पत्र की औपचारिक शुरुआत कैसे करें? व्यवसायिक लेखन शैली. किसी अन्य संगठन के लिए भुगतान का अनुरोध करने वाला पत्र

व्यावसायिक और नागरिक गतिविधियों में अक्सर अधिकारियों से संपर्क करना आवश्यक होता है।

प्रत्येक अनुरोध लिखित रूप में होना चाहिए। आधिकारिक पत्र विभिन्न अवसरों पर भेजे जाते हैं। यह हो सकता है: भुगतान करने की आवश्यकता, भुगतान के बिना उत्पाद प्रदान करने का अनुरोध, ऋण चुकौती का दावा, इत्यादि।

आधिकारिक अनुरोधों पर विशेष प्रपत्र लागू नहीं किए जाते हैं। रूसी संघ के कानून के लिए स्वतंत्र लेखन की आवश्यकता है। लेकिन इसके अलावा, आम तौर पर स्वीकृत मानदंड भी हैं। उनके उपयोग से पत्रों पर कानूनी स्थिति लागू करना संभव हो जाता है। आवश्यक शर्तों और विशेषताओं की कमी उन्हें आधिकारिक पत्राचार के रूप में मानने की अनुमति नहीं देती है।

इसलिए, प्राप्तकर्ता से औपचारिक रूप से संपर्क करने से पहले, आपको निःशुल्क नमूनों और उदाहरणों से खुद को परिचित करना होगा। उन्हें इस प्रकाशन के नीचे दिए गए लिंक का उपयोग करके प्राप्त किया जा सकता है। लिखते समय यह व्याख्यात्मक लेख एक अच्छी मदद के रूप में काम कर सकता है।

आधिकारिक पत्रों की संरचना और विशेषताएँ

आधिकारिक पत्राचार A4 शीट पर किया जाता है। इसके अलावा, कंपनियों (कानूनी संस्थाओं) के लिए कंपनी लेटरहेड का उपयोग किया जाता है। यह पहले से ही पंजीकरण की पहचान करने वाली जानकारी की उपस्थिति मानता है।

यह आवश्यकता "टोपी" की आवश्यकता को समाप्त नहीं करती है। यह शीट के ऊपरी दाएँ क्षेत्र में लिखा गया है। यह प्राप्तकर्ता संगठन और अधिकारी का नाम दर्शाता है। इसमें उद्यम, विभाग, प्रबंधक, प्रेषक का नाम लिखना भी संभव है।

बाईं ओर विपरीत दिशा में आउटगोइंग/इनकमिंग चिह्न बनाने का स्थान है। उनमें नंबर, तारीख और शहर शामिल है। तदनुसार, आउटगोइंग प्रेषक द्वारा निर्धारित किया जाता है, और आने वाला प्राप्तकर्ता द्वारा निर्धारित किया जाता है। प्राप्तकर्ता के लिए, दस्तावेज़ को पंजीकृत करने वाले व्यक्ति की स्थिति और व्यक्ति को इंगित करना एक आवश्यक आवश्यकता है।

अगला (नीचे) पाठ ही है. कुछ पत्रों के लिए शीर्षक लिखना संभव है (वैकल्पिक)। पाठ के अंतर्गत आपको अधिकृत व्यक्ति की स्थिति का पूरा नाम, उसका अंतिम नाम, प्रथम नाम, संरक्षक, संपर्क फ़ोन नंबर, कलाकार का विवरण (यदि कोई अपेक्षित है) अवश्य इंगित करना होगा। इस डेटा के सामने अधिकृत व्यक्ति के हस्ताक्षर होते हैं। यह हस्ताक्षर भेजने वाली संस्था की मुहर द्वारा प्रमाणित होता है।

वाणी और पत्र लिखने का ढंग

चूँकि यह आधिकारिक पत्राचार है जिस पर विचार किया जा रहा है, भाषण को व्यवसायिक माना जाता है। अर्थात्, पाठ में कोई साहित्यिक अभिव्यक्ति (तुलना, रूपक, रूपक) नहीं होनी चाहिए। यह समझा जाना चाहिए कि जिस व्यक्ति को संदेश प्राप्त हुआ है उसके पास अनावश्यक साहित्यिक वाक्यांशों को पढ़ने के लिए पर्याप्त समय नहीं है।

एक आधिकारिक पत्र के पाठ की संरचना इस प्रकार मानी जाती है: शुरुआत में एक सूचनात्मक भाग होता है। यह प्रेषक और प्राप्तकर्ता के बीच संबंध का वर्णन करता है। आगे पाठ में समस्या के सार का वर्णन करना आवश्यक है।

विवरण संक्षिप्त होना चाहिए और अंतिम तिथियों, आंकड़ों और साक्ष्य द्वारा समर्थित होना चाहिए।

इसके बाद, समस्या को हल करने के उद्देश्य से घटनाओं के वांछित विकास का प्रस्ताव देना आवश्यक है।

नीचे एक मानक प्रपत्र और एक आधिकारिक पत्र का नमूना है, जिसका एक संस्करण मुफ्त में डाउनलोड किया जा सकता है।

व्यापार जगत में इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार हमेशा से संचार का मुख्य तरीका रहा है और रहेगा। सही ढंग से लिखा गया पत्र पहले से ही आधी सफलता है। लेकिन हर कोई ऐसे पत्र नहीं लिख सकता. कभी-कभी, किसी व्यावसायिक प्रस्ताव वाला पत्र पढ़ते समय, यह पूरी तरह से स्पष्ट नहीं हो पाता है कि वास्तव में वे आपको क्या देना चाहते हैं, इससे आपको क्या लाभ मिलेगा और आपने इस पत्र को पढ़ने और समझने में अपना समय क्यों बर्बाद किया।

सही, प्रेरक पत्र लिखने की क्षमता अभ्यास से आती है। और यह अच्छा है जब संचित अनुभव साझा किया जाता है, जिससे अन्य लोगों को उसी रेक पर कदम रखने की अनुमति नहीं मिलती है। बिजनेस टू बिजनेस सेलिंग: पावर वर्ड्स एंड स्ट्रैटेजीज फ्रॉम द वर्ल्ड्स टॉप सेल्स एक्सपर्ट्स के लेखक जेफरी जेम्स प्रेरक पत्र लिखने के लिए अपनी सरल 6-चरणीय प्रणाली प्रदान करते हैं।

कॉपीराइट शटरस्टॉक

1. हमेशा इस बात का स्पष्ट विचार रखें कि आप किस बारे में लिखने जा रहे हैं।

पत्र का मुख्य उद्देश्य प्राप्तकर्ता को एक निश्चित निर्णय लेने के लिए प्रेरित करना है। इसलिए, पत्र लिखना शुरू करने से पहले, अपने आप से दोबारा पूछें कि आप प्राप्तकर्ता से वास्तव में क्या चाहते हैं? आपका पत्र पढ़ने के बाद उसे क्या निर्णय लेना चाहिए?

इस मामले में, अनिश्चितता आपकी कट्टर दुश्मन है। आपका उद्देश्य जितना स्पष्ट होगा, आपका पत्र उतना ही अधिक प्रेरक होगा।

2. अपने पत्र की शुरुआत अपने निष्कर्ष से करें।

आपका निष्कर्ष उस निर्णय का विवरण है जो प्राप्तकर्ता को आपके पत्र की सामग्री के आधार पर लेना चाहिए।

स्कूल में हमें सिखाया गया कि हमेशा परिचय से शुरुआत करें। प्रेरक पत्र लिखने के मामले में यह कथन ग़लत है। व्यवसाय जगत में, हर कोई आपकी साहित्यिक क्षमताओं की सराहना करने में बहुत व्यस्त है। इसलिए, आपको सीधे मुद्दे पर आना चाहिए।

उदाहरण के लिए, आप अपनी कंपनी के किसी परिसर में जिम स्थापित करने के लिए अपने बॉस से अनुमति लेना चाहते हैं।

गलत:

"जिम,
जैसा कि आप जानते हैं, कर्मचारी अनुपस्थिति है इस समययह एक प्रमुख मुद्दा है जिसका हमारी कंपनी और हमारे उद्योग की अन्य कंपनियों दोनों पर काफी वित्तीय प्रभाव पड़ रहा है... ब्ला ब्ला ब्ला... इसलिए हमें अपनी कंपनी के मुख्यालय में एक जिम स्थापित करने के लिए धन आवंटित करने पर विचार करना चाहिए।

सही:

"जिम,
मैं चाहता हूं कि आप हमारे कार्यालय में जिम की स्थापना को मंजूरी दें।"

3. अपने तर्कों को कई आसानी से पचने योग्य अनुच्छेदों में विभाजित करें।

अपने विचार का समर्थन करने वाले तर्कों को पढ़ने और समझने में आसान बनाने के लिए, उन्हें कई अनुच्छेदों में विभाजित करें।

गलत

“एक हालिया सरकारी रिपोर्ट के अनुसार, शारीरिक गतिविधि समूह बेहद महत्वपूर्ण हैं, हालांकि कुछ कंपनियां इस तरह से कर्मचारियों को पुरस्कृत करने की प्रतिबद्धता प्रदर्शित करती हैं। कई कंपनियाँ ऐसे समूहों को कम मूल्य वाली संपत्तियों के रूप में पहचानती हैं, लेकिन उनके पास ऐसे समूहों को उद्योग में पेश करने की कोई योजना नहीं है, भले ही फिटनेस कॉर्पोरेट और व्यक्तिगत सफलता से निकटता से जुड़ी हुई है। मेरा मानना ​​है कि अगर हम अपनी कंपनी में ऐसे भौतिक समूह नहीं लाएंगे तो हम अपने प्रतिस्पर्धियों से बहुत पीछे रह जाएंगे।''

सही

"कार्यालय में जिम आपको इसकी अनुमति देगा:
- अनुपस्थिति कम करें
- समग्र उत्पादकता बढ़ाएँ"

4. प्रत्येक तर्क का साक्ष्य सहित समर्थन करें।

यदि आप एक पत्र लिखते हैं जिसमें सभी तर्क हैं, तो इसे पूरी तरह से व्यक्तिगत राय माना जा सकता है और इससे अधिक कुछ नहीं। प्रत्येक तर्क को प्रमाण की आवश्यकता होती है। अन्यथा, आप कैसे समझ सकते हैं कि यह वास्तव में काम करता है?

गलत

“कार्यालय में जिम होना सही समाधान होगा क्योंकि लोग घर पर रहने के बजाय काम पर जाना पसंद करेंगे। इससे कार्यालय में समग्र बीमारी को कम करने में भी मदद मिलेगी।"

सही

“अनुपस्थिती कम हो गई। नेशनल इंस्टीट्यूट ऑफ हेल्थ द्वारा ऑन-साइट जिम वाली 1,000 कंपनियों पर किए गए एक सर्वेक्षण के अनुसार, इन कंपनियों में कर्मचारियों की अनुपस्थिति उन कंपनियों की तुलना में 20% कम है जिनके पास ऐसे उपकरण नहीं हैं।

5. कार्रवाई के आह्वान के रूप में अपने निष्कर्ष को दोहराएं।

पत्र के अंत में, शुरुआत में बताए गए अपने निष्कर्ष को दोबारा दोहराएं। केवल अब विशिष्ट कार्रवाई के आह्वान के रूप में। इस तरह, आप प्राप्तकर्ता को एक विशिष्ट निष्कर्ष पर ले जाते हैं जो उसे आपका पत्र पढ़ने के बाद निकालना चाहिए। यह कॉल सरल और विशिष्ट होनी चाहिए.

गलत

"यदि आप इस परियोजना का समर्थन करते हैं तो हम बहुत आभारी होंगे।"

सही

"यदि आप इस पत्र का उत्तर हां में देते हैं, तो मैं तुरंत प्रक्रिया शुरू कर दूंगा।"

6. ईमेल की विषय पंक्ति में लाभ बताएं

ईमेल में विषय पंक्ति लगभग सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा है। चूँकि इसे पत्र के मुख्य विषय का अनुमान लगाना चाहिए और प्राप्तकर्ता को उस मूड में सेट करना चाहिए जिसकी आपको आवश्यकता है। और इसीलिए आपको अपने मुख्य निष्कर्ष का समर्थन करने वाले सभी तर्क और साक्ष्य लिखने के बाद इसे अंत में भरना चाहिए।

आदर्श रूप से, पत्र की विषय पंक्ति को दो महत्वपूर्ण कार्य पूरे करने चाहिए: इसमें प्राप्तकर्ता को इतनी रुचि होनी चाहिए कि वह पत्र को खोले और पढ़े; और इसे वह संदेश प्राप्तकर्ता तक पहुंचाना चाहिए जो आप देना चाहते हैं।

ज्यादातर मामलों में, दोनों कार्यों को एक साथ पूरा करने का सबसे अच्छा तरीका यह है कि आप जो निर्णय लेना चाहते हैं उसे लेने से होने वाले लाभों के बारे में लिखें।

गलत

"कार्यालयों में जिम सुसज्जित करने के कार्यक्रम का कर्मचारियों के स्वास्थ्य पर प्रभाव"

सही

"हम कर्मचारियों की अनुपस्थिति को कैसे कम कर सकते हैं?"

मुझे आपकी राय में दिलचस्पी है. आप दोनों विकल्पों पर क्या प्रतिक्रिया देंगे और ऐसे पत्र लिखते समय आप किन नियमों का पालन करते हैं?

एक आधिकारिक पत्र एक दस्तावेज़ है जो व्यावसायिक संचार का एक अभिन्न अंग है। अधिकतर यह डाक सेवा के माध्यम से प्रसारित होता है और सूचनाओं के आदान-प्रदान के एक विशेष तरीके के रूप में कार्य करता है।

बुनियादी अवधारणाओं

विभिन्न आर्थिक या उत्पादन मुद्दों को हल करने के लिए व्यावसायिक पत्राचार की आवश्यकता होती है। इसकी मदद से, उद्यम और संगठन बाहरी वातावरण के साथ संवाद करते हैं: भागीदार, ग्राहक या सरकारी एजेंसियां। आमतौर पर इसके लिए सर्विस लेटर का इस्तेमाल किया जाता है.

यह लिखित दस्तावेज़ का सामान्य नाम है, जो हो सकता है:

• पहले प्राप्त संदेशों या अनुरोधों का जवाब देना;
• अन्य दस्तावेजों या सामग्रियों के साथ प्राप्तकर्ता को भेजा गया संलग्न कागज;
• एक पहल पत्र, ऐसे मामलों में जहां संचार का कोई अन्य तरीका असंभव है।

सूचीबद्ध विकल्पों में से प्रत्येक की अपनी विशेषताएं हैं। फिर भी, ऐसे सामान्य नियम हैं जिनके अनुसार आमतौर पर कोई भी आधिकारिक पत्र तैयार किया जाता है। यह समझ में आने योग्य है, क्योंकि, उदाहरण के लिए, व्यावसायिक पत्राचार से ही अधिकतर लेन-देन का निष्कर्ष शुरू होता है। उचित ढंग से निष्पादित दस्तावेज़ प्राप्तकर्ता पर भावी संभावित साझेदार के बारे में अनुकूल प्रभाव पैदा कर सकता है।

व्यावसायिक पत्रों के प्रकार

सेवा पत्र में मौजूद जानकारी के आधार पर, यह हो सकता है:

1. साथ में। उस स्थिति में जब इसमें एक संदेश होता है जिसमें कहा गया है कि इसके लिए एक एप्लिकेशन पैकेज है।
2. दिखावटी. अर्थात् यह किसी विशेष स्थिति (दावे) से असंतोष व्यक्त करता है।
3. शिक्षाप्रद. पाठ विशिष्ट निर्देश देता है.
4. गारंटीशुदा. प्रेषक दस्तावेज़ में निर्धारित दायित्वों की भविष्य की पूर्ति की पुष्टि करता है।
5. सूचनात्मक. पत्र में ऐसी जानकारी होती है जो प्राप्तकर्ता के लिए रुचिकर हो सकती है।
6. विज्ञापन देना। सहयोग आकर्षित करने के लिए जानकारी प्रदान की जाती है।
7. अधिसूचना पत्र. सार्वजनिक आयोजनों की जानकारी.
8. पुष्टिकरण पत्र. कुछ दस्तावेज़ या सामग्री प्राप्त करना।
9. अनुरोध पत्र. पाठ में प्राप्तकर्ता को कार्रवाई करने के लिए प्रोत्साहित करने की अपील है।
10. संदेश पत्र द्वारा. इसमें प्रेषक पार्टियों को पारस्परिक हित की विशिष्ट जानकारी प्रदान करता है।

इन दस्तावेज़ों का उद्देश्य संगठनों या उसके संरचनात्मक प्रभागों के बीच संबंध बनाए रखना है।

दावा पत्र तैयार करना

सहयोग के मामलों में, कभी-कभी ऐसी स्थितियाँ उत्पन्न होती हैं जब कोई एक पक्ष, किसी न किसी कारण से, अपने दायित्वों को पूरा नहीं करता है। इस मामले में, भागीदार पहले अपने प्रतिपक्ष को एक पत्र भेजता है। इसमें, वह आम तौर पर अपने कानूनी अधिकारों के उल्लंघन को खत्म करने के लिए अपने प्रस्ताव रखता है। यह एक सेवा पत्र है. ऐसे दस्तावेज़ का एक नमूना मनमाने ढंग से तैयार किया जा सकता है। निम्नलिखित बातों को ध्यान में रखा जाना चाहिए:

1. साझेदारी की मानसिकता के साथ औपचारिक और व्यवसायिक होना चाहिए।
2. शिकायत का सार बहुत स्पष्ट रूप से व्यक्त किया जाना चाहिए।
3. जानकारी प्रस्तुत करते समय, आपको विशिष्ट तथ्यों के साथ दृढ़तापूर्वक काम करने की आवश्यकता है।

दावे के पत्र में शामिल होना चाहिए:

• प्रेषक का विवरण (नाम, वापसी पता और संपर्क नंबर);
• प्राप्तकर्ता के बारे में पूरी जानकारी;
• उन परिस्थितियों का विवरण जिनके तहत संघर्ष की स्थिति उत्पन्न हुई;
• कानूनी मानदंडों का संदर्भ जिसका प्रतिपक्ष ने अपनी ओर से उल्लंघन किया;
• उल्लंघन को खत्म करने के लिए विशिष्ट आवश्यकताएं, उनके कार्यान्वयन की समय सीमा का संकेत;
• यदि विरोधी पक्ष अपने निष्पादन से बचता है तो परिणाम हो सकते हैं।

आधिकारिक पत्र कैसे लिखा जाता है, इस पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए। पैटर्न को इस प्रकार डिज़ाइन किया जाना चाहिए कि घुसपैठिया इसे खतरे के रूप में न समझे। यह याद रखना चाहिए कि यह केवल कानून का पालन करने के लिए एक अनुस्मारक है।

डिज़ाइन नियम

आधिकारिक पत्रों के डिज़ाइन पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए। सच है, कानून इसके लिए कोई सख्त नियम-कायदे मुहैया नहीं कराता।

इसके बावजूद, ऐसे दस्तावेज़ तैयार करते समय निम्नलिखित अनिवार्य बिंदुओं को ध्यान में रखा जाना चाहिए:

1. कोई भी आधिकारिक पत्र लेटरहेड पर लिखा जाना चाहिए। इसे कार्यालय प्रबंधन विशेषज्ञों द्वारा अग्रिम रूप से विकसित किया जाता है और उद्यम के प्रमुख के आदेश द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

2. दस्तावेज़ में कुछ विवरण होने चाहिए:

2.1. प्राप्तकर्ता और प्रेषक के बारे में जानकारी.

2.2. इस पत्र की जावक संख्या और तारीख. पंजीकरण के लिए यह आवश्यक है.

2.4. शीर्षक।

2.5. किसी भी आवेदन की उपस्थिति के बारे में जानकारी, उनके नाम और संख्या दर्शाते हुए।

2.6. इस दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति के बारे में जानकारी (स्थिति और पूरा नाम)।

3. पत्र में केवल एक ही मुद्दे का जिक्र होना चाहिए। एकाधिक थीम होने से कलाकार का चयन करना कठिन हो जाएगा।

4. जानकारी यथासंभव संक्षिप्त, लेकिन स्पष्ट रूप से प्रस्तुत की जानी चाहिए। यह सलाह दी जाती है कि पाठ दो पृष्ठों से अधिक न हो।

5. प्राप्तकर्ता का विवरण सही-सही बताएं। यदि हम बात कर रहे हैंसंगठन के बारे में, आपको निम्नलिखित क्रम का पालन करना होगा:

5.1. कंपनी का नाम (नाममात्र मामले में)।

5.2. संरचनात्मक इकाई (यदि आवश्यक हो)।

5.3. प्राप्तकर्ता की स्थिति (मूल मामले में)।

5.4. उसके आद्याक्षर.

5.5. उद्यम का डाक पता.

6. यदि कई प्राप्तकर्ता हैं, तो पहले मुख्य को इंगित किया जाता है, और फिर अन्य सभी को।

यदि आप इन सभी बिंदुओं को ध्यान में रखते हैं, तो सैद्धांतिक रूप से आधिकारिक पत्र तैयार करना मुश्किल नहीं होगा।

प्रस्तुति का क्रम

किसी दस्तावेज़ को सही ढंग से तैयार करने के लिए, उसमें जानकारी प्रस्तुत करने के एक निश्चित क्रम को ध्यान में रखना आवश्यक है। उदाहरण के लिए, आप एक पेशेवर प्रतिक्रिया पत्र लिखने के विकल्प पर विचार कर सकते हैं। सबसे पहले, आपको यह याद रखना होगा कि, शिष्टाचार के नियमों के अनुसार, आपको सूचना प्राप्त होने के 24 घंटे के भीतर उसका जवाब देना होगा। अगर हम इलेक्ट्रॉनिक संदेश के बारे में बात कर रहे हैं, तो इष्टतम समयदो घंटे से अधिक नहीं होगा. ऐसे मामलों में जहां ऐसे नियम का पालन करना संभव नहीं है, अपने साथी को उचित संदेश भेजना बेहतर है।

पत्र में मूलतः दो भाग होंगे:

1. परिचयात्मक. प्रेषक अपने लेखन का विषय, कारण और कारण बताता है। यहां आप उन विनियमों का उल्लेख कर सकते हैं, जो कानून के अनुसार, उत्तर प्रदान करने के आधार के रूप में कार्य करते हैं। इसके अलावा, प्रश्न में स्थिति के संबंध में कुछ बिंदुओं पर ध्यान देना उचित है। वे मुद्दे का सार प्रकट करने में मदद करेंगे।
2. मुख्य। इस भाग का उद्देश्य स्पष्ट करना और राजी करना है। पाठ स्पष्ट, संक्षिप्त और संक्षिप्त होना चाहिए, और प्रस्तुत तथ्य सत्यापित और वस्तुनिष्ठ होने चाहिए। यदि आवश्यक हो, तो वास्तविक संख्याओं से उनकी पुष्टि की जा सकती है।

इस पाठ के बाद आमतौर पर अनुप्रयोगों की एक सूची आती है। दस्तावेज़ प्रेषक के हस्ताक्षर के साथ समाप्त होता है। इसके अलावा, आपको यह जानना होगा कि सेवा पत्र कैसे लिखना है ताकि प्राप्तकर्ता को ठेस न पहुंचे। सबसे पहले, उसे "प्रिय" वाक्यांश से संबोधित करना शुरू करना उचित है। दूसरे, आप पाठ में क्रियाविशेषण वाक्यांशों का उपयोग कर सकते हैं जैसे "अपने प्रस्तावों का सावधानीपूर्वक अध्ययन किया है" या "अपनी टिप्पणियों की सावधानीपूर्वक जाँच की है।" शिष्टाचार के ऐसे पालन से दोनों पक्षों को ही लाभ होगा।

प्रक्रिया

आधिकारिक पत्रों का मसौदा तैयार करना इन कर्तव्यों को सौंपे गए क्लर्कों, सचिवों या अन्य कर्मचारियों की जिम्मेदारी है। काम शुरू करते समय, उन्हें अपने कार्यों में एक निश्चित क्रम का पालन करना चाहिए। ऐसे दस्तावेज़ को तैयार करने की प्रक्रिया आमतौर पर निम्नलिखित चरणों से गुज़रती है:

1. इस मुद्दे की परिस्थितियों का गहन अध्ययन। इसे हल करने के संभावित तरीकों का सही आकलन करने के लिए स्थिति पर पूरी तरह से महारत हासिल करना आवश्यक है।
2. एक पत्र का मसौदा तैयार करना. यहां उपरोक्त सभी आवश्यकताओं को ध्यान में रखना आवश्यक है।
3. तैयार पाठ का समन्वय. कभी-कभी प्रबंधक की टिप्पणियों को ध्यान में रखते हुए इसे संपादित करना पड़ता है। वह इस विषय पर कुछ स्पष्टीकरण या स्पष्टीकरण दे सकते हैं।
4. उसके पर्यवेक्षक द्वारा अनुमोदन.
5. दस्तावेज़ का अंतिम निष्पादन और हस्ताक्षर।
6. एक पत्र पंजीकृत करना.
7. प्राप्तकर्ता को पत्राचार भेजना।

इन सभी चरणों से गुजरने के बाद ही पत्र प्राप्तकर्ता तक पहुंचकर उसे सौंपे गए मिशन को पूरा करने में सक्षम होगा।

अनिवार्य नियम

सेवा पत्र जारी करने के लिए आपको इस बात का ध्यान रखना होगा कि उसका पहला पृष्ठ एक विशेष प्रपत्र पर मुद्रित होना चाहिए। बाकी के लिए, आप नियमित खाली A4 शीट का उपयोग कर सकते हैं। यहां आपको यह याद रखना होगा कि टेक्स्ट फ़ील्ड की अपनी सीमाएं हैं: ऊपर और नीचे 2 सेंटीमीटर, बायां - 3.5 सेंटीमीटर, दायां - 1 सेंटीमीटर है। एक शीट पर जानकारी फिट करने के लिए मानक आकारों का उल्लंघन न करें। सभी नियमों का पालन करना और केवल एक अतिरिक्त पृष्ठ जोड़ना बेहतर है।

आपको टेक्स्ट को सभी नियमों के अनुसार टाइप करना होगा:

1. मुद्रण के लिए, मानक टाइम्स न्यू रोमन फ़ॉन्ट का उपयोग करें। अन्य विकल्पों का उपयोग न करना ही बेहतर है।

2. फ़ॉन्ट आकार भी विनियमित हैं:

• मुख्य पाठ के लिए - 14;
• पृष्ठों की व्यवस्था एवं निष्पादन चिह्न - 12.

3. विवरण का प्लेसमेंट भी नियमों के अनुसार किया जाता है:

• पंक्ति रिक्ति - 1;
• पाठ "चौड़ाई के अनुसार" संरेखित है;
• हाइफ़न स्वचालित रूप से रखे जाते हैं;
• पंजीकरण संख्या से शीर्षक तक की दूरी 2 पंक्ति रिक्ति है, और उससे मुख्य पाठ तक - 3.

उचित प्रयोजन हेतु पत्रों के सही निष्पादन हेतु इन मानकों का अनुपालन अनिवार्य है।

विवरण का स्थान

एक मानक व्यावसायिक पत्र को सही ढंग से लिखने के लिए, आपको स्पष्ट रूप से यह जानना होगा कि इसका विवरण और घटक कहाँ स्थित होने चाहिए। इन प्रश्नों के उत्तर GOST R 6.30-2003 में निहित हैं। इसमें सेवा पत्र के स्वरूप का विस्तार से वर्णन किया गया है। मूलतः, यह एक नमूना है जिसमें दस्तावेज़ के सभी विवरणों की समग्रता एक निश्चित तरीके से स्थित होती है। इसके लिए इसकी आवश्यकता है:

1. आधिकारिक (व्यावसायिक) पत्र जारी करने की प्रक्रिया को एकीकृत करें।
2. कुछ कार्यों को मैन्युअल रूप से करने की आवश्यकता को कम करते हुए, मानक प्रपत्रों को पहले से केंद्रीय रूप से तैयार करने में सक्षम हो।
3. जानकारी के लिए दृश्य खोज के समय को सुविधाजनक बनाना और कम करना।
4. कंप्यूटर और अन्य उपकरणों का उपयोग करके पत्रों को संसाधित करने की क्षमताओं का विस्तार करें।

इस प्रकार, एक नियमित व्यावसायिक पत्र के लिए, 30 मानक विवरणों का उपयोग किया जाता है, जो ग्यारह अनिवार्य क्षेत्रों में स्थित हैं:

• प्रतीक और हथियारों का कोट;
• लेखक;
• स्रोत डेटा;
• शीर्षक;
• बयान;
• अभिभाषक;
• संकल्प;
• मूलपाठ;
• हस्ताक्षर और संलग्नक;
• अनुमोदन और आश्वासन;
• निशान.

कुछ क्षेत्रों में जानकारी रखने से विशेषज्ञों को दस्तावेज़ को बेहतर ढंग से नेविगेट करने की अनुमति मिलती है, और सामान्य उपयोगकर्ताओं के लिए इसे संकलित करना आसान हो जाता है।

बुनियादी आवश्यकताएँ

कुछ प्रबंधक गलती से मानते हैं कि व्यावसायिक पत्राचार बिना किसी नियम और विनियम का पालन किए मनमाने ढंग से किया जा सकता है। लेकिन जो विशेषज्ञ इसके लिए ज़िम्मेदार हैं उन्हें आधिकारिक पत्रों के लिए बुनियादी आवश्यकताओं को जानना चाहिए:

1. एक विशेष (कंपनी) फॉर्म की उपलब्धता।
2. विवरण का उचित उपयोग और स्थान।
3. पाठ पठनीय और अच्छी तरह से संपादित होना चाहिए। मुद्दे का सार प्रस्तुत करने के लिए सरल सामान्य वाक्यों को प्राथमिकता देना बेहतर है। आपको स्वयं को संक्षेप में व्यक्त करने की आवश्यकता है ताकि प्रत्येक शब्द में यथासंभव अधिक जानकारी हो।
4. प्रकार के आधार पर, दस्तावेज़ उसी के अनुसार तैयार किया जाना चाहिए। पत्र में कई पहलू भी हो सकते हैं. ऐसे में प्रस्तुत करते समय उन्हें संयोजित करने का प्रयास करना आवश्यक है।
5. टाइपिंग के लिए स्थापित मानकों का सही प्रयोग करें।
6. यह सुनिश्चित करने का प्रयास करें कि पत्र की सामग्री में स्पष्ट अभिव्यक्तियाँ न हों। प्राप्तकर्ता इन वाक्यांशों को धमकी के रूप में समझ सकता है। वाक्य बनाते समय, "स्पष्ट रूप से," "जैसा कि ज्ञात है," "संभवतः," और "इस प्रकार" जैसे परिचयात्मक शब्दों का उपयोग करना बेहतर है।

व्यवहार में इन आवश्यकताओं की पूर्ति उद्यम में दस्तावेज़ प्रवाह को ठीक से प्रबंधित करने में मदद करती है।

बहुत से लोग इस बात को लेकर चिंतित हैं कि अपील पत्र कैसे लिखा जाए। वास्तव में, पैटर्न सभी मामलों में लगभग समान है। कई लोग कुछ मुद्दों को हल करने के लिए इस दस्तावेज़ को संगठनों, फर्मों, अधिकारियों और अन्य स्थानों पर भेजते हैं। इसे आम नागरिकों और विभिन्न निजी उद्यमियों दोनों द्वारा संकलित किया जाना चाहिए। खैर, चलो सब कुछ क्रम में रखें।

पहली चीज़ जो आपको जानना आवश्यक है

तो, इससे पहले, आपको यह समझने की आवश्यकता है कि यह दस्तावेज़ किस सिद्धांत पर तैयार किया गया है। खैर, ऐसा पेपर लिखते समय, आपको बिल्कुल सभी नियमों का पालन करना चाहिए। पहली चीज़ जो आपको सीखने की ज़रूरत है वह है औपचारिक प्रस्तुति शैली का उपयोग। सामग्री के बारे में पहले से सोचना, उसे ठोस, स्पष्ट, तार्किक और समझदारी से तैयार करना महत्वपूर्ण है। एक पाठ है जिसका सार संक्षेप में और सर्वोत्तम ढंग से प्रस्तुत किया गया है। दस्तावेज़ की अधिकतम लंबाई एक पृष्ठ है. किसी व्यक्ति का मुख्य कार्य प्राप्तकर्ता का ध्यान आकर्षित करना और उसकी समस्या में रुचि लेना है। यह आवश्यक है कि प्राप्तकर्ता संदेश पढ़ने के बाद तुरंत निर्णय ले। अपील का पत्र बहुत महत्वपूर्ण होना चाहिए. नमूना एक पाठ है जिसमें लेखक की स्थिति स्पष्ट रूप से बताई गई है और एक से अधिक तथ्यों और साक्ष्यों द्वारा समर्थित है। अपने प्रश्नों और अनुरोधों को लगातार प्रस्तुत करना आवश्यक है। हर चीज़ को एक साथ मिलाने का कोई मतलब नहीं है. और निःसंदेह, अंत में इस बात पर जोर दिया जाना चाहिए कि यह संदेश कितना महत्वपूर्ण है।

संरचना

यह पहलू भी बहुत महत्वपूर्ण है. अपील पत्र लिखते समय रचना महत्वपूर्ण है। नमूना मानक है. ऊपरी बाएँ कोने में आवेदन की तारीख डालें। दाईं ओर - इंगित करें कि पत्र कहां और किसे संबोधित किया जाना चाहिए। यह किसी कंपनी, संस्था, सरकारी एजेंसी, किसी व्यक्ति का पूरा नाम आदि का नाम हो सकता है। ठीक नीचे, अपना विवरण लिखें: पूरा नाम, पता, फ़ोन नंबर, ई-मेल - जितनी अधिक जानकारी, उतना बेहतर। पाठ को कंप्यूटर पर टाइप करने की सलाह दी जाती है, और यदि आप हाथ से लिखने का निर्णय लेते हैं, तो सुपाठ्य लिखावट का उपयोग करना सुनिश्चित करें।

अपील पत्र: नमूना सामग्री

शीट के बीच में आपको सीधे टेक्स्ट लिखना होगा। मुझे कौन सी अपील चुननी चाहिए? निश्चित रूप से आधिकारिक, निम्नलिखित में से एक चुनें: श्रद्धेय, कॉमरेड, आदि। शब्द के साथ किसी दिए गए नाम और संरक्षक के साथ उपनाम होना चाहिए। यदि कोई व्यक्ति किसी पद पर है या उसके पास कोई उपाधि है, तो यह भी दर्शाया जाना चाहिए। अनुरोध के महत्व पर जोर देने के लिए, अंत में अपील पत्र लिखना उचित है। वैसे तो पैटर्न मौजूद है, लेकिन यह प्रत्येक मामले के लिए अलग है। खैर, सामान्य तौर पर एक सार्वभौमिक विकल्प है। सबसे पहले, अपील को प्रेरित करने वाले कारणों का संकेत दिया जाता है, फिर समस्या का सार और फिर पत्र का उद्देश्य दर्शाया जाता है। यथासंभव अधिक से अधिक विवरण होने चाहिए. वे प्राप्तकर्ता को यह समझाने में मदद करेंगे कि अनुरोध पूरा हो जाएगा। और इसके अलावा, अपील का आधार बताना भी ज़रूरी है। यह एक आदर्श, कानून, नियमों का सेट, विनियमन या विधायी अधिनियम हो सकता है।

सूत्रीकरण

बहुत से लोगों को अपनी इच्छाएँ या अनुरोध तैयार करने में कठिनाई होती है। खैर, यहां कुछ नियम हैं। सबसे पहले, मांगों से बचना चाहिए. अधिक अनुनय का उपयोग करना बेहतर है। प्राप्तकर्ता को यह समझना चाहिए कि अनुरोध को पूरा करना उसके लिए फायदेमंद है। आप उन्हें इस मामले में उनकी रुचि के बारे में संकेत दे सकते हैं। अपील आशावादी ढंग से, कार्रवाई को प्रोत्साहित करते हुए, लेकिन यथासंभव सही ढंग से समाप्त होनी चाहिए। यह दिखाना बेहतर है कि उत्तर बहुत मायने रखता है और आप इसे जल्द से जल्द प्राप्त करने के लिए इंतजार नहीं कर सकते। और, ज़ाहिर है, हर चीज़ पर हस्ताक्षर होना चाहिए। इसके बाद आप भेज सकते हैं. जो कुछ बचा है वह उत्तर की प्रतीक्षा करना है।

अनुरोध पत्र व्यावसायिक पत्राचार का एक अभिन्न, महत्वपूर्ण और आवश्यक हिस्सा हैं। एक ओर, ये समसामयिक मुद्दों पर चतुराईपूर्ण और कूटनीतिक अनुरोध हैं, दूसरी ओर, ये अभिभाषक के कुछ लक्ष्यों को प्राप्त करने का एक उपकरण हैं। किसी भी अनुरोध पत्र का उद्देश्य प्राप्तकर्ता को पत्र के लेखक द्वारा अपेक्षित कुछ कार्रवाई करने के लिए प्रेरित करना है। यथासंभव सकारात्मक प्रतिक्रिया पाने के लिए अनुरोध पत्र कैसे लिखें?

किसी भी अनुरोध पत्र में एक सुविचारित तर्क और अनुरोध का स्पष्ट विवरण शामिल होना चाहिए। इसके अलावा, आप ऐसी तकनीकों का उपयोग कर सकते हैं जो लेखन की दक्षता को बढ़ाती हैं।

चरण 1. आप अपने अनुरोध के लिए किससे संपर्क करते हैं?

प्राप्तकर्ता को व्यक्तिगत रूप से संबोधित करें, अधिमानतः प्रथम नाम और संरक्षक नाम से:

"प्रिय इवान इवानोविच!", "प्रिय श्री इवानोव!"

सबसे पहले, आप प्राप्तकर्ता के प्रति अपना सम्मान व्यक्त करेंगे, और दूसरी बात, किसी विशिष्ट व्यक्ति को संबोधित अनुरोध इसके कार्यान्वयन के लिए उस पर जिम्मेदारी डालता है। ऐसी स्थितियाँ होती हैं जब कोई अनुरोध किसी टीम या लोगों के समूह को संबोधित किया जाता है। इस मामले में, अपील को यथासंभव वैयक्तिकृत करने की भी सलाह दी जाती है:

"प्रिय साथियों!", "प्रिय प्रबंधकों!", "प्रिय कनिष्ठ कर्मचारी!", "प्रिय मानव संसाधन कर्मचारी!"

चरण 2. आप मुझसे संपर्क क्यों कर रहे हैं?

प्राप्तकर्ता को शाबाशी दें। प्राप्तकर्ता को बधाई देकर, आप उसके प्रश्न का उत्तर देते हैं: "आप मुझसे यह प्रश्न क्यों पूछ रहे हैं?" उसकी पिछली उपलब्धियों या व्यक्तिगत गुणों पर ध्यान दें।

“आप आपसे संपर्क करने वाले लगभग हर व्यक्ति की समस्या को सुनने और उसके समाधान का सर्वोत्तम तरीका खोजने के लिए हमेशा तैयार रहते हैं। और, आपको श्रेय देने के लिए, आपने बहुत से लोगों की मदद की।

"आप इस क्षेत्र के अग्रणी विशेषज्ञ हैं..."

"आपने इस क्षेत्र में कई लोगों को सबसे कठिन मुद्दों को हल करने में मदद की है..."

यह तकनीक प्राप्तकर्ता को अनुरोध को अधिक बारीकी से देखने और संतुष्ट करने का अवसर खोजने का प्रयास करने की अनुमति देगी उसे चोदो.

जब गैर-मानक अनुरोधों की बात आती है, जब आपको प्राप्तकर्ता को जीतने की आवश्यकता होती है, जब आपको कुछ गुणों और गुणों पर ध्यान आकर्षित करने की आवश्यकता होती है जो आपके अनुरोध की पूर्ति के लिए आवश्यक और महत्वपूर्ण हैं, तो तारीफ उचित है।

यह बहुत महत्वपूर्ण है कि प्रशंसा और असभ्य चापलूसी के बीच की रेखा को पार न करें। समझदार बने।

चरण 3. अनुरोध का औचित्य

कोई भी अनुरोध उचित होना चाहिए कि आप यह विशेष अनुरोध क्यों कर रहे हैं। अपनी समस्या के संदर्भ में पता दर्ज करें।

इस स्तर पर, आपको प्राप्तकर्ता के लिए तीन सबसे महत्वपूर्ण तर्कों का चयन करना होगा। निम्नलिखित योजना के अनुसार तर्क तैयार करना सबसे अच्छा है: मजबूत - मध्यम - सबसे मजबूत।

अनुरोध जटिलता के विभिन्न स्तरों में आते हैं, इसलिए प्राप्तकर्ता हमेशा किसी के अनुरोध को पूरा करने में रुचि नहीं रखता है। उसे आश्वस्त होना होगा कि अनुरोध पूरा करने से संभावित लाभ होंगे:

प्राप्तकर्ता को रुचि दें

आपके अनुरोध की पूर्ति से संबंधित उसके लिए कुछ आकर्षक अवसर लागू करने की पेशकश करें:

"हर समय, व्यवसायिक सोच वाले, उद्यमशील लोगों ने न केवल भौतिक सफलता प्राप्त करने का प्रयास किया है, बल्कि अपनी मातृभूमि के इतिहास पर अपनी छाप छोड़ने, अपने अच्छे कार्यों के लिए याद किए जाने और सम्मान जीतने का भी प्रयास किया है।"

« किसी भी पेशेवर समुदाय की सफल गतिविधि, सबसे पहले, मैत्रीपूर्ण यूनियनों से समझ और समर्थन, संयुक्त कार्यक्रमों और परियोजनाओं में भागीदारी है».

« बेशक, आपका बड़ा लक्ष्य लोगों के लिए एक स्वच्छ और आरामदायक शहर है».

या किसी ऐसी समस्या के बारे में बताएं जो विशेष रूप से आपके प्राप्तकर्ता के लिए बहुत प्रासंगिक हो:

"आप, एक बुद्धिमान शहर के मालिक के रूप में, संभवतः अनुपयुक्त स्थानों पर अलग-अलग उम्र के बच्चों के अराजक चलने के बारे में चिंतित हैं, जिससे यातायात दुर्घटनाओं में वृद्धि होती है और बाल अपराध में वृद्धि होती है।"

"आपके विभाग को गैर-मुख्य मुद्दों पर अधिक बार कॉल प्राप्त हुई हैं, जिसमें बहुत मूल्यवान कार्य समय लगता है।"

दिखाएँ कि आपका अनुरोध अवसर को साकार करने में कैसे मदद कर सकता है:

« और आज, जब हमारा देश युवाओं पर निर्भर है, वंचित परिवारों के युवा पुरुषों और महिलाओं की मदद करने से अधिक आवश्यक, पवित्र कारण खोजना मुश्किल है। हमारे शहर में ऐसे लोग हैं जो पहले से ही ऐसी सहायता प्रदान करते हैं - महापौर कार्यालय के तत्वावधान में, हमारा चैरिटी सेंटर "हेरिटेज" नागरिकों से दान पर संचालित होता है, परेशान किशोरों को लोक शिल्प सिखाता है ».

या समस्या को हल करने के लिए:

"अलग-अलग उम्र के बच्चों के लिए समय बिताने के लिए विशेष स्थान तैयार करने से बाल अपराध के स्तर को कम करने और बच्चों से जुड़ी सड़क दुर्घटनाओं को कम करने में मदद मिलेगी।"

अनुरोध के महत्व का वर्णन करें

जब प्राप्तकर्ता को देने के लिए कुछ भी नहीं है या इस अनुरोध के संदर्भ में यह अनुचित है, तो प्राप्तकर्ता को अद्यतित करना बेहतर है। यहां आपको अनुरोध की प्रासंगिकता और इसके कार्यान्वयन के महत्व को समझने के लिए स्थिति का पूरी तरह से वर्णन करने की आवश्यकता है। अनुरोध के महत्व को इस तरह वर्णित किया जाना चाहिए कि यह "आत्मा को छू जाए।" यदि अनुरोध "स्पर्शी" की श्रेणी में नहीं आता है, तो आपको प्राप्तकर्ता को कारण-और-प्रभाव संबंध दिखाना होगा, जो यह सुनिश्चित करेगा कि प्राप्तकर्ता अनुरोध को पूरा करता है।

“(तारीख से), लीज एग्रीमेंट नंबर एक्स के अनुसार, 1 एम2 का किराया 20 यूएसडी है। प्रति दिन। पिछले तीन महीनों में आर्थिक अस्थिरता और सामाजिक अशांति के कारण व्यापारिक गतिविधियों में गिरावट आई है। ट्रेडिंग से औसत लाभ 10 USD है। प्रति दिन, जो किराया देने के लिए भी पर्याप्त नहीं है। यदि उपाय नहीं किए गए, तो निजी उद्यमियों को अपने खुदरा आउटलेट बंद करने के लिए मजबूर होना पड़ेगा, जिससे आपकी आय पर नकारात्मक प्रभाव पड़ सकता है।

इस प्रकार, आपको प्राप्तकर्ता को यह स्पष्ट करना होगा कि अनुरोध को पूरा करने से भौतिक या गैर-भौतिक लाभ प्राप्त होने की संभावना है।

चरण 4. अनुरोध का विवरण

जब पता तैयार हो जाता है, तो आप वास्तविक अनुरोध बता सकते हैं। अनुरोध का पाठ काफी संक्षिप्त और अत्यंत स्पष्ट होना चाहिए। किसी भी मामले में अस्पष्टता या अल्पकथन नहीं होना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि हम किराया कम करने की बात कर रहे हैं, तो यह बताना ज़रूरी है कि किस स्तर तक:

“हम आपसे किराया स्तर को तब तक कम करने के लिए कहते हैं जब तक कि स्थिति 5 USD तक स्थिर न हो जाए। प्रति एम2 प्रति दिन।”

यदि हम सेवाओं के प्रावधान के बारे में बात कर रहे हैं, तो अनुरोध को यथासंभव विशिष्ट बनाएं, वांछित तिथियों, मूल्य मुद्दे आदि का संकेत दें:

« मिट्टी के बर्तनों की कार्यशाला को सुसज्जित करने के लिए, हमें चीनी मिट्टी की चीज़ें पकाने के लिए एक भट्टी की आवश्यकता है - हम आपसे इसे खरीदने में मदद करने के लिए कहते हैं। स्थापना के साथ स्टोव की लागत 998 हजार रूबल है».

इस उदाहरण में, यह पूरी तरह से स्पष्ट नहीं है कि प्राप्तकर्ता से किस प्रकार की सहायता की आवश्यकता है। अनुरोध को अधिक विशिष्ट रूप से तैयार करना बेहतर होगा: "हम आपसे भट्टियों के उत्पादन और स्थापना के लिए कंपनी के बैंक खाते में 333 हजार अमेरिकी डॉलर स्थानांतरित करके सिरेमिक फायरिंग के लिए भट्टी खरीदने में हमारी मदद करने के लिए कहते हैं।"

आप जो भी मांगते हैं, प्राप्तकर्ता को ठीक-ठीक पता होना चाहिए कि आप कब, क्या, कितना और किस कीमत पर प्राप्त करना चाहते हैं। एक सामान्यीकृत अनुरोध को अस्वीकार करने का जोखिम अधिक होता है, क्योंकि प्राप्तकर्ता के पास विवरणों से निपटने के लिए हमेशा समय और इच्छा नहीं होती है। इसके अलावा, प्राप्तकर्ता को पहल हस्तांतरित करने से आप जो चाहते हैं वह न मिलने का जोखिम उठाते हैं।

उदाहरण के लिए, निजी उद्यमियों ने किराया कम करने के लिए पत्र लिखा, लेकिन यह नहीं बताया कि वे किस स्तर तक किराया कम करना चाहते हैं:

"हम आपसे स्थिति स्थिर होने तक किराया कम करने के लिए कहते हैं।"

परिणामस्वरूप, उन्हें किराए में कमी मिली, लेकिन केवल थोड़ी सी (मौजूदा का 1%)। इस प्रकार, उनका अनुरोध स्वीकार कर लिया गया, लेकिन पत्र के आरंभकर्ताओं की स्थिति में कोई बदलाव नहीं आया।

कुछ मामलों में, अनुरोध के पाठ को पाठ में अलग दिखाने के लिए उसे बोल्ड किया जा सकता है, लेकिन इस तकनीक का अत्यधिक उपयोग न करें।

चरण 5: अपने अनुरोध को सारांशित करें।

अपना अनुरोध दोहराएं और इस बात पर जोर दें कि अनुरोध पूरा होने पर प्राप्तकर्ता को कैसे लाभ होगा। अनुरोध को कुछ हद तक संशोधित किया जाना चाहिए। योजना के अनुसार वाक्य बनाना सबसे अच्छा है: "यदि आप अनुरोध पूरा करते हैं, तो आप खुश होंगे।"

"यदि आप हमसे आधे रास्ते में मिलते हैं और क्षेत्र में स्थिति स्थिर होने तक किराया कम करते हैं, तो आप न केवल 150 से अधिक नौकरियां बचाने में सक्षम होंगे, बल्कि किराए की पूर्ण अनुपस्थिति के कारण वैश्विक नुकसान भी नहीं उठाएंगे।"

लेकिन अन्य विकल्प भी हो सकते हैं:

"आप निश्चिंत हो सकते हैं कि आपके धर्मार्थ दान का प्रत्येक रूबल एक अच्छे उद्देश्य के लिए जाएगा और कठिन परिस्थितियों में बच्चों को योग्य नागरिक बनने में मदद करेगा।"

"आप निश्चिंत हो सकते हैं कि हर बच्चे की मुस्कान आपको आपके कठिन काम से नैतिक संतुष्टि देगी, और आपके प्रयास और प्रयास निकट भविष्य के योग्य और खुशहाल नागरिकों में एक निवेश हैं।"

मुख्य बात अनुरोध के अर्थ और उसे पूरा करने के लाभों को दोहराना है। लाभ का भौतिक होना आवश्यक नहीं है। याद रखें कि अभिभाषक एक व्यक्ति है, और भावनाएँ उसके लिए पराया नहीं हैं।

उदाहरण:

और पत्र के डिज़ाइन के बारे में मत भूलिए - यह संगठन का "चेहरा" है। यदि अनुरोध पत्र का आरंभकर्ता कोई संगठन है, तो ऐसा पत्र प्रबंधक या अधिकृत व्यक्ति के हस्ताक्षर के साथ लेटरहेड पर तैयार किया जाता है। यदि आप एक निजी व्यक्ति हैं, तो पत्र तत्वों की व्यवस्था में बुनियादी मानदंडों का अनुपालन करना पर्याप्त है। ये विवरण प्राप्तकर्ता और प्रेषक की सही छवि के निर्माण के लिए कानूनी और मनोवैज्ञानिक रूप से बहुत महत्वपूर्ण हैं।

	-
	-	प्रतिदिन सैकड़ों प्रस्ताव, अनुरोध और अन्य व्यावसायिक पत्र भेजें, लेकिन क्या आपके संदेश से वांछित परिणाम नहीं मिल रहा है? क्या आप नहीं जानते कि प्राप्तकर्ता को उसके दायित्वों की विनीत और विनम्रता से कैसे याद दिलाएँ? तो ऑनलाइन प्रशिक्षण निश्चित रूप से आपकी मदद करेगा "व्यावसायिक लेखन कौशल"! आप इसे किसी भी सुविधाजनक समय पर देख सकते हैं।	-	-
	-