Näidiskiri ülemusele. Erinevused ärikirjade ja muude vahel. Kuidas kirjutada ärikirja: lihtsas keeles keeruliste asjade kohta

Kuidas kirjutada ärikirja, mis ei läheks “infoprügi” vahele ja loetaks? Reeglid, soovitused, näited

Sõna on juurdepääsetav äritööriist. Ärimaailmas on võimatu leida inimest, kes ei kasutaks oma töös sõnu.

Kaasaegne äri muutub järk-järgult kirjavahetuseks. Kirjade – elektrooniliste või traditsiooniliste – abil toimub suhtlus klientide, äripartnerite ja tööandjatega. Kiri positsioneerib autori kas professionaalina või inimesena, kellega ei tohiks suhet jätkata.

Professionaal peab oskama kirjutada

• See on selge
• tõhusalt
• tõsiselt
• Huvitav

Ja kunagi pole hilja seda õppida. Alustame põhitõdedest: mõista, mis vahe on äri ja tavalise kirjutamise vahel.

Mille poolest erineb teenistuskiri tavalisest kirjast? Ärikirja eripära

Kiri on ühe- või kaheleheküljeline lühike tekst, mille eesmärk on millegi kohta info edastamine adressaadile.

Teabe iseloom ning kirja saatja ja saaja vaheline suhe jagab kirjavahetuse

• äri (ametlik)
• isiklik (mitteametlik)

Ärikirja iseloomustavad:

• lühidus
• täpsust
• arutluskäik ja loogika
• teabe sisu
• hindav ja emotsionaalne neutraalsus
• standardimine:
• kasutatakse ametlikke vorme
• kasutatakse stabiilseid kõnekujundeid, erikirjutisi ja -konstruktsioone
• teemade arv - 1-2
• sihtimine
• selgelt määratletud käsuliin (vajadusel)

Mis tüüpi ärikirjad on olemas?

Ärikirja tüüp määrab

1. Selle kirjutamise eesmärk

Kaubanduslikel eesmärkidel

• Soovite sõlmida tehingut ja pakkuda selle konkreetseid tingimusi - koostage adressaadile pakkumiskiri (pakkumine)

• Kui te pole otsustanud teile vastuvõetavate tehingutingimuste üle, saatke päringukiri
• Kas soovite oma saajat teavitada temapoolsest lepinguliste kohustuste rikkumisest? Kirjutage kaebus (kaebus)

Mittetulunduslikel eesmärkidel

• Tänan tänukirjas
• Kinnitage oma kohustusi garantiikirjaga ja nõusolekut kinnituskirjaga
• Kirjutage uudiskirju, kui arvate, et teie teave pakub adressaadile huvi
• Olulisi kokkuleppeid, kohustusi, karistusi meeldetuletuskirjadega meelde tuletada
• Õnnitlege õnnitluskirjades, küsige palvekirjades, avaldage kaastunnet kaastundeavaldustes
• Kui teil on vaja saata olulisi dokumente või materiaalseid varasid, koostage oma lastile kindlasti kaaskiri

2. Saaja

Kui adresseerite kirja korraga mitmele adressaadile, siis kirjutate ringkirja

Teie kiri võib puudutada korraga mitut teemat, mis muudab selle automaatselt mitmetahuliseks

4. Struktuur

Reguleeritud kirjad hõlmavad kirja tekstiosa koostamist kindla mustri järgi, reguleerimata tähtedel on aga vaba esitusvorm

5. Lahkumise vorm

• ümbrikus
• elektrooniline
• faksi teel

Ärikirja ülesehitus: sissejuhatus, sisu, järeldus

Tavalise ärikirja struktuur nõuab hoolikamat kaalumist.

Õigesti vormindatud täht peaks vastama järgmisele kontuurile:

Vaatame üksikasjalikumalt mõnda skeemi punkti:

1. Pealkiri

Tavaliselt on see kirja teema lühikokkuvõte.

Tähtis. Kirjutage pealkiri õigesti, kui soovite, et adressaat teie kirja loeks.

Pealkirjade puudumine ärikirjavahetuses on tüüpiline algajatele, kellel puuduvad põhioskused ärikirjavahetuseks.

2. Kaebamine

• on traditsioonilisel kujul "Kallis"
• rea keskel suurtähtedega

Tähtis: Lühendite kasutamine on keelatud!

3. Preambul

• tutvustab adressaadile kirja põhiideed
• valmistab adressaadi ette kirjas sisalduva hilisema teabe õigeks tajumiseks

4. Teksti põhiosa põhjendab preambulis välja toodud põhiideed

Kirja selles osas

• viitate selgelt ettepaneku/apellatsiooni sisule
• esita argumendid: faktid, arvnäitajad, muud kirja teema spetsiifikat. ekspertarvamus, oma positiivne/negatiivne kogemus

Põhjenduse hõlbustamiseks võite kasutada järgmist diagrammi:

Tähtis: viimane lõik peaks sisaldama fraasi, mis näitab konkreetset sammu või oodatavat tulemust ja julgustab adressaati tegutsema

5. Kokkuvõtteks:

6. Aknas “Allkiri” tuleb märkida andmed adressaadi kohta:

• töö nimetus

Kuidas mitte eksida kirjutamisstiili valikul?

Ärikirjavahetuses tuleb pidevalt teha valikuid kirjutamisstiili ja adressaadiga suhtlemise tooni osas. Kui kuiv, ametlik või vastupidi, kui elav, soe ja inimlik peaks teie sõnum olema?

• Isiklik stiil ärikirjavahetuses rõhutab kirja kirjutava isiku individuaalseid omadusi
• Formaalse stiili kasutamisel esitatakse faktid ja nende põhjal tehakse asjakohased järeldused.
• Isiklik stiil hõlmab suhtlust kirja autori ja adressaadi vahel võrdsetel tingimustel
• Ametlik stiil demonstreerib selget käsuliini ja jõudu, millega kirja lugeja on sunnitud arvestama.

Ärikirjas õige suhtlusstiili valimiseks kaaluge:

• mis kaalukategooriatesse kuulute teie ja teie saaja?
• soovite pidada sõbralikke läbirääkimisi või avaldada survet jõupositsioonilt

Kuidas valitud stiili juurde jääda?

Isiklik stiil

• Isikuliste asesõnade esinemine: mina, meie, sina
  Näiteks: vabandan teie ees ja loodan siiralt, et sarnaseid vigu enam ei juhtu.
• Otsesed pöördumised ja taotlused
  Näiteks: ärge jätke isiklikke esemeid järelevalveta
• Emotsionaalsete hindavate väljendite kasutamine: staarinoorus, kõrvulukustav ebaõnnestumine

Ametlik stiil

• Isikuliste asesõnade asendamine abstraktsete nimisõnadega
  Näiteks: Kino administratsioon vabandab siiralt õhtuse etenduse kava muutmise pärast
• Isiklike pöördumiste ja taotluste asendamine avaldustega
  Näiteks: ärge jätke isiklikke esemeid järelevalveta
• Levinud klerikalismi kasutamine: juhin teie tähelepanu asjaolule, et

Ametlik stiil ei sobi absoluutselt, kui kirjutate tänu- või kaastundeavaldust, see tähendab neid ärikirju, milles peate tundeid väljendama. Olukorras, kus kirjutad palve- või pakkumiskirja, on ka parem jääda isikupärase stiili juurde.

Mis on kaebekiri ja kuidas seda kirjutada? Kuidas see erineb teist tüüpi kirjadest?

Tähtis: kirja koostamisel suunake adressaadi tähelepanu sellele, milliseid tegevusi te temalt täpselt ootate. Märkige ka konkreetsed tähtajad oma ülesannete täitmiseks.

Kaebuse kirja mall aitab teil seda õigesti koostada:

Mis on vastuskiri ja kuidas seda kirjutada?

Nõuandekirju on kahte tüüpi:

• keeldumiskiri
• positiivse vastusega kiri

Mõlemat tüüpi kirjade koostamisel on kaks üldreeglit (eeldusel, et algatuskiri on õigesti koostatud):
1. Vastuskirjas on säilinud algatuskirja sõnavara ja kõneviisid
2. Vastuskirja tekst ei tohi sisaldada teavet selle kohta

• algatuskirja koostamise kuupäev
• selle registreerimisnumber

Näide sõbralikust ja korrektsest keeldumiskirjast on toodud allpool:

Kuid keeldumine ei pea alati olema pehme. On olukordi, kus on vajalik karm ja range suhtlusstiil. Allpool on tagasilükkamiskirjade mall igaks juhuks, alates kõvast kuni pehmeni:

Teabekiri: selle erinevus vastus- ja kaebuskirjadest

Teabekiri on multifunktsionaalne:

• aruanded (näiteks hinnakirjade hinnamuutuste kohta)
• teatab (juhatuse liikmete tagasivalimisest)
• teavitab (kauba saatmisest)
• teatab (kavatsustest)
• kinnitab (kauba kättesaamine)
• tuletab meelde (lepinguga võetud kohustuste täitmist)
• reklaamib ja teavitab (ettevõttest üldiselt, kaupade/teenuste kohta eriti)

Võib-olla on tänapäeval kõige pakilisem küsimus, kuidas reklaam- ja teabekirja õigesti koostada.

1. Struktuuri puudumine
2. Slängi või mitteametliku keele esinemine kirja tekstis
3. Lohakas disain
4. Õigekirja-, süntaktiliste, stiilivigade rohkus
5. Usaldusväärsete faktide ja objektiivse teabe puudumine kirjas
6. Elementaarsete viisakusreeglite rikkumine (eriti kaebekirjades)
7. Tülikate ja ebaselgete lausete kasutamine tekstis
8. Loogika puudumine materjali esitamisel
9. Lühendite selgituste puudumine
10. Teksti üldine hägusus, kui see on sihitult koostatud

Mida peate veel ärikirjade kohta teadma?

1. Kaasaegse ärikirjavahetuse jaoks kasutatakse teksti koostamise plokkstruktuuri meetodit.
See meetod säästab aega ja säilitab kogu äridokumentatsiooni üldise stiili. Meetodi iseloomulik tunnus on avatud kirjavahemärgid või punktide/komade puudumine (näiteks loendite loomisel)

2. Kirja pealkirjaks võib kasutada sans-serif fonti (näiteks Arial). Seda fonti tajutakse alateadvuse tasandil stabiilse ja kindlana.

3. Põhitekstis tuleks kasutada serif-fonte (Times News Roman). Serifid hõlbustavad teie silmade liikumist tähelt tähele, muutes lugemise kiiremaks.

Tähtis: on tähti, mis on alati kirjutatud ainult käsitsi!
Need on õnnitluskirjad, kaastundeavaldused, tänukirjad

Suur hulk Kasulikku teavet ärikirjade kirjutamise kohta leiate Sasha Karepina videost.

Video: kuidas kirjutada kaaskirju ja CV

Video: "Jutuvestjatelt õppimine." Tekstide müügi saladused

Viimasel ajal on e-post võtnud ärikirjavahetuses järjest olulisema koha. Selle eelised on ilmsed: tõhusus, juurdepääsetavus ja kasutusmugavus. Tuleb meeles pidada, et elektroonilisel kirjavahetusel on oma nüansid.

Kirjade vastuvõtmine

1. Kontrollige oma e-posti vähemalt 2 korda päevas – hommikul ja pärastlõunal. Vastasel juhul võite teiste inimeste töö seiskuda ja probleemide lahendamist edasi lükata;
2. Kui saite kirja, tähendab see, et keegi saatis selle ja tegi seda mingil põhjusel. Seetõttu tuleb saadud kirjad läbi lugeda. Loomulikult ei võeta siin arvesse rämpsposti;
3. Kui olete juht, peaks teie tööpäev algama meilikliendi käivitamisega, mis ei laadi kogu päeva maha ja kontrollib kirju automaatselt. Seadistage kirjade automaatne kohaletoimetamine/vastuvõtmine vähemalt iga 10 (või parem 2–3) minuti järel;
4. kui olete väga hõivatud ja olete saanud kirja, hinnake, kellelt see on, teema ja sirvige see läbi - see aitab teil kiiresti aru saada, kas kiri nõuab kiiret vastust või võib veidi oodata;
5. Lihtsaim ja tõhusaim viis asjadega edasi viimiseks ja kirjakuhjade kogunemiseks on kirjadele koheselt vastata. Seega, kui te ei tegele vestluse või muu tegevusega, mis ei talu katkestamist, vastake kirjale kohe.

Väljad "Saaja", "Koopia", "Pimekoopia"

Peaksite mõistma, meeles pidama ja õigesti kasutama välju "Adressaat", "Koopia" ja "Bcc". Sellest sõltuvad teie või saaja tegevused kirja saamisel.

1. "Kellele". Kui saadate küsimuse, ootate vastust väljale "Saaja" märgitud adressaadilt. Kui olete adressaat, peate vastama. See tähendab, et kiri ja selles sisalduv teave või küsimused on adresseeritud otse sellel väljal märgitud adressaadile.
2. "Kopeeri". Sellel väljal olevad adressaadid saavad teabe saamiseks kirja või kutsutakse tunnistajateks. Koopiate saaja ei tohiks üldjuhul kirjale vastata. Veelgi enam, kui selline vajadus on olemas, peetakse viisakaks alustada fraasiga "Vabandage sekkuda".
3. "Varjatud koopia". Asjaolu, et kiri saadeti väljal “Pimekoopia” märgitud isikule, ei saa teada peamine adressaat ega koopiates seisjad. Seda välja kasutatakse ka masspostituse jaoks, et teie aadressiraamat ei oleks kõigile adressaatidele teada.

Vastamisel ärge unustage nuppu "Vasta kõigile" - see salvestab kirja esialgsete saajate koopiad ja teie vastus ei lähe neist mööda. Saate alati soovimatud adressaadid eemaldada või teisi lisada.

Kui saabunud kirja väljal "Saaja" on rohkem kui kaks adressaati, tähendab see, et vastama peavad mõlemad või mõni neist. Otsustage, kes peaks vastama. Kuid olge ettevaatlik, kui saadate rohkem kui kahte adressaati sisaldavaid kirju väljale “Adressaat”: kui saadate kirja kõigile, on oht, et te ei saa kelleltki vastust.

Teema väli

Te ei tohiks seda välja tühjaks jätta. Inimesed, kellega suhtlete, võivad saada päevas sadu e-kirju ja kasutada seda välja meili sisu olulisuse kiireks hindamiseks.

Teemarida peaks lühidalt kajastama kirja teemat. Pealkirjad nagu "Küsimus", "Tere!" või tühjad pealkirjad näitavad, et olete kas algaja või teil puuduvad põhioskused ärikirjavahetuses.

"Kirjutamise tähtsus"

Kui kiri sisaldab teavet kiireloomuliste muudatuste kohta, lepingu teksti või muud teavet, millele peate esmalt tähelepanu pöörama, kasutage "kõrge" tähtsust, see tõstab kirja postkastis esile.

• Ärge kasutage "kõrget" tähtsust asjata!
• Isiklik kiri ärikorrespondendile või kiri naljaka ja mitteärilise pildi või lingiga tuleks märkida “madala” tähtsusega.

Vastuse kirjutamine

1. Alusta tervitusega, see on viisakas.
2. Rääkige inimesega sama keelt. See ei puuduta ainult vene/inglise keelt, vaid ka teksti vormi. Mitteametlik vastus ametlikule kirjale on lugupidamatus vastaja vastu ja oma madala kultuuri demonstreerimine.
3. Ärge kasutage transliteratsiooni, välja arvatud mobiilseadmetest meilide saatmisel. Kui teie meiliklient ei toeta vene keelt või rikub kodeeringuid, lisage vastuse tekst manusesse.
4. Ärikiri peaks olema täpne, konkreetne ja sisutihe.
   • Täpsus– märkige täpsed andmed, millele viitate (näiteks koosoleku kuupäev, koosoleku päevakorrapunkt, teise meili kuupäev ja teema või failinimi).
   • Spetsiifilisus– kirjast peaks selguma, MIDA TÄPSELT adressaadilt nõutakse.
   • Kokkuvõtlikkus. See, kes mõtleb selgelt, räägib selgelt ja teie saaja näeb seda. Seetõttu ei tohiks te panna kolmele lehele seda, mida saab kirjutada kolme lausega. Lakooniline äritekst ei ole kuivus, vaid säästab aega ja mõttetäpsust.
5. Kui kiri sisaldab mitut küsimust, teemat või ülesannet, struktureerige need ja eraldage need. Pidevat “seebivoogu” on raske lugeda ja tegelikult võib kirja põhiküsimusest mööda vaadata.
6. Vasta kirjas esitatud päringutele võimalikult täpselt. Vastus palvele või ülesandele on "Teeme ära!" mittetäielik "Teeme seda selliseks ja selliseks kuupäevaks", "nii mitme päeva pärast", "pärast sellist ja sellist sündmust" on kindlam ja täpsem vastus.
7. Tekst ei tohi sisaldada vigu! Kirjavead pole kohutavad, aga kui kirjutad igas tähes sõnu valesti, muutub see väga kiiresti märgatavaks ja jätab negatiivse jälje sinu kui äripartneri kuvandisse.
8. Ärge kunagi saatke kirja ilma, mida te kirjutasite! Lugege oma vastust läbi ja veenduge, et see oleks lühike, täpne, selge, konkreetne ja grammatikavigadeta. Kontrollige, kas kõik vajalikud adressaadid on märgitud ja kas need on õigesti väljale "Saaja" ja "Koopia" paigutatud. Kontrollige grammatilisi vigu.
9. Tsiteeri originaalkirja teksti.
10. Täielikult tsiteerides (kui teie vastus on kogu kirjale), kirjuta vastuse tekst kirja ALGUSSE, mitte lõppu!
11. Kui teie vastused on punkthaaval, eraldage tsitaat tühjade ridadega ülal ja all.

Manused

1. Ärge manustage kirjadele EXE-, PIF-, BAT-, COM-, CMD-, SCR-vormingus faile – paljud meilikliendid või serverid blokeerivad sellised manused tihedalt ja adressaat ei loe neid kunagi. Pakkige need arhiivi (zip, rar) otsekui kesta ja sisestage selles vormis.
2. Normaalseks peetakse kuni 2-3 megabaidiste manuste saatmist ilma hoiatuseta. Kui soovite saata suuremat manust, kontrollige korrespondendilt, kas selline fail läheb läbi tema serveri või mahub postkasti.
3. Hoidu kahtlase sisuga investeeringutest: esiteks ei pruugi korrespondent sinu maitset jagada ja teiseks võid tekitada probleeme inimesele, kes töötab organisatsioonis, kus kasutatakse postitsensuuri.

Elektrooniline allkiri

1. Selle omamine on kasulik (sellel on teie kontaktandmed) ja see on hea vorm, mis näitab teie professionaalsust.
2. Allkiri ei tohiks ületada 5-6 rida. See peab sisaldama vähemalt teie ees- ja perekonnanime. Lisaks on soovitatav märkida oma telefoninumber, e-posti aadress, ettevõtte nimi ja füüsiline aadress, samuti selle veebisaidi aadress.
3. Elektrooniliseks allkirjastamiseks on kaks võimalust: omaalgatuslikud (oma)kirjad täisallkirjaga

Ärikirjal peab olema selge struktuur, mille eelised on:

• säästes teie ja saaja aega;
• garanteerida, et adressaat loeb kirja ja mõistab õigesti selle olemust;
• arusaadava ja selge vastuse saamine.

Ärikirja struktuur

Apellatsioonkaebus

See asub kirja päises ja sisaldab adressaadi ametikohta ja täisnime. Ametliku ärikirjavahetuse puhul on standardaadressiks “Kallis”, mis kirjutatakse suure algustähega ja lehe keskele. Ja siis on palju võimalusi, sõltuvalt sellest, mida nad kirjutavad ja kellele. Seega on Venemaal kombeks inimeste poole pöörduda nime ja isanime järgi, lääneliku korporatiivse kultuuriga ettevõtetes - lihtsalt nimepidi. Kui tunnete oma partnerit isiklikult, võite tema poole pöörduda järgmiselt: "Kallis Andrei Petrovitš", kui te ei tea, "Kallis härra Smirnov." Muide, inimese poole pöördudes ei saa sõna "härra" lühendada sõnaga "härra". Ja mitte mingil juhul ei tohiks te kirjutada "Kallis härra A. P. Smirnov." Kas "Andrei Petrovitš" või "Härra Smirnov".

Kui te ei kirjuta autoritasudele, religioossete konfessioonide esindajatele, presidentidele ja erinevate riikide parlamentide liikmetele, pidage end õnnelikuks. Nende jaoks on olemas ametlikud teisendusvalemid ja iga auastme jaoks spetsiaalsed. Enne sellise kirja saatmist kontrolli hoolikalt, kas valitud sõnum vastab adressaadi staatusele. Palju lihtsam on meeles pidada, kuidas sõjaväelastele kirjutada: "Kallis seltsimees kolonel," isegi kui see kolonel on naine. Kuid pöördumine “Daamid ja härrad” on ilmalik ja seda on parem kasutada näiteks moesalongi avamise kutseks. Kui kutsute kedagi äriesitlusele - näiteks uute puurplatvormide kohta -, siis väljakujunenud tava kohaselt kasutatakse kõigi jaoks ühist pöördumist “Austatud härrad”. Sel juhul pole vahet, et selles organisatsioonis töötavad ka naised.

Näide:

tegevjuhile
OÜ "Concord"
Dobrovolsky P.I.

Kallis Pavel Iljitš!
või
Lugupeetud härra Dobrovolski!

Preambula

Moodustab kirja esimese lõigu, mis määrab selle eesmärgi, põhjuse, mis ajendas teid seda kirjutama. Pärast preambula lugemist peab adressaat mõistma kirja olemust. Näide: Kirjutan teile, et väljendada oma rahulolematust teie ettevõtte poolt meile tarnitava mööbli tootmise tooraine kvaliteediga ja ma loodan teie tegevusele. mille eesmärgiks on olukorra kiire muutmine paremaks ja meile tekitatud kahjude hüvitamine.

Näide: Viimase kuu jooksul, alates selle aasta teisest juunist, on 10-15% igast teie toorainepartiist defektne. Meie ettevõtte spetsialistid on need faktid korralikult dokumenteerinud. Käesolevale kirjale on lisatud dokumentide koopiad. Meie ettevõtte kahjud defektsete toorainete kättesaamisest ulatuvad umbes 1 miljoni rublani. Oleme Concord LLC-ga koostööd teinud juba viis aastat ja seni pole meil olnud põhjust kurta. Sellises olukorras nõuame oma kahjude täielikku hüvitamist. Vajadusel oleme valmis tegema tagasilükatud tooraine ühist ekspertiisi.

Järeldus

Vajalik kõige kirjutatu lühikokkuvõtteks ja kirja loogiliseks järelduseks.

Näide: Olen kindel, et saate sellest olukorrast aru ja lähitulevikus normaliseerub meie koostöö.

Allkiri

Kiri lõpeb adressaadi allkirjaga (amet + täisnimi), millele eelneb viisakas tüüpvorm “Austusega”. Võimalikud on ka valikud: “Lugupidamisega”, “Tootlikkusega koostööle”, “Tänuga koostöö eest” jne. Kirja allkirjastamisel on oluline arvestada adressaadi ja adressaadi auastmega. Peadirektorile adresseeritud kirjale peab alla kirjutama ka peadirektor või vähemalt tema asetäitja. Sel juhul peab allkiri vastama selle dekodeerimisele: olukord, kus direktori asetäitja paneb direktori perekonnanime kõrvale kaldkriipsu ja kirjutab alla oma nimega, on lubamatu.

Näide: Lugupidamisega Zarya mööblivabriku peadirektor A.D. Kiselev

P.S

Postscript (P.S.) – järelsõna kirja lõpus pärast allkirja – kasutatakse ärikirjavahetuses üsna harva. Selle eesmärk on teavitada adressaati olulisest sündmusest, mis toimus pärast kirja kirjutamist, või edastada talle teavet, mis on kirja teemaga kaudselt seotud.

Näide 1: P.S. Teatan, et 3 tundi tagasi saadud toorainepartii defektide protsent on tõusnud 17%-ni!

Näide 2: P.S. Meie tooraine vastuvõtu osakonna juhataja kohtub teie ettevõttes teie spetsialistidega homme kell 14:00.

Rakendused

Manused on valikuline lisa kirja põhitekstile ja seetõttu koostatakse need eraldi lehtedel – iga manus eraldi lehel. Nende kirjutamiseks pole reegleid.

Ärikirjavahetuse standardfraasid

Märkused

• Teatame, et saadetise hilinemine... tekkis...
• Anname teada, et tehase juhtkond on teinud otsuse...
• Teatame, et teie pakkumine on vastu võetud.
• Anname teada, et meie...
• Anname teile teada, et...
• Anname teada, et kahjuks ei saa me...

Motiive selgitavate väljendite mudelid (Kõige tavalisemad fraasid tavalise ärikirja alguses)

Vastavalt protokollile...
• Varakaitse tugevdamiseks...
• Vastuseks teie palvele...
• Meie telefonivestluse kinnitamiseks...
• Meie kokkuleppe kinnitamiseks...
• Tehnilise abi osutamiseks...
• Seoses keerulise olukorraga...
• Seoses ühistööga...
• Kliendi kirja järgi...

Kui autor on juriidiline isik, kantakse toimingud üle:

1. Ainsuse kolmas isik, näiteks:
   • Zarya taim ei pahanda ...
   • Vene-Inglise ühisettevõte Sojuz K pakub...
   • Ühistu Naiv garanteerib...
2. Mitmuse kolmandast isikust, näiteks: Zarya tehase juht- ja ametiühingukomitee küsib tõsiselt...
3. Mitmuse esimene isik:
   • Palun...
   • Kinnitame...
   • Anname teada...

Kui autor on üksikisik, kantakse toimingud üle:

1. Ainsuse esimene isik, näiteks:
   • Sulle teadmiseks…
   • Küsi…
   • Annan teile teada...
2. Mitmuse esimene isik, näiteks:
   • Kiidame heaks...
   • Saime teie telegrammi kätte...
   • Õnnitleme...
   • Toetame...

Taotlus

• Palun kontrollige töö edenemist...
• Palun tegutsege…
• Esitage toimivusandmed...

Dokumentide või materiaalsete varade saatmine

• Saadame masina koostejoonised...
• Teid huvitavad dokumendid saadame tähitud postiga...
• Saadame Teile meie poolt allkirjastatud lepingu...

Kinnitamine

• Täname teie tellimuse kättesaamist ja jätkame selle elluviimist...
• Kinnitame spetsifikatsioonide kättesaamist ...
• Zarya tehas kinnitab seadmete tarnetingimusi...

Pakkumine

• Saame Sulle pakkuda…
• Kutsume teid ostma…
• Võime teile soovitada...

Kutse

• Kutsume teid osalema projekti arutelul...
• Palun osalege probleemi arutelus...
• Kutsume Teie ettevõtte esindaja külla…

Ettepanekust (projektist) keeldumine ja tagasilükkamine

• Teie saadetud tiitelnimekirja mustandit ehitusprojektide jaoks väärtusega... ei saa me heaks kiita järgmistel põhjustel.
• Teie ettepanek (projekt) lükati tagasi järgmistel põhjustel...

Meeldetuletus

• Tuletame meelde, et ühistöö plaani järgi tuleb...
• Tuletame meelde, et kooskõlas... Peate...
• Tuletame teile meelde, et teie tasumata makse on...
• Tuletame meelde, et käsikirja esitamise tähtaeg lõpeb...

Garantiid

• Garanteerime makse.
• Garanteerime tähtajad.
• Garanteerime toodete kvaliteedi.

Enda seisukoha tõlgendamine

• Meie üleskutsed selles küsimuses ei toonud positiivseid tulemusi.
• Meil ei ole disainile vastuväiteid.
• Me ei saa teile kaupa kohale toimetada järgmistel põhjustel:...

Teise poole tegevuse tõlgendamine

• Selline viivitus võib kaasa tuua...
• Täiesti seletamatu, miks teie tehas vormide väljasaatmisega viivitab...
• Teie antud lubadusi ei peeta.

Lõpusõnad

• Loodame, et meie soov täidetakse.
• Ootame edasist koostööd.
• Edu soovidega.
• Palume teil oma vastamisega mitte viivitada.
• Palun andke andeks vastuse viivitus (vea eest).

Ärikirjavahetuse eetilised standardid

Ärikirjavahetus, nagu iga teinegi inimestevahelise suhtluse vorm, põhineb eetiliste reeglite ja normide kogumil, millest peamine on “ÕIKSUS JA AUSTUS OMA PARTNERI VASTU”. Isegi kui kirja eesmärk on kaebust väljendada, ei tohiks selle tekst sisaldada ebaviisakaid sõnu ega ebaõigeid väljendeid, mis võivad teie vastaspoolt solvata. Hoolitsedes oma adressaadi väärikuse säilitamise eest, säilitate seeläbi ka enda väärikuse.

• alustage sõnumit keeldumisavaldusega. Esmalt tuleks välja tuua tehtud otsuse motivatsioon ja teha selgeks, et teatud asjaoludel saab teema uuesti arutusele;
• suruma adressaadile peale küsimuse eeldatav tulemus, näiteks: "Palun uurige ja lahendage probleem positiivselt" või "Palun kinnitage see kandidatuur"
• julgustada adressaati otsuse langetamisel kiirustama sõnadega “kiiresti”, “kohe”, “lühema aja jooksul”. Parem on kasutada etiketivormeleid “Palun vastata selliseks ja selliseks kuupäevaks”, “Palun tungivalt oma otsusest mulle kohe teada anda”
• vihje adressaadile tema kujuteldavast tähelepanematusest, oskamatusest, sisestades kirja teksti sõnastuse nagu "teen ettepaneku hoolikalt uurida...".

Ärikirjade saajale on eetikanormide seisukohast kohustuslikud nõuded:

• vastusankeedist keeldumine, milles autorile tagastatakse taotlus- või pakkumiskiri koos neile kantud vastuseandmetega;
• kiire ja selge vastus saatvale organisatsioonile. Viivitust või vastamata jätmist võib pidada koostööst keeldumiseks.

Eespool loetletud ärikirjavahetuse eetiliste standardite järgimine ei nõua teilt vägitegu ning aja jooksul muutub see lihtsaks ja harjumuspäraseks. Lisaks annab see teile taktitundelise inimese maine ja isegi õpetab, kuidas muuta vastased liitlasteks.

Ärikirjade kirjutamise üldreeglid

Lisaks struktuurile on pädeva ärikirja teine ​​oluline komponent selle korralik disain.

Infopost

Infopost- See on ametlik kiri, mis teavitab adressaati ametlikust teabest.

Uudiskirja pikkus ulatub ühest lõigust mitme leheküljeni.

Teabekirjad allkirjastab reeglina organisatsiooni juht ning masspostituse puhul (näiteks ettevõtte kõikidele klientidele) ei pruugi need olla üldse tüüpallkirjaga loodus.

Päring– ametlik kiri, mis saadetakse mis tahes ametliku teabe või dokumentide saamiseks.

Üldjuhul koostatakse päringukirjad samamoodi nagu päringud. Nõudekirjadele kirjutab tavaliselt alla organisatsiooni juht või ametlikult volitatud ametnik.

Taotluskirja tekst peab sisaldama materjalide või teabe esitamise vajaduse põhjendust ja taotluse tegelikku avaldust.

Taotluskiri nõuab vastuskirja.

Vastuskiri

Vastuskiri on teenuskiri, mis on kirjutatud vastusena päringu- või päringukirjale.

Vastus võib olla eitav (keeldumiskiri) või positiivne.

Vastuskirja tekstis tuleks kasutada sama keelt ja sõnavara, mida autor kasutas algatuskirjas, eeldusel, et palvekiri on kirjutatud keeleliselt õigesti.

Vastuskirja teksti ei tohiks lisada linki saadud kirjale (“Teie kirjale kuupäevaga _______#__…”).

Info algatuskirja kohta sisaldub vastuskirja registreerimisnumbris Keeldumiskirja on soovitav alustada keeldumise põhjendusega: “Seoses...”, kuna eitav vastus peab olema põhjendatud, siis ei saa. lihtsalt keelduda taotlusest ilma selgitusteta.

Kinnituskiri

Kinnituskiri on ametlik kiri, milles adressaat kinnitab varem saavutatud kokkuleppeid, kavatsusi, teabe, dokumentide või muude materjalide saamist jne.

Seda tüüpi kirjade põhikeelevalem on: "Kinnitame (dokumentide kättesaamine, eelleping, nõusolek ...)."

Eelkokkuleppe kinnitamisel tuleb kirja tekstis lühidalt välja tuua selle olemus.

Kui dokumentide kättesaamine on kinnitatud, nimetage need jne. Kinnituskiri võib lõppeda palve, soovi või ettepanekuga.

Kaebekiri

Kaebuskiri on omaalgatuslik ärikiri, mille eesmärk on väljendada adressaadile kaebust või rahulolematust.

Kokkuvõtteks tuleks välja öelda konkreetsed soovid või ettepanekud olukorra parandamiseks.

Kirjalik lubadus, kirjalik tõotus

Garantiikirjad on mõeldud adressaadile kirjalike garantiide andmiseks, et kinnitada teatud lubadusi või tingimusi, autori (saatva organisatsiooni) kavatsusi või tegevusi, mis ühel või teisel viisil mõjutavad adressaadi huve.

Garantiikirjad on adresseeritud organisatsioonile või üksikisikule. Sõna “garantii” ei pruugi kirja tekstis üldse mainida, kuid kiri jääb garantiid sisaldavaks dokumendiks.

Teostatud tööde eest tasumine, selle valmimise aeg, töö kvaliteet, toote kvaliteet, tarneaeg, saadud toodete eest tasumine jne võivad olla tagatud terve täht või sisalduda kirja tekstis selle komponendina.

Garantiikirjad on oma olemuselt rõhutatult juriidilised, oma staatuselt vastavad lepingulise iseloomuga dokumentidele. Kõige sagedamini väljastatakse garantiikirjad makse kinnitamiseks.

Sel juhul on kohustuslik märkida lepingu number ja arve, mille järgi tuleb tasuda.

Garantiikirjad eristuvad sõnastuse selguse, täpsuse ja ühemõttelisuse poolest - alates me räägime adressaadile organisatsiooni või ametniku nimel ja nimel garantiide andmise kohta. See peab näitama tehtava toimingu tüüp.

Sellised kirjad võivad alata adressaadile antud garantiide sisulise avaldusega, näiteks: “Selle kirjaga garanteerin...”.

Muudel juhtudel võib garantiikiri sisaldada põhjuseid, miks autor kavatseb deklareerida oma valmisolekut anda adressaadile teatud garantiisid. Sel juhul sõnastatakse vastav väide viimases lauses, näiteks: "Garanteerime makse" või "Garanteerin õigeaegse ja täieliku tasumise."

Seda tüüpi kirjade eripäraks on see, et koos autori (näiteks organisatsiooni direktori) allkirjaga on ka rahaliste või muude küsimuste eest otseselt vastutava ametniku allkiri. Kui garantiikiri saadetakse ostu, osutatava teenuse vms eest tasumise kohustusena, tuleb sellel näidata maksva organisatsiooni pangarekvisiidid.

Garantiikirja võtmefraas võib sisaldada järgmisi sõnu ja väljendeid:

• Garanteerime...
• Garanteerime, et...
• Partnerfirma garanteerib...
• Palun saatke meie aadressile sularahas kättesaamisel (garantii liik)…
• Garanteerime makse...
• Käesolevaga garanteerime...

Kokkuvõte

CV on teatud tüüpi ärikiri, mille eesmärk on pakkuda tööandjale kõige täielikumat ja soodsamat spetsialisti esitlust.

CV kirjutamisel peaksite rangelt järgima mitmeid reegleid:

1. Tutvusta end
2. Haridus
3. kogemusi
4. Kas ma pean märkima soovitud palgataseme?
5. Kas ma pean enda kohta lisateavet esitama?
6. Kas vajate isikuandmeid?
7. Kohandage oma CV vastavalt tööandja nõuetele
8. Suhtumine töölähetustesse
9. Soovituste kättesaadavus
10. Kaaskiri

Ei ole ega saagi olla kõikideks puhkudeks ühte CV-d, mida saaks muudatusteta kõikidele ettevõtetele saata.

Iga kord tuleks esmalt mõelda, milliseid omadusi uuel töökohal väärtustatakse, ning nende järgi oma CV-d muuta. CV-s esitatav teave peab olema usaldusväärne. Ärge jätke oma CV-sse tühje kohti.

Ja mis kõige tähtsam, CV peaks olema lühike: mitte rohkem kui üks kuni poolteist lehekülge. Sinu oskus selgelt sõnastada ja lühidalt esitada on üldkultuuri kõrge taseme näitaja.

Foto lisamine CV-sse on teretulnud.

1. Kinnitus organisatsioonis töötamise fakti ja tingimuste kohta, lühiteave töötavate ametikohtade ja täidetavate kohustuste kohta (eraisiku soovituskirja puhul on selles lõigus märgitud, mis aja jooksul ja mis ametikohal kirja autor teab soovitatav isik). Kohustuste loetelus tuleks ära näidata soovitatud isiku kvalifikatsioon. Kui soovitatud isik töötas erinevatel ametikohtadel, siis näidatakse iga ajavahemiku kohta andmed ametikohtade ja täidetud töökohustuste kohta. Näide: Sidorov Vladimir Aleksandrovitš töötas ettevõttes Vector 12. märtsist 1998 kuni 16. märtsini 2002, sealhulgas 12. märtsist 1998 kuni 16. märtsini 2002 - kaubandus- ja ostuosakonna juhatajana, 17. märtsist 25. novembrini 2002. sama osakonna vanemjuht. Tema kohustused juhina seisnesid komponentide tarnimise korraldamises ning tippjuhina komponente tarnivate ettevõtete ja tootmise vahelise suhtluse korraldamises.
2. Soovitatavate kutse-, äri- ja isikuomaduste ning organisatsioonis töötamise käigus saavutatud õnnestumiste lühikirjeldus. Peaksite loobuma sellistest üldsõnalistest sõnadest nagu usaldusväärne, kompetentne, kohusetundlik jne ning keskenduma konkreetsetele faktidele, mis iseloomustavad soovitavat isikut tema kutseomaduste ja teatud ülesannetega toimetuleku osas Siin saate keskenduda kategooriatele nagu tasemeteadmised ja töökus põhiülesannete täitmisel, võime tulla toime mittestandardsete ülesannetega, leidlikkus, algatusvõime, õppimisvõime, kohanemisvõime erinevates olukordades, emotsionaalne stabiilsus, juhiomadused Siin saab anda ka ligikaudse võrdluse soovitava inimese omadest töötama koos oma kolleegide tööga, näitama kõige olulisemad saavutused, tema isiklikult välja töötatud ja ellu viidud projektid. Näide: Ta valdas iseseisvalt tarkvara, pidas iseseisvalt ja edukalt äriläbirääkimisi, juhendas tõhusalt oma alluvaid jne.
3. Töökoha vahetamise põhjused (organisatsioonist lahkumine, teise kohta kolimine). See võib olla organisatsiooni profiili muudatus, osakonna sulgemine, personalimuudatused organisatsioonis, elukohavahetus vms.
4. Järeldused. Lühike ja konkreetne hinnang soovitava inimese pädevusele, ärilistele omadustele, loomingulisele potentsiaalile ja karjäärivõimalustele. Soovitused konkreetse ametikoha või ametikohtade hõivamiseks (mõnel juhul on soovitatav siia märkida, mil määral soovitate inimest soovitud ametikohale: tingimusteta, tugevalt, teatud reservatsioonidega, ei soovita). Näide: Sidorov Vladimir Aleksandrovitš valdab vabalt tehnikat... (omab laialdast serveritarkvaraga töötamise kogemust... või...oskab iseseisvalt töötada äriklientidega... jne). Usun, et härra Sidorov suudab tõhusalt täita osakonnajuhataja ülesandeid, töötades keskastme ettevõttes osakonnajuhatajana, arvutusosakonna juhataja asetäitjana.
5. Kirjale allakirjutanud isiku kontaktandmed. See punkt on eriti oluline eraisikute kirjutatud soovituskirjade puhul, kuna on täiesti võimalik, et uus tööandja soovib pärast soovituskirja lugemist mõnda detaili täpsustada.

Pressiteade

Pressiteade on teabesõnum meediale, mille eesmärk on juhtida tähelepanu teatud sündmusele (toimunud või eelseisvale), et seda sündmust meedias võimalikult palju kajastada.

Pressiteateid koostavad ja saadavad välja ettevõtete ja organisatsioonide pressiteenistused ning neil on teatud kirjutamisreeglid:

• dokumendi päises peab olema märgitud sõna «Pressiteade» ja selle levitamise kuupäev;
• pressiteate pealkiri peaks võimalikult selgelt kajastama selle teemat ja infosõnumi sõnumit;
• pressiteate pealkirja olemuse saab täpsemalt avaldada alapealkirjas (samas ei ole selle olemasolu vajalik);
• pressiteate esimene lõik peab tingimata sisaldama järgmist teavet: mis, kus ja millal juhtus (toimub);
• Pressiteate maht ei tohiks ületada poolteist lehekülge masinakirjas teksti. Sel juhul on soovitatav piirduda ühe leheküljega, sealhulgas organisatsiooni kirjaplangi allkirja ja jalustega;
• pressiteade võib sisaldada tsitaate uudiste tegijatelt - organisatsiooni vastutavatelt esinejatelt;
• pressiteade vormistatakse organisatsiooni kirjaplangil;
• Pressiteate allkirjas tuleb märkida kontaktisiku täisnimi, kes saab anda pressiteate teema kohta lisateavet, ja tema kontaktandmed: telefon (soovitavalt mobiil), e-post, ICQ number.

Õnnitluskiri

Vorming “Palju õnne” kuulub isikliku ärikirjavahetuse kategooriasse.

See on koostatud tervitusankeedile või postkaardile ning selle koostamisel saab ja peaks valitsema loominguline lähenemine. See kehtib nii kirja teksti kui ka selle kujunduse kohta.

Õnnitlused võivad olla isiklikud (palju õnne sünnipäevaks) või massilised (näiteks head uut aastat).

Esimesel juhul peab aadress adressaadile olema isiklik – nime ja isanime järgi; teisel juhul võib see olla üldine, näiteks "Kallid sõbrad!"

Mõlemal juhul peab saatja õnnitlusele isiklikult alla kirjutama (massõnnitluste saatmisel kasutatakse faksiimi).

Isiklikud õnnitlused

Massi õnnitlused

Kutse

Kutsevorming kuulub isikliku ärikirjavahetuse kategooriasse.

See väljastatakse ametlikul kirjaplangil või postkaardil ja selle eesmärk on teavitada adressaati teatud erisündmusest, millele ta on kutsutud.

Kutsel peab olema teave ürituse toimumise koha ja aja kohta, samuti selle nimi.

Kutsel peab olema märgitud aktsepteeritav riietumisstiil (näiteks must ja lips), samuti isikute arv, kellele kutse kehtib.

Kutse on reeglina isikliku iseloomuga, kuid avalike ürituste ajal võib see olla isikupäratu.

Isiklik kutse

Missakutse

Tänukiri

Formaat “Aitäh” kuulub isikliku ärikirjavahetuse kategooriasse ja on suunatud tänu avaldamisele adressaadile.

Reeglina väljastatakse tänud organisatsiooni ametlikul kirjaplangil, kuid seda saab väljastada ka postkaardina.

Tänukirja tekst on kirjutatud lakoonilises, sõbralikus ja ametlikus stiilis, viidates sündmusele, mis ajendas saatjat adressaadile tänu avaldama. Soovi korral saab loetleda ka muid adressaadi teeneid. Tänulikkust tõendab saatja isiklik allkiri ja mõnel juhul ka organisatsiooni pitsat.

Näide: Suurbritannia peaministri sõnum NSV Liidu Rahvakomissaride Nõukogu esimehele (25. aprill 1942) “Olen teile väga tänulik 23. aprilli sõnumi eest. Loomulikult tervitame hr Molotovi külaskäiku, kellega koos saame kindlasti ära teha palju kasulikku tööd. Mul on väga hea meel, et leidsite võimaluse lubada seda visiiti, mis on kindlasti väga väärtuslik.

Kaastundeavaldus

Formaat “Kaastundeavaldus” kuulub isikliku ärikirjavahetuse kategooriasse ning on mõeldud adressaadile empaatia ja toetuse väljendamiseks mõne muu kurva sündmuse või kaotuse puhul.

Kaastundeavalduse kirjutamisel on väga oluline valida õiged siirad sõnad, mis võivad adressaati tema leinas tõeliselt toetada.

Samal ajal on oluline väljendada oma tundeid ja kogemusi seoses juhtunuga.

Kaastundeavaldused väljastatakse diskreetses, korrektses stiilis ametlikul kirjaplangil või spetsiaalsel postkaardil ning kinnitatakse saatja isikliku allkirjaga.

Ärikiri- dokument, mida kasutatakse suhtluseks, teabe edastamiseks vahemaa tagant kahe korrespondendi vahel, kelleks võivad olla nii juriidilised kui ka füüsilised isikud.

Oma tegevuse iseloomust tulenevalt on juhil või juhtimisspetsialistil vaja kirjutada palju ärikirju.

Ärikirjad sisaldavad iseloomustusi, CV-sid, soovituskirju, meeldetuletus- ja tänukirju, intervjuule või esitlusele kutsuvaid kirju, keeldumiskirju, hagiavaldusi, kaebusi jne.

Kuidas õigesti ärikirja kirjutada

• ärikirja paber peab olema hea kvaliteediga, täiesti puhas, korralikult kärbitud;
• Soovitav on, et ärikirja vorm sisaldaks organisatsiooni logo, selle täisnime, posti- ja telegraafiaadresse, telefoni, faksi, e-posti ja pangaandmeid;
• ametlikud ärikirjad trükitakse lehe esiküljele ilma märkideta; kõik leheküljed, välja arvatud esimene, on nummerdatud araabia numbritega;
• veerise laius lehe vasakus servas peab olema vähemalt 2 cm, lõik algab punase joonega viie intervalliga taandumisega rea ​​vasakust servast; tekst trükitakse pooleteise kuni kahe intervalliga; Soovitatav on vältida sõnade murdmist;
• ärikirja paremas ülanurgas saatva organisatsiooni aadressi alla on märgitud kuupäev, eelistatavalt täismahus (näiteks 2. jaanuar 2007);
• lehe vasakule küljele kirjutatakse organisatsiooni nimi või isiku perekonnanimi ja aadress, kellele ärikiri saadetakse;
• alla, rea servast või lehe keskele, kirjutatakse viisakas pöördumine; näiteks “Kallis Ivan Ivanovitš”; Aadressi järel on vaja koma, kuid järgmise fraasi alustamiseks punase joone ja suure tähega kasutatakse sageli hüüumärki;
• ärikiri lõpeb tänusõnadega koostöö eest ja lootuse avaldamisega selle jätkumisele;
• allkiri asetatakse lehe paremale poole, pärast viimast viisakuslauset, näiteks "Austusega...", trükitakse allkirjastaja perekonnanimi tema käsitsi kirjutatud allkirja alla;
• igat tüüpi sissetuleva kirjavahetuse resolutsioon tuleb teha pliiatsiga või eraldi paberilehtedel; volditakse ärikiri, mille sees on tekst, ja ei voldita kokku olulisemad ärikirjad, mille jaoks saadetakse need suurtes paksudes ümbrikutes;
• telegraafipäringule tuleb vastata 3 päeva jooksul, ärikirjale - 10; kui taotlus nõuab põhjalikku läbivaatamist, siis 3 päeva jooksul teavitada ärikirja arvestamisest ja anda lõplik vastus 30 päeva jooksul.

• mõtete esitamise täpsus ja selgus - lühikesed sõnad, lühikesed fraasid, lühikesed lõigud
• teksti maksimaalne juurdepääsetavus mõistmiseks, lihtsate fraaside kasutamine, mis väljendavad olemust täpselt ja ühemõtteliselt
• kirjaoskus
• korrektsus

Töö käigus puutume sageli kokku ametlike dokumentidega. Ja mõnikord juhtub, et igal töötajal on lisaks kirjavahetuse ülesandele ka vajadus sellele vastata. Kuidas ärikirja õigesti kirjutada? Paljud inimesed seisavad selle küsimusega iga päev silmitsi. See tähendab, et on aeg õppida ametlikult ja asjatundlikult kirjutama.

Ärikirja struktuur

Ametliku kirjavahetuse sisust olenemata kehtivad selle kirjutamiseks reeglid ja nõuded. Kaasaegsed tehnoloogiad võimaldavad teil kirjutada kahte tüüpi kirju - paber- ja elektroonilisi. Neil on vähe erinevusi, kuid neil on siiski oma omadused. Seetõttu kaalume mõlemat võimalust.

Paberkandjal ärikirja kirjutamine

Ametlike kaebuste struktuur näeb välja ligikaudu järgmine:

1. Apellatsioonkaebus. See asendab tervitust ärikirjas ja algab sõnadega "Kallis...". See asub lehe keskel ja algab suure algustähega. Edasised nüansid. Näiteks läänes on kombeks inimeste poole pöörduda ainult eesnime, Venemaal aga isanime järgi. Kui me räägime sõjaväest, siis võib tervitus välja näha selline: "Kallis seltsimees kolonel." Kui kirjutate ametlikku kutset, võite kasutada valikuid "Daamid ja härrad" või "Austatud härrad". Ärikirja alustamiseks võib olla mitu võimalust. Parem on valida see, mis on aktsepteeritud riigis, kus te elate, ja meeskonnas, kus te töötate.
2. Põhiosa. Koosneb mitmest lõigust ja sisaldab põhiteavet, mida soovite adressaadile edastada. See võib olla olukorra kirjeldus, oma arvamuse avaldamine, palve, kaastunne vms. Samuti on oluline meeles pidada suhtlusreegleid ametlikes kirjades. Kui kirjutate ettevõtte, ettevõtte või ühingu nimel, siis on pöördumine kirjutatud üksikisiku kolmandas isikus (ettevõte: "hoiatab", "meenutab", "teavitab" jne). Teine võimalus on mitmuse esimene isik: “teavitame”, “teavitame”, “otsu” jne.
3. Järeldus. Siinkohal tasub lisada järeldused ülaltoodud põhiosast ja tuua loogilised põhjendused. Näiteks: "Olen kindel, et hindate tekkinud olukorda ja väljendate oma seisukohta."
4. P.S.Ärikirja täiendav täitmine. Seda ei kasutata sageli ametlikus kirjavahetuses, kuid see on üsna vastuvõetav, kui te ei tea, kuidas ärikirja lõpetada. Järelkiri võib sisaldada teavet, mis on kaudselt seotud kirja teemaga või mis tekkis pärast selle kirjutamist. Näiteks: "Homme kell 12.00 toimub sellele probleemile pühendatud direktorite koosolek."

Pärast põhiosa kirjutamist on oluline mitte unustada ärikirja kirjutamise reegleid:

1. Pärast järeldust või järelsõna peate allkirjastama, märkima oma ametikoha, perekonnanime, eesnime ja isanime. Samuti on enne allkirja lubatud viisakas vorm: "Lugupidamisega", "Lugupidamisega", "Tootliku partnerluse lootuses" jne. Allkirjaga peab kaasnema selle dekodeerimine. Näide: "Lugupidamisega ettevõtete grupi LLC "Ellada" juht V.S. Ivanov.
2. Kui kirjale on vaja manuseid, vormistatakse need eraldi lehtedena.
3. Ärikirjad tuleb kirjutada spetsiaalsetele vormidele, mis vastavad ametlike dokumentide standarditele. Vorm peab sisaldama järgmisi andmeid: organisatsiooni nimi, juriidiline aadress, telefoni- ja faksinumbrid, kuupäev ja dokumendi number, kui see on vastuskiri, siis peab olema link kirja numbri ja kuupäeva juurde, adressaat , pealkiri, tekst, märge manuste kohta, allkiri ja telefon.

Kuidas ärimeili õigesti vormindada?

Ettevõtte e-post peab vastama samadele nõuetele. Siiski on mitmeid nüansse, mida tuleks selle kirjutamisel ja saatmisel arvestada. Ülemaailmses võrgus oleva ärikirja osad näevad välja järgmised:

Ärikirjade vormid

Kirjavorm on paberkujul, millel on eelnevalt taasesitatud üksikasjad, mis sisaldavad püsivat teavet organisatsiooni - dokumendi autori kohta.

Vormide kasutamine kiirendab oluliselt dokumendi loomise protsessi (tänu pideva info kättesaadavusele), vähendab tööjõukulusid koostamiseks, lihtsustab info tajumist ja parandab juhtimistöö kultuuri. Vorm muudab teabe ametlikuks.

Organisatsioonile adresseeritud dokumendi saamisel pööratakse põhitähelepanu loomulikult selles sisalduva teabe olemusele, kuid paratamatult jäetakse tähelepanu ka dokumendi välimusele - paberi kvaliteedile, paberi kasutamisele. värv, logo kujundus, kirjastiil, kirjaplangi pealdiste koostis. Nende märkide põhjal jääb mulje korrespondendist, tema soliidsuse ja prestiiži astmest. Tuleb püüda luua meeldejääv vorm, mis võib jätta organisatsioonist soodsa mulje, peegeldades mitte ainult teatud teavet organisatsiooni kohta, vaid ka selle stiili. Hästi kujundatud kirjaplangil olevad dokumendid on organisatsiooni kuvandi lahutamatu osa, selle ainulaadne visiitkaart.

Nõuded organisatsiooniliste ja haldusdokumentide vormidele on kehtestatud järgmiste dokumentidega: 1) GOST R. 6.30-2003. “Ühtne organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni süsteem. Nõuded dokumentide vormistamisele“; 2) Föderaalvõimude bürootöö tüüpjuhised, kinnitatud Rosarkhivi korraldusega 27. novembril 2000 nr 68.

Sõltuvalt organisatsiooni asutamisdokumentidest võib kirja vorm sisaldada järgmist:

Vene Föderatsiooni riigivapp või Vene Föderatsiooni moodustava üksuse vapp (ainult riigiettevõtete puhul);

Organisatsiooni embleem või kaubamärk (teenusemärk);

Organisatsiooni kood;

ettevõtte nimi;

Viiteteave organisatsiooni kohta;

Dokumendi kuupäev;

Dokumendi registreerimisnumber;

Dokumendi koostamise või avaldamise koht (vajadusel).

GOST R. 6.30-2003 näeb ette vormi üksikasjade paigutuse kahes versioonis: piki- ja nurgeline.

Esimesel juhul asetatakse kõik vormi detailid pikisuunas ja joondatud kas laiuselt või keskele.

Kui detailid asetatakse nurka, hõivavad need lehe vasakus nurgas 73 x 88 mm ala ja on joondatud kas vasaku veerise või eraldatud ala keskele.

Vormide valmistamiseks kasutatakse A4 (210 x 297 mm) ja A5 (210 x 148 mm) formaadis paberit. Ühe või teise vormingu kasutamise määrab koostatava dokumendi maht. Väiksem formaat on mõeldud dokumentidele, mille tekst on väike (kuni seitse rida); Selliste dokumentide puhul on ebaratsionaalne kasutada A4 formaadis.

Blanke on lubatud toota trükimeetodil, kasutades online-trükivahendeid või arvutitehnoloogiat vahetult konkreetse dokumendi valmistamise käigus. Erandiks on organisatsioonide kirjaplangid, millel on Vene Föderatsiooni riigivapi kujutis või Vene Föderatsiooni moodustavate üksuste vapid. Ankeetide trükkimine arvutist on väikestele organisatsioonidele väga ökonoomne, kuid ei kaitse võltsimise eest. Trükitud vormid on selles mõttes usaldusväärsemad. Lisaks tellivad mõned organisatsioonid blankettide ebaausa kasutamise eest kaitsmiseks trükikodadest nummerdatud blankette ja peavad nende kasutamise üle hoolikat arvestust. Samal eesmärgil kasutavad riigi- ja munitsipaalasutused erinevat tüüpi dokumentide jaoks erinevat värvi blankette.

Ankeetidele tehakse ainult dokumendi esimene leht, järgnevate lehtede tegemiseks kasutatakse standardseid paberilehti. Kui dokument tuleb saata mitmele aadressile, siis vormistatakse iga dokumendi eksemplar.

Teenuskirja vormi näide (detailide pikisuunaline paigutus)

Dokumendi igal lehel, olgu kirjaplangil või ilma, peavad veerised olema järgmised (mm): vasak - vähemalt 20, parem - vähemalt 10, ülemine - vähemalt 20, alumine - vähemalt 20.

Paljudes organisatsioonides on dokumentide koostamist reguleerivate juhiste ja reeglitega kehtestatud standardis nõutavast suuremad väljad. Siin on näited organisatsiooni kirjaplangil olevate kirjade kohta (joonis 2–4).

Riis. 2

Riis. 3

Riis. 4