Kuidas alustada ametlikku apellatsioonikirja. Nõudekiri: näidised ja näited, kirjutamise reeglid. Nõudekirja kirjutamise juhised
Kasutades äriline kirjavahetus toimub mitte ainult äritegevuse koordineerimine, vaid ka konkreetse organisatsiooni jaoks vajaliku teabe kogumine, mille järele on nõudlus erinevate aruandlusauditite käigus. Seetõttu kuulub haldustöötajate ülesannete hulka ennekõike äridokumentatsiooni korrektne hooldus, mille jaoks töötatakse välja erinevad sisejuhised ja vormid. Tüüpvormi eeliseks on asjaolu, et inimene täidab selle automaatselt, säästes sellega enda ja ettevõtte aega.
Ärikirjavahetus peaks sisaldama:
Usaldusväärne ja täielik teave;
- kokkuvõte jutustamise puudumise tõttu;
- neutraalne pöördumise toon, kuid sõbralikult;
- loogiline ahel, mitte emotsionaalne hindamine välja öeldud faktid.
Kuidas kirjutada ärikirja?
Kõige tähtsam on otsustada, mis tüüpi ärikiri antud olukorras sobib. Seda on mitut tüüpi:
Meeldetuletus;
- kinnitamine;
- keeldumine;
- kaaskiri;
- kutse;
- garantii;
- informatiivne;
- märgukiri ja tellimus.
Reeglina nõuavad vastamist ärikirjad, mis sisaldavad taotlust, ettepanekut, pöördumist, järelepärimist või nõudmist.
Ärikirja kirjutamise reeglid.
Ärikirja toonil on väga oluline emotsionaalne koormus, kuna varjatud lugupidamatus ilmneb hoolimata laitmatutest suhtlusvõtetest. Eriti ettevaatlik peaksite olema keeldumist sisaldava ärikirja kirjutamisel. Sel juhul ei tohiks te keeldumist kirja alguses märkida. Sõnumi esimeses osas peaksite esitama veenvad argumendid oma seisukoha kasuks, selleks võite kasutada selliseid valemeid nagu;
- "Kahjuks ei saa me teie taotlust rahuldada";
- "Meil on väga kahju, kuid teie taotlust ei ole võimalik rahuldada" jne.
Keeldumisel on oluline meeles pidada, et meie ülesanne on keelduda, kuid mitte kaotada klienti, partnerit vms.
Niisiis, ärikirja kirjutamise põhireeglid:
Kirja olemuse õigesti mõistmiseks on vaja adressaadile suunatud taotlust tekstis mitu korda korrata;
- keeldumiskirjas on oluline märkida põhjused, miks seda taotlust ei saa rahuldada;
- pakkumise tagasilükkamine on keeldumise valem.
Ärikirjavahetuse keel.
On oluline, et ärikirjade lugeja saaks aru ainult selle olemusest, mitte keelest, milles see on kirjutatud. Just selles seisundis peitub ärikirja kirjutamise reeglite valdamine, mis on välja töötatud paljude aastate jooksul.
Tuleb meeles pidada, et ärikirjas:
Tuleb ära tarbida lihtsad sõnad samal ajal sisu vaesustamata;
- kasutage omadussõnade asemel sagedamini tegusõnu - see muudab tähe teksti dünaamiliseks;
- püsida pöördumise tähenduse lähedal, laskumata detailidesse ja arutluskäikudesse;
- ära kasuta pikad laused, sest need tõmbavad lugeja tähelepanu kõrvale;
- üleminek fraaside vahel peaks olema loogiline ja nähtamatu;
- kasutage võimalikult vähe asesõnu.
Ärikirja eristab kirjaoskus ja stiil.
Ärikirjade koostamine.
Ärikirja kirjutades pidage seda meeles ülemine osa(1/4 lehte A4-st) tuleks jätta kirjaplangi jaoks vabaks. Samuti on kirja ülemises nurgas märgitud väljamineva kirja number ja kuupäev, mis registreeritakse spetsiaalses väljamineva posti päevikus.
Alumises vasakus nurgas on märgitud juhi ametikoht, perekonnanimi ja allkiri ning lehe päris lõpus on ärikirja täitja perekonnanimi ja tema telefoninumber lisateabe saamiseks.
Seega koosneb ärikiri kolmest osast: taotluse olemus, selle põhjendus ja lisateave.
Kirjale vastates tuleks sisu esimeses osas viidata antud adressaadi viimasele kirjale. Kui on välismaist kirjavahetust, siis parema selguse huvides on vaja kirjale lisada brošüür, mille link on selles kirjas märgitud. On väga oluline lõpetada selline kiri tänuga koostöö eest ja fraasiga "Lugupidamisega (nimi) ..."
ÄRIKIRJA TEKSTI STRUKTUUR
ÄRIKIRJA KIRJUTAMISE PÕHIREEGLID
Ärikirjadel on koostamise ja vormistamise reeglid, mis tulenevad nende kuulumisest teabe- ja viitedokumentide hulka. Kirja koostamisel peab autor põhjalikult läbi mõtlema, mis eesmärgil ta kirja koostab ja mida ta selle kaalumise tulemusena ootab. Ta peab enda jaoks selgelt selgeks tegema, mida adressaat teab kirja teemast, millele saab lähtepunktina tugineda ja millele uut teavet, adressaadile veel teadmata, mille huvides kiri koostatakse. Argumendi olemus ja teksti koostis sõltuvad kirja eesmärgist. Eristada saab järgmisi kirjade ettevalmistamise ja koostamise etappe:
Vaatame neid etappe. Teema olemuse uurimine hõlmab: selle teema kohta piisava teabe kogumist, vajadusel probleemi sisulise seadusandluse uurimist, varasemate selleteemaliste pöördumiste ja neile saadud vastuste analüüsimist. Seejärel hakkavad nad kirja teksti koostama.
Ärikirja teksti ülesehitus
Kirja teksti kirjutamine on töömahukas protsess. Tähtis ülesanne kirja koostamisel on selle infoküllastus, st sellesse kaasamine vajalik kogus teavet. Kirjutamine võib olla ühe- või mitmeaspektiline. Üks kirja aspekt moodustab tavaliselt kogu kirja sisu ja enamasti on need kirjad, mis ei vaja vastust. Mitme aspektiga kirjade tekst võib koosneda järgmistest aspektidest: lõigud, klauslid, alapunktid, lõigud. Iga aspekti esitlus peab algama lõiguga. Ärikirjavahetust iseloomustab kalduvus koostada valdavalt mitmemõõtmelisi kirju. Kiri koostatakse tavaliselt järgmise skeemi järgi: sissejuhatus, põhiosa, järeldus. Sissejuhatavas osas on: link dokumendile, selle üksikud punktid, mis olid kirja koostamise aluseks; faktiväide, milles on märgitud kirja koostamise eesmärk (põhjus). Dokumendile viidates märgitakse selle andmed järgmises järjestuses: dokumendi liigi nimetus, autor, kuupäev, dokumendi registreerimisnumber, pealkiri, näiteks: Vastavalt valitsuse määrusele Venemaa Föderatsioon 27. juuni 2004 nr 620 “Näidiseeskirjade kinnitamise kohta...” Põhiosa sisaldab sündmuse kirjeldust, hetkeolukorda, nende analüüsi ja esitatud tõendeid. Just selles osas on vaja veenda, tõestada, et koosolekul (konverentsil, ümarlaual) on vaja osaleda, et toodetud tooted või pakutavad teenused on parimad, et soov tuleb täita jne. kirja kokkuvõte kujutab endast järeldusi taotluste, ettepanekute, arvamuste, keeldumiste, meeldetuletuste jms vormis. Kiri võib sisaldada ainult ühte viimast osa. Kirja põhiküsimused peavad olema selgelt sõnastatud ja paigutatud järjestusse, mis on tajumiseks kõige optimaalsem. Pärast koostamist ja kirjutamist tuleb teenuskiri redigeerida. Ärikiri algab peaaegu alati aadressiga. See väike osa tekstist on suhtluseesmärgil äärmiselt oluline. Õigesti valitud aadress ei tõmba mitte ainult adressaadi tähelepanu, vaid annab ka kirjavahetusele õige tooni, aitab luua ja hoida. ärisuhted. Pöördumise tähtsuse määrab kirja autor. Erilist tähelepanu väärib aadressi järel kirjavahemärki. Aadressi järel olev koma annab tähele igapäevase märgi, hüüumärk rõhutab olulisust ja ametlik stiil. Teksti kirjutaja peab arvestama järgmiste teguritega:
1. Adressaadi sotsiaalne positsioon tema enda suhtes;
2. tutvuse aste, suhte iseloom;
3. Suhtlusolukorra formaalsus/mitteametlikkus;
4. Etteantud kõnerühmas kehtivad etiketiõigused.
Trükituna on pöördumine keskele:
Kallis Mihhail Petrovitš!
Kirja tekst võib lõppeda palve täitmise ootuse väljendamisega (garantiid, esindused, kutsed, meeldetuletused), aga ka viisakusvalemiga, näiteks:
Tänan osutatud abi eest ja kinnitan, et teie poolt pakutav teave seda ka tehakse suur tähtsus vastastikku kasuliku koostöö arendamisel.
Kasutan võimalust ja tänan kutse eest...
Avaldan lootust viljakale koostööle ja Aktiivne osalemine probleemide lahendamisel, meie edasiste programmitegevuste väljatöötamisel ja elluviimisel.
Viisakusvalem asub enne atribuuti “signature”, trükitud lõigust ja eraldatud positsioonist komaga. Ametikoha nimi kirjutatakse suure või väikese algustähega, olenevalt sellest, kuidas ametikoht on organisatsiooni asutamis- või regulatiivdokumentides kirjas. Kui kiri väljastatakse ametniku kirjaplangil, siis atribuudil “allkiri” ametikoha nime ei märgita.
Ametlikus kirjavahetuses kasutatakse ametlikku äristiili.
Äristiil on kombinatsioon kõne tähendab, mille ülesanne on teenida ametlike ärisuhete sfääri.
Iseärasused äristiil, sellele omased eripärad, seda tüüpi keele stiilinormid kujunesid ärisuhtluse tingimuste mõjul. Need tingimused on järgmised:
1. Ärisuhtluses osalejad – peamiselt juriidilised isikud- organisatsioonid, asutused, ettevõtted, mida esindavad juhid ja muud nende nimel tegutsevad ametiisikud;
2. Organisatsioonide vaheliste infosuhete olemus ja sisu on üsna rangelt reguleeritud;
3. Ärisuhtluse teemaks on organisatsiooni tegevused: juhtimis-, tootmis-, majandus-,
teaduslik, tehniline jne;
4. Valdav enamus juhtimisdokumente on suunatud konkreetsele saajale;
5. Enamik organisatsioonide tegevuses tekkivaid ja kirjalikku dokumenteerimist nõudvaid olukordi on seotud korduvate sarnaste olukordadega.
Arvestatud ärisuhtluse tingimused moodustavad juhtimisteabele teatud nõuded. Juhtimisvaldkonna tõhusa infovahetuse tagamiseks peavad teabel olema teatud omadused.
Ta peab olema:
1. Iseloomult formaalne, mis rõhutab äriline alus suhted, nende mitteisiklik olemus ja näitab ka teatud distantsi, mis eksisteerib ärisuhtluses osalejate vahel;
2. Adresseeritud, kuna haldusdokument on alati mõeldud konkreetsele adressaadile, ametnik, organisatsioon, organisatsioonide rühm;
3. Asjakohane, kuna dokument peab sisaldama täpselt seda teavet, mis on antud hetkel vajalik tõhusa juhtimisotsuse tegemiseks või
muuks kasutuseks juhtimistegevuses;
4. Objektiivne ja usaldusväärne, kuna tulemuslik juhtimistegevus eeldab sündmuste, faktide ja nähtuste erapooletut ja erapooletut hindamist;
5. Veenev, põhjendatud, kuna ärisuhtluse ülesanne on julgustada adressaati tegema (või mitte tegema)
teatud toimingud;
6. Täielik ja piisav juhtimisotsuste tegemiseks. Vajalikuks võib osutuda teabe puudumine
lisaks küsida teavet, luua kirjavahetust,
põhjustada põhjendamatut aja- ja rahakaotust.
Äristiilis on kombinatsioon konkreetsed märgid, eristades seda teistest keelestiilidest – teaduslikust, ajakirjanduslikust, kõnekeelest ja ilukirjanduse keelest.
Äristiili peamised nõuded on järgmised:
Ärikõne standardimine hõlmab kõiki keeletasemeid – sõnavara, morfoloogiat ja süntaksit. Tänaseks on ärikõnesse kogunenud tohutult palju termineid, fraase ja valemeid. Valmiskonstruktsioonide kasutamine võimaldab vältida aja raiskamist tüüpolukordi iseloomustavate definitsioonide otsimisele. Ärikõne standardimine suurendab oluliselt dokumentide teabesisu, hõlbustab oluliselt nende tajumist, mis aitab üldiselt optimeerida dokumendivoogu.
Esitluse neutraalne toon on ametliku ärisuhtluse norm, mis väljendub esitluse kõige rangemas ja vaoshoitumas. Esitlustooni neutraalsus välistab võimaluse kasutada tekstides ekspressiivseid ja emotsionaalselt laetud keelevahendeid (kõnesõnavara ja vahesõnad), kujundlikke vahendeid ja ülekantud tähenduses kasutatud sõnu. Kirja tekstis sisalduv teave on oma olemuselt ametlik. Seetõttu tuleks dokumentides minimeerida isiklikku, subjektiivset elementi. Dokumendikeelest jäetakse välja sõnad, millel on hääldatud emotsionaalne varjund (deminutiivse sufiksiga sõnad, liialdus- või taandussufiksitega sõnad).
Siiski ei saa eeldada, et ametlik dokument täiesti emotsioonideta.
Enamiku dokumentide eesmärk on adressaati huvitada, veenda ja julgustada tegutsema autori soovitud suunas. Juhtimisdokument ei saavuta oma eesmärki, kui sellel puuduvad emotsionaalsed varjundid, kuid emotsionaalsus peaks olema varjatud ja saavutatud mitte keele, vaid sisu kaudu. See peaks olema peidetud välise rahuliku, neutraalse esitlustooni taha. Esitluse täpsus eeldab dokumendi sisu ühemõttelist mõistmist.
Teksti selguse ja täpsuse määrab eelkõige teksti kompositsioonilise ülesehituse õigsus, loogikavigade puudumine, sõnastuse läbimõeldus ja selgus – stabiilsed fraasid ning kujundlike väljendite puudumine.
Teksti lakooniline esitus saavutatakse keeleliste vahendite säästliku kasutamisega, välistades kõne liiasuse - lisatähendust kandvad sõnad ja väljendid.
Teksti ülevaatlikkuse ehk lühiduse nõue on otseselt seotud teksti mahu vähendamisega. Lühiduse nõue sunnib dokumendi teemat selgemalt sõnastama, säästlikult kasutama keelt, välistama tarbetud, vajalikku infot mittekandvad sõnad, põhjendamatud kordused ja mittevajalikud detailid.
Kiri peab olema veenev, olenemata sellest, kellele see on saadetud, ja sisaldama täpsed kuupäevad, vaieldamatud faktid ja järeldused.
Üks ärikõne tunnuseid on keeleliste valemite laialdane kasutamine - stabiilsed (malli) fraasid, mida kasutatakse muutmata kujul. Konkreetse tegevuse motiveerimiseks kasutatakse järgmisi väljendeid:
Teatame, et alates... kuni...;
- Teatame, et seisuga...;
- Saadame teile kokkulepitud...;
- Palume teil kaaluda...,
- Kontrollimisel tuvastati, et....;
- rahalise abi puudumise tõttu...;
- Raske majandusliku olukorra tõttu...;
- Vastavalt teie kirjale...;
- Ühise töö tegemiseks...;
- Vastavalt protokollile...;
- Meie kokkuleppe kinnituseks...;
- Vastutuse tugevdamiseks... jne.
Keelelised valemid on korduvates olukordades kasutatavate keeleliste vahendite ühendamise tulemus. Lisaks tüüpilise sisu väljendamisele toimivad keelevalemid sageli teksti juriidiliselt oluliste komponentidena, ilma milleta ei ole dokumendil piisavat juriidilist jõudu:
Tagame laenu tagasimakse summas...,
- Garanteerime makse. Meie pangaandmed...,
- Juhtimine rakendamise üle on määratud...
Termin on sõna või fraas, millele on omistatud konkreetne või eriline mõiste. Terminite kogum konkreetses teadmisvaldkonnas või ametialane tegevus koostab terminoloogiat ehk terminisüsteemi.
Rangelt fikseeritud tähenduses mõistete kasutamine tagab teksti ühemõttelise mõistmise, mis on ärisuhtluses väga oluline.
Juhtimisdokumentatsioonis kasutatavad terminid on valdkonna terminoloogia, mis kajastab selle ainevaldkonna sisu, millele dokumendi sisu on pühendatud, samuti dokumentatsiooni toetamise valdkonnas välja kujunenud termineid.
Mõistekasutuse korrektsus ja stabiilsus praktikas saavutatakse terminoloogiasõnastike ja standardite kasutamisega, mis loovad rangelt üheselt mõistetava mõistete ja terminite süsteemi ning aitavad korrastada terminoloogiat. Juhtimise dokumentatsiooni toetamise valdkonnas kasutatavad mõisted on kirjas GOST R 51141-98 “Kontoritöö ja arhiveerimine. Tingimused ja määratlused".
Termini kasutamisel tuleb tagada, et see oleks saajale arusaadav. Kui kirja autoril on selles kahtlusi, tuleb teha üks järgmistest:
Andke mõiste ametlik definitsioon;
Dešifreerige termini tähendus neutraalse sõnavara abil;
Eemaldage termin või asendage see üldarusaadava sõna või väljendiga.
Mõistete kasutamise raskused on tingitud ka sellest, et terminisüsteem on pidevas muutumises: olemasolevate mõistete sisu muutub, tekib uusi, osa mõisteid vananeb, neid tähistavad mõisted langevad kasutusest välja.
Polüsemantiliste terminite (sünonüümterminite) kasutamisel tuleb arvestada, et ühes dokumendis saab terminit kasutada ainult ühes selle tähenduses. Näiteks mõisted “leping”, “leping”, “leping” on sünonüümid, kuid erinevad nende rakenduspraktikast. IN tööseadusandlus me räägime O tööleping(leping); tsiviilõiguses - kahe- ja mitmepoolseid tehinguid nimetatakse lepinguteks; Väliskaubandustegevuses on rohkem levinud mõiste „leping“ on lepingutes fikseeritud ka mitmed muud valdkonnad.
Veel üks ärikõne tunnusjoon. Ärikõnes kasutatakse lühendeid. Sõnalühendeid on kahte peamist tüüpi:
1. Leksikaalsed (lühendid) - keerulised lühendatud sõnad, mis on moodustatud osa nende moodustavate tähtede eemaldamisest sõnade osadest: SRÜ, LLC, hädaolukordade ministeerium, tuumaelektrijaam, GOST, GUM, Roskomzem, pearaamatupidaja, juht, asetäitja, eriüksused.
2. Graafika - kirjas kasutatavate sõnade lühendid: gr-n, tchk, zh-d, kv. m jne.
Tähtedes tuleks kasutada ainult ametlikult aktsepteeritud lühendeid, nimetusi ja termineid. Asutuste, organisatsioonide ja ametikohtade nimed, ametinimetused, mõõtühikud, geograafilised nimetused ja muud peavad täpselt vastama ametlikele nimedele.
Ärikõne teine tunnusjoon on sõnade järjestikuse allutusega konstruktsioonide kasutamine genitiivis või instrumentaalkäändes:
- Pakume Teile lahendusvariante (millised?) elamute ja administratiivhoonete kütte-, ventilatsiooni- ja sanitaarseadmete rekonstrueerimiseks.
- Jagame täielikult vajadust (mida?) võimaliku koostöö konkreetsete küsimuste edasiseks aruteluks.
- Vastavalt Vene Föderatsiooni presidendi kinnitatud põhitegevuste loetelule (mida?) Suure Isamaasõja võidu 60. aastapäeva tähistamise ettevalmistamiseks ja läbiviimiseks...
Vastavalt personali graafikule...
Ärikõnet iseloomustab fraaside kasutamine verbaalsete nimisõnadega. Ärikõnes kasutatakse tegusõnade asemel konstruktsioone verbaalsetest nimisõnadest, millel on tegu tähendusega: abistama (ja mitte abistama), abistama (ja mitte abistama), koristama (ja mitte koristama), toetama. (ja mitte toetama), remonti tegema (mitte parandama).
Kirjutamisel on oluline esituse lihtsus ja lihtsate, tavaliste lausete ülekaal. Äristiili eripäraks on lihtsate tavaliste lausete, üheosaliste (ühe põhiliikmega - subjekt või predikaat) või kaheosaliste (kahe põhiliikmega - subjekt ja predikaat) kasutamine koos isoleeritud fraasidega (osalause, määrsõna, isoleeritud määratlused), sissejuhatavad sõnad ja laused, näiteks:
- Seoses ühisettevõtte "MIO" põhikapitali sissemakstud linnavara kasutamise äärmiselt madala efektiivsusega, samuti mootorsõidukipargi ebapiisava töökoormuse ja kahjumlikkusega, palume lahendada linnavara võõrandamise küsimus. linna osa linnahalli finants- ja majandusjuhtimiseks.
Soovitav on koostada kiri ühes küsimuses. Kui teil on vaja organisatsiooniga samaaegselt ühendust võtta mitmes erinevas küsimuses, on soovitatav kirjutada igaühe jaoks eraldi kiri.
Ühe kirja tekstis saate väljendada taotlusi või muid küsimusi, kui need antakse täitmiseks ühele isikule.
Lisaks traditsioonilistele keelevormelitele sisse äriline kirjavahetus On võõrsõnu ja väljendeid. Praktikas mängivad nad keeleliste valemite rolli. Mõned neist on hästi tuntud, mõned vähem levinud. Arvestada tuleb sellega, et võõrsõnade kasutamine lõhnab kergelt vanamoodsalt, kuid samas jätab hea mulje partnerilt, kes teab neid sõnu ja võimaldab välist lugejat segadusse ajada.
Õpetlik;
Kaasnev;
Garantii;
Informatiivne;
Aitäh;
Palju õnne;
Samuti on soovikirjad, palvekirjad, teavituskirjad, vastuskirjad, kutsekirjad jne. Igal kirjatüübil on koostamisel ja kujundamisel oma eripärad.
Kutsekirjad
Seminaridel, koosolekutel ja muudel üritustel osalemise pakkumisega kutsed on tavaliselt adresseeritud organisatsiooni juhile, konkreetsele ametnikule, kuid võib olla suunatud ka kogu meeskonnale. Kirjadel on märgitud osalemistingimused, ürituste koht ja aeg ning vajadusel riietumisstiil. Tavaliselt sisaldab kiri üksikasju “manus”, mis annab teada ürituse programmi.
Garantiikirjad
Garantiikirjad koostatakse teatud lubaduste või tingimuste kinnitamiseks ja on adresseeritud organisatsioonile või üksikisikule. Garanteerida saab tehtud tööde eest tasumist, kvaliteeti, toodete tarneaega, kauba eest tasumist, renti jms. Sellistes kirjades kasutatakse tüüpväljendeid: “firma garanteerib, meie garanteerime, palume saata meile sularahas. (garantii liik), garanteerime makse, garanteerime tarneajad, garanteerime toodete kvaliteedi...”
Tavaliselt on kirjas märgitud maksetagatisi pakkuva organisatsiooni makseandmed.
Soovitav on kirja tekst kooskõlastada õigusteenistusega. Lisaks organisatsiooni juhi allkirjale saab anda pearaamatupidaja allkirja. Allkiri on kinnitatud pitseriga.
Palvekirjad
Olemas suur summa olukorrad, mis põhjustavad ettevõtete, organisatsioonide, asutuste nimel taotlusi. Selle kirja tekst on tavaliselt üles ehitatud järgmisel kujul: sisu põhiosa sisaldab põhjust, mis ajendas teid taotlust esitama; taotluse enda avaldus; lõpuosa avaldab lootust oodatud tulemusele. Taotlusi väljendatakse tavaliselt sõnadega “küsin, me küsime”;
Palun abi...;
Palun saatke meie aadressile...;
Palun osale...;
Palun teavitage...;
palun võlg likvideerida...;
Palun tegutsege...
Käesoleva kirja põhieesmärk on veenda, tõendada nõude täitmise vajalikkust, seetõttu esitab kirja tekst veenvaid tõendeid, lisab arvutused, hinnangud ja muud alused, mis vormistatakse “manuses”.
Vasta kirjadele
Vastuskirja tekst algab tavaliselt päringu kordamisega. Järgmisena märgitakse taotluse läbivaatamise tulemused, motiveeritakse keeldumist (kui tegemist on keeldumiskirjaga) ja märgitakse keeldumine ise.
Ärikirjas sisalduva teabe olemus eeldab enamasti alternatiivsust vastuskirjas oodatavale informatsioonile, s.t ärikirjavahetuses toimib sisulistes aspektides paralleelsuse põhimõte, mis kajastub vastuse kirjavahetuse keeles. See tähendab:
1. Algkirja ja selle teema lingi olemasolu vastuskirjas;
2. Samade keeleliste väljendusvahendite (eeskätt terminoloogia) kasutamine mõlemas kirjas;
3. Mõlema kirja teabemahtude ja sisu aspektide võrreldavus;
4. Teatud järjestuse järgimine sisu aspektide esitamisel.
Vastuskirjade tekstid peavad vastama juhtide otsustes fikseeritud ülesannetele.
Esimene ja põhireegel on – ära viivita oma vastamisega, ära pane korrespondendit ootama. Kui asjaolud on sellised, et te ei saa määratud tähtaja jooksul vastata, teavitage sellest adressaati, samuti tähtajast, mille jooksul saate lõpliku vastuse anda. Palun vabandage viivituse pärast, andes sellele märku objektiivne põhjus.
Vastuskirjas on märgitud selle dokumendi number ja kuupäev, millele vastus antakse. Neid andmeid ei kanta kirja teksti, vaid blanketil selleks ettenähtud kohta või vormistamata dokumendi päise ette.
Keeldumiste esitamiseks kasutatakse järgmisi vorme:
- Teie ettepanek lükatakse tagasi järgmistel põhjustel...
Teile saadetud ühistegevuse lepingu kavand lükatakse tagasi järgmistel põhjustel...
- Meil on kahju, kuid meie ettevõte ei saa teie pakkumist vastu võtta...
Tänukirjad
IN Hiljuti Tänukirjad on leidnud laialdast kasutamist ärikirjavahetuses.
Tänukirjad on heade kommete reeglid partneritevahelistes suhetes. Partnerlussuhetes tuleb osata mitte ainult küsida, vaid ka tänada osutatud teenuste eest, mis tahes ürituste ühise läbiviimise, õnnitluste saatmise, vastuvõtu korraldamise jms eest.
Kirja saab koostada kirjaplangile või värvilisele kirjaplangile) tänukiri. Kui kiri on koostatud kirjaplangile, registreeritakse see ettenähtud korras. Tänukirja vormil koostatud kiri ei kuulu registreerimisele; Kuna kiri on olemuselt isiklik, ei ole soovitatav sellesse lisada atribuuti "esineja". Kirjade tekstid kasutavad standardvorm avaldused:
- avaldan tänu...;
- Olen siiralt tänulik...;
- Märgime tänuga...;
- Aitäh...;
- Tänan sind...
Kaaskirjad
Saatekirjad koostatakse adressaadi teavitamiseks võimalike dokumentide saatmisest. Kirja tekst koosneb kahest osast: teade saadetava materjali kohta ja täpsustav info (manused). Tavaliselt on kaaskirja tekst väga lühike, mahub A5 formaadile ja sellel ei ole iseseisvat pealkirja. Kaaskirjad algavad tavaliselt sõnadega:
- saadan infot...; - Meil on hea meel teile pakkuda (soovitada)...;
- pakume teile...;
- Oleme kindlad, et olete huvitatud kõrge kvaliteet tooted..;
- Teatame, et...;
- Teatame, et...;
- Loodame edasisele koostööle...
(elektrooniline kirjavahetus)
Koostööpakkumise kiri
Teema: Koostööettepanek.
Andmed: 05.20.0216
Alates: [e-postiga kaitstud]
Saaja: [e-postiga kaitstud]
juhatuse esimees
Tootjate Liit alkohoolsed tooted
Dobrov D.E.
Kallis Dmitri Jevgenievitš!
Alkoholitootjate liit (UPAP) on kodumaise alkoholitööstuse juhtiv tööstusliidrite ühendus. Teie organisatsiooni aktiivne töö tsiviliseeritud alkoholi- ja likööritoodete turu loomisel Vene Föderatsioonis äratab lugupidamist.
Muidugi on üks mure valmistatud toodete kvaliteedi ja ohutuse pärast prioriteetsed ülesanded SPAP ja selle osalejad on kohusetundlikud tootjad, kes maksavad suurt tähelepanu need aspektid.
AIG on üks maailma suurimaid kindlustusasutusi. Rahvusvaheline ettevõte on kindlustusturul tegutsenud 90 aastat ja omab esindusi 160 riigis. Ettevõtte Venemaa osakond on tegutsenud üle 15 aasta.
Koostöö toidu- ja joogitootjatega on meie ettevõtte jaoks prioriteet. AIG mitmeaastasest rahvusvahelisest kogemusest Venemaal juhindudes töötati välja ainulaadne alkoholitööstuse ettevõtete kindlustusprogramm (tootevastutuskindlustus ja toote turult tagasivõtmine).
Me usume seda see programm pakub potentsiaalset huvi SPAP-i osalejatele, sest Selline toode nagu alkohol nõuab erilist lähenemist tooraine kvaliteedile, pakendile ja tarbija ohutusele.
Eelnevast tulenevalt pöördume teie poole kutsega arutada koostöövõimalusi selles valdkonnas.
Oleme tänulikud teie professionaalse hinnangu eest sellisele koostööle ja palume teil kehtestada kord meie ettevõtete edasiseks suhtluseks. Oleme valmis kaaluma kõiki teie ettepanekuid ühistöö vormi kohta.
Lugupidamisega
Andrejev Pavel
AIG asepresident
Tel.: 8-495-xxx-xx-xx
8-915-xxx-xx-xx
[e-postiga kaitstud]
Kutse
Teema: Kutse seminarile
Andmed: 25.06.2016
Saatja: Anna Simonova
Saaja: xxx-xxx-xxx
Kallid partnerid!
17. märts 2016 Kutsume teid liituma rahvusvaheliste kindlustusprogrammide ülesehitamise seminariga, mis toimub spetsiaalselt AIG partneritele Mark Goldenberg- AIG rahvusvaheliste kindlustusprogrammide piirkondlik nõustaja.
Mark tuleb Venemaale spetsiaalselt koolituste sarja läbiviimiseks, kuna tal on kõige ulatuslikum kogemus rahvusvaheliste ettevõtete kindlustamisel.
Arvestades senist kogemust rahvusvaheliste programmide pakkumisel Venemaa klientidele rahvusvahelise kohalolekuga, olen kindel, et see seminar on väga huvitav ja annab vastused paljudele selle valdkonna küsimustele.
Lisan kutse ja seminari programmi.
Palun suunake ümber see kutse kolleegid, keda see teema huvitab.
Registreerimine toimub sellele kirjale vastates. Osalemine on tasuta, kohtade arv on piiratud.
Seminari aadress: Venemaa, 125315, Moskva, Leningradski prospekt, 72, maja 2, korrus 3
Meil on hea meel teid näha!
Lugupidamisega
Anna Simonova
Koolitusprogrammide juht
AIG
Tel.: 495-777-11-11
8-916-777-45-56
[e-postiga kaitstud]
Koosoleku korraldamise palvekiri
Teema: Kohtumise korraldamine Jelena Firsovaga
Andmed: 25.06.2016
Saatja: Tšerkesov Ilja
Saaja: Ivanova Galina
Kallis Galina Nikolaevna!
Kui teie pakkumine kehtib, siis järgmisel nädalal (6. juunist 10. juunini) võin tulla igal Jelena Petrovnale sobival ajal.
Olen väga tänulik, kui teavitaksite mind pr Firsova otsusest.
Lugupidamisega
Vadim Tatarenko
AIG firma juht
[e-postiga kaitstud]
Kontaktisoovi kiri
Teema: Jelena Firsova telefoninumber
Andmed: 25.06.2016
Saatja: Tšerkesov Ilja
Saaja: Ivanova Galina
Kallis Galina Nikolaevna!
Tänan teid veel kord kohtumise ja konstruktiivse vestluse eest.
Oleksin väga tänulik, kui saadaksite selle määratud aadressile või teavitaksite mind telefoni teel.
Ette tänades!
Lugupidamisega
Vadim Tatarenko
AIG ettevõtte juht
Tel.: 495-777-11-11; 8-916-777-45-56
[e-postiga kaitstud]
Vastuskiri kliendi agressiivsele kirjale
Agressiivne kiri kliendilt:
Teema: Sa olid täiesti hull!
Andmed: 20.02.2016
Saatja: Petrov Andrei
Saaja: [e-postiga kaitstud]
Kuidas ma saan tagasi teie neetud teenuse eest makstud raha? Ma pigem kulutan selle millelegi muule kui teie pornograafilisele süsteemile. Kasutage ise oma neetud servis.tutu.net-i.
Andrei Petrov
Vastake agressiivsele kliendikirjale
Teema: Raha tagastamisest ja probleemi lahendamisest! | TÖÖALGORITM |
Tere Andrei! | |
Kui ma teist õigesti mõistan, pole te meie teenuse tööga rahul ja soovite oma raha tagasi saada. | 2. Selgitage adressaadiga meie arusaama taotlusest/nõudest/küsimusest. See on eriti vajalik, kui adressaadi kiri on kaootiline ja probleemi olemust on raske mõista. |
Annan teile teada, kuidas seda teha. | 3. Andke adressaadile väga selge ja täielik teave teda huvitava küsimuse kohta. |
Andrei, nagu sina, tunnen ma end olukorrast ebamugavalt, mille tulemusena oled sa valmis meiega suhtlemise lõpetama. Ma arvan, et nii meie kui ka teie oleme sees sel juhul Lõppkokkuvõttes kaotame: kaotame kliendi ja teie kaotate võimaluse meie teenust kasutada (kinnitan teile, teenus on üsna mugav ja tõhus!). Kui olete valmis olukorra lahendamiseks aega võtma, kirjutage mulle, mis juhtus, et vajate raha tagasi. Mõistame põhjuseid ja aitame teil muuta meie teenuste kasutamise teile võimalikult mugavaks ja tõhusaks. | 4. Kommentaarid ja emotsionaalne aspekt. |
P.S. Ainus palve: suhtlegem normatiivse sõnavara raames. | 5. Väljendage järelsõna abil oma suhtumist adressaadi ebaõige kirjastiili kasutamisesse. |
Lugupidamisega Jelena Ivaštšenko Klienditeeninduse juht |
Klišee palve väljendamiseks mitte kasutada kirjavahetuses roppusi:
Palun proovige mitte kasutada sobimatut keelt. Ta ei panusta konstruktiivne lahendus küsimus.
Teatame, et jätame endale õiguse mitte vastata ettevõttele või selle töötajatele suunatud kirjadele, mis sisaldavad vulgaarset või ebaviisakat keelt.
Keeldumiskiri
Kliendi kiri
Tere päevast, Andrey!
Kirjutan teile ametliku palvega.
Meie ettevõte tarnib ettevõtetele tööstusseadmeid, aga ka varuosasid Toidutööstus. Alates 2010. aastast oleme teie püsikliendid.
Täname teid juba ette mõistva suhtumise ja toetuse eest!
Lugupidamisega
Turundusdirektor
CJSC "Pishcheprom"
Roman Petrenko
Tel.: 495-777-77-77
8-905- 777-89-45
[e-postiga kaitstud]
Näidis 1. Keeldumiskiri kliendi soovile
TÖÖALGORITM |
|
Kallis Roman Petrovitš! | 1. Nimepidi helistamine on vestluskaaslase tähelepanu märk. Aitab vältida näotust. |
Avaldame teile siirast tänu pikaajalise koostöö eest meie ettevõttega. | 2. Täname teid ettevõttega koostöö eest (või lihtsalt kirja eest). |
Praegu on teie ettevõtte allahindlus 10%. Viimase 12 kuu jooksul on teie ettevõte tellinud teenuseid... rubla Järgmine allahindluslävi on…. rubla Sellest rakendub 15% allahindlus. Kui saavutate selle läve, suureneb teie allahindlus automaatselt. | 3. Öelge konkreetsed põhjused, mis takistavad teil taotlust rahuldada (kasutage lugu see küsimus, numbrid, tähtajad, protseduurid). |
Kui otsustate kasutada edasilükatud makseteenust, võtke ühendust Irina Mihhailovaga (tel: 495-777-89-21; [e-postiga kaitstud] ). | 4. Väljendage oma arusaamist, et päringu teema on tõesti oluline. 5. Pakkumine alternatiivne lahendus, kui võimalik. |
6. Väljendage oma lootust partnerluse jätkumisele. |
|
Lugupidamisega Andrei Ivanov |
Näidis 2
Teema: Koostöö lõpetamisest
Andmed: 20.03.2016
Alates: [e-postiga kaitstud]
Saaja: Petrenko Ivan
Kallis Ivan Nikolajevitš!
Meil oli hea meel teie ettevõttega 7 aastat koostööd teha. Oleme alati rahul olnud hea teenindustaseme ja toodete kvaliteediga. Viimase aasta jooksul on aga juhtunud mitmeid intsidente, näiteks: regulaarne tarnetähtaegade rikkumine, kauba ebarahuldav kvaliteet ja teie ettevõtte töötajate ebaõige suhtumine nendesse olukordadesse. Kõige selle tulemusena on meie suhtlus jõudnud ummikusse.
Sellega seoses oleme kahjuks sunnitud lepingu lõppemisel teiega koostöö lõpetama. Aitäh aastatepikkuse teenistuse eest.
Lugupidamisega
Direktor
OÜ "Makulatura"
Malakhov Gennadi Viktorovitš
Tel.: 8-945-xxx-xx-xx
[e-postiga kaitstud]
_____________________________________________________________________________________________
Näidis 3
Teema: Hüvitise maksmisest keeldumine
Andmed: 20.06.2015
Alates: aig.ru
Saaja: Jevgeni Knysh
Kallis Jevgeni!
Täname teid pikaajalise koostöö eest meie ettevõttega!
Kahjuks oleme sunnitud keelduma teile nõutud hüvitise maksmisest... rubla ulatuses.
Hetkel on ettevõttes kehtestatud teistsugune kindlustushüvitise otsuste tegemise kord, millest on teid korduvalt teavitatud.
(Selle hoiatuse koopia leiate manustatud.)
Lisaks täpsustasite aastal hagiavaldus nõuded nr 4-6 ei ole kindlustatavad, kuna rikuti Lepingu punkte 12.1-12.2.
Mõistame teie olukorda hästi ja kui soovite edaspidi sarnaseid pretsedente vältida, pakume meie ettevõttega täiendava lepingu sõlmimist, mis võimaldab teil hüvitada teiega sarnaste äririskidega kaasnevad kahjud. (Vt lisakokkulepet lisast)
Loodame teie mõistvale suhtumisele ja jätkuvale koostööle!
Lugupidamisega
AIG juht
Tuchkov Vladimir
Tel.: 8-495-xxx-xx-xx
8-903-xxx-xx-xx
[e-postiga kaitstud]
Vastuskiri põhjendatud kaebusele
Teema: Vastus kaebusele.
Andmed: 12.05.2016
Alates: [e-postiga kaitstud]
Saaja: Anna Kolesnikova
Kallis Anna!
Soovin kogu meie tehase meeskonna nimel avaldada siirast kahetsust ja vabandust tekkinud olukorra pärast.
Meie tehas on rõivaste õmblus- ja remonditurul töötanud stabiilselt ja tõhusalt juba aastaid.
Teie olukord on seotud harvade juhtumitega, mis on süüdi nn inimfaktoris.
Viisime läbi uurimise ning tähtaegade rikkumise ja ebaviisakuse eest vastutajad said karistada. Vastavalt tehase 13.04.2016 korraldusele nr 78/2 sai vahetusemeister V.V Volkova noomituse, lõikur A.P.Gusev viidi rätsepaks meeste ülerõivaste õmblemise meeskonda.
Administratsioon nõustus Kiireloomulised meetmed tellimuse täitmiseks. Ta saab valmis 15.05.2016. Igal teile sobival ajal toimetab kuller selle teie määratud aadressile.
Uskuge mind, me oleme praeguse olukorraga sama rahul kui teie!
Elektrooniline kirjavahetus on alati olnud ja jääb ärimaailma peamiseks suhtlusviisiks. Õigesti koostatud kiri on juba pool edust. Kuid mitte igaüks ei saa selliseid kirju kirjutada. Mõnikord ei saa äriettepanekuga kirja lugedes päris selgeks, mida täpselt nad sulle pakkuda tahavad, millist kasu sa sellest saad ning miks sa üldse kulutasid selle kirja lugemisele ja mõistmisele aega.
Õigete, veenvate tähtede kirjutamise oskus tuleb harjutamisega. Ja see on hea, kui kogunenud kogemusi jagatakse, võimaldades seeläbi teistel inimestel samale rehale mitte astuda. Jeffrey James, raamatu Business to Business Selling: Power Words and Strategies From the World's Top Sales Experts autor, pakub oma lihtsat 6-astmelist süsteemi veenvate kirjade kirjutamiseks.
Autoriõigus Shutterstock
1. Omage alati selget ettekujutust, millest kirjutate.
Kirja põhieesmärk on panna adressaat tegema teatud otsuse. Seetõttu küsi enne kirja koostamist endalt veel kord, mida sa adressaadilt täpsemalt soovid? Millise otsuse ta peaks pärast teie kirja lugemist tegema?
Sel juhul on ebakindlus teie peavaenlane. Mida selgem on teie eesmärk, seda veenvam on teie kiri.
2. Alustage oma kirja oma järeldusega.
Teie järeldus on avaldus otsusest, mille saaja peaks teie kirja sisu põhjal tegema.
Koolis õpetati meid alustama alati sissejuhatusest. Veenvate kirjade kirjutamise puhul on see väide vale. Ärimaailmas on kõik liiga hõivatud, et hinnata teie kirjanduslikke võimeid. Seetõttu peate asuma otse asja juurde.
Näiteks soovite saada oma ülemuselt luba spordisaali paigaldamiseks mõnda teie ettevõtte ruumi.
Vale:
"Jim,
Nagu te teate, on töötajate töölt puudumine praegu suur probleem, millel on üsna suur rahaline mõju nii meie ettevõttele kui ka teistele meie valdkonna ettevõtetele... bla bla bla... Seega peaksime kaaluma raha eraldamist jõusaali korrastamiseks meie ettevõtte peakontoris."
Õige:
"Jim,
Soovin, et kinnitaksite jõusaali paigaldamise meie kontorisse."
3. Jagage oma argumendid mitmeks kergesti seeditavaks lõiguks.
Et teie ideed toetavad argumendid oleksid hõlpsasti loetavad ja arusaadavad, jagage need mitmeks lõiguks.
Vale
"Vastavalt hiljuti avaldatud valitsusgrupi aruandele kehaline aktiivsus on äärmiselt olulised, kuigi vähesed ettevõtted näitavad üles oma pühendumust töötajate sellisele tunnustamisele. Paljud ettevõtted peavad selliseid rühmi alahinnatud varadeks, kuid neil ei ole plaani selliseid rühmi tööstusesse tuua, kuigi sobivus on tihedalt seotud ettevõtte ja isikliku eduga. Usun, et kui me selliseid ei juuruta füüsilised rühmad oma ettevõttes jääme konkurentidest kaugele maha.
Õige
"Kontori jõusaal võimaldab teil:
- vähendada töölt puudumist
- tõsta üldist tootlikkust"
4. Toetage iga argumenti tõenditega.
Kui kirjutate kirja, milles on kõik argumendid, võidakse seda tajuda kui isiklikku arvamust ja ei midagi enamat. Iga argument vajab tõestust. Kuidas muidu aru saada, et see tõesti toimib?
Vale
«Kontorisse tuleb jõusaal õige otsus, sest inimesed eelistavad minna tööle, mitte koju jääda. See aitab vähendada ka üldist haigestumist kontoris.
Õige
"Vähem töölt puudumine. Terviseinstituudi 1000 kohapealse jõusaaliga ettevõtte seas läbi viidud uuringu kohaselt on töötajate töölt puudumine nendes ettevõtetes 20% väiksem kui nendes ettevõtetes, kus selliseid seadmeid pole.
5. Korrake oma järeldust kui üleskutset tegevusele.
Kirja lõpus korrake uuesti oma alguses öeldud järeldust. Ainult nüüd üleskutsena konkreetsele tegevusele. Nii juhite adressaadi konkreetse järelduseni, mille ta peaks pärast teie kirja lugemist tegema. See kõne peaks olema lihtne ja konkreetne.
Vale
"Oleme väga tänulikud, kui toetate seda projekti."
Õige
"Kui vastate sellele kirjale jaatavalt, alustan protsessi viivitamatult."
6. Märkige soodustus meili teemareale
Meili teemarida on peaaegu kõige olulisem osa. Kuna see peaks ette nägema kirja põhiteema ja seadma adressaadile vajaliku meeleolu. Ja sellepärast peaksite selle täitma viimasena, pärast seda, kui olete kirja pannud kõik argumendid ja tõendid, mis teie peamist järeldust toetavad.
Ideaalis peaks kirja teemarida täitma kaks olulist ülesannet: see peaks adressaadile nii palju huvi pakkuma, et ta avab ja loeb kirja; ja see peaks edastama sõnumi, mida soovite adressaadile edastada.
Enamikul juhtudel on parim viis mõlema ülesande korraga täitmiseks kirjutada eelistest, mida saab soovitud otsuse tegemisel saavutada.
Vale
"Kontorite jõusaalide varustamise programmi mõju töötajate tervisele"
Õige
"Kuidas saame vähendada töötajate töölt puudumist?"
Mind huvitab teie arvamus. Kuidas reageeriksite mõlemale variandile ja millistest reeglitest lähtute selliste kirjade koostamisel?
Kuidas kirjutada ärikirja, mis ei läheks “infoprügi” vahele ja loetaks? Reeglid, soovitused, näited
Sõna on juurdepääsetav äritööriist. Ärimaailmas on võimatu leida inimest, kes ei kasutaks oma töös sõnu.
Kaasaegne äri muutub järk-järgult kirjavahetuseks. Kasutades kirju - elektroonilist või traditsioonilist - toimub suhtlus klientidega, äripartnerid, tööandjad. Kiri positsioneerib autori kas professionaalina või inimesena, kellega ei tohiks suhet jätkata.
Professionaal peab oskama kirjutada
- See on selge
- tõhusalt
- tõsiselt
- Huvitav
Ja kunagi pole hilja seda õppida. Alustame põhitõdedest: mõista, mis vahe on äri ja tavalise kirjutamise vahel.
Mille poolest erineb teenistuskiri tavalisest kirjast? Ärikirja eripära
Kiri - lühike tekstühe-kahe lehekülje pikkune, mille eesmärk on millegi kohta info edastamine adressaadile.
Info iseloom ning kirja saatja ja saaja vaheline suhe jagab kirjavahetuse
- äri (ametlik)
- isiklik (mitteametlik)
Ärikirja iseloomustavad:
- lühidus
- täpsust
- arutluskäik ja loogika
- teabe sisu
- hindav ja emotsionaalne neutraalsus
- standardimine:
- kasutatakse ametlikke vorme
- kasutatakse stabiilseid kõnekujundeid, erikirjutisi ja -konstruktsioone
- teemade arv - 1-2
- sihtimine
- selgelt määratletud käsuliin (vajadusel)
Mis tüüpi ärikirjad on olemas?
Ärikirja tüüp määrab
1. Selle kirjutamise eesmärk
Kaubanduslikel eesmärkidel
- Soovite sõlmida tehingut ja pakkuda välja selle konkreetsed tingimused - koostage adressaadile pakkumiskiri (pakkumine)
- Kui te pole otsustanud teile vastuvõetavate tehingutingimuste üle, saatke päringukiri
- Kas soovite oma saajat teavitada temapoolsest lepinguliste kohustuste rikkumisest? Kirjutage kaebus (kaebus)
Mittetulunduslikel eesmärkidel
- Tänan tänukirjas
- Kinnitage oma kohustusi garantiikirjaga ja nõusolekut kinnituskirjaga
- Kirjutage uudiskirju, kui arvate, et teie teave pakub adressaadile huvi
- Olulisi kokkuleppeid, kohustusi, karistusi meeldetuletuskirjadega meelde tuletada
- Õnnitlege õnnitluskirjades, küsige palvekirjades, avaldage kaastunnet kaastundeavaldustes
- Kui teil on vaja saata olulisi dokumente või materiaalsed väärtused koostage oma lastile kindlasti kaaskiri
2. Saaja
Kui adresseerite kirja korraga mitmele adressaadile, siis kirjutate ringkirja
Teie kiri võib puudutada korraga mitut teemat, mis muudab selle automaatselt mitmetahuliseks
4. Struktuur
Reguleeritud kirjad hõlmavad kirja tekstiosa koostamist kindla mustri järgi, reguleerimata tähtedel on aga vaba esitusvorm
5. Lahkumise vorm
- ümbrikus
- elektrooniline
- faksi teel
Ärikirja ülesehitus: sissejuhatus, sisu, järeldus
Tavalise ärikirja struktuur nõuab hoolikamat kaalumist.
Õigesti vormindatud täht peaks vastama järgmisele kontuurile:
Vaatame üksikasjalikumalt mõnda skeemi punkti:
1. Pealkiri
Tavaliselt on see kirja teema lühikokkuvõte.
Tähtis. Kirjutage pealkiri õigesti, kui soovite, et adressaat teie kirja loeks.
Pealkirjade puudumine ärikirjavahetuses on tüüpiline algajatele, kellel puuduvad põhioskused ärikirjavahetuseks.
2. Kaebamine
- on traditsioonilisel kujul "Kallis"
- rea keskel suurtähtedega
Tähtis: Lühendite kasutamine on keelatud!
3. Preambul
- tutvustab adressaadile kirja põhiideed
- valmistab adressaadi ette kirjas sisalduva hilisema teabe õigeks tajumiseks
4. Teksti põhiosa põhjendab preambulis välja toodud põhiideed
Kirja selles osas
- viitate selgelt ettepaneku/apellatsiooni sisule
- esita argumendid: faktid, arvnäitajad, muud kirja teemal spetsiifikat. ekspertarvamus, enda positiivne/negatiivne kogemus
Põhjenduse hõlbustamiseks võite kasutada järgmist diagrammi:
Tähtis: viimane lõik peaks sisaldama fraasi, mis näitab konkreetset sammu või oodatavat tulemust ja julgustab adressaati tegutsema
5. Kokkuvõtteks:
6. Aknas “Allkiri” tuleb märkida andmed adressaadi kohta:
- töö nimetus
Kuidas mitte eksida kirjutamisstiili valikul?
Ärikirjavahetuses tuleb pidevalt teha valikuid kirjutamisstiili ja adressaadiga suhtlemise tooni osas. Kui kuiv, ametlik või vastupidi, kui elav, soe ja inimlik peaks teie sõnum olema?
- Isiklik stiil ärikirjavahetuses rõhutab kirja kirjutava isiku individuaalseid omadusi
- Formaalse stiili kasutamisel esitatakse faktid ja nende põhjal tehakse asjakohased järeldused.
- Isiklik stiil hõlmab suhtlust kirja autori ja adressaadi vahel võrdsetel tingimustel
- Ametlik stiil demonstreerib selget käsuliini ja jõudu, millega kirja lugeja on sunnitud arvestama.
Valida õige stiilärikirjas suhtlemisel mõelge:
- mis kaalukategooriatesse kuulute teie ja teie saaja?
- soovite pidada sõbralikke läbirääkimisi või avaldada survet jõupositsioonilt
Kuidas valitud stiili juurde jääda?
Isiklik stiil
- Isikuliste asesõnade esinemine: mina, meie, sina
Näiteks: vabandan teie ees ja loodan siiralt, et sarnaseid vigu enam ei juhtu. - Otsesed pöördumised ja taotlused
Näiteks: ärge jätke isiklikke esemeid järelevalveta - Emotsionaalsete hindavate väljendite kasutamine: staarinoorus, kõrvulukustav ebaõnnestumine
Ametlik stiil
- Isikuliste asesõnade asendamine abstraktsete nimisõnadega
Näiteks: Kino administratsioon toob oma siiralt vabandusõhtuse etenduse kava muutmise eest - Isiklike pöördumiste ja taotluste asendamine avaldustega
Näiteks: ärge jätke isiklikke esemeid järelevalveta - Levinud klerikalismi kasutamine: juhin teie tähelepanu asjaolule, et
Ametlik stiil ei sobi absoluutselt, kui kirjutate tänu- või kaastundeavaldust, see tähendab neid ärikirju, milles peate tundeid väljendama. Olukorras, kus kirjutad palve- või pakkumiskirja, on ka parem jääda isikupärase stiili juurde.
Mis on kaebekiri ja kuidas seda kirjutada? Kuidas see erineb teist tüüpi kirjadest?
Tähtis: kirja koostamisel suunake adressaadi tähelepanu sellele, milliseid tegevusi te temalt täpselt ootate. Märkige ka konkreetsed tähtajad enda seatud ülesannete elluviimiseks.
Kaebuse kirja mall aitab teil seda õigesti koostada:
Mis on vastuskiri ja kuidas seda kirjutada?
Nõuandekirju on kahte tüüpi:
- keeldumiskiri
- positiivse vastusega kiri
Mõlemat tüüpi kirjade koostamisel on kaks üldreeglit (eeldusel, et algatuskiri on õigesti koostatud):
1. Vastuskirjas on säilinud algatuskirja sõnavara ja kõneviisid
2. Vastuskirja tekst ei tohi sisaldada teavet selle kohta
- algatuskirja koostamise kuupäev
- selle registreerimisnumber
Näide sõbralikust ja korrektsest keeldumiskirjast on toodud allpool:
Kuid keeldumine ei pea alati olema pehme. On olukordi, kus karmid ja range stiil suhtlemine. Allpool on tagasilükkamiskirjade mall igaks juhuks, alates kõvast kuni pehmeni:
Teabekiri: selle erinevus vastus- ja kaebuskirjadest
Teabekiri on multifunktsionaalne:
- aruanded (näiteks hinnakirjade hinnamuutuste kohta)
- teatab (juhatuse liikmete tagasivalimisest)
- teavitab (kauba saatmisest)
- teatab (kavatsustest)
- kinnitab (kauba kättesaamine)
- tuletab meelde (lepinguga võetud kohustuste täitmist)
- reklaamib ja teavitab (ettevõttest üldiselt, kaupade/teenuste kohta eriti)
Võib-olla kõige rohkem aktuaalne teema Täna on küsimus selles, kuidas reklaam- ja teabekirja õigesti koostada.
1. Struktuuri puudumine
2. Slängi või mitteametliku keele esinemine kirja tekstis
3. Lohakas disain
4. Õigekirja-, süntaktiliste, stiilivigade rohkus
5. Usaldusväärsete faktide ja objektiivse teabe puudumine kirjas
6. Elementaarsete viisakusreeglite rikkumine (eriti kaebekirjades)
7. Tülikate ja ebaselgete lausete kasutamine tekstis
8. Loogika puudumine materjali esitamisel
9. Lühendite selgituste puudumine
10. Teksti üldine hägusus, kui see on sihitult koostatud
Mida peate veel ärikirjade kohta teadma?
1. Kaasaegse ärikirjavahetuse jaoks kasutatakse teksti koostamise plokkstruktuuri meetodit.
See meetod säästab aega ja toetab üldine stiil kogu äridokumentatsioon. Iseloomulik meetod - avatud kirjavahemärgid või punktide/komade puudumine (näiteks loendite loomisel)
2. Kirja pealkirjaks võib kasutada sans-serif fonti (näiteks Arial). Sellist fonti tajutakse alateadvuse tasandil stabiilse ja kindlana.
3. Põhitekstis tuleks kasutada serif-fonte (Times News Roman). Serifid hõlbustavad teie silmade liikumist tähelt tähele, muutes lugemise kiiremaks.
Tähtis: on tähti, mis on alati kirjutatud ainult käsitsi!
Need on õnnitluskirjad, kaastundeavaldused, tänukirjad
Suur hulk kasulik informatsioon tekstide koostamise kohta ärikirjad leiad Sasha Karepina videost.
Video: kuidas kirjutada kaaskirju ja CV
Video: "Jutuvestjatelt õppimine." Tekstide müügi saladused