Ärikirjade tüüpvormid. Ärikiri. Ärikirjade struktuur

Ametlik kiri on dokument, mis on ärisuhtluse lahutamatu osa. Enamasti edastatakse see postiteenuse kaudu ja see toimib teabevahetuse eriviisina.

Põhimõisted

Ärikirjavahetus on vajalik erinevate majandus- või tootmisküsimuste lahendamiseks. Tema abiga suhtlevad ettevõtted ja organisatsioonid väliskeskkonnaga: partnerite, klientide või riigiasutustega. Tavaliselt kasutatakse selleks teeninduskirja.

See on kirjaliku dokumendi üldnimi, mis võib olla:

• varem saabunud sõnumitele või päringutele vastamine;
• adressaadile saadetud saatepaber koos muude dokumentide või materjalidega;
• algatuskiri juhtudel, kui muu suhtlusviis on võimatu.

Igal loetletud valikul on oma omadused. Sellegipoolest kehtivad üldised reeglid, mille kohaselt iga ametlik kiri tavaliselt koostatakse. See on arusaadav, sest just näiteks ärikirjavahetusega algab enamasti enamiku tehingute sõlmimine. Korralikult vormistatud dokument võib jätta saajale soodsa mulje tulevasest võimalikust partnerist.

Ärikirjade tüübid

Sõltuvalt teeninduskirjas sisalduvast teabest võib see olla:

1. Kaasas. Juhul, kui see sisaldab teadet selle kohta, et selle jaoks on olemas rakenduspakett.
2. Pretensioonikas. See tähendab, et see väljendab rahulolematust konkreetse olukorraga (nõue).
3. Õpetlik. Tekst annab konkreetsed juhised.
4. Garanteeritud. Saatja kinnitab dokumendis sätestatud kohustuste edaspidist täitmist.
5. Informatiivne. Kiri sisaldab teavet, mis võib adressaadile huvi pakkuda.
6. Reklaam. Teavet antakse koostöö meelitamiseks.
7. Teavituskiri. Teave avalike ürituste kohta.
8. Kinnituskiri. teatud dokumentide või materjalide hankimine.
9. Palvekiri. Tekst sisaldab üleskutset julgustada adressaati midagi ette võtma.
10. Sõnumi kirjaga. Selles esitab saatja osapooltele konkreetset vastastikust huvi pakkuvat teavet.

Nende dokumentide eesmärk on säilitada sidemeid organisatsioonide või nende struktuuriüksuste vahel.

Hagiavalduse koostamine

Koostöö küsimustes tuleb vahel ette olukordi, kus üks osapooltest ühel või teisel põhjusel oma kohustusi ei täida. Sel juhul saadab partner esmalt kirja oma vastaspoolele. Tavaliselt esitab ta selles oma ettepanekud oma seaduslike õiguste rikkumise kõrvaldamiseks. See on teenuskiri. Sellise dokumendi näidise saab koostada meelevaldselt. Arvesse tuleb võtta järgmisi punkte:

1. peab olema formaalne ja asjalik partnerluse mõtteviisiga.
2. Kaebuse olemus peab olema väga selgelt väljendatud.
3. Teabe esitamisel tuleb veenvalt opereerida konkreetsete faktidega.

Nõudekiri peab sisaldama:

• saatja andmed (nimi, tagastusaadress ja kontaktnumbrid);
• täielik teave adressaadi kohta;
• konfliktiolukorra tekkimise asjaolude kirjeldus;
• viide õigusnormidele, mida vastaspool omalt poolt rikkus;
• konkreetsed nõuded rikkumise kõrvaldamiseks, näidates ära nende rakendamise tähtajad;
• tagajärjed, mis võivad tekkida, kui vastaspool hoidub nende täitmisest kõrvale.

Erilist tähelepanu tuleks pöörata sellele, kuidas ametlik kiri koostatakse. Muster peab olema kujundatud nii, et sissetungija ei tajuks seda ohuna. Tuleb meeles pidada, et see on vaid meeldetuletus seaduste täitmisest.

Disainireeglid

Erilist tähelepanu tuleb pöörata ametlike kirjade kujundusele. Tõsi, mingeid rangeid reegleid ja ettekirjutusi seadus selleks ette ei näe.

Sellest hoolimata tuleb selliste dokumentide koostamisel arvestada järgmiste kohustuslike punktidega:

1. Kõik ametlikud kirjad peavad olema kirjutatud kirjaplangile. Selle töötavad eelnevalt välja büroojuhtimise spetsialistid ja kinnitavad ettevõtte juhi korraldusega.

2. Dokument peab sisaldama teatud üksikasju:

2.1. Teave saaja ja saatja kohta.

2.2. Selle kirja väljamineku number ja kuupäev. See on registreerimiseks vajalik.

2.4. Pealkiri.

2.5. Teave mis tahes rakenduste olemasolu kohta, märkides nende nimed ja numbrid.

2.6. Teave selle dokumendi allkirjastanud isiku kohta (ametikoht ja täisnimi).

3. Kirjas tuleks käsitleda ainult ühte teemat. Mitme teema olemasolu muudab kunstniku valimise keeruliseks.

4. Teave tuleb esitada võimalikult lühidalt, kuid selgelt. Soovitav on, et tekst ei hõlmaks rohkem kui kaks lehekülge.

5. Märkige õigesti saaja andmed. Kui me räägime organisatsiooni kohta peate järgima järgmist järjestust:

5.1. Ettevõtte nimi (nimetavas käändes).

5.2. Struktuuriüksus (vajadusel).

5.3. Adressaadi asukoht (datiivi käändes).

5.4. Tema initsiaalid.

5.5. Ettevõtte postiaadress.

6. Kui adressaate on mitu, märgitakse esmalt peamine ja seejärel kõik teised.

Kui võtta arvesse kõiki neid punkte, ei ole ametlike kirjade koostamine põhimõtteliselt keeruline.

Esitluse järjekord

Dokumendi korrektseks koostamiseks on vaja arvestada selles teabe esitamise teatud järjekorda. Näiteks võite kaaluda võimalust, kuidas kirjutada professionaalset vastuskirja. Esiteks peate meeles pidama, et vastavalt etiketireeglitele peate teabele vastama 24 tunni jooksul alates selle kättesaamisest. Kui me räägime elektroonilisest sõnumist, on optimaalne aeg mitte rohkem kui kaks tundi. Juhtudel, kui sellisest reeglist ei ole võimalik kinni pidada, on parem saata oma partnerile vastav sõnum.

Kiri ise koosneb sisuliselt kahest osast:

1. Sissejuhatav. Saatja märgib oma kirjutamise teema, põhjuse ja põhjused. Siin saab viidata määrustele, mis seaduse järgi on vastuse andmise aluseks. Lisaks tasub pöörata tähelepanu mõnele punktile seoses kõnealuse olukorraga. Need aitavad paljastada probleemi olemuse.
2. Peamine. Selle osa eesmärk on selgitada ja veenda. Tekst peab olema selge, lühike ja sisutihe ning esitatud faktid peavad olema kontrollitud ja objektiivsed. Vajadusel saab neid kinnitada reaalarvudega.

Sellele tekstile järgneb tavaliselt rakenduste loend. Dokument lõpeb saatja allkirjaga. Lisaks peate teadma, kuidas teenuskirja kirjutada, et mitte adressaati solvata. Esiteks on soovitatav alustada tema poole pöördumist fraasiga "Kallis". Teiseks võite tekstis kasutada adverbiaalseid fraase, näiteks "olete oma ettepanekuid hoolikalt uurinud" või "oma kommentaare hoolikalt kontrollinud". Selline etiketi järgimine tuleb mõlemale poolele ainult kasuks.

Menetlus

Ametlike kirjade koostamise eest vastutavad ametnikud, sekretärid või muud töötajad, kellele need ülesanded on määratud. Tööle asudes peavad nad oma tegevuses kinni pidama kindlast järjestusest. Sellise dokumendi koostamise protsess läbib tavaliselt järgmised etapid:

1. Selle probleemi asjaolude põhjalik uurimine. Olukorda on vaja täielikult juhtida, et õigesti hinnata selle lahendamise võimalikke viise.
2. Kirja koostamine. Siin on vaja arvesse võtta kõiki ülaltoodud nõudeid.
3. Koostatud teksti kooskõlastamine. Mõnikord tuleb seda muuta, võttes arvesse juhi kommentaare. Ta võib teha teemasse mõningaid täpsustusi või täpsustusi.
4. Tema juhendaja heakskiit.
5. Dokumendi lõplik täitmine ja allkirjastamine.
6. Kirja registreerimine.
7. Kirjavahetuse saatmine adressaadile.

Alles pärast kõigi nende etappide läbimist saab adressaadini jõudnud kiri täita talle pandud missiooni.

Kohustuslikud määrused

Teenuskirja väljastamiseks tuleb arvestada, et selle esimene leht peab olema trükitud spetsiaalsele ankeedile. Ülejäänud jaoks võite kasutada tavalisi tühje A4 lehti. Siin peate meeles pidama, et tekstiväljal endal on oma piirid: ülemine ja alumine osa on 2 sentimeetrit, vasak - 3,5 sentimeetrit, parem - 1 sentimeeter. Teabe ühele lehele mahutamiseks ei tohiks rikkuda standardseid suurusi. Parem on järgida kõiki reegleid ja lisada lihtsalt lisaleht.

Peate ka teksti tippima vastavalt kõikidele reeglitele:

1. Kasutage printimiseks standardset Times New Roman fonti. Parem on mitte kasutada muid võimalusi.

2. Samuti on reguleeritud kirjasuurused:

• põhiteksti jaoks - 14;
• lehtede paigutus ja teostusmärk - 12.

3. Detailide paigutamine toimub samuti vastavalt reeglitele:

• reavahe - 1;
• tekst on joondatud "laiuse suunas";
• sidekriipsud paigutatakse automaatselt;
• kaugus registreerimisnumbrist päiseni on 2 reavahet ja sellest põhitekstini - 3.

Nende standardite järgimine on tähtede õigeks täitmiseks asjakohasel eesmärgil kohustuslik.

Detailide asukoht

Tavalise ärikirja korrektseks koostamiseks peate selgelt teadma, kus selle üksikasjad ja komponendid peaksid asuma. Vastused neile küsimustele sisalduvad GOST R 6.30-2003. See kirjeldab üksikasjalikult teenuskirja vormi. Sisuliselt on see näidis, milles kõik dokumendi üksikasjad asuvad teatud viisil. See on vajalik selleks, et:

1. Ühtlustada ametlike (äri)kirjade väljastamise protsess.
2. Suuda tüüpvorme eelnevalt tsentraalselt ette valmistada, vähendades samas vajadust osa töid käsitsi teha.
3. Hõlbustada ja vähendada visuaalse teabe otsimise aega.
4. Laiendage kirjade töötlemise võimalusi arvutite ja muude seadmete abil.

Seega kasutatakse tavalise ärikirja jaoks 30 standardset detaili, mis asuvad üheteistkümnes kohustuslikus tsoonis:

• embleemid ja vapp;
• autor;
• lähteandmed;
• pealkiri;
• avaldused;
• adressaat;
• resolutsioonid;
• tekst;
• allkirjad ja manused;
• kinnitused ja kinnitused;
• märgid.

Teabe paigutamine teatud sektoritesse võimaldab spetsialistidel dokumendis paremini orienteeruda ning tavakasutajatele on selle koostamine lihtsam.

Peamised nõuded

Mõned juhid usuvad ekslikult, et ärilist kirjavahetust saab pidada meelevaldselt, järgimata reegleid ja eeskirju. Kuid selle eest vastutavad spetsialistid peavad teadma ametlike kirjade põhinõudeid:

1. Spetsiaalse (ettevõtte)vormi olemasolu.
2. Detailide õige kasutamine ja paigutus.
3. Tekst peab olema loetav ja hästi toimetatud. Probleemi olemuse tutvustamiseks on parem eelistada lihtsaid tavalisi lauseid. Peate end lühidalt väljendama, et iga sõna kannaks võimalikult palju teavet.
4. Sõltuvalt tüübist tuleb dokument vastavalt koostada. Kiri võib sisaldada ka mitmeid aspekte. Sel juhul tuleb esitlemisel proovida neid kombineerida.
5. Kasutage õigesti tippimiseks kehtestatud standardeid.
6. Püüdke jälgida, et kirja sisu ei sisaldaks kategoorilisi väljendeid. Saaja võib neid fraase tajuda ähvardustena. Lausete koostamisel on parem kasutada sissejuhatavaid sõnu nagu "ilmselt", "nagu on teada", "võimalik" ja "järgmiselt".

Nende nõuete täitmine praktikas aitab ettevõttes dokumendivoogu õigesti juhtida.

Äridokument— juhtimistegevuse, teabe salvestamise ja edastamise peamised vahendid. Dokumendi abil koordineeritakse äritegevust ja kogutakse teavet. Suures organisatsioonis koostatakse tavaliselt juhendid, mis näitavad, kes ametlikult dokumente kirjutab, kes kellele ja millistel juhtudel aru annab, kes kellele infot edastab jne. Üks olulisemaid viise teabe edastamise vormistamiseks on tüüpvormid (blanketid). Vormi eeliseks on see, et selle täitja ei pea mõtlema, millal, kuidas ja millist infot on sel juhul vaja esitada; see säästab palju aega.

Kirjavahetuse osatähtsus ärielus on väga suur.

Kui see on õigesti koostatud, vastab see järgmistele nõuetele:

• esitluse usaldusväärsus ja objektiivsus;
• teabe täielikkus;
• esitluse lühidus (ärikiri ei tohiks võtta rohkem kui lehekülg);
• arutlusvõime ja jutustamise puudumine;
• esitluse neutraalne toon, kuid samas heatahtlikkus, ebaviisakuse ja iroonia puudumine, pretensioonikus, võltsviisakus;
• olukorra ja faktide loogilise, mitte emotsionaalse-ekspressiivse hindamise vahendite kasutamine.

Ärikirju on mitut tüüpi. Seega ei vaja kirjad, mis sisaldavad hoiatust, meeldetuletust, kutset, kinnitust, keeldumist, kaas-, garantii-, info-, märgukirja ja korraldust sisaldavad kirjad, kohustuslikku kirjalikku vastamist. Vastus tuleb kirjutada kirjale palve, pöördumise, ettepaneku, palve, nõudega.

Ärikirjutamise eetika

Ärikirja autori lugupidamatust, isegi kui see on looritatud, tunneb adressaat alati, mis kujundab kirja ja selle autori suhtes püsiva negatiivse hoiaku, hoolimata sõnumi laitmatuna näivatest veenmismeetoditest.

Eriti ettevaatlik tuleb olla keeldumist sisaldava kirja lugemisel. Sellist kirja ei saa alustada keeldumisavaldusega. Esiteks tuleb anda veenvaid selgitusi. Kasutage järgmisi valemeid: "Teie taotlust ei saa rahuldada järgmistel põhjustel..."; “Kahjuks ei ole võimalik teie soovi rahuldada...”; "Meil on väga kahju, kuid me ei saa teie taotlust rahuldada..." jne. Selle valemi koht on kirja viimases lõigus. Sel juhul peate meeles pidama reeglit: "Keeldumise sõnastamisel olge ettevaatlik sõbra või kliendi kaotamise eest."

Siin on näidiskava vastuskirja jaoks, mis sisaldab taotlusest keeldumist või pakkumise tagasilükkamist:

• päringu kordamine - adressaat peab olema kindel, et tema kiri on hoolikalt läbi loetud ja tema taotluse olemusest on täpselt aru saadud;
• põhjused, miks taotlust ei saa rahuldada või pakkumist vastu võtta, on saaja ratsionaalne ja psühholoogiline ettevalmistus hilisemaks keeldumiseks;
• ettepanekust keeldumise või tagasilükkamise avaldus on keeldumise valem.

Ärikirja keel

Akadeemik D.S. Särav vene keele asjatundja Lihhatšov kirjutas oma noortele kolleegidele memos “Teadustöö heast keelest”: “Hea keelt lugeja ei märka. Lugeja peaks märkama ainult mõtet, aga mitte keelt, milles mõte on väljendatud.

Kirjanduskindlus on võimalik paljude aastate kogemusega. Esmalt on soovitatav küsida asjatundjatelt praktilisi nõuandeid:

• tuleks valida lihtsaid sõnu, kuid mitte keelt vaesuda;
• kasuta rohkem tegusõnu kui omadussõnu: nii on tekst dünaamiline ja samal ajal pompoosne;
• ära alusta kaugelt, ära kaldu teemast kõrvale, ära kirjelda palju detaile;
• vältige pikki väiteid: need ei ole veenvad, seega peaksite olema lühike ja kasutama minimaalselt kõrvallauseid;
• üleminek ühelt fraasilt teisele peaks olema loogiline ja loomulik, "märkamatu";
• kontrollige iga kirjutatud fraasi kõrva järgi;
• kasutage minimaalselt asesõnu, mis panevad teid mõtlema, millele need viitavad, millise sõna nad "asendasid" (kirjutage konkreetselt, mitte "selle kohta", "sellest", "ta/see/nemad" jne).

Ärikiri peab olema kirjaoskaja ja stiililiselt korrektne.

Ärikirja vormindamine

Organisatsiooni kirjaplangile kirjutatakse alati ametlik kiri.

Väljamineva kirja (s.t organisatsioonist saadetud) vasakus ülanurgas on märgitud väljamineva kirja number, mis kantakse organisatsiooni dokumendilogi. Märkida tuleb kirja kirjutamise kuupäev. Paremas ülanurgas on organisatsiooni nimi (nimelises käändes), adressaadi ametikoht ja tema perekonnanimi. Alumises vasakus nurgas on juhi ametikoht, perekonnanimi ja allkiri ning 2 cm allpool - kirja täitja perekonnanimi (ilma initsiaalideta) ja tema telefoninumber.

Sisuliselt ja visuaalselt koosneb kirja sisu mitmest plokist: o kirja valem - mis on päringu olemus; o taotluse põhjendus; o toetav teave.

Oma vastuskirjas viidake kindlasti viisakalt tema viimasele kirjale. Kui see kiri avab kirjavahetuse välispartneriga, peate organisatsiooni tutvustama, kirjeldama selle eesmärke ja eesmärke rahvusvahelise tegevuse valdkonnas. Kirja see osa on ülimalt lühike, sest põhiteave organisatsiooni kohta tuleks ära tuua kirjale lisatud brošüüris (mille link on kirjas nõutav). Selline kiri peaks lõppema tänuga koostöö eest ja/või lootuse väljendamisega sellisele tulevikule. Tõestatud valem on "Lugupidamisega teie (teie nimi)."

Hea kirjutamine eeldab suurt sõnavara ja oskust neid siduda, mis eeldab ilu- ja aimekirjanduse süstemaatilist ja hoolikat lugemist. Ilma pideva humanitaarteadmistega toitmiseta ei teki täisväärtuslikku juhti. Sellise järelduse teeb väljapaistev juhtimisteadlane Lee Iacocca: „Aastate jooksul, kui mu lapsed küsisid, mida õppida, oli minu pidev nõuanne, et nad peavad saama hea hariduse humanitaarteadustes... Peamine on luua tugev kirjanduse alaste teadmiste põhja, suulise ja kirjaliku kõne hästi valdamiseks.

Tänapäeval peaks igaüks oskama kirju kirjutada. See on ju iga haridusega inimese jaoks paratamatu. Kõigil pole annet kirju kirjutada. Kuid põhireegleid teades saate arendada oskust kirjutada häid ja huvitavaid kirju. Eriti kui need reeglid on üsna lihtsad. Sellest artiklist saate teada, kuidas äri- ja isiklikke kirju õigesti kirjutada. Vaatame tähtede erinevaid võimalusi ja olulisi punkte nende kujundamisel.

Kuidas ärikirju õigesti kirjutada

Ametlik või ärikiri on tavaliselt mõeldud ärisuhete säilitamiseks ettevõtete ja nende töötajate või klientide vahel. Ärikirjal on palju sorte. Näiteks:

• Tänukiri
• Soovituskiri
• Kaaskiri
• Kirjalik lubadus, kirjalik tõotus
• Kiri presidendile
• Teenuskiri
• Infopost
• Õnnitluskiri
• Nõudekiri
• Kaebuse kiri
• Kutse

Peamiselt saadame seda või teist ärikirja kõrgemal seisvatele isikutele või sooviga, s.o. Need on selgelt suunatud kirjad, mis on saadetud kindla eesmärgiga. Eesmärk on tagada, et kirjast saadakse õigesti aru. Näiteks otsustame, kuidas tänukirja õigesti kirjutada, et oleks aru saada, et täname; mõtleme, kuidas ametlikke kirju õigesti kirjutada, et need oleksid kasulikud, et adressaat neist õigesti aru saaks. Seetõttu on väga oluline osata kirja õigesti kirjutada. Ärikirjade kirjutamise näidise leiate lingilt Professionaalsed ärikirjade mallid.

Allpool vaatleme ärikirjade kirjutamise põhireegleid.

Kiri ei tohiks olla näotu

Kas olete kunagi mõelnud, kuidas e-kirju õigesti kirjutada? Ärimehe meilipostkast on sageli täidetud erinevat tüüpi rämpspostiga. Ametliku kirja kirjutamisel on teie esimene prioriteet see, et seda märgataks ja seda ei saadeta rämpsposti kausta.

Kõigepealt peaksite tegema päringud ettevõtte kohta, kuhu soovite oma kirja saata. Teil peab olema oma partneri kohta maksimaalne teave. Kui ettevõtte andmed on teada, võite alustada kirja kirjutamist. Igal ettevõtjal on hea meel, kui kiri on suunatud temale isiklikult, mitte näiteks selle ettevõtte kaubandusosakonnale, kus ta töötab. Adressaadi poole nimepidi pöördumine demonstreerib ennekõike teie austust inimese vastu ja loomulikult tekitab temas positiivseid emotsioone, mis lihtsalt ei suuda teda teile armsaks teha. Lõppude lõpuks, kuidas saate alustada vestlust potentsiaalse partneriga äriettepanekutest, kui te pole võtnud aega tema perekonnanime, eesnime ja isanime väljaselgitamiseks.

Kui teil ei õnnestunud adressaadi nime teada saada, ärge mingil juhul kirjutage: „Uv. geen. direktor!“, „Uv. kaubanduslik rež. ettevõtted! Ärikirjas pole sellistel lühenditel kohta. Sõnad nagu “kallis”, “härra”, “osakonnajuhataja” jne tuleb kirjutada täismahus. Muidu ei saa lugupidamisest juttugi olla.

Kirjal peab olema pealkiri

Pealkiri on vajalik kirja sisu lühidalt paljastamiseks. Nii saab adressaat kirja probleemideta töödelda ja sorteerida. Iga ametlik organisatsioon saab iga päev kümneid kirju täiesti erinevatel teemadel. Seetõttu pole mingit võimalust, et teie kirjale tähelepanu pööratakse. Seega, kui teie pealkiri sisaldab kasulikku teavet, võib see potentsiaalsele partnerile huvi pakkuda. Kas saate nüüd aru, miks on oluline ametlikke kirju õigesti kirjutada?

Kuidas jätta endast hea mulje

Proovige lisada oma kirjale sissejuhatus, mis väljendab adressaadile komplimenti. Näiteks kui õnnelik oleksite, kui teil oleks au töötada nii hea seltskonnaga.

Mida vältida

Vältige juhtlauseid

Fraasi “Kui olete meie pakkumisest huvitatud, siis võtke minuga ühendust telefoni teel...” asemel on parem kirjutada “Pakkumise arutamiseks on teil võimalus meiega telefoni teel ühendust võtta...”. Suunav fraas võib inimese psühholoogiliselt teie vastu pöörata. Selline fraas võib adressaadile näidata teie enesekindluse puudumist ja ülbust. Ja kui kirjutad soovituskirja, siis oleks õige “soovitada” ja mitte peale suruda, et mitte jätta muljet, et surud peale, see ei meeldi kellelegi.

Valige õiged tegusõnad

Kasutage täiuslikke tegusõnu. Näiteks loodud, valminud, tehtud, arendatud, suurendatud jne. Kuid sellised verbid nagu esinema, osalema, töötama, tootma ei räägi tulemuste saavutamisest. Seda on võõrkeelsete tähtede kirjutamisel raske arvestada, seega tundke eelnevalt huvi konkreetse keele reeglite vastu, et teada saada näiteks, kuidas ingliskeelset tähte õigesti kirjutada.

Kasutage kirjaplanki

Kirjaplangi kasutamine on vajalik isegi siis, kui saadate e-kirja. Mis on kirjaplank? Kirjaplangil peab olema teie ettevõtte nimi, aadress, telefon, faks, ettevõtte logo ja juhi allkiri. See punkt on garantiikirja korrektsel kirjutamisel oluline, sest nii näitad, et oled avatud ja vastutustundlik oma ettevõtte suhtes.

Saada kiri posti teel

Ärikirja saatmisel on parem loobuda faksist ja e-kirjast. Ideaalne variant oleks saata kirjaga kuller, et ta saaks selle isiklikult juhatajale üle anda. Seetõttu hoolitsege kindlasti kaubamärgiga ümbriku eest. Muide, kui saadate dokumente mis tahes ametikoha saamiseks, ärge olge laisk, et uurida, kuidas kaaskirja õigesti kirjutada, tööandja hindab seda.

Kuidas kirjutada õigesti isiklikke kirju

Isiklik kiri võib olla kiri sõbrale või kallimale, ingliskeelne kiri kirjasõbrale välismaale, armastuskiri või e-kiri sotsiaalvõrgustikus. Saajal on alati hea meel teie kirja saada, kui see on õigesti ja huvitavalt kirjutatud. Kirjavahetuse teel suheldes võid kasutada häid sõnu, mida sul oli vestluse ajal sageli piinlik oma lähedastele öelda. Isiklikke kirju on palju lihtsam kirjutada kui ametlikke, kuid see ei tähenda, et te ei pea teadma, kuidas sõbrale või kallimale kirja kirjutada.

Austa vastuvõtjat

Kui saadate kirja posti teel, ärge kasutage tekstiks märkmikust rebitud paberit. Valige hea kvaliteediga paber. Ja ärge unustage aadressi õigesti kirjutada!

Põhireeglid

Kiri peaks algama pöördumisega. Asetage oma sõnum rea keskele. Põhitekst kirjutatakse 2 cm aadressi alla, taandatuna lehe vasakust servast sama kaugele. Püüdke säilitada seda distantsi kogu kirja vältel. Kui leht saab otsa, võtke teine ​​tühi paberileht. Ärge kirjutage paberi mõlemale poolele!

Vältige parandusi

Pidage meeles, et läbikriipsutatud jooned või parandused võivad muuta teie kirjutise äärmiselt lohakaks. Seetõttu peaksite kõigepealt leidma aega mustandi kirjutamiseks.

Dekoratsioon

Kirja tekst peab olema loetav ja mitte väga väike. Kasutage kogu kirjas sama pasta või tinti. Kindlasti jätke lõppu oma allkiri. Pärast allkirja pane vajadusel järelkiri (P.S.). Tähed on volditud tekstiga sees!

Pärast kirja kirjutamist

Halva tujuga kirja ei tohiks kirjutada. Kui negatiivsed emotsioonid on juba paberil, ärge seda kirja saatke. Parem kirjutage see järgmisel päeval ümber. Armastuskirja korrektne kirjutamine tähendab ju adressaadini meeldivate positiivsete emotsioonide edastamist, mitte tema tuju negatiivsete väljaütlemistega rikkumist.

Ühendkuningriigi otseturunduse assotsiatsiooni andmetel tõi 2015. aastal iga e-posti turundusele kulutatud 1 nael tagasi 38 naela. Tahad saavutada samu tulemusi, aga ei tea kuidas kliendile kirja kirjutada?Seejärel kasutage parimatnäidiskirjad klientidele,mille oleme teile selles ülevaates kogunud.

Kuidas kliendile õigesti kirja kirjutada

Sa mõtled kogu aeg oma klientidele, kuid see pole vastastikune. Nende tähelepanu köitmiseks ja konkurentidest ette jõudmiseks peate end regulaarselt meelde tuletama. Meilid teevad seda väga hästi. Pipedrive'i ajaveebi autorite sõnul on mitmeid nippe, mis võivad teie kasuks töötada:

1. Kannatlikkust ja rohkem kannatust. Juhtige oma potentsiaalne ostja järk-järgult tehingu poole, saates teda regulaarselt.
2. Leppige strateegias kokku turundusosakonnaga klientidele kirjade saatmisel, et mitte olla liiga pealetükkiv ja mitte ummistada kliendi postkasti korduva teabega.
3. Kasutage CRM-süsteemi. See lihtsustab klientidega suhtlemise tehnilist poolt ja kiirendab tööd postiga.

CRM-süsteem on mugav programm, mis aitab pidada arvestust klientide ja tehingute üle, salvestab kõik kõned ning aitab ka mugavalt korraldada kirjavahetust kliendiga. Näiteks integreerub programm meiliteenusega (saate ühendada piiramatu arvu postkaste) ja võimaldab salvestada kirjavahetuse ajaloo otse vastaspoole kaardile. Kui teile on kirjutanud uus klient, saate teha tehingukaardi otse saabuvast kirjast.

Ja nüüd kõige huvitavam: CRM-ist kliendile kirja saatmiseks ei pea te isegi teksti tippima. Dokumendikujundaja abil saate luua igaks juhuks tähtede komplekti ja saata need klientidele kahe klõpsuga. SalesapCRM lisab meili kliendi nime ja muud andmed. Kas soovite rohkem teada? Seejärel vajutage .

Kirjad klientidele: näidised ja valmisnäidised

Oleme koostanud valikuärikirjad klientidele,mida saate prooviks võtta. Kõik, mida pead tegema, on lisada neile üksikasjad.

1. Kas kirjutate potentsiaalsele kliendile esimest korda? Saada see lühike sõnum:

Kirja teema: Võib-olla olete meie uus klient

Tere, [nimi].

Meie [lühike teave ettevõtte kohta].

Kui see teile huvi pakub, olen valmis arutama koostöö võimalust. Andke meile teada, mis kellaajal oleks Teile sobiv helistada.

[Allkiri]

2. Rääkige oma potentsiaalsele kliendile oma edukast koostöökogemusest tema konkurentidega:

Kirja teema: Hoidke oma konkurentidega sammu

Tere, [nimi].

Töötame edukalt [X ja Y konkurent] V [tegevusala] juba [nii palju aega] ja koos saavutasime häid tulemusi. Nende kohta leiate üksikasjalikku teavet siit [link juhtumile/ülevaatusele].

Meil on hea meel, kui meiega liitute.

[Allkiri]

3. Kui saite äriüritusel potentsiaalsete klientide kontakte, saada needpakkumiskirisellinenäidis:

Kirja teema: Meie ettevõttest lähemalt

Tere, [nimi].

Loodan, et ka teile meeldis [sündmus], ja tänan teid huvi eest [Ettevõtte nimi].

Lisan täpsema info meie ettevõtte kohta. Arutan hea meelega kõiki teie küsimusi telefoni teel.

[Allkiri]

Meeldetuletuskirjad

4. Mõni aeg pärast saatmist kirjad teenuseid pakkuvatele klientidele või lisateave tuletage enda kohta meelde:

Kirja teema: Kas on midagi, mida soovite arutada?

Tere, [nimi].

Loodan, et teil oli võimalus minu eelmist kirja lugeda ja sellega rohkem tuttavaks saada [Lisainformatsioon].

Kas teil on minu ettepaneku kohta küsimusi või mõtteid? Arutan neid hea meelega telefoni teel või isiklikult. Millal teil selleks aega on?

[Allkiri]

5. Kui saate oma ettepaneku tõhusust numbritega näidata, siis jagage neid kirjad firma klientidele. Faktid veenavad paremini.

Kirja teema: Mõned faktid, mida te ei pruugi teada [Ettevõtte nimi]

Tere, [nimi].

Saatsin teile hiljuti kirja teemal [Ettevõtte nimi] ja ma arvan, et me võiksime olla kasulikud [teie ettevõte].

Meie kliendid näevad kasvu [täpsustage näitajad] kui seda kasutatakse [toote ja teenuse nimi]. Pakume ka [rääkige reklaamidest] Ja [mainige teisi suurepäraseid pakkumisi].

Kui soovid täpsemalt teada, siis anna teada ja lepime kokku läbirääkimised telefoni teel või isiklikult.

Ootan teie vastust.

[Allkiri]

6. Paku klientidele prooviperioodi või tasuta näidiseid. Ostjad on valmis tehingut tegema, kui nad testivad toodet kõigepealt.

Kirja teema: Kingitus teie ettevõttele

Tere, [nimi].

Paar päeva tagasi saatsin teile teabe selle kohta [toote nimi] ja nüüd teen ettepaneku proovida seda tegevuses.

Olen loonud/lisanud mõned külaliste sisselogimised/tasuta näidised/vautšerid, mida saab kasutada juurdepääsuks/vastuvõtmiseks [toode või teenus]. Jagage neid oma kolleegidega. Huvitav oleks nende arvamust kuulda.

Hea meelega räägin kõike täpsemalt telefoni teel või isiklikult. Olen kindel, et saame teile tõesti kasulikud olla [tegevusala].

[Allkiri]

7. Kui te pole kindel, et suhtlete läbirääkimisteks volitatud töötajaga, paluge tal aidata jõuda otsustajani:

Kirja teema: Loodan, et saate mind suunata õige inimese juurde

Tere, [nimi].

Paar päeva tagasi saatsin teile kirja teemal [ettevõte või toode] ja nüüd ma kahtlen, et tulin õigele aadressile.

Kas olete teie see, kes teeb otsuseid mind huvitavas küsimuses? Kui ei, siis kas saaksite aidata mul teie ettevõttes õige inimesega ühendust võtta?

Ootan sinu vastust.

8. Kasutage seda kliendile saadetud kirja teksti, kui soovite pärast temaga kohtumist uurida tema tulevikuplaanide kohta:

Kirja teema: Sinu plaanid

Tere, [nimi].

Täname teid teie aja eest. Nüüd tahaksin teada, kuidas näete meie probleemi edasist arutelu.

Kui olete endiselt huvitatud, andke meile oma plaanidest teada.

Ootan sinu vastust.

[Allkiri]

9. Pärast kliendiga kohtumist tuletage talle meelde järgmisi läbirääkimiste etappe:

Kirja teema: Lähituleviku tegevuskava

Tere, [nimi].

Aitäh, et leidsite aega – tänane kohtumine oli väga tulemuslik. Tuletan teile lühidalt meelde, mida me järgmisena teeme:

[kuupäev]: Ma saadan sulle [leping/täielik dokumentide komplekt].

[kuupäev]: Annate oma kommentaarid ja soovid mulle edasi.

[kuupäev]: Teeme kõik lõplikud muudatused ja allkirjastame lepingu.

Kui teil on vaja enne seda kuupäeva midagi arutada, andke mulle sellest teada.

10. Koostasellinekiri kliendile, kui ta soovis koosoleku ajal saada lisateavet:

Kirja teema: Teave teie taotluse kohta

Tere, [nimi].

Meil oli hea meel kohtuda isiklikult teie organisatsiooni esindajatega. Lubasin teile saata lisainfot selle kohta [küsimus]- need on lisatud failis.

Valmis vastama kõikidele küsimustele. Helistage mulle igal ajal numbril [number] või kirjutage sellele aadressile.

Tänapäeval kasutavad peaaegu kõik aktiivselt Internetti. Kuid äriline kirjavahetus pole lakanud olemast aktuaalne ja oluline. See kanti lihtsalt üle muusse meediasse. Väljaanne räägib teile, kuidas ärikirja õigesti koostada ja vormistada.

Mida võib ärisõnum sisaldada?

Esiteks annab ärikirjavahetus võimaluse vahetada töötajate ja äripartneritega mistahes arvamusi või ettepanekuid. Kiri võib sisaldada taotlusi, kaebusi ja muid mõtteid ettevõtetevaheliste arusaamatuste kõrvaldamiseks. Üldiselt on ärikirjavahetus ametliku kirjavahetuse liik.

Erinevused teistest kirjadest

Peamised erinevused võib kokku võtta järgmiselt.

• Esitluse stilistika.
• Ametliku käsuliini olemasolu.
• Sõnavara ilma tugeva emotsiooniväljenduseta.
• Kirjale kulub reeglina mitte rohkem kui üks lehekülg.
• Font on kogu teksti ulatuses sama (ei väike ega suur).
• Tavaliselt koostatakse organisatsiooni ametlikul kirjaplangil.

Ärikirjade tüübid

Kirjad, millele tuleb vastata:

• Taotlus.
• Petitsioon.
• Nõue.
• Pakkuda.
• Apellatsioonkaebus.

Kirjad, mis ei vaja vastust:

• Informatiivne.
• Teavitus.
• Kaasas.
• Garantii.
• Hoiatus.
• Meeldetuletus.

Kaubandusliku iseloomuga kirjad. Tavaliselt on neid vaja lepingu kehtivusajal või lepingu sõlmimiseks:

• Taotlus.
• Vastus päringule.
• Meeldetuletus.
• Nõue.
• Pakkuda. See on pakkumine lepingu sõlmimiseks või tehingu tegemiseks.
• Hoiatus kohustuste täitmise vajaduse, lepingute lõpetamise jms kohta.

Mitteärilised kirjad:

• Kutse.
• Millestki teavitamine.
• Tänuavaldus.
• Soovitused.
• Taotlus.
• Juhised.
• Kaaskiri.
• Kaastundeavaldus.
• Õnnitlused igal juhul.
• Kirjalik lubadus, kirjalik tõotus.
• Kauba kättesaamise kinnitus, teenuste osutamine jne.

Ärikirjade klassifikatsioon struktuuri järgi:

• Koostatud range mustri järgi.
• Kirjutatud vabas vormis.

Tüübid olenevalt adressaadist:

• Tavaline. Saadetud ühele adressaadile.
• Kollektiivne. Saadetud ühele inimesele, aga mitmelt isikult.
• Ringkiri. Saadetud mitmele adressaadile.

Kirja vorm on järgmine:

• Saadetud tavalistes postiümbrikutes.
• Üle antud isiklikult.
• Saadetud faksina.
• Saadetud meili teel.

Nagu näete, saab ärisõnumit kujundada erineval viisil ja erinevate kavatsustega. Kuid väärib märkimist, et mõnel juhul tuleb eetilistel põhjustel see pigem käsitsi kirjutada kui arvutisse trükkida. See kehtib õnnitluste ja kaastundeavalduste kohta.

Kirja osad

Korralik ärikiri jaguneb alati mitmeks osaks. Need on sissejuhatavad, peamised ja lõplikud. Pealegi on need üksteisega loogiliselt seotud.

Sissejuhatavas osas on reeglina teave kirja kirjutamiseni viinud asjaolude kohta. Põhitekst on sisu ise, sõnumi olemus. Viimases osas võetakse kokku tulemused, mis võivad väljendada keeldumist, nõusolekut, taotlust jne.

Kirjutamise põhimõtted

Iga ärisõnum tuleks kirjutada järgmiselt.

1. Erapooletult.
2. Adresseeritud (see tähendab, et mõeldud konkreetsele isikule).
3. Põhjendatud.
4. Usaldusväärne.
5. Nii täielik kui võimalik.
6. Kogu tekstis sisalduv teave peab olema kirjutamise ajal ajakohane.

Stilistilised omadused

Ärikirja kirjutamise reeglid näevad ette, et tuleb järgida ranget stiili. On vaja kasutada ainult neid kõnevahendeid, mis on tüüpilised ametlikele dokumentidele. See tähendab, et ametlik äristiil oleks asjakohane. Keelel peaksid olema järgmised omadused.

• Formaalsus.
• Teabe esitamise täpsus.
• Objektiivsus.
• Struktureeritud.
• Informatiivne, kuid sisutihe.

Asja olemus tuleks välja tuua lihtsate lühikeste lausetega, keskendudes tegusõnadele. Pole vaja teksti üle koormata omadussõnadega ega kasutada vähetuntud ja väga spetsiifilisi termineid, millest saaja ei pruugi aru saada. See põhjustab ainult negatiivsust ja tagasilükkamist. Parem on püüda selgitada lihtsate, arusaadavate sõnadega, rohkem fakte ja üksikasju. Äristiil ei luba ebainformatiivsete ja “vesilike” tekstide esinemist.

Lõpuosa juurde ei tohiks minna tarbetute ja pikkade kõnemustritega. Samuti ei tööta ebaloogilised ja ebajärjekindlad ettepanekud. Seetõttu on parem osa- ja osalaused välja jätta. Iga lõik peaks kajastama ainult ühte konkreetset ideed. Pärast teksti valmimist on parem kontrollida seda mitu korda vigade suhtes, lugedes kirja valjusti.

Nõuded vormile

Ärikirja reeglite kohaselt on parem kirjutada see ettevõtte kirjaplangile. Sellele esitatakse järgmised põhinõuded.

• Kui ettevõte on riigi omandis, peate vormi keskele sisestama Vene Föderatsiooni vapi.
• Asetage kiri A4-lehele.
• Jätke vasakpoolne väli tühjaks (vähemalt 3 sentimeetrit). See on vajalik, sest mõne aja pärast esitatakse materjalid ülejäänud dokumentidega.
• Kõige optimaalsemaks loetakse standardset “Times New Roman” fonti, mille suurus on 12 ja reavahega 1,5-2. Kõige paremini saab sellest aru lugedes.
• Kirja päises peate märkima organisatsiooni nime, selle tegeliku ja juriidilise aadressi, telefoninumbri ja e-posti aadressi.

Disaini omadused

Kui ärikirja täitmiseks kulus mitu lehekülge, peate selle nummerdama alates teisest. Selleks on soovitatav kasutada araabia numbreid. Numbrite kõrvale pole vaja punkte panna.

Kiri tuleb jagada lõikudeks ja vajadusel alapealkirjadeks. Tekst ei tohiks välja näha pideva vooluna, kuna see on halvasti tajutav. Lõiked näitavad, kus teised mõtted lõppevad ja algavad.

Oluline on märkida, et kirjavead, kustutamised ja parandused on ärilises kirjavahetuses vastuvõetamatud. Need näitavad vastase kirjaoskamatust ja kergemeelsust.

Kasutatud üksikasjad

Tavaliselt sisaldab kiri järgmist teavet.

1. Ettevõtte täisnimi, mitte ainult lühend.
2. Telefoninumber, faksinumber, pangakonto ja e-post.
3. Adressaat. Veelgi enam, ettevõtte nime tuleks kasutada daatiivi käändes. Kui peate märkima oma perekonnanime ja ametikoha, on soovitatav kasutada datiivi käänet. Kui saajal on tiitel või akadeemiline kraad, tuleb see märkida enne isiku nime.

Oluline on märkida, et iga atribuut tuleks kirjutada suure algustähega ja uuele reale.

Aadressid ärikirjas

Ametlik sõnum tuleks alati kujundada neutraalses toonis. Aadressid adressaadile peaksid olema samasugused. Fraasid nagu "Tere pärastlõunal" on sobimatud. Kui soovite tervitada, on parem kasutada ametlikku "Tere". Kuid kõige kirjaoskama variandi puhul peetakse silmas ees- ja isanime järgimist. Ja pole vahet, kui kaua tutvus adressaadiga kestab. Nime lühikest vormi ei saa kirjas kasutada (näiteks Petya, Anya jne).

Vanema või kõrgema positsiooniga inimese poole pöördumine aitab säilitada inimestevahelist distantsi ja näidata üles austust vanema või kõrgema positsiooniga inimese vastu. Tasub aga tähele panna, et mõnes ettevõttes, vastupidi, on kombeks kasutada suheldes, kasvõi kirjalikult, sõna “sina”.

Väärib märkimist, et aadressi “Lugupeetud härra” ei saa kasutada ilma selle isiku nime hilisema märkimiseta. Samuti peaksite vältima lühendeid "härra", "proua". Kui teil on vaja pöörduda inimeste rühma poole, ei tohi te nimesid märkida. Seejärel saate lühidalt kirjutada: "Austatud härrad!" Reeglite järgi tuleb pärast kellegi nimepidi kutsumist alati panna hüüumärk. Näiteks sarnane fraas ärikirjas näeks välja järgmine: "Kallis Aleksander Sergejevitš!"

Viimases osas saate kasutada erinevaid võimalusi. “Parimate soovidega”, “Austusega”, “Lootus koostööle” jne. Siin peaksid sõnumid olema formaalsed, kuid sõbraliku tooniga.

Lõpuosa kujundus

Väga oluline on ka kirja õige lõpetamine. Viimases osas peate eelnevalt öeldu kokku võtma. Siiski ei tohiks te oma järeldusi venitada 10 lausega. Tuleb meeles pidada, et äristiilis hinnatakse kokkuvõtlikkust ja lühidust. Parem on piirduda lihtsate fraasidega. Näitena tuuakse mitu konstruktsiooni, mis sobivad ärikirjavahetuse lõpuosas. Ärikirjad tuleks täita võimalikult korrektselt ja viisakalt.

• Tänulikkus abi või tähelepanu eest. "Lubage mul avaldada oma tänu..." "Aitäh!"
• Millegi saajale kinnitamine. "Teeksime teiega hea meelega koostööd."
• Tulevikulootuste avaldamine. "Loodame sinust varsti kuulda."
• Taotlege midagi. "Oleksime tänulikud, kui teavitaksite tulemustest."
• Vabandame võimalike ebamugavuste pärast. "Vabandame makseviivituse pärast."

Kuidas adressaadiga hüvasti jätta

Vaatamata sellele, et kirjavahetus on äriline, saab ärikirjas hüvasti jätta erineval viisil. Selleks tuleks kasutada nn lõpufraase.

Näitena võib tuua järgmised valikud:

1. Lugupidamisega.
2. Lugupidamisega.
3. Parimate soovidega.
4. Soovin teile edu oma töös.
5. Loodame koostööd jätkata.
6. Meil oli hea meel teenust pakkuda.

Võib olla muid võimalusi. Siin on lõpufraasi valik puhtalt maitse küsimus.

Allkirjastamine

Saatja peab panema oma allkirja lehe päris alla. Kuid äärmiselt oluline on seda õigesti teha, et dokumendil oleks ametlik välimus.

Peate märkima oma ametikoha, initsiaalid, perekonnanime ja allkirja. Lisaks võite esitada kontaktteabe (isiklik e-posti aadress või telefoninumber). See näitab saaja valmisolekut suhelda ja koostööd teha.

Rikke omadused

Samuti on oluline teada, kuidas kirjutada ärikirja, kui peate millestki keelduma. Lõppude lõpuks ei jää isegi varjatud negatiivne või keeldumine märkamatuks ja sellel on ebameeldivad tagajärjed. Pärast seda ei saa te loota positiivsele või isegi neutraalsele suhtumisele enda suhtes. Kirja koostamisel pole vaja emotsioonidele järele anda. Parem on hoida end piirides, isegi kui saaja on väga tüütu. Keeldumiskirju tuleks alati mitu korda üle lugeda, pöörates erilist tähelepanu sõnumi toonile.

Sõnum ei tohiks alata kategoorilise "ei"-ga, olenemata sellest, kuidas seda väljendatakse. Vastasel juhul jääb kingisaajale mulje, et ta on ebahuvitav ja ebaoluline. Parem on esmalt esitada väljamõeldud, veenvad selgitused. Kui keeldumise põhjused on põgusalt loetletud, saate sujuvalt edasi liikuda fakti väljaütlemise juurde. Sel juhul on ärikirja etiketi järgi soovitatav kasutada järgmist tüüpi sõnastust.

• Kahjuks ei saa me teie soovi täita.
• Meil on siiralt kahju, kuid oleme sunnitud teie pakkumisest keelduma.
• Meil on väga kahju, kuid me ei saa teie taotlust rahuldada järgmistel põhjustel.

Ideaalis tuleks kirja alguses lühidalt väljendada adressaadi soovi. Nii saab ta aru, et tema ettepanek on tõesti läbi vaadatud, ja arvatavasti hindab ta seda.

Meili koostamise omadused

Tänapäeval tunnevad inimesed üha enam huvi selle vastu, kuidas kirjutada ärikirja, kui see on vaja meili teel saata. Sellise kirjavahetuse puhul kehtivad samad reeglid, mis varem mainitud. Siiski on elektroonilistel ärisõnumitel oma eripärad.

• Sisselogimine peab olema kindel ja piisav. Näiteks, [e-postiga kaitstud]- halb variant, aga [e-postiga kaitstud]- hea.

• „Teema” väli on alati oluline täita. See teeb selgeks, millest sõnum räägib. Kui kiri on mõeldud võõrale inimesele, siis peaks pealkiri olema huvitav. Kuid on oluline mitte üle pingutada. Sellised teemad nagu „Ainulaadne pakkumine ainult praegu”, „Kiireloomuline” põhjustavad ainult tagasilükkamist. Pealkiri peaks koosnema 3-5 sõnast, mis sisaldavad sõnumi olemust.

• Kui kirjavahetus käib võõra inimesega, siis kõigepealt pead talle rääkima, kuidas sa temast teada said ja millega ettevõte tegeleb. Ilma sellise sissejuhatuseta võidakse sõnum lugeda rämpspostiks ja koheselt kustutada.

• Olulised punktid tekstis on parem esile tõsta paksus kirjas. Sel juhul on erinevate värvide kasutamine vastuvõetamatu.

• Suurtähti ei saa kasutada e-posti ärikirjades. Isegi alapealkirjad ja teema pealkiri ei tohiks sisaldada kõiki suurtähti. Sama kehtib ka kahekordsete kirjavahemärkide kohta.

• Parem on jagada tekst lõikudeks, jättes nende vahele tühja rea.

• Mida lühem on sõnum, seda kiiremini nad sellele reageerivad.

• Allkiri on vajalik. E-kirjades koosneb see tavaliselt mitmest reast ja sisaldab saatja nime ja ametikohta, ettevõtte nime, telefoninumbrit ja veebisaidi aadressi.

• Kirjale saab lisada tekstifaile ja pilte. See on väga mugav, sest lisamaterjalid, kommentaarid, selgitused ja üksikasjalikud kirjeldused tõmbavad sisult tähelepanu kõrvale. Seetõttu on parem paigutada need mitte kirja kehasse, vaid lisatud failidesse.

• Kui ärikirjavahetus on kestnud juba pikemat aega ja tekkinud on soe usalduslik suhe, siis on emotikonide kasutamine meilis lubatud. Need aitavad veidi "vürtsi anda" ja suhtlemist hajutada. Kuid neid ei tohiks kuritarvitada ja paberkirjades on need üldiselt vastuvõetamatud.

Juhised kirja kirjutamiseks

Ärikirja kirjutamise võib jagada mitmeks etapiks.

1. Kõigepealt peate määrama adressaadi. Selleks tuleb vormi paremas ülanurgas kirjutada saaja initsiaalid, perekonnanimi ja ametikoht. Kui adressaat on organisatsioon, tuleb märkida selle juriidiline aadress.

2. Aadress adressaadile. See tuleks asetada vormi keskele madalamale. Milliseid fraase saab kasutada, on juba öeldud. Tavaliselt näeb aadress välja selline: "Kallis Igor Petrovitš!"

3. Eesmärgi avaldus. Allpool, uuele reale, peate kirjutama peamised mõtted, kogu olemuse, mainides pöördumise põhjuseid. Kui me räägime mõnest probleemist, siis tasub selle lahendamiseks pakkuda võimalusi. Kui see on koostööettepanek, siis peate selgitama, kuidas see juhtub. Kui kirjas kajastub kaebus, siis tasub küsida konkreetsete meetmete võtmist. Ühesõnaga, saaja peab tekstist aru saama, mida ta täpselt temalt tahab.

4. Lõpuosa. Ja lõpuks, uuele reale peate sisestama lõpufraasi ja allkirja.

Tänukiri

See näidis näitab, milline võib tänukiri välja näha. Siiski on sellel näitel üks viga. Rea “Flagmani ettevõttele” asemel võiks lisada tervitusfraasi ja nende nimed, kellele kiri oli mõeldud.

Päring

See on äripäringu kirja näidis. Puudusi selles pole. Järgiti kõiki ametliku kirja kirjutamise reegleid. Tekstist selgub, milline probleem on tekkinud ja mida tuleb selle lahendamiseks ette võtta. Sõnum sisaldab ka kogu kontaktteavet, tervitussõnumit, lõpufraasi ja allkirja.

Niisiis demonstreeris väljaanne, kuidas kirjutada äripartneritele mõeldud kirju. Seda tuleks teha õigesti ja asjatundlikult, et mitte nägu kaotada. Sellest sõltub ju ettevõtte tulevik. Samuti on oluline vastata õigeaegselt ärisõnumitele. Seda saab teha kolme kuni seitsme päeva jooksul alates kirja kättesaamise kuupäevast.