से या किसी निश्चित अवसर पर किसी साथी का ध्यान आकर्षित करने के लिए आयोजित की जाती हैं।

एक व्यावसायिक बैठक की व्यवस्था पहले से की जानी चाहिए। एक क्षेत्र के भीतर, 2-3 दिनों के भीतर बातचीत करना सबसे उचित है। आप ईमेल या फोन द्वारा व्यावसायिक बैठक की व्यवस्था कर सकते हैं।

विदेशियों से मुलाकात की तैयारी विशेष रूप से गहन होनी चाहिए। उनके प्रवास के कार्यक्रम के सभी तत्वों को प्रदान करना आवश्यक है: बैठक का क्रम, प्रतिभागियों की व्यक्तिगत संरचना, प्रेस प्रतिनिधियों की भागीदारी, स्मृति चिन्ह का आदान-प्रदान, स्वागत भाषण, होटल आवास, व्यापार भाग, सांस्कृतिक कार्यक्रम, अनौपचारिक स्वागत, विदाई।

1.2 व्यावसायिक बैठक का स्थान

बैठक का स्थान वार्ता प्रक्रिया के पक्षों के लिए महत्वपूर्ण है, क्योंकि यह वार्ता के एक या सभी पक्षों के लिए बैठक की प्रभावशीलता का एक महत्वपूर्ण पहलू बन सकता है। व्यावसायिक बैठकों के लिए स्थान चुनने के लिए निम्नलिखित विकल्प हैं: अपने क्षेत्र पर, किसी भागीदार के क्षेत्र पर, तटस्थ क्षेत्र पर और संचार साधनों का उपयोग करके (दूरस्थ रूप से)।

अधिकांश व्यवसायी लोग अपने क्षेत्र में (अपनी कंपनी के परिसर में) बैठकें आयोजित करना पसंद करते हैं।

आपके परिसर में बैठकमालिक की स्थिति का लाभप्रद उपयोग करना संभव बनाता है। दरअसल, इस स्थिति में अभिव्यक्ति "घर और दीवारें मदद करती हैं" अक्सर काम करती हैं। बातचीत की प्रक्रिया को प्रभावित करने के लिए मालिक उपयुक्त रणनीति का एक सेट का उपयोग कर सकता है। ये संगठनात्मक साधन हैं: परिसर का चयन और व्यवस्था, बातचीत की मेज पर प्रतिभागियों की नियुक्ति, बातचीत प्रक्रिया का संगठन (विलंब, विराम), सांस्कृतिक और सामाजिक कार्यक्रमों का संगठन।

संगठनात्मक साधन मनोवैज्ञानिक साधनों से जुड़े हैं। आख़िरकार, बातचीत प्रक्रिया के संगठन के रूप और स्तर एक उपयुक्त मनोवैज्ञानिक माहौल (मित्रता, दबाव, तनाव, हेरफेर, आदि) बनाते हैं। एक उदाहरण एक कार्यालय का डिज़ाइन होगा, मेज का आकार, मालिक और आगंतुक के बीच की दूरी, आकार, कुर्सी का आकार (कुर्सी) जो आगंतुक को दी जाती है, आदि)। इसके अलावा, अतिथि की स्थिति ही व्यक्ति में एक निश्चित मनोवैज्ञानिक तनाव पैदा कर देगी।

यह भी महत्वपूर्ण है कि मालिक सड़क के बाद की थकान पर काबू पाने और पर्यावरण के अनुकूल ढलने में समय और प्रयास बर्बाद न करें। वे अपने कार्यालय की उपलब्ध क्षमताओं का उपयोग कर सकते हैं: टेलीफोन, फैक्स, इंटरनेट, सचिवीय सेवाएं, विश्राम कक्ष, विशेषज्ञों, वकीलों, वरिष्ठों आदि से सहायता।

परिसर तैयार करना. व्यावसायिक बैठक (बातचीत) के लिए एक कमरा तैयार करते समय, श्रम के वैज्ञानिक संगठन के विशेषज्ञ निम्नलिखित बुनियादी आवश्यकताओं का पालन करने की सलाह देते हैं: सफाई, व्यवस्था, वेंटिलेशन, शोर की अनुपस्थिति, कमरे का तापमान दोनों पक्षों के लिए अनुकूल, आरामदायक प्रकाश व्यवस्था।

बैठकों के लिए सबसे उपयुक्त दीवार का रंग कमरे का हल्का नीला रंग है।

बैठक कक्ष के इंटीरियर को फूलों और चित्रों वाले फूलदानों की उपस्थिति से बेहतर बनाया जाएगा।

साथी क्षेत्र.ऐसे मामले हैं जब साझेदार के क्षेत्र पर बातचीत करना बेहतर होता है। सबसे पहले, यह भागीदार और उसकी कंपनी के बारे में अतिरिक्त जानकारी प्राप्त करने का एक अवसर है।

यह तथ्य कि आप अपने साझेदार के क्षेत्र में बातचीत करने के लिए सहमत हुए हैं, साझेदार के लिए सम्मान का एक तत्व है, यह आपके इरादों की गंभीरता को दर्शाता है और दूसरे पक्ष को यह विश्वास दिला सकता है कि आप उसके साथ व्यापार करने लायक हैं।

उपरोक्त बैठक विकल्पों की प्रभावशीलता स्थिति पर निर्भर करती है। लेकिन सबसे अच्छा विकल्प "अपने क्षेत्र" और "साझेदार के क्षेत्र" पर बारी-बारी से बैठकें आयोजित करना है।

तटस्थ क्षेत्र.महत्वपूर्ण बात यह है कि तटस्थ क्षेत्र पर बैठक से किसी भी पक्ष को लाभ नहीं मिलता है। संघर्ष स्थितियों को हल करते समय यह विकल्प विशेष रूप से प्रभावी हो सकता है।

इस प्रयोजन के लिए, होटलों और व्यावसायिक केंद्रों में विशेष रूप से अनुकूलित परिसर बनाए जाते हैं। कई मामलों में, सम्मेलन कक्षों का उपयोग बातचीत के लिए किया जाता है।

यदि अनौपचारिक संचार की आवश्यकता होती है, तो विदेश में बैठकें की जाती हैं, व्यापारियों के लिए देश के बिजनेस क्लबों का उपयोग किया जाता है। ऐसे संस्थानों के व्यापक नेटवर्क के अभाव में हमारे देश में रेस्तरां (कैफ़े) का उपयोग किया जाता है।

दूर से.अंतर्राष्ट्रीय टेलीफोन संचार, फोटो टेलीग्राफ (फैक्स), सेल फोन, इंटरनेट, वीडियो संचार (वीडियो कॉन्फ्रेंस) का विकास बातचीत के आयोजन और संचालन की प्रक्रिया को सुविधाजनक बनाना और काफी हद तक आमने-सामने के संगठन को छोड़ना संभव बनाता है। बैठकें. संचार के आधुनिक साधन छवियों और ध्वनि के प्रसारण के साथ सीधे इलेक्ट्रॉनिक संपर्क की अनुमति देते हैं।

समय सीमा। एक सफल व्यावसायिक बैठक के लिए एक महत्वपूर्ण कदम सप्ताह का सही समय और दिन चुनना है। व्यावसायिक जीवन की परिस्थितियों, भागीदारों की व्यावसायिक आदतों और उनके इष्टतम प्रदर्शन के घंटों को ध्यान में रखना आवश्यक है।

तो, कुछ लोग सुबह बेहतर काम करते हैं, उन्हें "लार्क्स" कहा जाता है, अन्य लोग शाम को "उल्लू" कहते हैं, मध्यवर्ती प्रकार को "कबूतर" कहा जाता है। वैज्ञानिकों के शोध के अनुसार, "उल्लू" लगभग 33%, "लार्क" - 17%, और "कबूतर" - कुल लोगों की संख्या का 50% हैं।

1.3 व्यावसायिक बैठक का समय

मनोवैज्ञानिक बातचीत का आयोजन करते समय ऐसे कारकों को ध्यान में रखने का सुझाव देते हैं, दोपहर के भोजन से ठीक पहले बैठक की योजना बनाने की आवश्यकता नहीं है। भोजन के बारे में विचार रचनात्मक संचार में बाधा डालते हैं। लेकिन अगर किसी बैठक की योजना पहले ही बनाई जा चुकी है, तो बातचीत की प्रक्रिया के दौरान भागीदारों को एक कप कॉफी, चाय या कुछ खाने की पेशकश करना अच्छा होगा।

आपको दोपहर के भोजन के ठीक बाद बैठक का समय निर्धारित नहीं करना चाहिए। साझेदारों को अपने विचार एकत्र करने और आवश्यक जानकारी की जाँच करने की अनुमति देना आवश्यक है।

एक ओर, सोमवार बैठकों के लिए सबसे अच्छा दिन नहीं है। आख़िरकार, लोगों को सप्ताहांत के बाद काम की लय में समायोजित होने के लिए समय की आवश्यकता होती है। हालाँकि, दूसरी ओर, सोमवार को "ताजा दिमाग" का लाभ होता है, इस दिन हम महत्वपूर्ण समस्याओं पर चर्चा करने के लिए मिलते हैं, उन्हें सप्ताह के अंत तक समाप्त करने की योजना बनाते हैं।

शुक्रवार, जब हर कोई पहले से ही सप्ताहांत का इंतजार कर रहा है, कुछ भी शुरू करने के लिए सबसे अच्छा दिन नहीं है।

बैठक की अवधि पर चर्चा की जानी चाहिए. आख़िरकार, ऐसा हो सकता है कि आपका साथी, जिसे बैठक की अवधि के बारे में चेतावनी नहीं दी गई थी, बैठक शुरू होने के आधे घंटे बाद माफ़ी मांग लेगा और, अपने समान महत्वपूर्ण मामलों को पूरा करने की आवश्यकता का हवाला देते हुए, आपको छोड़ देगा। बैठक के लिए सहमत समय का सख्ती से पालन करने की प्रथा है।

किसी बैठक के लिए समय पर सहमत होते समय, आपको सटीक होने की आवश्यकता है। देर से आना मेज़बान का अपमान माना जाता है और इससे बातचीत की दिशा प्रभावित हो सकती है। स्वीकार्य देरी के मामले में, आपको अपने साथी को चेतावनी देने और तदनुसार माफी मांगने के लिए, थोड़े समय के लिए ही सही, अवसर ढूंढने की आवश्यकता है।

1.4 प्रतिनिधिमंडल की संरचना

दो प्रतिनिधियों के बीच बातचीत बहुत दुर्लभ है। इसलिए, एक व्यावसायिक बैठक के प्रोटोकॉल का एक तत्व अपने प्रतिभागियों की संरचना का निर्धारण करना है। प्रतिनिधिमंडल में शामिल हैं:

वार्ता में प्रत्यक्ष भागीदार;

सक्षम सलाहकार (विशेषज्ञ);

सहायक कर्मचारी (अनुवादक, आशुलिपिक, ड्राइवर, सचिव, आदि)।

समझौता दोनों पक्षों के प्रतिनिधिमंडलों की समान संख्या के सिद्धांत पर आधारित होना चाहिए। बड़े प्रतिनिधिमंडल का मनोवैज्ञानिक लाभ होता है। कुछ परिस्थितियों के कारण, समता के सिद्धांत से विचलन हो सकता है, लेकिन केवल तभी जब आप अपने भागीदारों को इसके लिए मना लें।

प्रतिभागियों की संख्या जितनी कम होगी बातचीत अधिक प्रभावी होगी। इसलिए, यदि उन्हें यथाशीघ्र पूरा करना आवश्यक है, तो पार्टियों की संख्या कम करना आवश्यक है, खासकर जब से बातचीत में प्रतिभागियों की संख्या में वृद्धि से अक्सर गलतफहमी पैदा होती है।

बातचीत की सूचियाँ, अंतिम नाम, प्रथम नाम और संरक्षक, कार्य स्थान और प्रतिभागी की स्थिति का संकेत देते हुए, प्रोटोकॉल में दर्ज की जाती हैं।

प्रोटोकॉल सूचियों का आदान-प्रदान आमतौर पर बैठक की शुरुआत में होता है। यदि सूचियाँ पहले से संकलित नहीं की गई हैं, तो बैठक में भाग लेने वालों के बारे में जानकारी प्राप्त करने के लिए, पार्टियाँ व्यवसाय कार्ड का आदान-प्रदान करती हैं।

संख्या के अतिरिक्त बैठक में भाग लेने वालों का स्तर भी निर्धारित किया जाता है। प्रतिनिधित्व का स्तर लगभग समान होना चाहिए। वार्ताकारों की संरचना और स्तर का चयन इस बात पर निर्भर करता है कि प्रतिभागी बैठक को कितना महत्व देते हैं, लेन-देन की प्रकृति और वार्ताकारों की राष्ट्रीय विशेषताओं पर। इस प्रकार, वार्ता में चीनी प्रतिनिधिमंडल आकार में भिन्न होते हैं, जबकि अमेरिकी छोटे समूहों को पसंद करते हैं। इसकी संरचना में विपरीत लिंग के प्रतिनिधि की उपस्थिति प्रतिनिधिमंडल की छवि को बढ़ाती है।

1.5 चर्चा के लिए सामग्री

आगामी बैठक या वार्ता के लिए सामग्री की प्रारंभिक तैयारी की आवश्यकता होती है। दस्तावेज़ों की संबंधित श्रेणियां हैं जिन पर व्यावसायिक संबंधों के दौरान चर्चा की जाती है:

दस्तावेज़ विभिन्न प्रकार के मुद्दों पर बैठक के प्रतिभागियों की स्थिति को दर्शाते हैं और, एक नियम के रूप में, उन मुद्दों पर सिफारिशें शामिल हैं जिन पर विचार किया जाएगा;

विभिन्न समझौतों, प्रोटोकॉल या संधियों के मसौदे जो बातचीत के आधार के रूप में प्रस्तावित हैं;

मसौदा संकल्प या आशय के समझौते।

प्रारंभिक कार्य का एक कठिन लेकिन महत्वपूर्ण तत्व उन मुद्दों पर विभिन्न दस्तावेजों का चयन है जिन पर विचार किए जाने की उम्मीद है। ये आधिकारिक प्रमाणपत्र और दस्तावेज़ हैं, समाचार पत्रों और पत्रिकाओं की कतरनें हैं जिनमें भागीदार और उसके व्यवसाय के बारे में जानकारी होती है, यह उनके भागीदारों की स्थितियों, बाज़ार में उनके व्यवहार के बारे में डेटा है। इस तथ्य के बावजूद कि इस सब के लिए बहुत अधिक प्रयास, ज्ञान और समय की आवश्यकता होती है, अंततः ऐसा काम इसके लायक है। इस प्रकार, अपने काम "हाउ टू सर्वाइव अमंग शार्क्स" में एच. मैके कहते हैं कि ग्राहक के बारे में कम से कम कुछ जानना उतना ही महत्वपूर्ण है जितना कि आपके उत्पाद के बारे में सब कुछ जानना। यदि आप अपने ग्राहकों को जानते हैं, यदि आप उनकी विशिष्ट रुचियों और चरित्र लक्षणों को जानते हैं, तो संपर्क स्थापित करने का एक आधार हमेशा रहेगा। यह 66-बिंदु प्रश्नावली प्रदान करता है, जिसमें ग्राहक के व्यक्तिगत डेटा, शिक्षा, वैवाहिक स्थिति, पिछली गतिविधियों, विशेष रुचियों, जीवनशैली आदि के बारे में प्रश्न शामिल हैं, और ग्राहक को बेहतर ढंग से "जानना" संभव बनाता है।

समझौते का इष्टतम परिणाम यह है कि प्रत्येक भागीदार को यह एहसास हो कि उसे प्रारंभिक स्थिति की तुलना में एक निश्चित लाभ प्राप्त हुआ है।

1.6 टेबलों की व्यवस्था और उपकरण

व्यावसायिक बैठक के लिए एक कमरा तैयार करने में एक महत्वपूर्ण तत्व टेबल स्थापित करना है।

बैठक में प्रतिभागियों को प्रभावित करने का मनोवैज्ञानिक पहलू एक तालिका का आकार हो सकता है। इस प्रकार, ऑस्ट्रेलियाई एलन पीज़ के अनुसार, एक वर्गाकार टेबल विश्वास को प्रोत्साहित नहीं करती है और प्रतिस्पर्धा के माहौल के निर्माण में योगदान करती है। यह तालिका आकार लघु व्यवसाय वार्ता के लिए उपयुक्त है। गोलमेज़ वार्ता एक अनौपचारिक बैठक और विचारों के मुक्त आदान-प्रदान का अवसर प्रदान करती है। एक छोटी कॉफ़ी टेबल मैत्रीपूर्ण बातचीत की सुविधा प्रदान करती है और शिष्टाचार भेंट के रूप में कार्य करती है

प्रत्येक प्रतिभागी के लिए टेबल पर नोटपैड, पेन, पेंसिल और ब्रोशर रखे गए हैं। कुर्सियाँ या कुर्सियाँ आरामदायक और पर्याप्त मात्रा में होनी चाहिए।

सम्मेलन की मेज पर समूहों में मिनरल वाटर की बोतलें और साफ गिलास रखने की प्रथा है।

कॉफी या चाय का ध्यान रखने की सलाह दी जाती है। ऐसा करने के लिए, सम्मेलन की मेज पर एक समोवर, कई अच्छे सेट, चाय, कॉफी, कुकीज़, फल, केक या कन्फेक्शनरी उपलब्ध कराना आवश्यक है।

यदि आप मेज पर ऐशट्रे रखते हैं, तो यह एक संकेत है कि आप धूम्रपान कर सकते हैं, लेकिन इसे जलाने से पहले, आपको उपस्थित लोगों से अनुमति लेनी होगी। यदि धूम्रपान की अनुमति नहीं है, तो ब्रेक के दौरान धूम्रपान के लिए एक कमरा तैयार किया जाना चाहिए।

1.7 प्रतिनिधिमंडल की बैठक

व्यावसायिक बैठकों के लिए परिसर की तैयारी आमतौर पर कंपनी के विशेष रूप से नियुक्त कर्मचारियों या आमंत्रित विशेषज्ञों द्वारा की जाती है।

व्यावसायिक प्रोटोकॉल का एक महत्वपूर्ण तत्व प्रतिनिधिमंडल की बैठक का आयोजन है। सबसे पहले उन बैठकों के स्तर को सही ढंग से निर्धारित करना आवश्यक है। जिस व्यक्ति ने निमंत्रण पत्र पर आमंत्रित किया और हस्ताक्षर किया, उसे मिलना चाहिए, लेकिन अपवाद के रूप में - उसके किसी प्रतिनिधि से।

किसी प्रतिनिधिमंडल, विशेषकर किसी विदेशी प्रतिनिधिमंडल से मिलते समय, कुछ प्रोटोकॉल नियमों का पालन करना आवश्यक है

प्रतिनिधिमंडल के स्वागतकर्ता प्रमुख का पद और पद प्रतिनिधिमंडल के अतिथि प्रमुख के पद और स्थिति के अनुरूप होना चाहिए।

प्राप्तकर्ता प्रतिनिधिमंडल का प्रमुख आमतौर पर 2-3 लोगों के साथ बैठक के लिए आता है।

यदि कोई अतिथि अपनी पत्नी के साथ आता है तो स्वागत शिष्टमंडल का अध्यक्ष भी अपनी पत्नी के साथ उससे मिलता है।

प्रतिनिधिमंडल का स्वागत करने वाला मुखिया पहले अपना परिचय देता है, और यदि उसकी पत्नी बैठक में आती है, तो वह मेहमानों से उसकी सिफारिश करता है।

दूसरा व्यक्ति अपना परिचय देता है - एक विदेशी कंपनी का प्रमुख, जो अपनी पत्नी की भी सिफारिश करता है।

स्वागत करने वाले प्रतिनिधिमंडल का अध्यक्ष तब अपने कर्मचारियों - प्रतिनिधिमंडल के सदस्यों की सिफारिश करता है जो मेहमानों से मिलने आए थे, रैंक के अनुसार। अगर मिलने वालों में महिलाएं भी हों तो वह पहले उनकी सिफ़ारिश करते हैं. यदि कुछ महिलाएं हैं, तो उन्हें रैंक के आधार पर अनुशंसित किया जाता है, और फिर पुरुषों को भी - रैंक के आधार पर।

इसके बाद पहुंचे प्रतिनिधिमंडल के मुखिया अपने प्रतिनिधिमंडल के सदस्यों की भी इसी तरह सिफारिश करते हैं.

हवाई अड्डे या रेलवे स्टेशन पर किसी प्रतिनिधिमंडल से मिलते समय, प्राप्तकर्ता दल के प्रमुख को प्रतिनिधिमंडल में भाग लेने वाली या प्रतिनिधिमंडल के सदस्यों के साथ आने वाली सभी महिलाओं को फूल भेंट करने होंगे। हवाई अड्डे या ट्रेन स्टेशन पर मिलते और विदा करते समय, सिलोफ़न में लिपटे फूल भेंट किए जाने चाहिए (वर्षगाँठ को छोड़कर, पुरुषों को फूल नहीं दिए जाते हैं)।

प्रतिनिधिमंडल की बैठक में अनिवार्य रूप से कारों में आवास शामिल है। प्रतिनिधिमंडल के प्रत्येक सदस्य के लिए अंतरराष्ट्रीय प्रोटोकॉल अभ्यास के अनुसार बोर्डिंग नियमों का ज्ञान आवश्यक है। ड्राइवर, अनुवादक, प्रतिनिधिमंडल के प्रमुख और उनकी पत्नी को उन्हें जानना चाहिए (परिशिष्ट 17)।

सबसे पहले, कार को इस प्रकार चलाया जाता है कि दाहिना दरवाजा फुटपाथ की ओर हो। जो यात्री सम्मानजनक स्थान पर होता है वह सबसे पहले चढ़ता है और बाहर निकलता है। यदि परिस्थितियाँ ड्राइवर को कार को दाहिनी ओर से फुटपाथ पर ले जाने की अनुमति नहीं देती हैं, तो मानद यात्री बाएं दरवाजे से कार में प्रवेश करता है। वे भी बाएं दरवाजे से चढ़ते हैं।

मानद यात्री स्वागत करने वाले प्रतिनिधिमंडल के मालिक या प्रमुख के साथ कार के दाहिनी ओर पिछली सीट पर बैठता है। एक सुरक्षा गार्ड, एक रिपोर्टर और, अपवाद के रूप में, एक अनुवादक ड्राइवर के बगल में बैठ सकता है। सम्मान के स्थान पर बैठा व्यक्ति दाहिने दरवाजे से बाहर निकल जाता है, और बाकी लोग, सम्मान के स्थान पर बैठे व्यक्ति को परेशान न करने के लिए, बाएं दरवाजे से बाहर निकल जाते हैं।

2. स्वागत समारोह की तैयारी एवं आयोजन

2.1 तकनीकें और उनका सार

तकनीकें और उनका सार

स्वागत - राजनयिक और व्यावसायिक दोनों - विदेश नीति, व्यापार, सांस्कृतिक और सरकारों, सरकारी विभागों, व्यापारिक लोगों, जनता और अन्य संगठनों और व्यक्तियों की अन्य गतिविधियों के सबसे महत्वपूर्ण रूपों में से एक हैं। इन्हें विशेष अवसरों (राज्य यात्राओं, राष्ट्रीय छुट्टियों आदि के सम्मान में) पर आयोजित किया जा सकता है और इनका राजनीतिक महत्व होता है, ये विशुद्ध रूप से प्रोटोकॉल प्रकृति के होते हैं (व्यावसायिक यात्राओं, प्रदर्शनियों के उद्घाटन के संबंध में) या रोजमर्रा की गतिविधियों के दौरान उपयोग किए जाते हैं। (बातचीत के दौरान और अन्य)।

यह स्पष्ट रूप से समझना महत्वपूर्ण है कि रिसेप्शन की मुख्य सामग्री खाना या पेय चखना नहीं है, बल्कि व्यावसायिक समस्याओं को हल करना है, जिसके लिए आपको पहले से सावधानीपूर्वक तैयारी करने की आवश्यकता है। अधिकांश प्रतिभागियों के लिए, तकनीकें केंद्रित, उद्देश्यपूर्ण कार्य हैं, और किसी भी तरह से सतही "उबाऊ खालीपन" नहीं है जिसके स्वरूप पर बायरन ने लगभग दो शताब्दियों पहले विचार किया था।

तकनीकें पार्टियों और व्यक्तियों के बीच संपर्क स्थापित करने, बनाए रखने और विकसित करने, किसी की स्थिति को संप्रेषित करने और समझाने, जानकारी एकत्र करने, विचारों का आदान-प्रदान करने और अंत में पदों पर चर्चा करने और सहमत होने और अनौपचारिक सेटिंग में मौजूदा मुद्दों को हल करने में मदद कर सकती हैं।

स्वागत समारोह आयोजित करने की परंपरा प्राचीन काल से चली आ रही है। आतिथ्य लोगों और राज्य के सम्मान और प्रतिष्ठा, उनकी सद्भावना का एक अनिवार्य संकेतक रहा है और रहेगा।

इसलिए, देश शांति और दयालुता के प्रतीक के रूप में मेहमानों का स्वागत करने की ऐतिहासिक परंपराओं को सावधानीपूर्वक संरक्षित करते हैं। रूसी आतिथ्य की परंपराएं अभी भी विदेशी मेहमानों द्वारा मनाई जाती हैं। कई वर्षों के अंतर्राष्ट्रीय अभ्यास ने राजनयिक तकनीकों के प्रकार, उनकी तैयारी के तरीके और राजनयिक शिष्टाचार स्थापित किए हैं जिनका प्रथागत रूप से पालन किया जाता है।

रूसी प्रोटोकॉल अभ्यास आम तौर पर अंतरराष्ट्रीय अभ्यास से मेल खाता है। रिसेप्शन को समय के अनुसार दिन (19 बजे तक) और शाम में विभाजित किया जाता है, और मेहमानों के आवास के अनुसार - बैठने की जगह के साथ और बिना रिसेप्शन में विभाजित किया जाता है।

2.2 नियुक्ति और नियुक्तियों की तैयारी

नियुक्ति और नियुक्तियों की तैयारी

रिसेप्शन किसी संगठन की "बाहरी और आंतरिक राजनीतिक" गतिविधि के रूपों में से एक है। यह, एक नियम के रूप में, मेज़बानों द्वारा पहले से आयोजित और तैयार किया गया, मेज़बान संगठन के प्रतिनिधियों और मेहमानों के बीच बिताया गया एक संयुक्त समय है। रिसेप्शन आयोजित किया जाता है: ए) एक विशेष तिथि के अवसर पर - एक सालगिरह, किसी कंपनी की स्थापना की सालगिरह, या किसी संगठन के निर्माण की सालगिरह; बी) एक प्रसिद्ध और सम्मानित अतिथि, एक भागीदार कंपनी के एक प्रतिनिधिमंडल द्वारा संगठन की यात्रा के अवसर पर; ग) नियमित आधार पर कंपनी की दैनिक गतिविधियों के दौरान।

रिसेप्शन का उद्देश्य कंपनी की गतिविधि के क्षेत्र में संपर्कों का विस्तार और गहरा करना, आवश्यक जानकारी प्राप्त करना और बाहरी व्यावसायिक वातावरण में संगठन की छवि बनाना हो सकता है।

रिसेप्शन हो सकते हैं: दिन या शाम, बैठने की जगह के साथ (प्रतिभागियों के लिए पूर्व निर्धारित सीटें) और बिना बैठने की, औपचारिक और अनौपचारिक।

दिन के समय रिसेप्शन "एक गिलास शैंपेन", "एक गिलास वाइन", "नाश्ता" हैं। "शैंपेन का एक गिलास" आमतौर पर 12 बजे शुरू होता है और लगभग एक घंटे तक चलता है। इस तरह के स्वागत का कारण राष्ट्रीय अवकाश की सालगिरह, किसी अधिकारी का प्रस्थान (आगमन) या किसी प्रतिनिधिमंडल का प्रवास हो सकता है। किसी प्रदर्शनी (त्यौहार) का उद्घाटन, आदि। यह प्रशासन का सबसे सरल रूप है और इसके लिए अधिक तैयारी की आवश्यकता नहीं होती है। स्वागत बिना बैठने-खड़े करने के होता है। वेटर पेय और नाश्ता परोसते हैं। आमतौर पर केवल शैंपेन, वाइन, जूस और हल्के स्नैक्स (मिनी केक, सैंडविच, नट्स) ही परोसे जाते हैं।

बैठने की व्यवस्था के साथ नाश्ता या दोपहर का भोजन स्वागत का अधिक औपचारिक रूप है। स्वागत के इस रूप के लिए, सभी प्रतिभागियों के लिए मेज पर सीटें उपलब्ध कराई जाती हैं। बैठने के स्थान के साथ नाश्ते की व्यवस्था बारह से पंद्रह बजे के बीच की जाती है और यह लगभग डेढ़ घंटे तक चलता है। इसकी सामग्री और समय में, यह रूसी दोपहर के भोजन से मेल खाता है और इसमें 1-2 ठंडे ऐपेटाइज़र, एक मछली या एक मांस पकवान और मिठाई शामिल हो सकती है। पहले कोर्स के रूप में गर्म ऐपेटाइज़र परोसना स्वीकार्य है। जब मेहमान एंटेचैम्बर में इकट्ठा होते हैं, तो उन्हें एपेरिटिफ़ और जूस की पेशकश की जाती है; नाश्ते के दौरान, सूखे अंगूर की वाइन की पेशकश की जाती है; और समापन पर, चाय, कॉफी और शैंपेन, कॉन्यैक और लिकर की पेशकश की जाती है। मेहमान आम तौर पर कैज़ुअल कपड़ों में नाश्ता करने आते हैं, जब तक कि निमंत्रण में विशेष रूप से न कहा गया हो।

शाम के रिसेप्शन कई प्रकार के होते हैं। संचार कवरेज के मामले में सबसे लोकप्रिय, लोकतांत्रिक, व्यापक और उत्पादक, "कॉकटेल" है, जो 17-18 घंटे के बीच शुरू होता है और दो घंटे तक चलता है। स्वागत खड़े होकर होता है। मेहमान स्वयं नाश्ते के साथ मेज पर आते हैं, कुछ व्यंजनों की व्यवस्था करते हैं, और वेटर पेय पेश करते हैं यदि गर्म नाश्ता परोसा जाता है, तो रिसेप्शन को "एक ला बुफे" कहा जा सकता है। बैठक को और अधिक गंभीर बनाने के लिए, बैठक के अंत में शैंपेन, आइसक्रीम और कॉफी परोसी जा सकती है। बुफ़े स्वागत का सबसे लोकतांत्रिक रूप है। आप ऐसे भोज को किसी भी सुविधाजनक समय पर छोड़ सकते हैं। ऐसे स्वागत समारोह में आपको कुछ नियम याद रखने चाहिए:

आपको निमंत्रण के बाद या बाकी उपस्थित लोगों के मेज पर जाने के बाद ही मेज पर जाना चाहिए;

मेहमान मेज की शुरुआत में ढेर से प्लेटें लेते हैं और मेज के साथ एक दिशा में चलते हैं (ताकि एक-दूसरे के साथ हस्तक्षेप न करें), अपनी प्लेट पर भोजन रखते हुए;

सिगरेट पीते हुए मेज के पास रहना असभ्यता है;

सभी प्रस्तावित व्यंजनों को एक ही बार में अपनी प्लेट में जमा करना भद्दा है। दावत के लिए एक निश्चित क्रम है: आपको पहले मछली के व्यंजन आज़माने चाहिए; मछली और मांस एक ही प्लेट में नहीं होने चाहिए;

आपको उतना ही लेना चाहिए जितना आप खा सकते हैं;

स्नैक्स को एक सामान्य बर्तन का उपयोग करके एक प्लेट में स्थानांतरित किया जाता है, जो इस स्नैक के साथ प्लेट में स्थित होता है। उपहार इकट्ठा करने के बाद, आपको सामान्य बर्तन को वापस अपनी जगह पर रखना नहीं भूलना चाहिए;

मिठाई और मीठे व्यंजनों के लिए, आपको साफ प्लेटें लेनी होंगी;

एक पुरुष किसी महिला के लिए बुफ़े से कुछ लाकर उसका इलाज कर सकता है। एक महिला के लिए किसी पुरुष के साथ व्यवहार करना अस्वीकार्य है।

बुफ़े टेबल पर एकमात्र कटलरी एक कांटा है। इसलिए, स्नैक्स को छोटे टुकड़ों में काटा जाता है ("एक समय के लिए")। कांटों के अलावा, कटार भी परोसे जा सकते हैं - सैंडविच में फंसी छोटी छड़ें - कैनोपी और अन्य टुकड़े स्नैक्स। चाकू मेज पर हो सकते हैं, लेकिन किसी भी स्थिति में उनका उपयोग करना असुविधाजनक होगा। बुफ़े में कैज़ुअल सूट या ड्रेस पहनकर आने का रिवाज़ है।

बुफे के समान एक रिसेप्शन "कॉकटेल" है। यह 17:00 से 20:00 के बीच भी होता है। बुफ़े टेबल के विपरीत, कॉकटेल के लिए टेबल सेट नहीं की जाती हैं। हॉल में कई छोटी मेजें रखी गई हैं, उन पर सिगरेट, माचिस, ऐशट्रे रखी गई हैं और फूलदानों में पेपर नैपकिन रखे गए हैं। भोजन और पेय वेटरों द्वारा ट्रे पर परोसे जाते हैं। कांटों के बजाय, मेहमान विशेष भोज सीखों का उपयोग करते हैं। रिसेप्शन शैंपेन और कॉफी के साथ समाप्त होता है।

दोपहर का भोजन स्वागत का सबसे औपचारिक रूप है। 17 से 19 घंटे तक शुरू होता है, 2-3 घंटे या उससे अधिक समय तक रहता है। मेहमान पहले एक घंटे के लिए मेज पर रुकते हैं, फिर वे दूसरे, कम औपचारिक कमरे, या बातचीत कक्ष के हिस्से में चले जाते हैं, जहां चाय और कॉफी परोसी जाती है। ड्रेस कोड औपचारिक है. दोपहर का भोजन बैठने की व्यवस्था के साथ आयोजित किया जाता है - प्रत्येक प्रतिभागी निमंत्रण से मेज पर अपने स्थान की संख्या सीखता है।

बुफ़े लंच में प्रतिभागियों को चार से छह लोगों की टेबल पर मुफ़्त बैठने की व्यवस्था होती है; मेहमान एक बड़ी टेबल से नाश्ता लेते हैं और एक छोटी टेबल पर बैठते हैं। मेनू बुफे की तरह है. ऐसा रिसेप्शन किसी संगीत कार्यक्रम के बाद, फिल्म देखने या सम्मेलन सत्रों के बीच ब्रेक के दौरान आयोजित किया जाता है। बुफे लंच लंच की तुलना में कम औपचारिक होता है।

आमतौर पर महिलाओं के लिए चाय 16-18 घंटों के बीच रखी जाती है। बैठने की जगह वाला रात्रिभोज दोपहर के भोजन से केवल इस मायने में भिन्न होता है कि इसे बाद के समय पर आयोजित किया जाता है।

आप आधिकारिक स्वागत समारोहों के लिए देर नहीं कर सकते। इस तरह के स्वागत समारोह (नाश्ता, दोपहर का भोजन, रात का खाना) के लिए मेहमान 3-5 मिनट के भीतर पहुंच जाते हैं और आपसी अभिवादन और परिचय के लिए इस्तेमाल किए जाने वाले एक छोटे से विराम के बाद उन्हें मेज पर आमंत्रित किया जाता है। मेज पर लोगों से मिलना रिवाज नहीं है। अपने टेबल पड़ोसी के माध्यम से किसी से बात करने की अनुशंसा नहीं की जाती है। एक महिला मेज पर टोपी पहनकर बैठ सकती है, लेकिन उसे अपने दस्ताने उतारने होंगे।

बैठने की व्यवस्था वाले स्वागत समारोह में, मेहमानों की वरिष्ठता, आधिकारिक या सामाजिक स्थिति का सम्मान करना आवश्यक है, क्योंकि स्थानों को अधिक सम्मानजनक और कम सम्मानजनक में विभाजित किया गया है। पहला घर की मालकिन के दाहिनी ओर का स्थान माना जाता है, दूसरा स्वामी के दाहिनी ओर का स्थान माना जाता है। महिलाओं की अनुपस्थिति में, पहला स्थान मालिक के दाईं ओर माना जाता है, दूसरा - उसके बाईं ओर। बैठते समय निम्नलिखित नियमों का पालन करें:

पुरुष पहले परिचारिका के दाएँ और बाएँ हाथ पर बैठे होते हैं, जबकि मेज़बान महिलाओं से घिरा होता है। फिर स्थान वैकल्पिक होते हैं: पुरुषों को महिलाओं के बगल में बैठाया जाता है और इसके विपरीत;

एक महिला मेज के अंत में एक महिला के साथ नहीं बैठी है जब तक कि एक पुरुष मेज के अंत में नहीं बैठा है;

पति अपनी पत्नी के बगल में नहीं बैठा है;

एक ही देश के दो विदेशी एक साथ नहीं बैठते;

मेज पर अंतिम सीटों पर उनके संस्थान के कर्मचारी (लेकिन महिलाएँ नहीं) बैठते हैं।

ताकि प्रत्येक अतिथि जल्दी से मेज पर अपना स्थान पा सके, प्रवेश द्वार पर एक बैठने की योजना प्रदर्शित की जाती है, अतिथि के नाम और उपनाम के साथ एक कवर कार्ड मेज पर रखा जाता है, और कभी-कभी प्रत्येक अतिथि को एक टेबल आरेख दिया जाता है। परिचारिका के बैठने के बाद मेहमान अपनी सीट पर बैठते हैं, और स्वागत समारोह समाप्त होने के बाद वह सबसे पहले उठती है।

रिसेप्शन की तैयारी में निम्नलिखित चरण शामिल हैं: रिसेप्शन के लक्ष्य निर्धारित करना, रिसेप्शन का रूप चुनना, प्रतिभागियों की संरचना का निर्धारण करना, रिसेप्शन स्क्रिप्ट तैयार करना, निमंत्रण भेजना, टेबल पर बैठने की योजना बनाना (यदि प्रदान किया गया हो) ), एक मेनू बनाना, टेबल सेट करना और मेहमानों की सेवा करना, टोस्ट और भाषण तैयार करना।

अनौपचारिक रिसेप्शन उन स्थितियों में आयोजित किए जाते हैं जहां मेहमानों की पहले से "अपेक्षा" नहीं की जाती थी, अक्सर छोटी कंपनियों में और अचानक, अनौपचारिक सेटिंग में। अमेरिका में अनौपचारिक स्वागत आम बात है जब साझेदारों को दोपहर के भोजन के लिए आमंत्रित किया जाता है। स्थिति की अनौपचारिकता गैर-मानक समस्याओं के समाधान और समस्या को अलग ढंग से देखने की क्षमता में योगदान करती है। सिद्धांत रूप में, आपको ऐसे स्वागत के लिए तैयार रहना चाहिए।

निष्कर्ष

कार्य के दौरान, यह स्थापित किया गया कि व्यवसाय क्षेत्र में स्वागत, सबसे पहले, आधिकारिक कर्तव्य है, न केवल मेहमानों को प्राप्त करने वाले मेजबान संगठन के लिए, बल्कि मेहमानों की भूमिका निभाने वाले संगठनों के लिए भी। इसलिए, आपको किसी व्यावसायिक बैठक या रिसेप्शन पर जिम्मेदारी से संपर्क करना चाहिए, इसके संचालन की मूल बातें और रिसेप्शन की रूपरेखा को जानना चाहिए।

फलदायी कार्य के लिए व्यावसायिक बैठकें और स्वागत समारोह आवश्यक हैं; वे व्यावसायिक वार्ताओं को संचालित करने में मदद करते हैं, उनमें से औपचारिकता का पर्दा हटाते हैं और उन्हें एक आरामदायक चरित्र प्रदान करते हैं। साथ ही, आपके स्वागत में आने वाले मेहमानों को नाराज न करने के लिए, आपको रिसेप्शन आयोजित करने के बुनियादी नियमों को जानना होगा। और रिसेप्शन में भाग लेते समय एक अजीब स्थिति में आने से बचने के लिए, आपको यह जानना होगा कि वहां कैसे व्यवहार करना है। यह किए गए कार्य का फोकस था, जिसके दौरान मैंने तकनीकों के संचालन के लिए बुनियादी नियमों की पहचान की:

आधुनिक अंतर्राष्ट्रीय प्रोटोकॉल अभ्यास देशों की स्वागत को विनम्र बनाने, अत्यधिक धूमधाम से बचने और उन्हें अधिक तर्कसंगत बनाने की इच्छा की गवाही देता है।

रिसेप्शन का अर्ध-औपचारिक माहौल उपस्थित लोगों को उपयोगी परिचित बनाने, भाग लेने वाले भागीदारों के लिए फायदेमंद भविष्य के अनुबंधों पर चर्चा करने, मौजूदा संपर्कों का विस्तार और गहरा करने, विचारों और विचारों का आदान-प्रदान करने की अनुमति देता है जो उन्हें आर्थिक, वित्तीय और अन्य स्थितियों को बेहतर ढंग से सीखने की अनुमति देता है। और भावी साझेदारों के दावे, व्यवसाय को व्यवस्थित करने में उनकी विशेषताएं। इसके अलावा, एक अनुभवी व्यवसायी के लिए, रिसेप्शन में आमंत्रित लोगों के व्यवहार और कार्यों का अवलोकन करना जानकारी का एक स्रोत हो सकता है, जो बदले में लेनदेन के बारे में निर्णय लेते समय बुनियादी घटकों में से एक के रूप में काम करेगा।

ग्रन्थसूची

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आवेदन

व्यापार बैठक स्वागत प्रतिनिधिमंडल

आधिकारिक स्वागत समारोहों में लेआउट: आधिकारिक वरिष्ठता के क्रम में 1 - 12 अतिथि

परिचारिका के साथ औपचारिक स्वागत के लिए लेआउट: आधिकारिक वरिष्ठता के क्रम में 1 - 14 अतिथि

अनौपचारिक स्वागत. मेज यू-आकार की है, मेज़बान और परिचारिका एक दूसरे के विपरीत बैठते हैं। यह बैठने की योजना, हालांकि अंतरराष्ट्रीय अभ्यास में स्वीकार की जाती है, इससे बचा जाना चाहिए, क्योंकि 7-12 मेहमान व्यावहारिक रूप से मेजबान के साथ संवाद नहीं कर सकते हैं

आधिकारिक नाश्ते और दोपहर के भोजन में, मेहमानों को प्रोटोकॉल प्राथमिकता के क्रम में उनकी रैंक के अनुसार बैठाया जाता है।

रैंक या पदवी के अधिकारी जो छुट्टी पर हैं या काम से बाहर हैं, दूसरे शब्दों में, अपने रैंक के अनुरूप कार्य नहीं कर रहे हैं, उन्हें उसी रैंक के उन मेहमानों को वरिष्ठता प्रदान की जाएगी जो सक्रिय सेवा में हैं। यदि कोई अतिथि उसे सौंपे गए रैंक से ऊंचे कर्तव्यों का पालन करता है, तो वह उसे सौंपे गए सर्वोच्च स्थान पर ले जाता है।

जैसे-जैसे महिलाएँ निर्वाचित निकायों और प्रशासनिक पदों पर उच्च पदों पर आसीन होती जा रही हैं, औपचारिक नाश्ते और दोपहर के भोजन में महिलाओं को उनके पद के अनुसार पुरुषों के बीच बैठाया जाता है।

अनौपचारिक नाश्ते और दोपहर के भोजन में जहां पुरुष और महिलाएं मौजूद हों, यदि संभव हो तो एक-दूसरे के बगल में न बैठें। ऐसे मामलों में, जब तक कोई महिला मिशन की प्रमुख न हो, महिलाओं को उनके पतियों की वरिष्ठता के अनुसार पद पर बैठाया जाता है।

विधवाएँ अपने पतियों का पद बरकरार रखती हैं। पुरुषों के बिना महिलाओं को उम्र, पद या मानद उपाधि के अनुसार बैठाया जाता है। विवाहित महिलाओं को विधवा या तलाकशुदा महिलाओं की तुलना में वरिष्ठता प्राप्त है। सभी महिलाएँ वरिष्ठता में युवा लड़कियों से श्रेष्ठ हैं, जब तक कि उनके पद और कर्तव्य या मानद उपाधियाँ उनमें से किसी को विशेष प्राथमिकता न दें।

किसी आधिकारिक पद पर आसीन महिला का पति अपनी पत्नी के पद के अनुसार पुरुषों के बीच बैठता है, जब तक कि जिस पद पर वह रहता है वह उसे अधिक सम्मानजनक सीट का हकदार नहीं बनाता है।

ऐसी बैठकों में जहां अधिकारी और प्रतिष्ठित व्यक्ति दोनों उपस्थित होते हैं, अधिकार से वरिष्ठता और शिष्टाचार से वरिष्ठता के बीच तनाव अपरिहार्य है। इन मामलों में, निम्नलिखित नियमों को ध्यान में रखा जाना चाहिए:

· आधिकारिक पदों पर आसीन व्यक्तियों की सापेक्ष वरिष्ठता को हमेशा ध्यान में रखा जाता है;

· जब वरिष्ठता निर्धारित की जाती है, तो सम्मानित अतिथियों को शिष्टाचार के कारणों से, उच्च पद और सार्वजनिक जीवन में अधिक प्रभाव वाले लोगों को प्राथमिकता देते हुए, कार्यालय के अधिकारियों के बीच बैठाया जाता है;

· विदेशी मेहमानों का लाभ आम तौर पर स्वीकार किया जाता है। समान रैंक के विदेशी मेहमानों को अपने ही देश के नागरिकों से ऊंचा दर्जा दिया जाता है। अपने देश के बाहर काम करने वाले नागरिकों का रैंक उनके हमवतन से ऊंचा होता है।

नाश्ते, दोपहर के भोजन, रात्रिभोज जैसे स्वागत समारोहों में मेहमानों को मेज पर कड़ाई से परिभाषित क्रम में बैठाया जाता है। मेज पर सीटें अधिक और कम माननीय में विभाजित हैं। सबसे सम्मानजनक स्थान परिचारिका के दाईं ओर (अनौपचारिक स्वागत समारोह में) या मेजबान के दाईं ओर (आधिकारिक स्वागत समारोह में) है। इसके बाद परिचारिका और मालिक के बाईं ओर के स्थान आते हैं, जो दूर जाने के कारण कम सम्मानजनक होते हैं।

एक आधिकारिक स्वागत समारोह में, जहां मेहमान अपनी पत्नियों या पतियों के बिना उपस्थित होते हैं, मुख्य अतिथि को मेज़बान के सामने वाली मेज पर सीट की पेशकश की जाती है।

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प्रोटोकॉल दौरे, व्यावसायिक बैठकें, बातचीत और बातचीत अंतर्राष्ट्रीय व्यापार संचार के सबसे सामान्य रूप हैं।

पार्टियां यात्रा के दिन और समय पर पहले से सहमत होंगी। आगंतुक के आगमन के समय का कड़ाई से पालन करना एक अनिवार्य और सख्त प्रोटोकॉल नियम है। इस नियम का उल्लंघन यात्रा प्राप्त करने वाले व्यक्ति के प्रति अनादर की अभिव्यक्ति माना जाता है, और इसलिए इस व्यक्ति के साथ भविष्य के संबंधों पर बहुत नकारात्मक प्रभाव पड़ सकता है। किसी भी आधिकारिक कार्यक्रम के लिए देर से आगमन की अनुमति नहीं है (आगमन का समय निमंत्रण पर या अन्यथा दर्शाया गया है)। तथाकथित वस्तुनिष्ठ परिस्थितियों को ध्यान में नहीं रखा जाता है - उस घर को खोजने में कठिनाइयाँ जहाँ यात्रा प्राप्त करने वाला व्यक्ति स्थित है, यातायात की भीड़ के कारण देरी, अचानक कार खराब होना आदि। विलंब को आगंतुक की लापरवाही के लिए जिम्मेदार ठहराया जाता है और हमेशा एक अप्रिय स्वाद छोड़ता है। इस संबंध में, पते को पहले से स्पष्ट करने की सिफारिश की जाती है (ड्राइवर की उपयुक्त घर की प्रारंभिक यात्रा तक, यात्रा के लिए जाना, वाहनों के साथ शहर की सड़कों की भीड़ को ध्यान में रखना आदि। यह निंदनीय नहीं है कुछ मिनट पहले पहुंचें, उस घर के पास प्रतीक्षा करें जहां यात्रा होगी, और ठीक नियत समय पर प्रवेश द्वार पर पहुंचें। यात्रा के लिए ड्रेस कोड के संबंध में स्थानीय प्रोटोकॉल नियमों का पालन करने की सिफारिश की जाती है। कभी-कभी यह एक व्यवसाय हो सकता है सूट, अन्य मामलों में - एक नियमित सूट, लेकिन मिश्रित सूट गहरा नहीं होना चाहिए।

बातचीत में किन मुद्दों को उठाया जाना चाहिए, क्या पूछना है और खुद से क्या कहना है, इसके बारे में पहले से सोचना ज़रूरी है। यह दृष्टिकोण आपको अपनी यात्रा का अधिकतम लाभ उठाने की अनुमति देगा। आतिथ्य के नियमों के अनुसार, बातचीत करने की पहल यात्रा प्राप्त करने वाले व्यक्ति की होती है।

मेहमान को सही ढंग से बिठाना ज़रूरी है। एक विशेष बैठक कक्ष में एक बैठक कक्ष स्थापित करने की सलाह दी जाती है। विदेशी प्रतिनिधिमंडल का प्रमुख मेजबान प्रतिनिधिमंडल के प्रमुख के सामने बैठा होता है। आप मेहमानों को अपने डेस्क पर या धूप की ओर मुंह करके नहीं बैठा सकते। अंतिम उपाय के रूप में, आपको खिड़की के पर्दे नीचे करने होंगे। अपने मेज़बान के बैठने के बाद अतिथि बैठता है। यात्रा के दौरान स्थानीय प्रथा के आधार पर कॉफी या चाय, हल्का जलपान और वाइन परोसी जाएगी।

एक प्रोटोकॉल मुलाक़ात आम तौर पर 10-15 मिनट तक चलती है, लेकिन अगर दोनों पक्ष इसमें रुचि रखते हैं तो यह अधिक समय तक चल सकता है। किसी उच्च-रैंकिंग अधिकारी से मिलने जाते समय, कर्मचारियों से पहले से पूछना उपयोगी होता है कि उस व्यक्ति के पास कितना समय उपलब्ध है। किसी भी यात्रा को छोड़ने की पहल अतिथि की रहती है। एक अपवाद राज्य के प्रमुख का दौरा है, जहां दर्शकों को प्राप्तकर्ता पक्ष द्वारा समाप्त किया जाता है, विशेष रूप से राजशाही प्रणाली के साथ, बातचीत का संचालन प्रमुख द्वारा किया जाता है राज्य का।

इंटरबैंक वार्ता में, बातचीत करने की क्षमता एक जटिल कला है जिसमें प्रत्येक कर्मचारी को अपनी स्थिति या रैंक की परवाह किए बिना महारत हासिल करनी चाहिए। इस कला में महारत हासिल करना बैंक कर्मचारियों की पेशेवर जिम्मेदारी है। इंटरबैंक वार्ता में, एक नियम के रूप में, ऐसी वार्ता आयोजित करने के लिए विशेष रूप से अधिकृत व्यक्ति या इन संस्थानों के वरिष्ठ कर्मचारी भाग लेते हैं। व्यावसायिक बातचीत किसी भी संदर्भ सामग्री, डोजियर या नोट्स के संदर्भ के बिना, संवाद के रूप में, आराम से आयोजित की जाती है। व्यावसायिक बातचीत में भाग लेने वालों को अपनी व्यावसायिक गतिविधि के साथ-साथ अर्थशास्त्र, राजनीति, विज्ञान, संस्कृति के विभिन्न क्षेत्रों में बहुत अधिक ज्ञान होना चाहिए और इनमें चर्चा के विषय से संबंधित बड़ी संख्या में विशिष्ट तथ्य ध्यान में रखने चाहिए। अंतरबैंक वार्ता. अधिमानतः. ताकि ऐसी बातचीत में भाग लेने वालों को याद रहे कि, प्रोटोकॉल परंपरा के अनुसार, आपसी अभिवादन के बाद लगभग हर बातचीत सांस्कृतिक जीवन की घटनाओं, नई किताबों, फिल्मों, संगीत कार्यक्रमों, कला प्रदर्शनियों आदि के बारे में बातचीत से शुरू होती है। व्यावसायिक वार्ताओं में अपने बैंक या कंपनी का पर्याप्त रूप से प्रतिनिधित्व करने के लिए एक सुशिक्षित, सुविज्ञ वार्ताकार होना आवश्यक है। यह अनुशंसा की जाती है कि बातचीत शुरू होने से पहले, अपने तर्कपूर्ण बचाव के लिए संभावित चर्चा की तैयारी करें

पद. यदि आवश्यक हो तो आधिकारिक बयान दें. उत्तरार्द्ध को पाठ के अनुसार सख्ती से पढ़ा जाता है, क्योंकि इसमें प्रत्येक शब्द मौलिक महत्व का है। अंतर्राष्ट्रीय व्यवहार में, इसे सामान्य और व्यापक रूप से प्रचलित माना जाता है। फिर आधिकारिक बयान का पाठ वार्ताकार को प्रेषित किया जाता है।

बातचीत के दौरान, अपने वार्ताकार की पूरी समझ हासिल करना बहुत महत्वपूर्ण है। किसी भी अस्पष्ट बिंदु पर आगे स्पष्टीकरण के लिए पूछा जाना चाहिए। व्यावसायिक बातचीत के दौरान सौंपे गए ज्ञापन या किसी अन्य दस्तावेज़ को प्राप्त होने पर तुरंत ध्यान से पढ़ा जाना चाहिए।

आधिकारिक बातचीत में, पारस्परिक हित की भावना को लगातार बनाए रखना आवश्यक है, क्योंकि हर कोई वार्ताकार से यह जानने का प्रयास करता है कि उसके लिए अभी भी क्या अज्ञात है। जब एक व्यक्ति हर समय पूछता है और दूसरा केवल उत्तर देता है तो आप बातचीत को प्रश्नोत्तरी में नहीं बदल सकते। बातचीत में दोनों पक्षों को जो भी आवश्यक लगे उसे व्यक्त करने का अवसर मिलना चाहिए। आपसी समझ हासिल करने के लिए लोगों के बीच संबंधों की संरचना महत्वपूर्ण है। निम्नलिखित प्रकार के रिश्ते ज्ञात हैं: समतुल्य (जब भागीदारों की स्थिति का पूर्ण संयोग होता है); सकर्मक (जब पक्ष "ए" पक्ष "सी" और पक्ष "सी" की स्थिति साझा करता है और पक्ष "बी" भी पक्ष "सी" की स्थिति साझा करता है); सममितीय (जब केवल बुनियादी मुद्दों पर एक समान दृष्टिकोण हो)।

साझेदारों के बीच विश्वास की मौजूदगी या अनुपस्थिति का व्यापार वार्ता की प्रक्रिया पर गहरा प्रभाव पड़ता है। इसमें कोई संदेह नहीं है कि वार्ताकारों के व्यक्तिगत गुण भी बहुत महत्वपूर्ण हैं। विश्व अभ्यास में, मनोवैज्ञानिक संबंधों के पांच सबसे आम मॉडल जो बातचीत प्रक्रिया में योगदान करते हैं या बाधा डालते हैं, उन्हें ध्यान में रखा जाता है। यह व्यावसायिक संपर्क में आने का डर, संदेह (गलतियों का डर), नकारात्मक रवैया, सहानुभूति, सकारात्मक रवैया है। निस्संदेह, संचार की प्रक्रिया में सूचीबद्ध सभी मनोवैज्ञानिक मॉडल घटित होते हैं, लेकिन एक प्रबल होता है।

अंतर्राष्ट्रीय वार्ता के अभ्यास से पता चलता है कि सममित और समकक्ष संबंधों के मामले में, मुद्दों पर चर्चा अधिकतम दक्षता के साथ होती है। संक्रमणीय संबंधों के मामले में, चर्चा के तहत मुद्दों का सकारात्मक समाधान भी संभव है। बातचीत प्रक्रिया का सफल संचालन किसी समझौते पर पहुंचने की आपसी इच्छा, साथी के बारे में अच्छी जानकारी और उस पर विश्वास से सुगम होता है। कोई भी बातचीत मानवीय संचार है, जिसके दौरान प्रतिभागी एक-दूसरे को अपनी स्थिति के बारे में सूचित करते हैं, साथी को अपनी बुद्धि और भावनात्मक-वाष्पशील गुणों से प्रभावित करते हैं।

बैंकिंग नीति और वित्तीय और आर्थिक समस्याओं पर सफल बातचीत के लिए प्रारंभिक तैयारी एक शर्त है। ऐसी तैयारी के दौरान यह पहचानना आवश्यक है:

बैठक में भाग लेने वालों का योग्यता स्तर;

बैठक में भाग लेने वालों के विदेशी भाषा ज्ञान का स्तर;

उनकी सामाजिक, सांस्कृतिक, वैचारिक, भावनात्मक और आयु संबंधी विशेषताओं के बारे में जानकारी।

एक नियम के रूप में, सबसे सफल बातचीत समान हितों वाले लोगों के बीच होती है। लगभग समान स्तर की योग्यता वाले वार्ताकारों के बीच बातचीत आमतौर पर सूचनाओं के सबसे पर्याप्त आदान-प्रदान की विशेषता होती है।

यदि आवश्यक हो, तो बातचीत के दौरान वार्ताकारों को चर्चा में शामिल होना चाहिए और अपने हितों की रक्षा करनी चाहिए। किसी कर्मचारी की अपर्याप्त योग्यता का साक्ष्य जल्दबाजी में दिया गया बयान है: "मैं इसकी सूचना बैंक (कंपनी, उद्यम) के प्रबंधन को दूंगा।" आपको ऐसा बयान देने में जल्दबाजी नहीं करनी चाहिए, क्योंकि एक निश्चित संयम, दृढ़ता और लचीलापन दिखाकर, आप अपने बैंक (कंपनी) के हितों की पर्याप्त रूप से रक्षा कर सकते हैं। हालाँकि, ऐसे मामलों को बाहर करना असंभव है जब ऊपर दिए गए उत्तर के समान ही उत्तर दिया जाना चाहिए।

लोगों के प्रति मैत्रीपूर्ण, विनम्र रवैया, सावधानी और मिलनसारिता, बातचीत शुरू करने और बनाए रखने की क्षमता, स्वयं के लिए आकर्षक होने की क्षमता आवश्यक गुण हैं जो किसी भी वार्ताकार को मैत्रीपूर्ण और पेशेवर संपर्क स्थापित करने में मदद करेंगे।

अंतर्राष्ट्रीय शिष्टाचार के अनुसार, व्यापारिक वार्ताएँ शांत स्वर में ही की जाती हैं, भले ही चर्चा का विषय अप्रिय हो। बढ़ी हुई बातचीत, व्यक्तिगत अपमान और आक्रोश की अभिव्यक्ति अस्वीकार्य है। प्रोटोकॉल के कार्यों में से एक वार्ताकारों के बीच सामान्य संबंधों को बनाए रखने में मदद करना और चर्चा से उन सभी चीजों को खत्म करना है जो सीधे तौर पर मामले से संबंधित नहीं हैं। मानार्थ वाक्यांश: "कृपया आपके प्रति मेरे सर्वोच्च सम्मान के आश्वासन को स्वीकार करें" का गहरा अर्थ है और यह राजनयिक प्रोटोकॉल का एक अभिन्न अंग है।

बहुपक्षीय वार्ता आयोजित करना या

अंतर्राष्ट्रीय सम्मेलन - सबसे कठिन और

बाहरी संबंध विभागों के लिए एक जिम्मेदार मामला और

विभिन्न बैंकों या कंपनियों की प्रोटोकॉल सेवाएँ। ऐसा

बड़ी संख्या में लोगों के साथ बातचीत (सम्मेलन) होती है

प्रतिभागियों और प्रारंभिक कार्य के लिए लागत की आवश्यकता होती है

बहुत अच्छा प्रयास। और पर ध्यानपूर्वक विचार करना आवश्यक है

कार्यक्रम का स्पष्ट कार्यान्वयन व्यवस्थित करें

प्रारंभिक क्रियाएँ:

विदेशियों से मिलने की प्रक्रिया;

हमें अभिवादन करने वालों की व्यक्तिगत रचना;

रूसी संघ में मान्यता प्राप्त विदेशी संस्थानों के प्रतिनिधियों की भागीदारी;

प्रेस, टेलीविजन और रेडियो के प्रतिनिधियों की भागीदारी;

फूलों की प्रस्तुति;

स्वागत भाषण;

होटल आवास;

कार्यक्रम का व्यावसायिक हिस्सा (बातचीत, बैठकें, बातचीत);

रिसेप्शन, नाश्ता, दोपहर का भोजन, आदि;

देश भर में यात्रा करें;

अंतिम विदाई.

ऐसी बैठकों और सम्मेलनों में बातचीत का उद्देश्य विभिन्न वित्तीय और आर्थिक समस्याएं हो सकती हैं; समझौतों, समझौतों या अनुबंधों का निष्कर्ष; उनके कार्यान्वयन के परिणामों की समीक्षा करना; आपसी हित के अन्य मुद्दों आदि पर चर्चा। कुछ मामलों में, द्विपक्षीय या बहुपक्षीय वार्ता में भाग लेने वाले इसके सभी पहलुओं में एक समस्या पर विचार करते हैं। अन्य मामलों में, बातचीत उनकी विविधता से भिन्न होती है। द्विपक्षीय या बहुपक्षीय वार्ता के लिए सभी प्रारंभिक कार्यों का मुख्य बिंदु उन दिशानिर्देशों का विकास है जो वार्ता में प्रतिनिधिमंडल की गतिविधियों (कार्य) को निर्धारित करते हैं। इसके साथ ही बैठक में चर्चा किए गए मुद्दों पर स्थिति के विकास के साथ-साथ बैठक में भाग लेने वालों की संरचना भी बनती है। इंटरबैंक और अन्य वार्ताओं में प्रतिभागियों की संरचना और स्तर इसके प्रतिभागियों द्वारा इस बैठक को दिए गए महत्व पर निर्भर करता है। एक नियम के रूप में, लगभग समान स्तर के प्रतिनिधियों को वार्ता के लिए भेजा जाता है,

प्रतिनिधिमंडल का प्रमुख प्रतिनिधिमंडल के सभी सदस्यों और उनमें से प्रत्येक की गतिविधियों के लिए व्यक्तिगत रूप से जिम्मेदार है। इसलिए, प्रतिनिधिमंडल के प्रमुख को बातचीत के विषय को पूरी तरह से समझना चाहिए, प्रत्येक कर्मचारी को उसके पेशेवर और व्यक्तिगत गुणों को अच्छी तरह से जानना चाहिए। ऐसी शर्तें पूरी होने पर ही प्रतिनिधिमंडल का प्रमुख अपने कार्यों को सफलतापूर्वक करने और बैठक प्रतिभागियों की अधिकतम दक्षता सुनिश्चित करने में सक्षम होगा। प्रतिनिधिमंडल के सहायक कर्मचारियों का सही चयन भी बहुत महत्वपूर्ण है। ऐसे कर्मियों में अनुवादक, आशुलिपिक, ड्राइवर, हाउसकीपिंग कर्मचारी आदि शामिल हैं।

सफल वार्ता के लिए, प्रतिनिधिमंडल के सदस्यों के पास विश्वकोश स्तर की शिक्षा, उच्च व्यावसायिकता, वक्तृत्व कौशल और आगामी बैठक के लिए पूरी तरह से तैयारी होनी चाहिए, जाहिर तौर पर कौशल की एक विस्तृत श्रृंखला के साथ एक मिलनसार कार्यकर्ता होना चाहिए

आर्थिक दृष्टिकोण, किसी भी समस्या के सार का शीघ्र आकलन करने में सक्षम, एक संकीर्ण प्रोफ़ाइल वाले विशेषज्ञ की तुलना में अंतरबैंक वार्ता आयोजित करने के लिए अधिक उपयुक्त है। प्रक्रिया के नियमों का ज्ञान, मिसालें, संगठनात्मक मुद्दों को प्रभावी ढंग से हल करने के तरीके, दस्तावेजों के साथ काम करने की क्षमता, विदेशी भाषाओं का ज्ञान - इन सभी गुणों का भी। एक व्यावसायिक बैठक में भाग लेने वाले के लिए आवश्यक। सफल कार्य के लिए, विदेशी भाषाओं का ज्ञान महत्वपूर्ण है, इसलिए केबिन आपको जल्दी से व्यावसायिक परिचित बनाने और विदेशी प्रेस के प्रतिनिधियों के साथ सफलतापूर्वक संवाद करने की अनुमति देता है। द्विपक्षीय और विशेष रूप से बहुपक्षीय वार्ताओं और सम्मेलनों में विदेशी भाषाओं के ज्ञान की विशेष भूमिका होती है, क्योंकि दस्तावेजों का विकास, एक नियम के रूप में, विदेशी भाषाओं में से एक में किया जाता है, उदाहरण के लिए, अंग्रेजी में। वार्ता के विषय और विदेशी भाषाओं का ज्ञान आपको वार्ता में सभी प्रतिभागियों के लिए सबसे सटीक और स्वीकार्य सूत्र खोजने की अनुमति देता है।

आगामी वार्ताओं में शामिल हैं

मौलिक की अग्रिम तैयारी

दस्तावेज़ आदि अन्य कार्य सामग्री. बैठक के दौरान कई श्रेणियों के दस्तावेजों पर चर्चा हुई।

दस्तावेजों की पहली श्रेणी कई मुद्दों पर बैठक में भाग लेने वालों की स्थिति को दर्शाती है और इसमें आगामी वार्ता में विचार किए गए मुद्दों के समाधान के संबंध में सिफारिशें शामिल हैं। दूसरी श्रेणी विभिन्न समझौतों, प्रोटोकॉल या संधियों का मसौदा है जो बातचीत का आधार बनेगी। दस्तावेजों की तीसरी श्रेणी मसौदा संकल्प या आशय के समझौते हैं।

बैठक के विषय पर बातचीत के लिए मेमो उपयोगी सहायक सामग्री हैं। मेमो का उपयोग बैठक की पूर्व संध्या पर और बातचीत के दौरान आयोजित परामर्श के दौरान किया जाता है।

आगामी बैठक में विचार के लिए नियोजित विभिन्न मुद्दों पर एक डोजियर संकलित करना तैयारी कार्य का एक अभिन्न अंग है। डोजियर के आधार पर, भाषणों के पाठ, बातचीत करने वाले भागीदारों के साथ बातचीत के लिए सामग्री, दस्तावेज, प्रमाण पत्र आदि तैयार किए जाते हैं।

डोजियर में भागीदार के बारे में आधिकारिक प्रमाण पत्र और दस्तावेज, समाचार पत्र की कतरनें, पत्रिकाएं और विदेशी भागीदार के बारे में जानकारी वाली अन्य सामग्रियां शामिल हैं। बातचीत के दौरान काम की प्रभावशीलता काफी हद तक तैयार किए गए डोजियर की गुणवत्ता से निर्धारित होती है।

बातचीत शुरू होने से पहले, प्रतिभागियों की स्थिति का पहले से पता लगाना बहुत महत्वपूर्ण है और आपको अपना स्पष्टीकरण देने का कोई अवसर नहीं है। इस समस्या का समाधान द्विपक्षीय बैठकों और परामर्शों के दौरान टेलेक्स या टेलीफैक्स पत्राचार के माध्यम से किया जाता है। यह कार्य वार्ता की तैयारी के सभी चरणों में किया जाता है। शुरुआती चरण में बातचीत करने वाले साझेदारों की स्थिति स्पष्ट करने पर जोर दिया जा रहा है। बैठक की पूर्व संध्या पर, जब पद निर्धारित किए जाते हैं, तो मुख्य ध्यान आपकी स्थिति की तर्कसंगत प्रस्तुति पर होता है।

बैठक आयोजित करने पर एक समझौते पर पहुंचने के बाद, पार्टियां बैठक का स्थान और बातचीत की अवधि निर्धारित करती हैं। बातचीत की सलाह तब दी जाती है जब पक्ष यह समझते हैं कि समस्या का समाधान केवल संयुक्त प्रयासों से ही संभव है, और यदि पक्ष आपसी हितों को हल करने का प्रयास करते हैं।

सफल वार्ता के लिए आपसी समझ, इच्छाशक्ति और साझेदारी आवश्यक है, लेकिन इन तीनों में सबसे महत्वपूर्ण है इच्छाशक्ति। आपसी समझ तक पहुंचने की इच्छा के बिना कोई समझौता नहीं होगा।

किसी परिणाम को प्राप्त करने के लिए पार्टियों के सच्चे रवैये के आधार पर, बातचीत को तीन श्रेणियों में विभाजित किया जाता है। पहला तब होता है जब कोई एक पक्ष किसी समझौते को रोकने में रुचि रखता है (या उदासीनता दिखाता है)। दूसरा तब होता है जब कोई एक पक्ष परिणाम प्राप्त करने में मध्यम, लेकिन पर्याप्त मजबूत (या तत्काल) रुचि नहीं दिखाता है। तीसरी श्रेणी वह है जब दोनों पक्ष सकारात्मक परिणाम प्राप्त करने का प्रयास करते हैं। यदि सभी भागीदार वार्ता को तीसरी श्रेणी की वार्ता के रूप में मानते हैं, अर्थात। किसी समझौते पर पहुंचने में साझा रुचि दिखाएं.

वार्ता प्रक्रिया में शीघ्र सफलता संभव है। समान परिणाम की संभावना तब होती है जब वार्ताकारों का एक भाग उन्हें तीसरी श्रेणी की वार्ता के रूप में मानता है, और दूसरा भाग दूसरी श्रेणी की वार्ता के रूप में मानता है। यदि सभी भागीदार वार्ता को दूसरी श्रेणी में मानते हैं तो सफलता की संभावना नहीं है। यदि कोई भी भागीदार वार्ता को तीसरी श्रेणी में वर्गीकृत करता है तो सकारात्मक परिणाम प्राप्त करना लगभग असंभव है।

वार्ता की सफलता के लिए, यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है कि एक या दूसरे प्रतिभागी की शुरू में बताई गई अधिकतम मांगें दूसरों को डरा न दें। पहले चरण में, वार्ताकारों की स्थिति को यथासंभव पूर्ण और गहराई से जानना महत्वपूर्ण है। यदि इस स्तर पर, विचारों के आदान-प्रदान के परिणामस्वरूप, प्रतिभागी इस निष्कर्ष पर पहुंचते हैं कि मुख्य मुद्दों पर उनके सामान्य हित विरोधाभासों पर हावी हैं, तो बातचीत जारी रखने के लिए स्थितियाँ (संभावनाएँ) दिखाई देती हैं। दूसरे चरण का कार्य भविष्य के अनुबंध, समझौते या व्यवस्था के मापदंडों को निर्धारित करना है। इस स्तर पर, प्रमुख मुद्दों पर असहमति को खत्म करना और मुख्य समस्या को हल करने के लिए पारस्परिक रूप से स्वीकार्य दृष्टिकोण प्राप्त करना महत्वपूर्ण है। तीसरे और अंतिम चरण में, प्रतिभागी भविष्य के समझौते या अनुबंध के मुद्दों की पूरी श्रृंखला पर अंतिम समझौते विकसित करने पर ध्यान केंद्रित करते हैं। इस स्तर पर, बातचीत विशेष रूप से गहन होती है और इसमें विशेषज्ञों और विशेषज्ञों की सक्रिय भागीदारी की आवश्यकता होती है। अनुबंध के लेखों को अंतिम रूप देते समय, वकील काम में शामिल होते हैं।

बातचीत के दौरान, अप्रत्याशित परिस्थितियाँ उत्पन्न हो सकती हैं जिनके लिए अनुबंध खंडों के अतिरिक्त विस्तार के साथ-साथ पदों में कुछ समायोजन की आवश्यकता होगी। ऐसे मामलों में, किसी को न केवल दृढ़ता दिखानी चाहिए, बल्कि लचीलापन, आपसी रियायतों और स्वीकार्य समझौतों के लिए तत्परता भी दिखानी चाहिए। बेशक, मांगा गया समझौता परस्पर स्वीकार्य और परस्पर लाभकारी होना चाहिए। समझौते से प्रत्येक पक्ष को लाभ होना चाहिए

निश्चित लाभ. एक रियायत जो बातचीत की प्रगति को बढ़ावा देती है वह हमेशा उचित होती है। एक कठोर, सीधा दृष्टिकोण जो समझौता को बाहर करता है, बातचीत के दौरान सकारात्मक परिणाम प्राप्त करने की अनुमति नहीं देता है।

सफल बातचीत तभी संभव है जब आप न केवल अपने मूलभूत हितों, बल्कि अपने साथी के हितों को भी ध्यान में रखें। इसी आधार पर विश्वास और आपसी समझ पैदा होती है, जो किसी भी जटिल मुद्दे का संतुलित और सहमत समाधान खोजने के लिए बहुत आवश्यक है।

यह उन गंभीर मुद्दों में से एक है जो परियोजनाओं और कंपनियों के कई प्रशासकों और प्रबंधकों को चिंतित करता है। इस पर इतना ध्यान क्यों दिया जाता है? क्योंकि आधार हमेशा ऐसे समझौते होते हैं जो बहुत सारे पैसे पर आधारित होते हैं, इसलिए इन रिश्तों को हासिल करने के तरीके बहुत अलग होते हैं।

उच्चतम स्तर पर व्यावसायिक बैठक कैसे आयोजित करें?

यदि आप ऐसे किसी आयोजन की योजना बना रहे हैं, तो हम निम्नलिखित तरीकों की अनुशंसा करते हैं:

स्वाभाविक रूप से, सबसे बुनियादी सवाल यह होगा कि क्या यह व्यावसायिक बैठक बिल्कुल आवश्यक है या क्या दूरस्थ बातचीत के माध्यम से सब कुछ स्पष्ट किया जा सकता है। दरअसल, यह सब इरादों की गंभीरता और अंतिम परिणाम पर निर्भर करता है। यदि लक्ष्य, जैसा कि वे कहते हैं, नेक हैं और योग्य लाभ लाते हैं, तो एक बैठक अवश्य होनी चाहिए। यूं ही इस तरह का आयोजन करने का कोई मतलब नहीं है.

अपने लिए एक बिजनेस मीटिंग की योजना बनाएं, जिसमें आप अपनी बातचीत की रणनीति का बिंदुवार वर्णन करें।

उन प्रश्नों को चिह्नित करें जिनमें आपकी सबसे अधिक रुचि है और जो आपके इरादों को दर्शाते हैं।

एक केंद्रीय प्रश्न रखें, तथाकथित एजेंडा हर चीज के इर्द-गिर्द घूमेगा। दरअसल, इस मुद्दे को दरकिनार करने की कोई जरूरत नहीं है, इसलिए बातचीत के दौरान समय-समय पर अपना और अपने वार्ताकार का ध्यान मुख्य बात पर केंद्रित करें।

यदि आपका वार्ताकार मामले से कुछ लाभ प्राप्त करने का इरादा रखता है, लेकिन वे आपके लिए फायदेमंद नहीं हैं, या वह कुछ विषयों से बचता है, लेकिन आपको उनकी आवश्यकता है, तो एक सशर्त रूपरेखा बनाएं और नियंत्रण प्रश्न तैयार करें जो आपको आत्मविश्वास से वांछित उत्तर और परिणाम प्राप्त करने में मदद करेंगे। .

व्यावसायिक बैठक का सटीक समय बताएं, साथ ही बैठक की समय-सीमा की रूपरेखा भी बताएं। अपने वार्ताकार को यह समझने दें कि आप बहुत गंभीर व्यक्ति हैं और कीमती मिनट व्यर्थ में बर्बाद न करें। यदि आप एक-दूसरे के साथ गलतफहमियों के कारण बैठक दोबारा करने का इरादा नहीं रखते हैं, तो इस बात पर जोर दें कि सब कुछ इसी समय हल हो जाना चाहिए, किसी अन्य समय नहीं।

यदि इस प्रकार की बैठकों में तीसरे पक्ष मौजूद होंगे जिनके पास विशिष्ट मुद्दों पर कुछ निश्चित विचार हैं, तो उन्हें मंच दें, अन्यथा यह गलत लगेगा।

कभी भी शांति की सीमा को पार न करें, शांत रहें, भले ही चीजें आपकी योजना के अनुसार न हों। कभी-कभी केवल "लौह" सहनशक्ति ही हमें स्थिति को समझने और एक आकर्षक अनुबंध प्राप्त करने में मदद करती है।

व्यावसायिक बैठक का महत्वपूर्ण विवरण

यदि आपको कोई व्यावसायिक बैठक आयोजित करने की आवश्यकता है, तो आपको यह याद रखना चाहिए कि आयोजन की सफलता सीधे उसकी गुणवत्तापूर्ण तैयारी पर निर्भर करती है। आपको किसी भी महत्वपूर्ण विवरण पर ध्यान नहीं देना चाहिए और तभी व्यावसायिक बैठक उच्चतम स्तर पर आयोजित की जाएगी। ऐसा करने के लिए आपको यह जानना होगा कि व्यावसायिक बैठक कैसे आयोजित करें।

सबसे पहले, आपको व्यावसायिक बैठक के लिए एक सटीक तारीख निर्धारित करनी होगी। ऐसा करने के लिए, आपको बैठक के सभी प्रतिभागियों को इसके आयोजन के बारे में पहले से सूचित करना होगा। कार्यक्रम के प्रारूप और आप इसे किसके साथ आयोजित कर रहे हैं, इस पर निर्भर करते हुए, यह एक टेलीफोन या मौखिक निमंत्रण, एक व्यावसायिक पत्र या ईमेल हो सकता है। यदि आवश्यक हो, तो आगे की चर्चा के लिए प्रश्नों, प्रक्रिया के नियमों, मुख्य वक्ताओं और पृष्ठभूमि सामग्री के साथ सभी प्रतिभागियों को एक एजेंडा भेजना आवश्यक है।

आपको यह सोचने की ज़रूरत है कि व्यावसायिक बैठक आयोजित करने के लिए कौन सी जगह सबसे उपयुक्त है। एक उपयुक्त स्थान आपकी निजी कंपनी का सम्मेलन कक्ष या एक समर्पित बैठक कक्ष हो सकता है। सुनिश्चित करें कि आपके सहकर्मी इस दिन अपनी व्यावसायिक बैठकें न करें। बैठक आयोजित करने के लिए एक समान रूप से सुविधाजनक विकल्प किराए का सम्मेलन कक्ष है। इस प्रकार की सेवा कई होटलों, शैक्षणिक संस्थानों और व्यावसायिक केंद्रों द्वारा प्रदान की जाती है।

कभी-कभी व्यावसायिक बैठकें रेस्तरां और कैफे में आयोजित की जाती हैं। यह विकल्प तब उपयुक्त हो सकता है जब बैठक में प्रतिभागियों की संख्या कम हो। यदि आप व्यापार वार्ता को नाश्ते या दोपहर के भोजन के साथ जोड़ने या रात के खाने पर करने का निर्णय लेते हैं, तो आपको पहले से ही कैफे या रेस्तरां में एक टेबल आरक्षित करनी होगी।

जिस स्थान पर आप व्यावसायिक बैठक करना चाहते हैं वह स्थान अधिक शोर-शराबा वाला नहीं होना चाहिए, क्योंकि वहां व्यावसायिक मुद्दों पर चर्चा करना कठिन होगा। विदेशी और असाधारण स्थानों को चुनने से इनकार करने की सलाह दी जाती है, क्योंकि आपका स्वाद कार्यक्रम में अन्य प्रतिभागियों के स्वाद से मेल नहीं खा सकता है। इसलिए, आपको क्लासिक प्रतिष्ठानों का चयन करना चाहिए।

आवश्यक उपकरण तैयार करें और बैठक से पहले उसका परीक्षण करें। माइक्रोफोन, प्रोजेक्टर, वीडियो और टेलीफोन उपकरण - सब कुछ पहले से सेट करें और सावधानीपूर्वक समायोजित करें ताकि बैठक के दौरान कोई खराबी न हो।

सभी स्थानों की जाँच करें, मेज़ पर हैंडआउट्स रखें और लेखन सामग्री के बारे में न भूलें। सभी प्रतिभागियों के नाम के साथ मेजों पर चिन्ह लगाएं।

प्रश्न से - व्यावसायिक बैठक कैसे करें और इसे सही तरीके से कैसे करें? इसका सकारात्मक परिणाम सीधे निर्भर करता है, और भविष्य में आपके लिए ऐसे आयोजन करना बहुत आसान हो जाएगा।

व्यावसायिक मुलाक़ात- यह अपने प्रतिभागियों के तर्क और बयानों के विश्लेषण के आधार पर समाधान विकसित करने के उद्देश्य से एक उद्देश्यपूर्ण प्रकार का संचार है।

इनमें बैठकें, सत्र, व्यावसायिक बातचीत और बातचीत शामिल हैं।

बैठकों, बैठकों और सभाओं जैसे सामूहिक कार्य के रूपों के बीच एक निश्चित अंतर है।

बैठक - यह प्रबंधन गतिविधि का एक रूप है, जिसकी सामग्री प्रबंधन प्रक्रिया में एक निश्चित संख्या में प्रतिभागियों का संयुक्त कार्य है।

एक बैठक कार्यबल के सदस्यों को सौंपे गए कार्यों को हल करने और उद्यम के प्रबंधन में शामिल करने के सबसे प्रभावी रूपों में से एक है। यह प्रबंधक को अपने प्रतिभागियों के माध्यम से उद्यम की पूरी टीम को प्रभावित करने की अनुमति देता है।

बैठक - यह एक स्थायी निकाय (समिति, सहकर्मी, परिषद, आयोग, समूह) के काम को व्यवस्थित करने का एक रूप है।

ज्यादातर मामलों में, बैठक का आयोजन चार्टर द्वारा प्रदान किया जाता है, हालांकि कभी-कभी प्रबंधक की पहल पर बैठक आयोजित की जा सकती है।

बैठक - यह एक निश्चित स्थान पर उन लोगों की संयुक्त उपस्थिति है जो एक विशिष्ट उद्देश्य (किसी उद्यम, प्रभाग, समाज के सदस्यों आदि के कर्मचारियों का जमावड़ा) के लिए एकजुट होते हैं।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि प्रबंधन गतिविधियों के अभ्यास में बैठकें प्रमुख होती हैं।

बैठकों के सकारात्मक और नकारात्मक दोनों पक्ष होते हैं।

को व्यावसायिक बैठक के सकारात्मक पहलूके संबंधित:

आवश्यक जानकारी शीघ्रता से प्राप्त करने की क्षमता,

समस्या पर विभिन्न दृष्टिकोणों और उसे हल करने के तरीकों से परिचित हों;

कॉलेजियम निर्णय लेना.

साथ ही, एक बैठक प्रभावी और आर्थिक रूप से व्यवहार्य होती है यदि यह जानकारी प्राप्त करने, जाँचने, विश्लेषण करने और प्रकाशित न करने के साधन के रूप में कार्य करती है।

को व्यावसायिक बैठक के नकारात्मक पहलूके संबंधित:

उनकी उच्च लागत;

सामूहिक उत्तरदायित्व की अनिश्चितता.

व्यावसायिक बैठकों का वर्गीकरण:

1. लक्ष्यों के अनुसार:

शिक्षात्मक(बैठक का उद्देश्य प्रतिभागियों को कुछ ज्ञान हस्तांतरित करना और इस तरह उनकी योग्यता में सुधार करना है)

व्याख्यात्मक(नेता बैठक के प्रतिभागियों को अपनी रणनीति और कार्यों की आवश्यकता, शुद्धता और समयबद्धता के बारे में समझाने की कोशिश करता है);

समस्यात्मक(बैठक का उद्देश्य समस्याओं को हल करने के तरीके और तरीके विकसित करना है);

समन्वय(बैठक का उद्देश्य विभागों के कार्यों का समन्वय करना है);

सूचना(बैठक का उद्देश्य किसी भी समस्या से डेटा एकत्र करना, आदान-प्रदान करना और सारांशित करना और बैठक प्रतिभागियों के विचारों को निर्धारित करना है)।

2. कार्यान्वयन की विधि के अनुसार:

तानाशाही -निम्नलिखित विशेषताओं द्वारा विशेषता: केवल प्रबंधक को वोट देने का अधिकार है; वह स्वयं अपने विचार व्यक्त करता है, आदेश या निर्देश जारी करता है; प्रतिभागियों की संख्या विनियमित नहीं है. ऐसी बैठकों की विशेषताएं हैं श्रमिकों के पदानुक्रम का संरक्षण, कार्यों को निर्धारित करने में स्पष्टता, त्वरित निर्णय लेना;

निरंकुशएक प्रकार की तानाशाही है. उनके पाठ्यक्रम में नेता से एक प्रश्न और बैठक प्रतिभागियों के उत्तर शामिल होते हैं। अनुरोध पर या पर्यवेक्षक की अनुमति से भाषण की अनुमति है। ऐसी बैठक में प्रतिभागियों की संख्या सीमित होती है। ऐसी बैठकें, एक नियम के रूप में, प्रतिभागियों से लेकर नेता तक एक प्रकार की रिपोर्ट का प्रतिनिधित्व करती हैं, जिसके दौरान सभी को कमोबेश अपने विचार व्यक्त करने का अवसर मिलता है;

पृथक्करणात्मक -एक ऐसी प्रक्रिया का प्रावधान करें जिसमें नेता स्वयं यह निर्धारित करे कि किसे बोलना चाहिए, यानी कि किसे वह सुनना चाहता है;

बहसबैठक में लाई गई समस्याओं को हल करने के सबसे लोकतांत्रिक तरीके का प्रतिनिधित्व करते हैं। ऐसी बैठकें आयोजित की जाती हैं यदि कर्मचारियों या विभागों के कार्यों में समन्वय की आवश्यकता होती है, तो उन्हें प्रतिभागियों द्वारा चुने गए प्रबंधक और प्रमुख दोनों द्वारा आयोजित किया जा सकता है। प्रतिभागियों की संख्या सीमित है, आमतौर पर 15 लोगों से अधिक नहीं। चर्चा बैठक में प्रत्येक भागीदार को अपनी राय व्यक्त करने का अवसर मिलता है, जो किए गए निर्णयों के कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदारी बढ़ाने में मदद करता है, प्रबंधक के विचारों सहित किसी भी विचार पर खुली चर्चा की अनुमति देता है, और टीम के सदस्यों के बीच सामंजस्य को बढ़ावा देता है;

मनमाना- ऐसा तब होता है जब कर्मचारी जिनकी पेशेवर ज़िम्मेदारियाँ आपस में घनिष्ठ रूप से जुड़ी होती हैं, विचारों का आदान-प्रदान करते हैं। यह बिना किसी एजेंडे के, बिना किसी विचारधारा के होता है और इस पर कोई निर्णय नहीं लिया जाता। ऐसी बैठक का एक उदाहरण प्रबंधक, उसके प्रतिनिधियों, सहायकों और प्रमुख विशेषज्ञों के बीच मामलों की सामान्य स्थिति या किसी महत्वपूर्ण समस्या के बारे में चर्चा है।

3. तैयारी की डिग्री के अनुसार:

की योजना बनाई- बैठकें जो प्रबंधकों द्वारा नियमित रूप से आयोजित की जाती हैं - साप्ताहिक बैठकें, उदाहरण के लिए, गुणवत्ता आदि पर।

अनिर्धारित- अप्रत्याशित, आपातकालीन स्थितियों की स्थिति में किया जाता है (उदाहरण के लिए, जब एक नियामक दस्तावेज प्राप्त होता है जो कार्य प्रक्रिया को बदलता है, आदि)

4. आवृत्ति द्वारा:वन टाइम;

नियमित;

आवधिक.

5. प्रतिभागियों की संख्या से:

प्रतिभागियों की एक सीमित संख्या (5 लोगों तक) के साथ बैठकें;

विस्तारित बैठकें (20 लोगों तक);

प्रतिनिधि बैठकें (20 से अधिक लोग)।

6. प्रतिभागियों की संरचना के अनुसार:

स्थायी प्रतिभागियों के साथ बैठकें;

प्रतिभागियों की एक गैर-स्थायी संरचना के साथ बैठकें;

मिश्रित प्रतिभागियों के साथ बैठकें;

रचना के साथ बैठकें विनियमों द्वारा विनियमित होती हैं।

प्रबंधक और विशेषज्ञ अपने कामकाजी समय का 20-30% तक व्यावसायिक बैठकों पर खर्च करते हैं। हालाँकि, अनुचित संगठन और प्रौद्योगिकी (तैयारी की कमी, बड़ी संख्या में प्रतिभागियों, रिपोर्ट की अनुचित लंबाई, निर्णयों का असंतोषजनक निष्पादन, आदि) के कारण व्यावसायिक बैठकें हमेशा अपेक्षित प्रभाव नहीं लाती हैं।

व्यावसायिक बैठकों के तर्कसंगत संगठन और संचालन में एक बैठक योजना का विकास, प्रतिभागियों का चयन, स्थान और समय का चुनाव शामिल है।

एक निश्चित अवधि के लिए व्यावसायिक बैठकों की योजना विकसित की जानी चाहिए (महीना, तिमाही,वर्ष), सभी इच्छुक सेवाओं और अधिकारियों से सहमत होकर, प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाएगा और सभी विभागों को भेजा जाएगा। यह ऑपरेशन अकेले बैठकों की आवृत्ति, उनकी अवधि को सुव्यवस्थित करना संभव बनाता है, और बैठक बुलाने की तात्कालिकता और प्रतिभागियों के बीच जानकारी की कमी की समस्या को भी दूर करता है। बेशक, बैठकें अचानक बुलाई जा सकती हैं, लेकिन उनकी संख्या बहुत कम होनी चाहिए। इसके अलावा, योजना में उन मुद्दों की एक सूची होनी चाहिए जिन पर बैठक के दौरान ही चर्चा की जानी चाहिए। किसी बैठक की तैयारी करते समय, उसके प्रतिभागियों की गुणात्मक और मात्रात्मक संरचना को सावधानीपूर्वक निर्धारित करना आवश्यक है। उदाहरण के लिए, बैठक में उन लोगों को शामिल किया जाना चाहिए जो इसके विषय में सबसे अधिक सक्षम हों। इनका उच्च पदस्थ अधिकारी होना आवश्यक नहीं है। इसके बजाय, कार्य के एक निश्चित क्षेत्र के लिए जिम्मेदार विशेषज्ञों को आमंत्रित किया जा सकता है, और इससे प्रबंधक का अधिकार कम नहीं होता है।

व्यावसायिक बैठक की तैयारी करते समय, बैठक के शुरू होने से 2-5 दिन पहले प्रतिभागियों को एजेंडा, रिपोर्ट के विषयों के बारे में सूचित करना और टेलीफोन या अन्य माध्यमों से घोषणा करके वक्ताओं की सूची वितरित करना महत्वपूर्ण है।

बैठक के स्थान और समय का चयन करना भी आवश्यक है, जिसकी सूचना प्रतिभागियों को भी दी जानी चाहिए। व्यावसायिक बैठकें प्रबंधक के कार्यालय और विशेष रूप से सुसज्जित कमरों में आयोजित की जा सकती हैं जहां वॉयस रिकॉर्डर, संचार उपकरण और विशेष टेबल होते हैं।

व्यावसायिक बैठक के संगठनात्मक चरण को पूरा करने के बाद, आप इसका संचालन शुरू कर सकते हैं। यह उतना ही अधिक प्रभावी होगा जितना सही ढंग से पीठासीन अधिकारी का चुनाव होगा, जो कार्यशैली और नियमों का निर्धारण करेगा।

कार्यशैली- यह बैठक आयोजित करने का एक रूप है (बातचीत, विचार-मंथन, आदि)।

नियमों- यह वह समय है जो पूरी बैठक, व्यक्तिगत भाषणों, रिपोर्टों, बहसों और चर्चाओं पर खर्च होने की उम्मीद है।

यह सलाह दी जाती है कि बैठक की अवधि 5-10 मिनट के एक घंटे के काम के बाद एक ब्रेक के साथ 120 मिनट से अधिक न निर्धारित करें। इसे लोगों की मानसिक गतिविधि की इष्टतम अवधि द्वारा समझाया गया है, जो औसतन 40-45 मिनट है। शोध से पता चलता है कि बैठक में भाग लेने वालों की व्यस्तता 45 मिनट के भीतर बढ़ जाती है। 45 से 90 मिनट के बीच की अवधि में यह स्थिर हो जाता है, और 90 से 120 मिनट तक प्रतिभागियों की नकारात्मक गतिविधि देखी जाती है।

अपने प्रतिभागियों को जल्दी और कुशलता से काम करने के लिए प्रोत्साहित करने के लिए व्यावसायिक बैठकें (बैठकें) दोपहर में आयोजित करना सबसे अच्छा है ताकि उन्हें देर तक न जागना पड़े। जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, एक व्यक्ति के पास दिन के दौरान बढ़े हुए प्रदर्शन के दो शिखर होते हैं: पहला - लगभग 9 से 12-13 घंटे तक और दूसरा - 16 से 18 घंटे के बीच। दूसरे शिखर के दौरान बैठकें आयोजित करने की सलाह दी जाती है।

जहाँ तक बैठकों की आवृत्ति का सवाल है, एक घंटे की बैठक की तुलना में सप्ताह में दो बैठकें करना बेहतर है, जिनमें से प्रत्येक आधे घंटे तक चले।

एक नियम के रूप में, प्रस्तुतियों और बहसों के लिए 10-25 मिनट, अधिकतम 3 मिनट आवंटित किए जाने चाहिए। यदि आप अधिक समय मानते हैं, तो वक्ता अपने विचारों को दोहरा सकते हैं और चर्चा किए जा रहे विषय से भटक सकते हैं। प्रत्येक वक्ता को नियमों का कड़ाई से पालन करना चाहिए, चाहे उसका रैंक कुछ भी हो।

व्यावसायिक बैठकों के नियमों के कड़ाई से पालन की आवश्यकता सुनिश्चित करने के लिए, प्रत्येक विशिष्ट मामले में उनकी कीमत की गणना करने की सलाह दी जाती है। इसे निम्नानुसार निर्धारित किया जाता है: प्रतिभागियों की संख्या और बैठक की अवधि दर्ज की जाती है; एक प्रतिभागी की प्रति घंटा टैरिफ दर निर्धारित की जाती है; कीमत, सी, की गणना सूत्र का उपयोग करके की जाती है:

सी = एन * टी * (1 + आई) "3सेर। / त्सेर।,

जहाँ N प्रतिभागियों की संख्या है;

टी - घंटों में अवधि;

I बैठक (बैठक) Zser में भागीदारी से जुड़े छिपे हुए नुकसान का गुणांक है। - बैठक में भाग लेने वाले Tser का औसत मासिक वेतन। - प्रति माह बैठक में भाग लेने वाले के कार्य घंटों की औसत संख्या। यह हमेशा याद रखना चाहिए कि सार्वजनिक रूप से बोलने की क्षमता एक सक्षम प्रबंधक की आवश्यक विशेषताओं में से एक है। इसलिए, आपको अपने अंदर संक्षिप्तता, अपने विचारों को संक्षिप्त रूप से तैयार करने की क्षमता विकसित करने की आवश्यकता है, और इसके लिए आपको चर्चा की जा रही समस्या का अच्छा ज्ञान होना चाहिए।

व्यावसायिक बैठक के मुद्दों की चर्चा मिनटों में दर्ज किए गए निर्णयों को अपनाने के साथ समाप्त होती है। अनुभव से पता चलता है कि यदि, उदाहरण के लिए, किसी बैठक के परिणामस्वरूप, कोई निर्देशात्मक दस्तावेज़ जारी नहीं किया जाता है, यदि निर्णयों के कार्यान्वयन पर नियंत्रण खराब तरीके से स्थापित किया जाता है, तो इसकी आवश्यकता फिर से उत्पन्न होगी।

बैठक सामग्री होनी चाहिए:

स्पष्ट और संक्षिप्त रूप से तैयार किया गया;

केवल तथ्य शामिल करें;

उन्हें पढ़ने में अधिकतम 0.5 घंटे खर्च किये जाने चाहिए;

आगंतुकों के स्वागत का संगठन

आगंतुकों के स्वागत समारोह में, प्रबंधक को स्वयं आगंतुकों के बारे में और उन क्षेत्रों की स्थिति के बारे में बहुमूल्य जानकारी प्राप्त करने का अवसर मिलता है जहां वे काम करते हैं। इसके अलावा, व्यक्तिगत मामलों पर आगंतुकों का स्वागत करना प्रबंधक द्वारा उस संगठन या उद्यम की सामाजिक भूमिका की पूर्ति को दर्शाता है जिसे वह पहचानता है।

आगंतुकों के स्वागत के आयोजन का निर्णय लेते समय, आपको एक महत्वपूर्ण नियम याद रखना चाहिए: आगंतुक का समय प्रबंधन कर्मचारियों के समय से कम मूल्यवान नहीं है। इस नियम के अनुपालन से सुविधा होती है:

व्यावसायिक और व्यक्तिगत मामलों पर आगंतुकों के स्वागत के लिए निश्चित दिन और घंटे स्थापित करना;

आगंतुकों को सूचित करना।

आधिकारिक मामलों पर आगंतुकों का स्वागत पूरे कार्य सप्ताह में कुछ घंटों में स्थापित किया जाना चाहिए, उदाहरण के लिए, दोपहर के भोजन के ब्रेक के बाद। व्यक्तिगत मामलों पर आगंतुकों के स्वागत का समय सप्ताह के दिन के अनुसार निर्धारित करना बेहतर है, इन जिम्मेदारियों को प्रतिनिधियों के बीच विभाजित करना। इसे भी दोपहर के समय करना बेहतर रहता है।

आगंतुकों को प्राप्त करने की प्रथा को बेहतर बनाने में सूचना सेवाएँ महत्वपूर्ण भूमिका निभाती हैं। आगंतुकों को स्पष्ट रूप से पता होना चाहिए कि उन्हें कुछ मुद्दों पर किससे संपर्क करना चाहिए, उत्पादन की प्रगति, इसकी संभावनाओं, विकास के अवसरों आदि के बारे में प्रासंगिक जानकारी होनी चाहिए। उन्हें यह और इसी तरह की सामग्री की अन्य जानकारी विज्ञापनों, दीवार समाचार पत्रों, आदेशों आदि से प्राप्त करनी चाहिए। फिर उन्हें इन मुद्दों पर अपने नेताओं के पास जाने की जरूरत नहीं पड़ेगी.

प्रबंधन आगंतुकों को प्राप्त करते समय प्रबंधक द्वारा ऐसी सलाह के उपयोग को इंगित करता है:

बैठक की शुरुआत से ही ऐसी स्थितियाँ बनाएँ जो दीर्घकालिक बातचीत को प्रोत्साहित करें;

बातचीत शुरू करने से पहले उसका विषय स्पष्ट करें;

प्रश्न इस प्रकार पूछें कि वे वार्ताकार को परेशान न करें;

बातचीत में सभी प्रतिभागियों को बोलने का अवसर प्रदान करें; वार्ताकार की उपस्थिति में बातचीत के परिणाम तैयार करें। बातचीत करने की क्षमता एक आधुनिक नेता के सबसे महत्वपूर्ण व्यावसायिक गुणों में से एक है।

जो लोग मानते हैं कि हमें बार-बार मिलना चाहिए, वे सही हैं। संयुक्त राज्य अमेरिका और यूरोप में एक प्रसिद्ध विपणन सलाहकार, हाई टेक कनेक्ट (सैन फ्रांसिस्को) के संस्थापक और अध्यक्ष रेने शिमाडा सीगल का कहना है कि भले ही आप आईटी क्षेत्र में काम करते हैं, जहां आभासी संचार स्वाभाविक रूप से माना जाता है, आप केवल बन जाएंगे यदि आप व्यक्तिगत बैठकों को नजरअंदाज नहीं करेंगे तो सफल होंगे।

हमने कई स्वतंत्र सलाहकारों को कार्यालय में आमंत्रित किया और स्काइप पर कई अन्य लोगों के साथ संवाद किया,'' वह अपने ब्लॉग में कहती हैं। - विषय वही था - एक व्यावसायिक परियोजना जिसमें इन लोगों की कंपनियों को भाग लेना था। पहले मामले में, हम संभावित समस्याओं के बारे में बेहतर जानते थे। इशारों और चेहरे के भावों ने सभी बारीकियों के बारे में बताया। व्यक्तिगत बातचीत में भावनाएँ शामिल होती हैं, हम भय, विश्वास, मित्रता और ईमानदारी को दूरी में छिपा हुआ देखते हैं। हम अपने साझेदारों को "पढ़ते" हैं। यह बहुत बड़ा फायदा है.

व्यक्तिगत बातचीत में, हम अपने साझेदारों को "पढ़ते" हैं। यह बहुत बड़ा फायदा है

अपने लक्ष्य छिपाएँ नहीं

हम यहां पहले ही किसी कंपनी के भीतर एक प्रभावी प्रबंधन उपकरण के रूप में बैठकों के बारे में बात कर चुके हैं। इस लेख के संदर्भ में एक व्यावसायिक बैठक बाहरी भागीदारों के साथ संपर्क है: ग्राहक, प्रतिपक्ष, ठेकेदार। इसलिए, यह बैठकों से भिन्न है, हालाँकि इसकी तैयारी और संचालन के सामान्य सिद्धांत समान हैं:

• लक्ष्य;
• योजना;
• सारांश (प्रोटोकॉल)।

बारीकियाँ इस तथ्य के कारण हैं कि बैठक में भाग लेने वाले वे लोग हैं जिन्हें हम बाध्य नहीं कर सकते और आदेश नहीं दे सकते। हम केवल दिलचस्पी ले सकते हैं, आकर्षित कर सकते हैं और मना सकते हैं। या इसके विपरीत - दूर धकेलें या डराएँ।

हम एक लक्ष्य निर्धारित करने की आवश्यकता के बारे में ज्यादा बात नहीं करेंगे - और यह स्पष्ट है कि एक समझदार व्यक्ति बिना यह समझे कि ट्रैफिक जाम के बीच से शहर के दूसरे छोर तक खुद को नहीं घसीटेगा। आइए केवल इस बात पर ध्यान दें कि लक्ष्य को न केवल परिभाषित किया जाना चाहिए, बल्कि उन लोगों को भी बताया जाना चाहिए जिनसे आप मिलना चाहते हैं।

व्याख्या में किसी भी ग़लतफ़हमी से बचने के लिए इसे अवश्य लिखा जाना चाहिए। लेकिन अलग-अलग के बिना "आवश्यकता", "आवश्यकता है" इत्यादि हैं। यह वही है जिसकी आपको आवश्यकता है और यह लंबे समय से अपेक्षित है, लेकिन आपके साथी के लिए, आपकी समस्या प्रकृति में मौजूद भी नहीं हो सकती है। इसलिए, चतुर बनें, अपने आप को अपने साथी के बराबर रखें, भले ही वास्तव में आप उससे सिर और कंधे ऊपर हों।

एक महिला को खोजें

हम एक लक्ष्य निर्धारित करते हैं - हम एक योजना बनाते हैं। यानी, कागज के उसी टुकड़े पर जहां हमने चतुराई से लक्ष्य तैयार किया था, हम उन प्रश्नों को लिखते हैं जिन पर हम चर्चा करना चाहते हैं। फिर, व्यावसायिक बातचीत के दौरान, आप कुछ भी महत्वपूर्ण नहीं चूकेंगे, और आपके साझेदारों को पता चल जाएगा कि क्या तैयारी करनी है। यह बताना सुनिश्चित करें कि वे आपकी योजना को पूरक या समायोजित कर सकते हैं। बस किए गए परिवर्तनों के बारे में आपको सूचित करने के लिए कहें।

इसके बाद, आपको यह सोचने की ज़रूरत है कि बैठक में आपकी ओर से कौन भाग लेगा। विशिष्ट जानकारी के वाहक, बातचीत विशेषज्ञ और कर्मचारी जो बदलती स्थिति में तुरंत गैर-मानक समाधान पेश कर सकते हैं, उपयोगी होते हैं। समूह में एक आकर्षक महिला भी लाभकारी होगी। दोनों पक्षों में बैठक में भाग लेने वालों की संख्या समान होनी चाहिए। सबसे अच्छा विकल्प दो लोग हैं: एक नेता है, दूसरा जानकारी को पूरक और रिकॉर्ड करता है।

प्रतिभागियों के साथ बैठक के लक्ष्यों और वांछित परिणामों पर पहले से चर्चा करें। हर किसी को यह समझना चाहिए कि उनकी भूमिका क्या है और उनसे क्या अपेक्षा की जाती है। अपने सहकर्मियों को धीरे से याद दिलाएं कि आपकी कंपनी में पहल बेशक दंडनीय नहीं है, लेकिन इसकी अनुचित अभिव्यक्ति का स्वागत नहीं किया जाता है।

यदि आप कंपनी के शीर्ष व्यक्ति नहीं हैं और प्रबंधक की भागीदारी के बिना किसी नियोजित बैठक की कल्पना नहीं कर सकते हैं, तो उसे यह समझाने का कष्ट करें कि उसकी आवश्यकता क्यों होगी। यदि आप कुछ मिनटों में अपने तर्क प्रस्तुत करेंगे तो बॉस निस्संदेह आपकी व्यावसायिकता की सराहना करेंगे।

सहमति प्राप्त करने के बाद, बॉस को दूसरे पक्ष, बैठक के विषय और उसकी भागीदारी के अपेक्षित परिणामों के बारे में अधिकतम जानकारी लिखित रूप में प्रदान करें।

यह ध्यान में रखते हुए कि इसे सात बार काटने की तुलना में एक बार देखना बेहतर है, दृश्य सामग्री तैयार करें: प्रस्तुतियाँ, पुस्तिकाएँ, ब्रोशर, व्यवसाय कार्ड।

कोण विश्वास के लिए अनुकूल नहीं हैं

बैठक स्थल का चयन उसके लक्ष्यों, उद्देश्यों, प्रतिभागियों की स्थिति और स्थिति की वास्तविकताओं को ध्यान में रखकर किया जाता है। तीन विकल्प हैं: आपके क्षेत्र में, भागीदार के कार्यालय में और "तटस्थ जल" में।

किसी को अपने स्थान पर आमंत्रित करके, आप एक मेहमाननवाज़ मेज़बान की भूमिका निभाते हैं और अंदर से अपनी संपत्ति दिखाते हैं। बेशक, घर में दीवारें भी मदद करती हैं, लेकिन उन्हें अपने मेहमानों पर वैसा प्रभाव डालना चाहिए जैसा आप चाहते हैं।

ऑस्ट्रेलियाई लेखक और मनोवैज्ञानिक एलन पीज़ के अनुसार, टेबल का आकार भी बैठक में भाग लेने वालों के मूड को प्रभावित करता है। उनका कहना है कि चौकोर या आयताकार मेज भरोसे के लिए अनुकूल नहीं होती और प्रतिस्पर्धा का माहौल बनाती है। गोलमेज़ वार्ताएँ बैठक को एक अनौपचारिक स्वरूप प्रदान करती हैं और विचारों के मुक्त आदान-प्रदान की संभावना का संकेत देती हैं। एक छोटी कॉफ़ी टेबल मैत्रीपूर्ण बातचीत के लिए अनुकूल होती है।

किसी साथी के कार्यालय में आने के निमंत्रण को स्वीकार करके, आप सम्मान दिखाते हैं, जिसे विशेष रूप से सराहा जाएगा यदि व्यावसायिक माहौल में आपकी स्थिति अधिक है। बदले में, आप बेहतर ढंग से समझ पाएंगे कि जिस कंपनी के साथ आप सहयोग करने जा रहे हैं वह कैसी और कैसी रहती है।

तटस्थ क्षेत्र प्रतिभागियों को समान स्तर पर रखता है, इसलिए यह विवादास्पद स्थितियों पर चर्चा करने और संघर्षों से बाहर निकलने का रास्ता खोजने के लिए सबसे उपयुक्त है।

यह अच्छा होगा यदि आप सोचें कि मेज पर कैसे बैठना है। एक-दूसरे के सामने बैठने से औपचारिकता बढ़ जाएगी। यदि आप एक-दूसरे के बगल में बैठते हैं, तो इसका मतलब है कि आप एक दोस्ताना संवाद पेश कर रहे हैं।

व्यापार में मदद के लिए फुटबॉल

बैठक की अवधि पर पहले से सहमति होती है। आप मुलाकात में देरी तभी कर सकते हैं जब कोई बाध्यकारी कारण हों।

ऐसा माना जाता है कि सबसे कम उत्पादक बैठकें सोमवार (एक कठिन दिन) और शुक्रवार की दूसरी छमाही (स्नानघर और बारबेक्यू पहले से ही आपके दिमाग में हैं) के लिए निर्धारित हैं।

आपको दोपहर के भोजन से पहले एक बैठक निर्धारित नहीं करनी चाहिए, जब खाली पेट से संकेत मस्तिष्क पर हावी होते हैं, या इसके तुरंत बाद, जब आप चुपचाप बैठना चाहते हैं और व्यावसायिक मुद्दों पर चर्चा नहीं करना चाहते हैं।

लेकिन यदि दोनों पक्षों में सद्भावना है तो दोपहर के भोजन को व्यापारिक वार्ता के साथ जोड़ना काफी स्वीकार्य है।

बातचीत के दौरान, अपना खुलापन, समझौता करने की इच्छा दिखाएं और ऐसे परिणाम पर ध्यान केंद्रित करें जो सभी के लिए उपयुक्त हो। न केवल शब्दों पर, बल्कि स्वर, चेहरे के भाव और हावभाव पर भी ध्यान दें। अशाब्दिक जानकारी मौखिक जानकारी से कम मूल्यवान नहीं है।

अनौपचारिक संचार के साथ व्यावसायिक हिस्से को कमजोर करना स्वीकार्य है, उदाहरण के लिए, कल के फुटबॉल मैच से इंप्रेशन का आदान-प्रदान करना। यह आपको ऐसे रिश्ते स्थापित करने की अनुमति देगा जो मित्रता के करीब हों।

बैठक के नतीजों के आधार पर एक सारांश तैयार किया जाना चाहिए जिसमें हुए समझौतों का उल्लेख किया जाना चाहिए। दोनों पक्ष संयुक्त प्रयासों से शब्दों को परिष्कृत करते हुए इसकी रचना करते हैं। बैठक का आरंभकर्ता तैयार पाठ को दूसरे पक्ष और अपने पक्ष के सभी प्रतिभागियों को भेजता है।

मीटिंग में प्राप्त नए संपर्कों को कंपनी के एकीकृत डेटाबेस में दर्ज किया जाता है।

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