Kuidas kirjutada ärikirja. Ärikirja näidis. Isikliku kirja kirjutamise reeglid

Kirjad on kirjutatud iidsetest aegadest ja kirjutatakse siiani. Need toimivad inimestevahelise suhtluse vahendina, aidates vestluskaaslasele selgelt edasi anda olemust, mis oli selle kirjutamise põhjuseks. Selles artiklis vaatleme mitut tüüpi ärikirjavahetust ja õpime, kuidas ärikirju õigesti koostada.

Mis tahes ärikirja korrektseks koostamiseks peate suutma selgelt väljendada selle olemust ja õigesti struktureerima. Ärikirjavahetus toimub ettevõtte heakskiidetud kirjaplangil, millel on teie logo ja aadress. Paremas ülanurgas täitke päis, mis koosneb vastuvõtva ettevõtte juhi ametikohast ja nimest. Päise lõpus on kirjas lühike teave saatja kohta. Kirja kirjutamise järgmine etapp on pöördumise kirjutamine. See võib kõlada erinevalt olenevalt adressaadi tundmise astmest. Kui tunnete teda isiklikult, võite tema poole pöörduda järgmiselt: " Kallis Sergei Jurjevitš! Kui adressaat võõras

, võib aadress välja näha selline: "Kallis härra Ivanov!" Tuleb meeles pidada, et sellistel juhtudel on lubamatu sõna härra lühendamine või perekonna- ja eesnime asemel initsiaalide panemine.

Kirja olemuse lühidalt edasiandmine on preambuli ülesanne. Enamasti koosneb see ühest lõigust. Pärast preambuli lugemist peaks adressaat juba kirja sisust lühidalt aru saama. Pärast seda algab põhitekst, mis sisaldab mitut lõiku. Tekst peaks lühidalt väljendama teie mõtteid olukorra kohta. Soovitav on, et põhitekst ei ületaks nelja lõiku. Kiri peaks lõppema järeldusega, milles võetakse lühidalt kokku kirja tulemused, pannakse kuupäev ja allkiri, mis näitab saatja nime ja ametikohta. Olenevalt pöördumise kirjutamise põhjusest on vahel paslik lõpetada see sõnadega: “Lugupidamisega!”, “Edasise koostöö lootusega” jne. Üks levinumaid ärikirjade liike on garantiikiri. Selle põhitekstis garanteerib autor ühe või teise lubaduse täitmise, teatab tagatiste täitmise lõppkuupäeva ja määrab trahvi suuruse, mida ta peab maksma garantiikohustuste rikkumise korral.. Põhitekst peaks sisaldama õnnitlusi adressaadile, märkides kirja aluseks olnud sündmuse ja loetlema adressaadi silmapaistvad saavutused.

Meie veebisaidil.

Soovituskirjad Enamasti koostatakse need juhi nimel ettevõtte töötajale. Need sisaldavad teavet selle kohta parimad omadused töötaja, tema teened ja saavutused. Tavaliselt on sellistes kirjades eelmine tööandja valmis tulevasele tööandjale oma töötaja eest käendama.

Laadige alla siit.

Juhtima ei pea ainult organisatsioonid äriline kirjavahetus. Tööd otsides tuleb ka järgida ärietikett. Taotleja peab oskama korrektselt koostada CV ja kaaskirja, kuhu kirjutatakse lühike pöördumine tööandja poole, märkides ära infoallika soovitud vaba töökoha kohta, taotleja nime ja telefoninumbri.

Iga organisatsioon, olgu see siis riigiettevõte, väike kauplus või tohutu valdusettevõte, on varem või hiljem vaja kirjavahetust sõlmida. Selleks pead oskama ärikirja õigesti kirjutada, vormistada ja saata. Selles artiklis analüüsime ärikirjade tüüpe ja räägime selle dokumendi põhidetailide ettevalmistamisest.

Esiteks määratleme, mis tüüpi ärikirjad on olemas. Olenevalt sellest erinevad ju kirjade kirjutamise reeglid: mida kirjutada, kuidas kirjutada, kellele kirjutada jne.

Saate loetleda mitukümmend ärikirja tüüpi, kuid kõige levinumad on:

• infokiri;
• kaaskiri;
• garantiikiri;
• tänukiri;
• kaebus;
• nõue;
• pakkumine (mitte kaubanduslik);
• kommertspakkumine;
• kutse;
• õnnitlused;
• vabandus;
• sõnum;
• avaldus;
• kinnitus;
• hoiatus;
• teatamine;
• meeldetuletus;
• soovitus;
• keeldumine;
• tellida;
• taotlus;
• viide;
• taotlus;
• tööpakkumine.

On veel üks eraldi kategooria kirjad on kohtukirjad. Me ei võta neid arvesse, kuna selliste kirjadega tegelevad ainult advokaadid ja nad teavad nende kirjutamisest palju. Kõik, mida peavad teadma kõik teised organisatsiooni töötajad, eriti need, kes töötavad postiga: kui satute sellisele kirjale (sellele on märgitud “kohtulik”), salvestage nii ümbrik kui ka kiri.

Ärikiri: struktuur

Ärikiri muu hulgas erineb tavalisest kirjast selle poolest, et sellel on selge struktuur, mis koosneb järgmistest osadest:

1. Sihtkoht.
2. Kirja teema.
3. Pealkiri või kaebus.
4. Sissejuhatav osa.
5. Põhiosa.
6. Viimane osa.
7. Rakendus (kui see on saadaval).
8. Allkiri.
9. Täitja.

See on kõige levinum ärikirjade vorming, kuid loomulikult saab mõnda punkti muuta.

Sihtkoht

See on see, kellele me kirja kirjutame. Siin saate märkida ettevõtte nime, selle direktori või ametniku nime, kellega parajasti kirjavahetust olete. Kui ärikiri saadetakse organisatsioonile esimest korda, on adressaat peadirektor. Kirja saab ka saata tavalisele inimesele- üksikisikule. Saajaid võib olla mitu, kuid parem on mitte panna rohkem kui viis. Sel juhul oleks õigem teha.

Olenevalt sellest, kellele me kirja saadame, vormistame andmed erinevalt. Kui adressaadiks on ettevõtte juht, siis kõigepealt tuleks märkida tema ametikoht, seejärel ettevõtte nimi ja initsiaalid koos perekonnanimega ja kõik. ülaltoodu peaks olema daatiivi käändes.

Peadirektor

OÜ "Energotras"

O.R. Zazublin

Kui kiri on adresseeritud kindlale inimesele ettevõttes tuleb esmalt kirjutada nimetavas käändes organisatsiooni nimi, seejärel isiku ametikoht, initsiaalid ja perekonnanimi, aga daatiivis:

CJSC "Butil-Express"

Tootmise juht

R.N. Taburetkin

Kui kiri saadetakse organisatsioonile ilma konkreetse adressaadita, märkige organisatsiooni nimi nimetavas käändes:

OJSC "Mystic Pro"

Kui ärikiri on mõeldud eraisikule, siis kirjutame esmalt daatiivi käändes perekonnanime, seejärel initsiaalid ja järgmistele ridadele - postiaadressi, kuhu kiri saadetakse. Kui postiaadress on teadmata ja dokument on plaanis muul viisil edastada, jätame ainult perekonnanime ja initsiaalid:

Komarova S.V.

St. Polevaja, 5, apt. 457,

Moskva, 123456

Lõppu pole vaja punkti panna ega fonti muuta, see peaks olema sama, mis kirja tekst. Atribuudi „Adressaat” tekst on joondatud paremale.

Kirja teema

See kokkuvõte kirju. Peate selle kirjutama põhiteksti kohale.

Teatud dokumentides ei pea te kirja teemat märkima, nimelt: teade, kaebus, nõue, õnnitlused, garantiikiri või hoiatus. Kõigi loetletud dokumentide pealkirjas tuleks kirja tüüp lisada, ainsaks erandiks on õnnitlused.

Teema tekst ei tohiks ületada 50 tähemärki, peate kirjutama väga lühidalt, kuid samal ajal selgelt, millest see dokument räägib. Sageli võib teemat väljendada 2-3 sõnaga, näiteks “Teabepäring” või alustada eessõnaga “umbes” ja kirjutada eessõna käändes.

Teema font võib olla kehafondist ühe punkti võrra väiksem, kuid mitte rohkem ja see pole vajalik. Joondamine tuleks jätta.

Näiteks:

Organisatsioonide eriolukordades tegutsemise korra koordineerimisest

Küsi infot

Pealkiri või aadress adressaadile

Pealkiri või üleskutse kirjutatakse keskele, üks tühi rida kirja teemast.

See võib olla kirja pealkiri, mis sisuliselt asendab teemarida. Enamasti kehtib see kaebuste, pretensioonide, garantiikirjade, avalduste, hoiatuste või teadete kohta. See võib olla ka isiklik pöördumine kirja adressaadi poole.

Kui kirjutate pealkirja, on parem see tippida suurte tähtedega ja asetage see keskele. Pealkirja pole vaja esile tõsta suuremas kirjas, see peaks olema põhitekstiga täpselt sama. Saate muuta fondi paksuks:

TEATIS

NÕUE

Aadresside puhul tuleks alustada sõnaga “Kallis”, seejärel adressaadi nimi ja isanimi:

Kallis Galina Viktorovna!

Kallis Jevgeni Borisovitš!

Kui esimene ja isanimi individuaalne teadmata, neid ei asendata initsiaalidega, vaid kirjutatakse järgmiselt:

Lugupeetud härra Petrov!

Lugupeetud proua Lisitsyna!

Kui ärikiri saadetakse organisatsioonile, mille juhi perekonna- ega ees- ega isanimi pole teile teada, kirjutage neutraalselt " Kallid kolleegid" või "Austatud härrad." Ärge unustage panna lõppu hüüumärki, kuid ainult ühte, te ei pea neid kolm või enam korda panema, näidates oma austust, see näeb täiesti lapsik välja.

Kirja tekst

Kirja tekst on jagatud kolmeks osaks: sissejuhatus, põhiosa ja kokkuvõte. See ei pea olema kolm lõiku, võib-olla rohkem. Iga tekstiosa läheb sujuvalt üle üksteiseks. Kui teie organisatsioonil pole kirja sisu kirjutamiseks korporatiivset fonti, on parem valida font Arial või TimesNewRoman, valida suurus 12 või 14. Kirjutamist tuleks alustada punasest joonest, joondades selle laiuse järgi. Tekst tuleb laiuselt joondada. See võib koosneda lihtsatest või keerukatest lausetest ning igaühel neist peab olema mingisugune mõte ja see ei tohi olla tühi. Äriline kõnestiil ei talu mingit “vett”. Iga lõik algab punase joonega.

Sissejuhatus

Oma tutvustusega saad osutada varem saabunud adressaadi kirjale, millele kirjutad vastust, või teatada, et oled eelnevalt adressaadiga kokku leppinud, et saadad kirja. Kui inimesele kirjutatakse esimest korda kirja ja kokkuleppeid pole olnud, võite tutvustuse vahele jätta.

Sissejuhatus on üks lause või isegi osa sellest.

Näiteks:

Teie ref. 05.25.2015 nr 175-8/3-15 teatame järgmist

Vastavalt meie kokkuleppele...

Põhiosa

See on kirja osa, kus on kirjas peamine ehk probleemi olemus. Tavaliselt võib selle jagada kaheks osaks: "põhjendus" ja "taotlus". Põhjenduses tuuakse kirja kirjutamise põhjus, “päringus” on kirjas, mida soovitakse kirja saajalt saavutada.

"Taotlus" tuleks kirjutada uuest lõigust ja punaselt joonelt.

Näiteks:

Saadame Sulle läbivaatamiseks 2015. aasta juunikuu Kometa kaubanduskompleksi ja sellega piirneva territooriumi majandusliku korrashoiu dokumentide paketi.

Palun vaadake dokumendid üle, allkirjastage, kinnitage allkirjad pitseriga ja saatke üks komplekt dokumente Cleaning-Systems LLC-le.

Järeldus

Kiri peaks lõppema viisaka valemiga, mis sujuvalt allkirja sisse voolab, näiteks:

Lugupidamisega

Sügava tänutundega

Parimate soovidega

Lõpufraasi olemasolu või puudumine sõltub sellest, kui lähedane olete adressaadiga, ning autori ettevõttekultuurist ja kirja sisust. Kui võtame näiteks usuorganisatsioonid, siis nad lõpetavad oma kirjad üsna pikkade ja emotsionaalsete fraasidega. Kuid kui kirjutate oma kaebusesse "Austusega", ei tundu see asjakohane. Seetõttu peaksite kaaluma, kas selline fraas on vajalik.

Olenevalt olukorrast, kirja tüübist ja tekstist on lõpufraas olemas või mitte. Kuna sellele fraasile järgneb allkiri, peaksite kasutama punkti asemel koma. Erandiks on see, kui kirja autoril õnnestus lõplik valem sõnastada lühikese, kuid tervikliku lause kujul. Seejärel pannakse lõppu punkt või hüüumärk.

Te ei tohiks fonti muuta, see peaks olema sama, mis kirja põhiosas. Punasele joonele on kirjutatud viisakusvalem. Peaksite põhiosast või rakenduste loendist kõrvale kalduma 2-3 rea võrra ja joondama selle ka laiuse järgi.

Allkiri

Punast joont siin ei väljastata. Asend on kirjutatud vasakule. Kui see on liiga pikk, on parem jagada see kaheks reaks. Asetame initsiaalid ja perekonnanime paremale, joondame mööda serva. Selle tulemusel saame positsiooni ja täisnime vahel vaba ruumi allkirja jaoks.

Näiteks:

Stroy-City OJSC peaarhitekt A.D. Semenets

Kliendiosakonna juhataja

toetus Telekontakt LLC A.V. Gavrilenko

Rakendus

Taotlused võivad olla dokumendid, mis on täiesti sõltumatud ja sisaldavad teatud teavet, mida töös vaja läheb. Kindlasti tuleb märkida kõik selle kirja manused, nummerdada need, märkida lehtede ja koopiate arv.

Kui ärikirjal on manuseid, kirjutatakse need kirja põhiosa järele läbi ühe tühja rea. Sõna "Application" või "Applications" on näidatud punasel joonel, millele järgneb koolon. Kui taotlusi on rohkem kui üks, kirjutatakse igaüks neist uuele reale ja nummerdatakse. Esmalt rakenduses nimi läheb, siis lehtede arv, koopiad. Teksti kujunduses ei muutu midagi;

Näiteks:

Lisa: Festivalil osalemise avaldus 1 poognale. 2 eksemplaris.

Rakendused:

1. Helifailide hindamise skaala ja kriteeriumid 3 aastaks. 1 eksemplaris.
2. Koolituse „Juhtimine konfliktsituatsioonid» 2 l eest. 2 eksemplaris.

Täitja

Vaatamata sellele, et igale ärikirjale kirjutab alla ettevõtte juht või tema volitatud ametiisikud, viib kirjavahetust ise läbi tavaline lihttöötaja, s.o. testamenditäitja. Selles osas märgime tema nime ja kontaktandmed.

Teave kunstniku kohta asub alati kirja allosas, viimastel ridadel. Kirjutatakse töötaja täisnimi, isa- ja perekonnanimi, tema kontakttelefoni number on uuel real ja veelgi madalam - e-posti aadress. Jätame fondi samaks.

Näiteks:

Sp.: Anton Solomonovitš Leprikov

Kui kiri on täielikult valmis, printige see kirjaplangile ja registreerige, misjärel saate selle saata.

Tõenäoliselt on iga inimene vähemalt korra elus kirjutanud kirju sõpradele, sugulastele, kolleegidele või töökaaslastele. Ja ilmselt olete märganud, et mitte iga kirjatoon ei sobi konkreetsesse olukorda. Näiteks on sõpradel lõbus, kui saadate neile sõnumi ametlik äristiil. Ja tõenäoliselt ei hinda partnerid sõnumi mängulist tooni. Hätta sattumise vältimiseks tasub õppida, kuidas tähti õigesti ja asjatundlikult kirjutada.

Kokku on 3 täherühma. Igal neist on oma stiili ja disaini nüansid.

1. Isiklikud kirjad - adresseeritud lähedastele, sõpradele, armastajatele, pereliikmetele.
2. Poolametlikud kirjad. Nende igapäevased olukorrad kirja kirjutamisel mis tahes teabe küsimise, kauba kättesaamise jms kohta.
3. Ametlikud kirjad ehk teisisõnu ärikirjad. Need on ametlikud sõnumid, mida tavaliselt organisatsioonide vahel vahetatakse. See tüüp hõlmab kasutamist ametlik stiil anda sõnumile erapooletus ja üheselt mõistetav tõlgendus.

Kuidas õppida isiklikke kirju õigesti kirjutama?

See on täiesti lihtne ülesanne. Sisse kirjutatakse kirjad sugulastele ja lähedastele vaba stiil. Kasutage regulaarselt kõnekeel, sisestage nalju, rakendage head sõnad- kõik on võimalik isiklikus kirjas. Kuidas alustada isikliku kirja kirjutamist? Pöörduge inimese poole nii, nagu oleks ta läheduses.

Isiklikel kirjadel pole rangeid piire. Välja arvatud juhul, kui - ärge unustage lõpus allkirja andmast, et saaja mõistaks, kellelt sõnum on: “Armastusega, Maša”, “Lugupidamisega, Ivan Ivanovitš”, “teie Kisa” jne. Küll aga kirja saates e-posti teel saate allkirju anda ja mitte panna ega kasutada universaalset allkirja, mis asetatakse automaatselt iga kirja lõppu.

Kuidas ametlikke ja poolametlikke kirju õigesti kirjutada?

Ärikirjavahetus on väga lai teema, mis hõlmab tervet nimekirja ametlikest ja poolametlikest sõnumitest. Kirjeldame levinumaid valikuid.

Kirjad aadressile erinevad organisatsioonid koostatakse järgmiselt:

• Aadress peab olema märgitud;
• kirja kirjutamise kuupäev;
• kui teate täpselt adressaadi nime, siis on parem alustada nii: "Kallis (täisnimi)";
• kui te ei tea saajate nime või nimesid, võite pöörduda: “Austatud härrad”;
• Paremas nurgas peate jätma tähe numbri jaoks ruumi.

Info, palved, kaebused jms on kirjutatud lihtsas ja arusaadavas stiilis, isiklikuks minemata. Kuidas infokirja õigesti kirjutada? Parem on, kui teave on esitatud lühidalt ja asjatundlikult. Pärast organisatsioonile kirja saatmist peaksite säilitama selle koopia.

Kui kirjutate organisatsioonile, milles palute teatud teabe kinnitust, jätke kindlasti ülemisse paremasse nurka oma tagastusaadress. Kindlasti kirjutage kirja kuupäev ja viitage saadud teabe allikale.

Kuidas kirjutada tänukirja? Selline kirjavahetus aitab tugevdada partnerlussuhted organisatsioonide ja töötajate vahel. Sõnumid peavad selgelt kajastama peamine idee, ole lühike ja arusaadav. Ärge unustage tekstis mainida, mille eest te kingisaajat tänate.

Mida kirjutada kirja lõppu?

Kui kirjutate ärisõnumit paberile, sisestage kuupäev, nimi, initsiaalid ja allkiri. Elektroonilistes sõnumites kasutatakse sageli universaalset allkirja, mis näitab järgmist teavet: "Austusega, täisnimi" Ja seejärel - kontaktid, mille kaudu saate inimesega ühendust võtta.

Ametlikud kirjad kirjutatakse standardile vastavatele eriblankettidele (välisblankettidele). Selliste vormide jaoks on kehtestatud kohustuslike elementide (detailide) kogum, mis tuleb paigutada teatud järjekorras.

Ametliku kirja vorm on tüpograafiliselt reprodutseeritud püsivate elementidega paberileht. Võib öelda, et ametlik kiri koosneb kirja ja põhiteksti “raamist” ning sisaldab lisaks põhitekstile teavet adressaadi (saatja) kohta: organisatsiooni täielikku ja lühendatud nimetust, selle posti- ja telegraafiaadressi, telefoni, faksi ja teletüüpi numbrid, kirja või telegrammi number, mis oli kirjavahetuse põhjuseks, ja palju muud. Vormid võivad olla kas nurgelised (kesk- või lipukujulised) või detailide pikipaigutusega.

Tehnilise esteetika põhimõtetele vastav vormi kujundus avaldab positiivset mõju selle sisu tajumisele. Näiteks arvestades, et inimsilmal on lihtsam fikseerida mis tahes objekti ülemist osa, tuleks dokumentide koostamisel muuta nende ülemine osa rohkem küllastunud.

Näidisvormide standardid kehtestavad ühtsesse dokumentatsioonisüsteemi kuuluvate dokumentide väljade vormingud ja suurused, samuti näidisvormi struktuurse ruudustiku, detailide kogumi koostamise nõuded ja nende asukoha reeglid. Ühtsesse dokumentatsioonisüsteemi kuuluvad dokumendid koosnevad kolmest põhiosast, mis paiknevad selgelt piiritletud tsoonides. See dokumendi “geomeetria” tagab selle teksti vajaliku tajumise kiiruse.

Üksikasjad on teatud tüüpi dokumentide jaoks seaduse või määrustega kehtestatud kohustuslikud tunnused. Organisatsiooni- ja haldusdokumentide vormide üksikasjade koosseis ja paigutus peab vastama standardile GOST R 6.30 - 2003.

Mallvormi standardi kehtestamine, mis omakorda määrab ametliku kirja vormile esitatavad nõuded, on tingitud vajadusest ühtlustada selle registreerimise protsess, mis võimaldab:

Korraldada kirjaplankide tsentraliseeritud tootmine;

Vähendage trükitööde maksumust;

Vähendada kirjade kirjutamise ja vormindamise tööjõukulusid;

Vajaliku teabe visuaalse otsimise hõlbustamine;

Laiendada arvutus- ja organisatsioonitehnoloogia kasutamise võimalusi kirjade töötlemisel.

Näidisvorm on aluseks igat tüüpi juhtimisdokumentatsiooni vormide ja mallide kujundamisel. Iga detaili asukoha näidisvormidele eraldatud ala vastab selle detaili optimaalsele mahule trükitähtedes.

Vorm on dokumendi üksikasjade kogum. Vastavalt standardile GOST R 6.30 - 2003 võivad dokumendid sisaldada kuni 30 detaili, kuid nende täieliku komplektiga ei koostata ühtegi dokumenti. Iga dokumendiliigi puhul määratakse detailide koosseis sõltuvalt selle eesmärgist. Seega on ametliku kirja jaoks soovitatav esitada järgmised üksikasjad:

1) organisatsiooni embleem või kaubamärk;

organisatsiooni nimi (täielik või lühendatud);

viiteteave organisatsiooni kohta;

dokumendi kuupäev;

1. teksti pealkiri;

2. esineja perekonnanimi (või perekonnanimi, eesnimi ja isanimi) ja telefoninumber.

Võib märkida masinakirjutaja initsiaalid ja eksemplaride arvu, kuid need ei kuulu nõutavate andmete hulka. Võite lisada järgmised üksikasjad: e-posti ID (vajadusel).

Ametlik kiri on ainus dokument, millel ei ole selle liigi nimetust. Kõikidel muudel dokumentidel on nimed, näiteks “Korraldus”, “Akt”, “Otsus”, “Memorandum” jne.

Vastavalt GOST R 6.30-2003 Vene Föderatsiooni riigi embleemi kujutisele asetatakse valitsusasutuste kirjaplangile.

Organisatsiooni nimi - dokumendi adressaat on esitatud täis- ja lühendatud kujul, näiteks Ülevenemaaline dokumendihalduse ja arhiivinduse uurimisinstituut - VNIIDAD.

Tuleb meeles pidada, et organisatsioonide nimesid ei saa suvaliselt lühendada. Organisatsioonide lühendatud nimed moodustatakse kolmel viisil:

Nimedes sisalduvate sõnade algustähtedega, näiteks Siseministeerium (Siseministeerium). Lühendid kirjutatakse kokku ja nendes olevaid tähti punktidega ei eraldata;

Nimedes sisalduvate sõnade algussilpide järgi näiteks Uralmash (Uurali masinaehitustehas);

Segatud viisil, kui keerulised lühendnimed moodustatakse osaliselt algustähtedest, osaliselt kärbitud sõnadest ja kirjutatakse esimeses osas suurtähtedega, teises väiketähtedega, näiteks VNIIDormash. Selliseid sõnu kirjutatakse ka kokku. Asutuste nimesid lühendatakse ainult siis, kui lühendatud nimi on märgitud ametlikus dokumendis (näiteks organisatsiooni põhikirjas).

TOviiteteave organisatsiooni kohta sisaldama esiteks posti- ja telegraafiaadresse. Organisatsiooni posti- ja telegraafiaadressi andmete salvestamise kord ja vorm peavad vastama postieeskirjale. Teiseks hõlmavad viiteandmed telefoninumbreid, faksinumbreid ja pangakontode numbreid. Need peavad olema märgitud ka kirjaplangile.

Kirja kohustuslikud andmed on kuupäev, mis asetatakse ülemisse vasakusse nurka. Kirja kuupäev on selle allkirjastamise kuupäev. See toimib otsingufunktsioonina ja seda kasutatakse kirjale viitamisel. Kirjas olevad kuupäevad peavad olema digitaalselt vormindatud. Kuupäevaelemendid on toodud ühel real araabia numbritega järgmises järjestuses: päev, kuu, aasta. Näiteks kuupäev 25. oktoober 2000 tuleks kirjutada järgmiselt: 25. oktoober 2000. Kui päeva või kuud tähistatakse ühekohalise numbriga, siis asetatakse selle ette null. Näiteks kuupäev 12. jaanuar 2000 kirjutatakse järgmiselt: 01/12/2000. Punktid asetatakse kahe numbri järele, mis näitavad päeva ja kuud, pärast nelja numbrit, mis tähistavad aastat, punkti ei panda (näiteks 20.02.2000).

Registreerimisnumber väljaminev dokument - täht number ja selle sümbol - koosneb tavaliselt mitmest osast. Esiteks saab üles kirjutada struktuuriüksuse indeksi, korrespondentide, täitjate klassifikaatori juhtumite nomenklatuuri järgse indeksi ja viimaseks osaks jääb väljamineva kirja järjekorranumber, näiteks nr 2/16 -2955 või 18/275.

Link registreerimisnumbri ja sissetuleva dokumendi kuupäeva juurde sisaldab selle kirja registreerimisnumbrit ja kuupäeva, millele vastus antakse ning asub väljuva dokumendi registreerimisnumbri ja kuupäeva all. See detail on ainult kirjaplangil. Kirjade saatmise ja vastuvõtmise kuupäevade võrdlus annab aimu asutuse töö tõhususest kirjavahetusega.

Mitte mingil juhul ei tohi neid andmeid panna kirja endasse. Selle üksikasja tüüp kirjas peaks olema järgmine: "Nr 4520/144, 17. mai 2000."

Sihtkoht - kirja saaja nimi ja aadress (organisatsiooni nimi ja aadress, organisatsiooni struktuuriosa, firma või isiku perekonnanimi ja aadress, kellele kiri saadetakse) - märgitud ülaosas parem pool kirja vorm. See on kirja siseaadress. Adressaadis kirjutatakse vastuvõtva organisatsiooni nimi nimetavas käändes. Näiteks:

CJSC "Oksiid"

Seda tehakse osaliselt masintöötlust silmas pidades. Kirja täitmise kiirendamiseks, kui on teada selle läbivaataja perekonnanimi, on soovitatav märkida see perekonnanimi. Ametnikule kirja saatmisel märgitakse organisatsiooni nimi nimetavas käändes ning ametikoht ja perekonnanimi daatiivses käändes. Näiteks:

Kemerovo OJSC "Granit"

Peaspetsialistile

A.N. Smirnov

Kui kiri on adresseeritud organisatsiooni juhile, peab adressaadi ametinimetuses olema organisatsiooni nimi. Näiteks:

Novosibirski rektorile

Riiklik Akadeemia

majandus ja juhtimine

prof. Yu.V. Gusev

Siseaadressi kirjavahemärgid võib ära jätta. Organisatsiooni nimi, selle isiku nimi ja perekonnanimi, kellele kiri on adresseeritud, tuleks kirjutada nii, nagu need on antud organisatsioonist tulevas kirjavahetuses või kataloogis.

Adressaadi andmed võivad sisaldada postiaadressi. Postiaadressi ei kinnitata valitsusasutustele ja tavakorrespondentidele saadetavatele dokumentidele, nendel juhtudel on soovitatav kasutada eelnevalt trükitud aadressidega ümbrikke.

Kui kiri on adresseeritud ametnikule, märkige esmalt ametikoht, seejärel perekonnanimi ja initsiaalid, seejärel organisatsiooni aadress. Näiteks:

CJSC Kristall direktor

G.N. Nekrassov

103030, Moskva,

Skatertny rada, 22

Kui kiri on adresseeritud eraisikule, märkige esmalt postiindeks ja aadress ning seejärel saaja initsiaalid ja perekonnanimi. Näiteks:

630102, Novosibirsk-102,

St. Kirova, 76, eluk. 12

P.I. Grigorjev

Kui isikul, kelle nimel kiri on kirjutatud, on akadeemiline nimetus (akadeemiline kraad), tuleb see märkida perekonnanime ette:

akad. A.G. Ivanov

prof. N.G. Kirsanov

Tekstilühend "gr." (sõnast "kodanik") kasutatakse juhul, kui isikut, kellele kiri on adresseeritud, käsitletakse tsiviilõigussuhete subjektina. Kirjavahetuses teiste riikide organisatsioonide ja ettevõtetega on sõnad "härra", "härra" lühendatud kui "härra", "härra".

Teksti pealkiri peaks kajastama kirjas tõstatatud põhiprobleemi ning olema lühike ja sisutihe, sõnastatud ühe lausega. Päis asetatakse kirja põhiosa ette. Kirja sisu väljendab selles eessõna käändevorm eessõnaga “o” (“umbes”). Pealkiri ei ole jutumärkidega esile tõstetud, see kirjutatakse suure algustähega ja algab kohe lehe vasakust veerisest. Näiteks:

Väljamineva kaubanduse korraldamisest

Söe tarne kohta lepingu nr 33-02/567 alusel

Tellisetehase ostust

Kutse kohta

Soovitav on, et pealkiri ei ületaks kahte rida; kui on kaks rida, kasutatakse lõiku.

Pealkirja peaks kirjutama otsene täitja, kes teab dokumendi sisu paremini kui keegi teine. Poste sorteeriv töötaja peaks lugema ainult päist, et teha kindlaks, millisesse kategooriasse kirjad kuuluvad. see kiri ja kuhu see tuleks saata, mis on eriti oluline juhtudel, kui aadress ei näita konkreetne isik kellele kiri on adresseeritud. Lisaks võib kiire pilk päisele säästa töötajat kogu meili lugemisest.

Pealkirjas ei ole soovitatav kasutada sõnu "seoses" või "mure". Samuti ei tohiks te kirjutada "asjani", kuna see väljend on õiguspraktikas aktsepteeritud. See on üsna asjakohane näiteks politseiosakonnale adresseeritud kirjas:

Ülemuse juurde

politseijaoskond

Kirovski rajoon

Novosibirsk G. V. Sidorov

gr puhul. Kruglova A.A.

Ärikirja peamised üksikasjad on järgmised: tekst . Ametliku kirja standardrea maksimaalne pikkus on 64 prinditud tähemärki, mis on tavaliselt 60–62 tähemärki. Selle reapikkuse valik on seletatav enamkasutatava A4 formaadiga, aga ka sellega, et teksti lugemisel hoiame seda reeglina silmadest 30-35 cm kaugusel ja nurga all. inimsilma parima vastuvõtlikkuse sektor on 30 kraadi.

Rakenduse olemasolu märkimine tehakse, kui kirjale on lisatud dokumendid. Tähe alumisse vasakpoolsesse nurka, kohe väljalt, pannakse sõna “Manus”, seejärel lisatakse lisatud dokumentide nimetused numbrilises järjekorras, näidates ära eksemplaride ja lehtede arvu. Iga nimi asub eraldi real. Sõna “Avaldus” alla ei tehta kannet. Näiteks:

Lisa: Lepingu koopia firmaga Keller, 3 lehekülge. 1 eksemplaris.

Taotluse olemasolu kohta, mille nimi on kirjas kirjas, saab märkida järgmisel kujul:

Kasutamine: 5 l kohta. 1 eksemplaris.

Selle detaili saab ette valmistada kirjaplangile. Köidetud taotluses lehtede arvu ei märgita. Näiteks:

Lisa: infomaterjal rahvusvahelise näituse “SIB-2000” kohta 3 eksemplaris.

Taotlusele lisatud dokumentidel peavad olema kõik vajalikud andmed: dokumendi liigi nimi, pealkiri, kuupäev, allkiri. Lisaks tehakse taotlustele ülemisse paremasse nurka märge, mis näitab rakenduse seost põhidokumendiga. Kui taotlus on iseseisev dokument, saadetakse see koos saatekirjaga.

Rekvisiidid « allkiri » asetatakse kohe väljalt kirja alltekstist vasakule. Allkiri sisaldab kirjale alla kirjutava isiku ametinimetust, isiklikku allkirja ja selle ärakirja. Kuna ärikirjad kirjutatakse asutuse kirjaplangile, siis allkirjas asutuse nime ei märgita. Näiteks:

Peaõpetaja Allkiri N.K. Sidorov

Kaks allkirja antakse siis, kui on vaja kinnitada esimese allkirja kehtivust, samuti eriti olulistes dokumentides, näiteks finants- ja krediidiasutustele saadetavates finants- ja krediidiküsimustes kirjades. Sellistele kirjadele kirjutab alati alla ettevõtte pearaamatupidaja (vanem)raamatupidaja.

Kui kirjale on alla kirjutanud mitu ametnikku, asetatakse nende allkirjad üksteise alla ametikohale vastavas järjestuses:

Instituudi direktor Allkiri A.N. Martšenko

Pearaamatupidaja Allkiri Yu.P. Volkov

Kui kirjale on alla kirjutanud mitu samadel ametikohtadel töötavat isikut, asuvad nende allkirjad samal tasemel:

OJSC Karelia direktor CJSC Korsar direktor

Allkiri I.V. Petrov Allkiri G.A. Fomin

Kõik organisatsioonide toimikutesse jäänud kirjade koopiad peavad sisaldama originaalallkirju ametnikud. Kui ametnik, kelle allkiri on kirja kavandile koostatud, puudub, kirjutab kirjale alla tema ülesandeid täitev isik või tema asendaja. Sel juhul tuleb märkida kirjale alla kirjutanud isiku tegelik ametikoht (näiteks “tegelane”, “asetäitja”) ja tema perekonnanimi. Tähti ei saa allkirjastada eessõnaga “poolt” ega kaldkriipsuga ametinimetuse ees.

Dokumendi allkirjastamine on üks selle autentimise viise. Ilma allkirjata ametlikul kirjal ei ole juriidilist jõudu.

Märkus testamenditäitja (kirja autori) kohta sisaldab testamenditäitja perekonnanime ja tema büroo telefoninumbrit ning kantakse esikülg kirju.

Siin on näidis teenuskirja vorming, mille üksikasjad on paigutatud nurka:

Organisatsiooni nimi Adressaat

Struktuuri nimi

divisjonid (vajadusel)

Viiteandmed

organisatsiooni kohta

___________№ ______

numbrile_______ alates__

Tähe päis (algab tähega "O" või "Ob")

Teksti asukoht Allkiri Initsiaalid, perekonnanimi

Esineja perekonnanimi (või perekonnanimi, eesnimi, isanimi), telefoninumber

Masinakirjutaja initsiaalid ja eksemplaride arv

E-posti ID

Ärikirju kirjutatakse partneritega suheldes peaaegu igal juhul. Valmis näited ja selliste dokumentide koostamise reeglid leiate artiklist.

Ärikirja võib määratleda kui dokumenti, mis saadetakse kogu ettevõtte nimel teisele ettevõttele, üksikettevõtjale või eraisikule (näiteks investorile). Sisuliselt on igasugune ettevõtte kirjavahetus ärikirjad. Nende eesmärk on väga erinev:

1. koostöö kohta.
2. koostöö, läbirääkimised.
3. Meeldetuletus lepingust tulenevate kohustuste täitmise vajadusest.
4. Oma seisukoha selgitus, vastus varem saadetud kirjale ja palju muud.

Tavaliselt vormistatakse dokument ettevõtte kirjaplangil, selle saab saata tava- või email. Kui aga partneril on eriline tähendus, eelistatavalt trükkida see kvaliteetsele paksule paberile ja kohale toimetada isiklikult või kulleriga. Kirja ülesehitus meenutab tüüpilist äridokumenti – nii saab seda skemaatiliselt kujutada.

Millele joonistamisel tähelepanu pöörata

Selliste kirjade jaoks puuduvad konkreetsed reeglid ega näidised, mistõttu nende struktuur, maht ja kujundus sõltuvad suuresti konkreetsest juhtumist. Näiteks teavituskiri on üsna lühike (3–4 lõiku), kuid töötaja soovitus või äriettepanek võib võtta rohkem kui ühe lehekülje.

Siiski on ka mitmeid üldreeglid, millele peaksite paberi koostamisel tähelepanu pöörama:

1. Dokumendil endal ei ole juriidilist jõudu, kuid see on koostatud kõigi täitmisreeglite kohaselt. Selle ülesehitus ja esitlusstiil peavad vastama kaasaegse dokumendivoo üldtunnustatud põhimõtetele.
2. Laused on üles ehitatud loogiliselt, selges järjestuses. Puuduvad ehitud, keerulised, emotsionaalsed ja eriti kõnekeelsed väljendid. Tonaalsus on neutraalne.
3. Esitlus viiakse alati läbi ainult 1 inimeselt - kas sisse ainsuses, kui tekst on kirjutatud otse juhilt või mitmuses, kui see on kirjutatud kogu ettevõtte nimel.
4. Laske libiseda konkreetne eesmärk koostamine ja adressaadi eeldatav tegevus (vastus saatmine, töötaja kandidatuuri kaalumine, läbirääkimistega nõustumine, dokumendi saatmine jne).
5. Paber ei peegelda individuaalsed huvid juht või teised töötajad ning ettevõtte kui meeskonna eesmärgid. Kui on vaja luua isiklik kontakt, siis on soovitav teha seda teisiti ja mitte positsioneerida end ettevõtte esindajana.

TOP 5 viga kirjutamisel

Vead võib jagada kaheks suured rühmad- mõnda seostatakse tekstina kirjutamisega (loogika, sõnavara, muude keelenormide rikkumine), teised - ärietiketi enda rikkumisega:

1. Õigekirja- ja kirjavahemärgivead pole lubatud – kirja teksti tuleks alati enne saatmist vähemalt 1-2 korda kontrollida.
2. Rikkumine äristiil esitlus, emotsionaalsete fraaside olemasolu, liigne viisakus või, vastupidi, tõsidus.
3. Negatiivne toon – isegi ähvardused tuleb kirjutada ilma tarbetute sõnadeta – näiteks: "Jätame endale õiguse pöörduda kohtusse 30 päeva jooksul alates selle kirja kättesaamise kuupäevast."
4. Liiga suur või vastupidi liiga väike maht. Tavaliselt mahub kogu tekst 1-2 leheküljele. See aga ei tähenda, et sul poleks vaja kõike oma partnerile edastada. oluline teave. Rakendustesse saab lisada mahuandmeid, diagramme, dokumendivorme.
5. Vestluskaaslaselt valikuõiguse äravõtmine. Näiteks ei tohiks te kirjutada: "Palume teil lepingu lõpliku versiooni üle vaadata ja kinnitada."

Tüüpilised mallifraasid

Ärikõnele omaste tüüpfraaside kasutamine tekstis on täiesti normaalne ja isegi soovitav. Allpool on loetelu kõige levinumatest klišeedest, mida erinevates olukordades kasutatakse.

olukord	fraas
märkama	Teavitame/Toome teie tähelepanu/Teavitame/Teavitame
põhjuse, motiivi selgitus	Põhineb/Kooskõlas/Seoses/Seoses/Eesmärgil/Põhjusel/Toetuseks/Järgimisel
nõuda	Palun tegutsege/Palun teavitage, edastage, tehke, kinnitage...
kinnitust	Kinnitame / kinnitame / nõustume teie tingimustega / me ei ole vastu ...
pakkuma	Soovitame/pakkume/kutsume/küsime
	Me garanteerime
keeldumine	Oleme sunnitud põhjusega keelduma/Lükkame teie pakkumise tagasi, kuna...
järeldus	Palume/Loodame koostööle, mõistmisele, abile/Palume vabandada, juhendada, teha...